Transcript Hva skal jeg med en regnskapsfører?

TEMA: REGNSKAPSFØRER ELLER IKKE | 41
Hva skal jeg med en
regnskapsfører?
For en liten eller nyetablert virksomhet kan det ofte virke som om regnskapsføreren har en enkel hverdag. Føre noen bilag og fakturere litt, og vips – så
ryker det titusen av kroner i regnskapshonorar. Penger som nok hadde gjort
seg bedre på bunnlinja i eget resultat. Eller?
Mange næringsdrivende som vurderer kostnadene sine, lurer på
om det kan være et sparepotensiale i for eksempel å kutte på honoraret til regnskapsfører. Et kjent
mantra som til stadighet gjentas er
at «penger spart er penger tjent»,
men man kan også «spare seg til
fant». I dette ligger det flere betydninger, en av dem går på å spare
eller kutte i feil type kostnader,
med dertil uheldige konsekvenser.
For en utleier av fast eiendom er
kostnader til vedlikehold på bygningsmassen noe man normalt
prioriterer, for uten vedlikehold
risikerer man til slutt å miste inntektsgrunnlaget.
Å kutte kostnader er ikke like enkelt som å si at «en krone spart er
en krone tjent». Før man kutter må
man alltid se på hvilke konsekvenser kuttet medfører, så man ikke
ender opp med et kostnadskutt
som enten medfører inntektsbortfall eller at man pådrar seg andre
utilsiktede kostnader.
Enkelte kostnader rører man ganske enkelt ikke, da de er kritiske
for fortsatt drift. Andre ting lar
seg forhandle til en lavere pris for
samme vare eller tjeneste. Det er
ikke uten grunn at mange har en
rutine for en periodisk gjennom-
Sticos Magasinet nr. 1-2015
gang av forsikringspoliser, lisensavtaler og abonnement. Andre
ting kan man ganske enkelt avstå
fra. Flere store selskaper droppet
julebordet i 2014. Dette er ikke
et kritisk arrangement for fortsatt
drift, men det kan være med på å
vedlikeholde og pleie et godt arbeidsmiljø. I hvilken kategori havner så regnskapsføreren?
og kompetanse til å holde på med
regnskap, skatt, merverdiavgift og
lønn. Å tilegne seg slik kompetanse er ikke gjort i en håndvending.
Til tross for myndighetenes lovnader om forenkling for næringslivet, vil behovet for kompetanse
og forståelse for dette faget ikke
nødvendigvis bli mindre ved slike
forenklinger.
Hva gjør en regnskapsfører,
og hva må du ivareta om du
skal ta regnskapet selv?
Tips fra Skatteetaten
De aller fleste næringsdrivende i
Norge er også bokføringspliktige.
Med denne plikten følger det krav
om å oppfylle gitte oppgaver innen
gitte frister. En del av dette danner
grunnlaget for hva som skal rapporteres inn til myndighetene i
mva., skattetrekk, arbeidsgiveravgift, ligningspapirer og regnskap
for de som i tillegg er regnskapspliktige. Det vil være for omfattende for denne artikkelen å lage
en uttømmende liste over alle spesifikasjoner, oppgaver til myndighetene og andre plikter som følger
av den virksomheten som drives.
I tillegg til å orientere seg om hva
som skal produseres, må man også
vite hvordan produksjonen skal
skje. Er dette noe du har tanker om
å gjøre selv må du ha interesse for
Skatteetaten har gitt ut eget informasjonshefte med tips og råd om
kontorarbeid og regnskapsføring.
Dette finner du på skatteetaten.no
Går du med planer om å kutte i
kostnadene ved å gå løs på regnskapsførerhonoraret, er det mye i
dette skrivet som er verdt å ta med
i vurderingen. Her har Skatteetaten
laget en liste med 10 oppgaver
man må kunne utføre før man vurderer å ta hele regnskapet selv. Er
det en eller flere oppgaver her man
ikke forstår eller vet hvordan man
gjør, anbefales det å få bistand til
hele eller deler av regnskapet.
forts. ›››
42 | TEMA: REGNSKAPSFØRER ELLER IKKE
De 10 oppgavene du må kunne
utføre er:
• Påføre kontokode på bilag
• Avgjøre hvordan kjøp skal
behandles i forbindelse med
merverdiavgift
• Avgjøre om en utgiftsgodtgjørelse
er opplysningspliktig, trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig
• Avgjøre om større innkjøp av
maskiner og inventar skal aktiveres eller kostnadsføres
• Bokføre regnskapsopplysningene
• Utarbeide periodisert resultatregnskap og balanse med jevne
mellomrom
• Spesifisere kjøp/salg på motpart
• Avstemme konto for bank, kasse
og offentlige utgifter
• Avstemme åpne poster i kunde og leverandørspesifikasjonen
har ledig kapasitet til å ta det, så er
dette likevel tid som har en verdi.
• Utarbeide lovpålagte dokumenter som skal sendes inn til Skattekontorene og Brønnøysundregistrene
Et realistisk timebudsjett kan være
vanskelig å sette opp om man har
liten erfaring med denne typen arbeid fra før. Hvor mye tid kommer
du til å bruke på en oppgave som
regnskapsføreren bruker 1 time
på? 1 time? 1,5 timer? Eller kanskje 3 timer? For de fleste fagfelt
og arbeidsoppgaver sier det seg
selv at den profesjonelle vil være
mer effektiv enn amatøren, og det
er ikke noe som tilsier at vi skal
legge noe annet til grunn her også.
Om du vet hva som ligger i alt dette,
og ser på dem som greie oppgaver,
vil antakelig forutsetningene for å
ta regnskapet selv være til stede.
Tid er penger?
Men så var det denne besparelsen da. Hvor mye er det egentlig å
spare på dette? Benjamin Franklin
lanserte en påstand om at «tid er
penger», og det kan være en god
tilnærming å se sin egen tid i lys av
dette. Tid har en verdi, og hvordan
utnytter du denne ressursen best
mulig? Vil det gi gevinst for deg å
ta tid bort fra kjernevirksomheten
for å bruke på regnskapsføring?
Det er viktig å legge inn riktige forutsetninger i regnestykket. Tenker
man at dette er arbeid som kan
utføres på kveldstid, eller at man
Sticos Magasinet nr. 1-2015
For å komme videre legger vi inn
en forutsetning. La oss anta at
regnskapsføreren er minst 50 %
mer effektiv. Denne forutsetningen betinger at den som skal utføre dette arbeidet er strukturert i
arbeidet, og har noe erfaring med
denne type oppgaver.
Hvis formålet er å ha best mulig utnyttelse av tiden, må vi også se på
alternative måter å bruke tiden sin
på. Har du ledig kapasitet, eller for
mye fritid, bør jo målet være å optimalisere bruken av denne tiden.
Hvilken effekt vil det ha å bruke
tiden sin på markedsaktivitet, eller
finnes det andre tiltak som kan øke
aktiviteten, og redusere på den
ledige kapasiteten? Har du ledig
kapasitet så er det normalt ikke
regnskapshonoraret som er ditt
største problem. Og hvilken konsekvens har det hvis du må si nei
til oppdrag fordi du må bruke den
ledige kapasiteten på fakturering
og mva-rapportering?
Vi kan for eksempelets skyld sette
opp et regnestykke som kan gi en
indikasjon på effekten av ulike disponeringer av tiden.
Forutsetninger:
•
Regnskapshonorar: kr 5 000
pr. mnd., ca. 7 timer for regnskapsføreren.
•
Tidsforbruk regnskap: 1 time
regnskapsfører tilsvarer 1,5
timer egeninnsats
TEMA: REGNSKAPSFØRER ELLER IKKE | 43
•
Timer ledig kapasitet: 3 timer
pr. uke, 12 timer pr. mnd.
blemet ditt - ledig kapasitet. Vi kan
fortsette det samme eksempelet:
•
Timepris utfakturert tid:
kr 700
•
Timepris interntid: kr 300
Ved å bruke tiden på markedsaktivitet vil vi med disse forutsetningene måtte bruke 3 timer
for å generere 9 timers arbeid.
Dette vil generere inntekter på
kr 700 * 9 timer = kr 6 300. Bruker
du kr 5 000 til å dekke regnskapsførerhonoraret, sitter du igjen
med en gevinst på kr 1 300, samtidig som du får økt omsetning og
økt aktivitet innenfor kjernevirksomheten din.
Innsats i markedsaktivitet for å generere aktivitet: 5 timer markedsarbeid gir oppdrag til ca. kr 10 000
-> 1 time innsats genererer 3 timer
jobb.
Disse forutsetningene må tilpasses
den enkelte.
Ut fra disse forutsetningene kan
vi fastslå at det vil kreve ca. 10,5
timer av deg for å gjøre den samme jobben som regnskapsføreren
bruker 7 timer på. Siden du har
12 timer ledig kapasitet, skulle
ikke dette være noe problem. Med
en interntimepris på kr 300, betyr
det at din ”kostnad” er kr 3 150,
mot et regnskapsførerhonorar på
kr 5 000. Så langt ser dette ut til
å være en besparelse på kr 1 850.
Ledig tid = økt aktivitet
Men har vi alternative måter å disponere tiden på? Ledig kapasitet er
en ressurs som må utnyttes på best
mulig måte. Kan det være mer å
tjene på å bruke tiden på markedsaktiviteter for å skape inntekter,
fremfor et kutt i kostnader som
ikke løser det grunnleggende pro-
Sticos Magasinet nr. 1-2015
Risiko
Det er også viktig å ta hensyn til
risiko. I eksempelet over er det
ikke tatt høyde for risikoen man
utsetter seg for ved å ta regnskapet
selv. Risiko kan også prises, men
det blir et omfattende regnestykke
hvor man først må sette opp en risikoanalyse for å kartlegge hvilke
risiki som ligger i denne typen arbeid. Legger man inn dette i kalkylen over, blir nok besparelsen på
kr 1 850 ved å ta regnskapet selv
en god del lavere. Hvis det i det
hele tatt blir en besparelse.
Dette eksempelet er et teoretisk
oppsett med svakheter og forhold
vi ikke har tatt hensyn til. Likevel
gir det et bilde på noen vurderinger du bør ta med tanke på tidsbruk og kutt i kostnader.
Interessen bør avgjøre
Motivet for å ta regnskapsføringen
selv må ses i et annet perspektiv
enn kun å spare penger. Eksempelet over viser at besparelsen er
begrenset, og at gevinsten ved å
disponere tiden på en annen måte
kan gi langt bedre effekt. Men det
kan likevel finnes andre motiver.
Er dette noe du har lyst til å gjøre?
Har du interesse for regnskap, og
ønsker å forstå din egen virksomhet på en bedre måte? Det er først
og fremst dette som må bør være
drivkraften for å ta ditt eget regnskap.
Kanskje dette lar seg gjøre sammen
med regnskapsfører? Det er i dag
mange regnskapsførere som kan
tilby ulike grader av egeninnsats
i regnskapsføringen. Går du med
tanker om å ta over regnskapet
selv anbefaler vi først å ta en prat
med din regnskapsfører, for å høre
hvilke muligheter det er for å yte
litt egeninnsats. Spesielt sett i
sammenheng med den teknologiske utviklingen med EHF dokumentflyt og automatikk i de ulike
løsninger, systemer og prosesser.
I tillegg har du noen til å «holde
deg i hånda» når du er i tvil.