RUTINER FOR TILSETTING

Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Dette dokumentet er ment som en veileder og rutiner for tilsettingsprosesser.

Vurdering før utlysning

En stillingsanalyse skal være konkret og tilstrekkelig detaljert og gi en oversikt over ansvars- og arbeidsoppgavene som ligger til stillingen.     Er det nødvendig å opprettholde stillingen? Kan eller bør stillingen gjøres om? Kan noen av arbeidsoppgavene utelates? Kan arbeidsoppgavene fordeles på eksisterende stillinger/medarbeidere? Stillingsanalysen skal danne grunnlag for å vurdere hvilke krav man skal stille til stillingsinnehaveren. Ved utarbeidelse av stillingsanalyse bør følgende spørsmål avklares/defineres:     Hvilke arbeidsoppgaver og ansvarsområder er tillagt stillingen? Er stillingen tillagt beslutningsmyndighet, i så fall på hvilke områder? Hvilke kompetansekrav skal stilles til stillingen? Hvor er stillingen organisatorisk plassert pr i dag, og skal den organisatoriske plasseringen være den samme?   Hvem er overordnede og eventuelt underordnede i forhold til denne stillingen? Hvem er stedfortreder for stillingen ved fravær, og hvem er tilsvarende denne stillingen eventuelt stedfortreder for?   Ta stilling til stillingskode og rapporteringsbenevnelse Vurder lønnsplassering og lønnsrelasjoner For å lage en stillings-/kravanalyse kan det være nyttig å bruke en oppgave /kompetansematrise. Den vil danne grunnlag for hvordan utlysningsteksten utformes. Den vil også være et godt hjelpemiddel når intervjugruppa skal gjennomføre intervju og utforme innstillingen.

K

rav til stillingsinnehaver:

I arbeidet med stillingsanalysen må kravene til stillingsinnehaver defineres tydelig. Minimumskrav til utdannelse, praksis/erfaring og personlige egenskaper må tydeliggjøres. Krav til utdannelse. Det må angis hvilken formelle minstekrav som kreves for at stillingens oppgaver skal kunne ivaretas, på bakgrunn av de definerte forventninger. Dersom framtidige oppgaver kan bli tillagt stillingen, kan det være hensiktsmessig å angi ønsket ekstra kompetanse. Krav til erfaring/praksis. Det må angis hvilken erfaring/praksis som anses relevant og nødvendig for å ivareta stillingens ansvars- og arbeidsoppgaver. Personlige egenskaper Mange opplever, etter å ha arbeidet med rekruttering, at det å finne søkere som tilfredsstiller relevante krav til personlige egenskaper både er den vanskeligste og den absolutt viktigste delen av rekrutteringsoppgaven. For å kunne vurdere om søkeren virkelig har de egenskapene man er ute etter, er det viktig at man selv har klart for seg hva man legger i egenskapene.

Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Intervjuguiden

Formål

Formålet med denne guiden er å gi en veiledning til fremgangsmåte ved intervju. Det finns andre rekrutteringsmåter som kan benyttes. PO –senteret kan kontaktes for å bistå med kompetanse ved utvalg av personer til lederstillinger, eller andre stillinger som der er utfordrende å rekruttere til. Denne malen gir noen føringer i forhold til prosessen, samt at den gir forslag til spørsmål som kan være nyttig å lese gjennom som en forberedelse til intervjuet. Gjennom intervjuet skal det legges et grunnlag for at arbeidsgiver skal kunne ta et standpunkt til valg av framtidige medarbeidere, og søkeren skal kunne ta en riktig mulig avgjørelse i valget av fremtidig arbeidsplass. Som arbeidsgiver har en to roller. Det skal gis informasjon om arbeidsplassen slik at søker kan danne seg et bilde av hva stillingen og arbeidsoppgavene innebærer. Samtidig skal det samles informasjon om søkeren og gjøres observasjoner av søkeren med sikte på å finne den søkeren som best tilfredsstiller de krav stillingen/ arbeidsoppgavene setter.

Sammensetning av intervjugruppa

Det er vanlig at arbeidsgiver deltar med nærmeste leder til stillingen og eventuelt en saksbehandler. I følge tilsettingsreglementet § 5 punkt 2 skal tillitsvalgte ha anledning til å være representert i intervjugruppen. Intervjugruppen bør ha deltakere av begge kjønn jfr. Tilsettingsreglement § 5 punkt 3.

Tillitsvalgte

Tillitsvalgte skal inviteres til å delta i intervjugruppen, og som medlemmer i intervjugruppen har de medbestemmelse i forhold til utvelgelse av hvem som skal inviteres til intervju. Tillitsvalgte skal i utgangspunktet orienteres om intervjutidspunktet en uke i forveien. Som medlem av intervjugruppen skal de ivareta søkernes interesser og at prosedyrer og lovverk følges. Tillitsvalgte er en likeverdig part i intervjugruppen og har lik rett til innsigelser på rangeringen på lik linje med øvrige medlemmer.

Hvem skal intervjues

Leder avgjør hvem som skal innkalles til intervju. Husk arbeidsmiljølovens og diskrimineringslovens forbud mot diskriminering på grunn av rase, hudfarge, etnisk eller nasjonal opprinnelse, homofil legning, homofil samlivsform eller funksjonshemming. Det må også vurderes om noen av søkerne har fortrinnsrett til stillingen jfr. arbeidsmiljølovens § 14-2. Det er et krav at arbeidstakeren må være skikket til stillingen. Dersom det er kvalifiserte interne søkere til stillingen skal det gjennomføres intervju. Dersom det er interne søkere som ikke er aktuelle til stillingen skal det gjennomføres samtale for å avklare dette. Ved invitasjon til intervju be alltid søkeren medbringe originale vitnemål og attester. Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Praktiske forberedelser til intervjuet

 Ha en hovedansvarlig for intervjuet. Bli enig på forhånd om hvilke roller den enkelte i intervjugruppen skal ha.  Møt godt forberedt. Les søkerens papirer nøye. Noter alle spørsmål som dere ønsker å stille søkerne under intervjuet. Er det spesielle ting som må berøres ut fra kravspesifikasjonen til stillingen? Lag en plan for intervjuet og hold den.  Velg lokale for intervjuet der dere kan prate uforstyrret, og helst ikke på kontoret til noen i intervjugruppen.  Kaffe, te eller mineralvann kan bidra til å skape en stemning rundt intervjuet.

Intervjumetodikk

 Intervjuer bør skape god kontakt med søkeren ved å aktivt lytte samtidig som han styrer samtalen.

 Formuler spørsmål slik at søkeren forstår hva som kreves av han og har mulighet til å gi den ønskede informasjon

Begrensninger i adgang til å innhente opplysninger om søker

Arbeidsmiljølovens § 13-4

begrenser hva en arbeidsgiver har lov til å innhente av opplysninger ved en ansettelse. Forbudet gjelder opplysninger om:  Seksuell orientering  Hvordan de stiller seg til politiske spørsmål  Medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner Forbudet gjelder både spørsmål ved intervju og ved innhenting av opplysninger fra andre for eksempel ved referanseinnhenting.

Gjennomføring av intervjuet

 Hils kandidaten velkommen og presenter alle i intervjugruppen. Innled med å snakke om noe ”ufarlig” for å få kandidaten til å slappe av.  Kort introduksjon av Troms fylkeskommune og avdelingen. Sjekk om kandidaten har spørsmål.  Gi kort informasjon om arbeidsoppgavene ut fra stillingsomtalen. Sjekk om kandidaten har spørsmål.  Intervjuspørsmålene skal utdype og utfylle dokumentasjonen søkeren har gitt om seg selv. Følgende områder bør utdypes:  Utdanning  Yrkeserfaring    Personlige egenskaper Fremtidsplaner (karriereutvikling) Praktiske forhold (oppsigelsestid, lønnsforventning, navn referanser)  Det er viktig at alle kandidatene i størst mulig grad at kandidatene blir stilt de samme spørsmålene.   Vær bevisst på ditt kroppsspråk og din holdning under intervjuene Avslutt intervjuet med å fortelle om saksgangen videre og hvor langt tid det vil ta før tilsetting. Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Forslag til intervjuspørsmål

Nedenfor er det satt opp en del forslag til temaer det kan være nyttig å ta opp. Samtalen må alltid legges opp individuelt ut fra stillingens karakter og den enkelte søkers spesielle forhold.

Sjekk kandidatens utdanning: Forslag til spørsmål:

 Hvorfor har du valgt den utdanning som du har gjort?  Hvilke emner likte du best eller dårligst ?

Legg merke til

 Hvilken innstilling vedkommende har til videre utdanning/kompetanseheving?

Sjekk kandidatens arbeidserfaring:

 Gå gjennom kandidatens historie. For hver jobb spør:   Hvorfor begynte du å jobbe hos……………? Hvorfor sluttet du å jobbe hos……………….?

Legg merke til

 La kandidaten forklare eventuelle ”hull” i sin karriere. Styr samtalen.  Finnes det en klar linje i kandidatens tidligere karrierevalg eller virker det mer sporadisk?  Kritiserer kandidaten tidligere arbeidsgiver? Hva er innholdet i kritikken?

Sjekk kandidatens motivasjon

:

Forslag til spørsmål:

 Hvorfor søker du hos oss?  Ut fra det som er blitt fortalt om jobben, er du mer eller mindre motivert? Hvorfor?     Hvorfor har du ønsker om å bytte jobb? Har du tidligere vært interessert i denne type arbeid? Hvilke karrieremål har du? Hvor ser du for deg at du er om fem år.

Legg merke til:

 Kandidatens innstilling: Gir kandidaten klare indikasjoner på å være interessert i jobben?  Passer kandidatens mål og ambisjoner med stillingen?

Ved lederstillinger sjekk kandidatens forståelse av lederrollen: Forslag til spørsmål:

 Hva vil du trekke frem som viktige lederegenskaper? Og hvordan vurderer du egne lederegenskaper?       Hvordan vil du beskrive din utvikling av lederrollen? Er det noe i din siste lederjobb som har lært deg noe om lederrollen? Hvordan vil du beskrive din lederstil? Hvordan tror du din overordnede/underordnede vil beskrive deg som leder? Beskriv hvordan du gjennomfører beslutningsprosesser? Hvordan takler du uenighet blant ansatte eller mellom deg og andre? Kan du beskrive hvordan du har håndtert en slik prosess?  Hvordan vil du beskrive din kompetanse innen HMS – arbeid.

Legg merke til:

 Viser kandidaten selvinnsikt ved beskrivelse av seg selv i lederrollen.  Kan kandidaten underbygge sine argumenter ut fra egen erfaring. Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Sjekk kandidatens samarbeidsegenskaper: Forslag til spørsmål

:    Hvordan vil du beskrive et godt arbeidsmiljø? Gi en vurdering av egne samarbeidsegenskaper? Har du erfaring fra samarbeidsproblemer/konflikter på arbeidsplassen? I så fall beskriv hvordan det opplevdes og hvordan du taklet dette?  Hvordan opplever du hektiske arbeidsperioder?, og kan du beskrive hvordan du takler jobbstress?

Sjekk kandidatens resultater: Forslag til spørsmål:

 Fortell om prosjekter du har vært ansvarlig for og hvordan det gikk?  Fortell om de resultater som var forventet av deg og hvordan det gikk?       Hva gjorde du for å oppnå resultatene? Holder du et stabilt arbeidstempo? Hvilke arbeidserfaringer vil du trekke frem som mest relevant for stillingen hos oss? Beskriv rammebetingelser du liker å arbeider under? Er det arbeidsoppgaver der du føler at du ikke har strukket til? Hvorfor? Har du gjort noe du er veldig stolt av som har gitt et godt resultat?

Legg merke til:

 Hva har kandidaten virkelig produsert?  Virker kandidaten interessert i å snakke om tidligere resultater?   Er personen i stand ” til å sette fingeren på” konkrete tidligere resultater? Beskriver kandidaten tidligere resultater på en teoretisk og ”ikke praktisk” måte?

Avslutning

 Når du oppsummerer din erfaring, hva er det viktigste du får bruk for i denne stillingen?     Hvordan vil du beskrive ditt forhold til rusmidler? Hvorfor mener du at vi bør ansette deg? Tar du stillingen hvis du får den? Still et sentralt spørsmål innenfor fagfeltet som kan bidra til at søkeren må argumentere og vise faglig refleksjon   Er det noe du vil at vi som arbeidsgiver skal vite om deg? Er det noe du lurer på eller spørsmål du ønsker avklart?

Sjekk kandidatens væremåte:

 Snakket kandidaten for mye?  Forstod kandidaten raskt dine spørsmål og svarte deretter?     Var kandidaten konkret i sine svar? Var kandidaten engasjert og stilte spørsmål? Snakket kandidaten om løsning eller om problemer? Hadde kandidaten god, naturlig øyekontakt? Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Referanseinnhenting

Referanseinnhenting skal være siste ledd i utvelgelsesprosessen, og skal fungere som en kvalitetssikring av hele ansettelsesprosessen. Det er en anledning til å få kontrollert informasjonen kandidaten har gitt, og til å gå bekreftet, avkreftet eller nyansert våre egne vurderinger og antagelser om kandidaten.

Hvis noen kommer negativt ut etter referanseinnhenting skal de informeres om dette i etterkant hvis det medfører at vedkommende ikke blir innstilt.

Be kandidaten om å gi deg navn på referansepersoner, og informer kandidaten før du tar kontakt med dem. Kandidaten må varsle referansepersonene før du ringer, slik at de er forberedt til å snakke med deg. Kontakt kun de referansepersonene kandidaten gir deg tillatelse til å ta kontakt med. Det bør innhentes referanse fra minst 2 personer og med fordel kan de være fra to forskjellige tidligere arbeidsgivere. Ved lederstillinger bør det innhentes referanser fra overordnet, sideordnet og underordnet til vedkommende. Innhenting av referanser skal være planlagt og dokumenteres. Spørreskjema er til god hjelp.

Hovedregler:

 Referanser bør innhentes etter intervjuet  Ikke innhent referanser bak kandidatens rygg.

Vurdering for andre gangs intervju

Andre gangs intervju er aktuelt når det kan være spørsmål om kandidaten vil kunne fylle stillingen ansvars- og arbeidsoppgaver slik det er forutsatt. Opplysninger som er fremkommet under innhenting av referanser som kandidaten må konfronteres med og som krever avklaring. Ved andre gangs intervju må arbeidsgiver være bevisst på hvilke spørsmål man ønsker svar på. Spørsmålene må være konkret i forhold til uavklarte forhold.

Innstilling

Intervjugruppa skal utarbeide en innstilling som legges fremfor den som etter tilsettingsreglementet har tilsettingsmyndighet. Deretter sendes innstillingen til høring hos arbeidstakerorganisasjonene. Det vanlige er å gi en ukes høringsfrist, men kortere tid kan avtales. Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Skjema for innhenting av referanser

.......................................... har oppgitt deg som referanse på en stilling NN har søkt hos oss. Det er stilling som ………………… Vi har nå kommet så langt at vi vurderer å ansette ..........................., og jeg kontakter derfor deg som er oppgitt som referanse. Jeg ønsker en åpen og oppriktig samtale med deg, og vil presisere at den informasjon du gir vil bli behandlet meget konfidensielt, også ovenfor .................................... Har du noen minutter å snakke litt med meg?? Søkerens navn: Referanse innhentet av: Referansenes tilknytning til søkeren: Hvordan vil du karakterisere NN? Hvilke arbeideoppgaver har NN hatt? Hvilke oppgaver mener du NN har klarere mindre bra? Vet du hvorfor NN sluttet/slutter hos dere? Hvordan var samarbeidsforholdene med over-/underordnede, kolleger? Hvordan vil du beskrive NN egenskaper når det gjelder; initiativ, arbeidskapasitet, kvalitet på arbeidet, evne til problemløsning, evne til å tåle stress Ville du ansatt NN på nytt i dag? Hvorfor /hvorfor ikke? Hvordan vil du beskrive NN forhold til alkohol og rusmidler? Hvordan vil du beskrive NN forhold til stressmestring? Kommentarer Er det ellers noe du har lyst til å fortelle meg? Det var det jeg ønsket å spørre deg om- tusen takk for hjelpen! ………………………………….. Sted/dato Underskrift Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Mal på innstilling

Nedenfor følger forslag til hvordan intervjugruppens innstilling kan bygges opp: Innledning:

Ved ........................ har det vært lyst ut stilling som .......................... med søknadsfrist ......... Følgende intervjugruppe ble oppnevnt til å gjennomføre intervju og gi forslag til innstilling: 1.

2.

3.

Tittel, navn Tittel, navn, Tittel, navn, Kort resymé av utlysningsteksten:

Ifølge utlysingsteksten vil ansvarsområdet og arbeidsoppgavene til .......................... (stilling) omfatte ................... ................................................................................................................................................. Det kreves .................................................................................................(utdanning/praksis) I alt .... (antall) søkere meldte seg til stillingen. Følgende søkere fyller kravene i henhold til utlystningsteksten og ble invitert til intervju.  Søker nummer på søkerlisten og navn

Kort omtale av søkerne:

 Kort resymé av CV.  Inntrykk fra intervju. (Ga søkeren et (meget) godt/mindre godt inntrykk? Viste søkeren forståelse for arbeidsoppgavene som framgår i utlysningsteksten?)  Eventuelt inntrykk fra oppgitte referanser. (Det bør være en hovedregel at ingen innstilles før pålitelige referanser er innhentet). Stemmer intervjugruppens inntrykk fra intervjuene med referansen(e)? Hvordan mener referansen(e) at søker løser ulike arbeidsoppgaver? Søkers personlige egenskaper? Konflikter? Takler søker stress? Evt. lederegenskaper?)

Konklusjon:

Her skal de omtalte søkerne veies opp mot hverandre. Dersom en eller flere av søkerne ikke er funnet kvalifisert, skal de ikke omtales i konklusjonen. Ved vurderingen må du hele tiden tenke på kravene i utlysningsteksten. Det gjelder både krav til utdanning og/eventuelt relevant praksis. Hvilke krav i utlysningen

må

være oppfylt? Hvilke krav

bør

stilles og hvilke krav er

ønskelige

? Hvilke(n) søker(e) stiller sterkest etter denne vurderingen? Hvem ga best inntrykk under intervjuet? Hvilket inntrykk ga referansen(e) av søkerne? Opplysninger fra referansen(e) bør tillegges vekt ved rangering.

Rangering:

Etter en samlet vurdering av stillingens arbeids- og ansvarsområde, søkernes kvalifikasjoner, referanser og intervju, vil intervjugruppen foreslå følgende innstilling: 1.

2.

3.

Navn Navn Navn (Er det flere kvalifiserte søkere til en stilling, bør vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning.) Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0

Intervjugruppens forslag til innstilling er enstemmig. (Alle medlemmene i intervjugruppen bør være enig i forslaget til innstilling Innstillingen er fremlagt for ( tilsettende myndighet) som støtter denne. Frist for tilbakemelding på innstillingen er en uke hvis ikke annet er avtalt. Troms fylkeskommune Ver.: 1.01 - 23.09.2011 Refnr.: 1.2.2.1.4.0