Transcript Pealkiri

Projektijuhtimine
Teema 3 – jätk:
Projekti
kavandamine(planeerimine)
Kuidas teha?
Peeter Normak
1
Loengu kava
1. Projekti ajagraafik
2. Riski- ja kvaliteedihaldus
3. Tulemuste levitamime ja rakendamine
4. Projekti mõju hindamine
5. Eelarve koostamine
6. Projektiplaani vormistamine
7. Projektitaotlustele soovituste koostamine
8. Projektitaotluste retsenseerimine
9. PR-tegevus
10. Soovitused eksamitööde koostamiseks
11. Projektide täitmine – sissejuhatus
2
Projekti ajagraafik - mõiste
Ajagraafik on projekti alaeesmärkide, tegevuste ja nendevaheliste seoste
kujutus ajateljele.
Ajagraafik:




aitab saada projektist terviklikku ülevaadet (sh tegevustevahelisi seoseid)
võimaldab paremini planeerida ressursse
aitab otsustada, millal oleks vaja korrigeerida oma tegevusi
maandada riske.
Ajagraafiku põhilised esitusviisid:
•
lintdiagramm (bar chart, Gantt chart)
•
nooldiagramm (CPM chart, PERT chart).
3
Projekti ajagraafik – koostamise meetodid
Põhimeetodid ajakulu hindamisel:



eksperthinnangud
analoogiliste varasemate projektide analüüs
simuleerimine.
Kriitilisel ahelal peavad olema suubumispuhvrid; nende kestvuse
määratlemisel arvestada riske.
Ajaarvestuse algoritme:
•
25%
•
1/6.
4
Projekti ajagraafik - mõjurid
Ajagraafiku koostamisel arvestamist vajavad faktorid:

inimestel on harjumus teha töö tähtajaks ka juhul, kui tähtaeg on liiga pikk,
tegevuse hakitus pärsib süvenemist ja viib aja ülekulule,
ajaületused kumuleeruvad, üksikule tegevusele kuluva aja kokkuhoid kogu
projekti seisukohalt reeglina ajavõitu ei anna,
mingi tegevuse esmakordne sooritus võib osutuda väga aeganõudvaks,

fookus kriitilisele ahelale.



NB! Oluline ei ole mitte niivõrd aja kokkuhoid, kuivõrd aja ülekulu
vältimine.


inimestel on harjumus hinnata tööks kuluvat aega liiga optimistlikult,
kogemuste olemasolu on oluline tegevuste kiirendamise faktor.
5
Soovitused 4 (ajagraafik)
1.
Ajagraafiku koostamisel ei saa lähtuda vaid
kavandatava projekti tegevustest, vaid tuleb arvestada
ka täitjate muude tegevuste ja kohustustega (vanemaja õppepuhkused, teistes projektides osalemine jmt).
2. Mingis lõigus tähtaja ületamisel tuleks kogu ajagraafik
üle vaadata: reeglina ajaületust “tasa teha” ei õnnestu,
pigem vastupidi.
6
Haldamise kavandamine
Eesmärk: kirjeldada projekti subjektid ning nende töökorraldus.
Haldamise olulisimad aspektid:



projektimeeskonna ja tugiüksuste (järelvalverühm/supervisory group,
nõunike rühm) struktuur ja ülesanded. N: vastutusmaatriks - responsibility
(assignment) matrix (RACI matrix: R – Responsible, A – Accountable, C –
Consulted, I – Informed). SG roll.
töö ja aruandluse korraldus
riski- ja kvaliteedihaldus, konfliktide käsitlemine
Tähtsus on projekti keerukusest/mahust eksponentsiaalses sõltuvuses
Näited: 1) EL 5.RP→ 6.RP → 7.RP; 2) www.icoper.org - 23 partnerit.
Väikesemahuliste projektide puhul (eriti individuaalsete projektide puhul)
ei pruugi projektiplaan projekti haldamist üldse käsitleda.
7
Riskihaldus - üldskeem
Risk: tulemi saavutamise määramatuse mõõt (tõenäosuslik suurus).
Eesmärk: riskide hoidmine soovitaval tasemel (kuluefektiivsel viisil).
Üldskeem: Riski identifitseerimine → Riski analüüs → Riski
maandamine
Probleem: leida optimaalne riskide haldamise kulutuste tase (projektiti
võib olla see erinev, kuid üldjuhul ei tohiks see ületada 10% projekti
maksumusest).
NB! Üldjuhul on riskide suurimaks allikaks inimene, vähemal määral
informatsioon/andmed ja seejärel taristu.
8
Riskihaldus – riski analüüsi elemendid
Riski analüüsil tuleks määratleda järgmised elemendid:
•
•
•
•
•
osapoolte riskitaluvus (kaotuse kandmise võime)
riskiallikad
võimalikud riskid
kuluhinnangud
kestvuse hinnangud.
NB! Riskide all peab käsitlema nii projektisiseseid kui –väliseid riske.
9
Riskide määratlemise tehnikad
Võimalikke tehnikaid:







kirjalike allikate analüüs
ajurünnak
Delphi-tehnika
intervjuud
SWOT-analüüs
diagrammanalüüs (põhjus-tagajärg analüüs)
...
Näide mittemaandatud riskidest: EMT autode loosimine; EITS pankrott.
Riskide määratlemise tehnikad võivad projekti erinevatel etappidel olla
erinevad, vt ka PMBOK Guide peatükk “Project Risk Management”).
10
Ülesanded
1.
Millal on ajakava otstarbekam esitada lint-, millal nooldiagrammi
abil (vt ka ül.2 loengukonspekti alajaotuses 3.5)?
2.
Millised on olnud teie osalemisel täidetud projektide olulisemad
ajakava ületamise põhjused?
3.
Loetleda võimalikke riske, mis tulenevad vähesest koostööst
tarbijaga.
4.
Iseseisvalt: Mingis otsingumootoris termini “responsibility matrix”
kasutamisel analüüsi, millal eelkõige oleks projekti kavandamisel
vaja kasutada nn vastutusmaatriksit.
11
Kvaliteedihaldus – kvaliteedi mõiste
Diskussioon: mis on kvaliteet?
12
Kvaliteedihaldus/juhtimine
Kvaliteet on suhteline, mitte absoluutne kategooria (hambumuse või
kammikujund).
Kvaliteedihalduse protsessid:
• kvaliteedi planeerimine/kavandamine,
• kvaliteedikindlustus,
• kvaliteedikontroll.
Projekti planeerimise faasis on vaja määratleda relevantsed
kvaliteedistandardid ja/või raamistikud – näiteks EQF täiuslikkusmudel
(põhimõtted, kvaliteedihindamise struktuur, mõõtesüsteem) – ning leida
nende tagamise viisid (sh vahendid ja metoodikad).
Oluline määratleda head kvaliteediindikaatorid (olemuslikud
karakteristikud). Näide: e-õpe.
13
Kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid
Kvaliteedihalduse planeerimisel tuleb formuleerida
kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid, nagu näiteks:




koostöö tarbijaga (kaasamine, piloteerimine, tagasisideküsitlused,...)
informeeritus/kompetentsus (teadusprojektidel publitseerimine
tippajakirjades, patendid, …)
projektisisene koostöö (vastatikune informeeritus, tegevuse
kooskõlastatus, …)
laiema konteksti arvestamine (Näide: tööelu (potentsiaalsed!) vajadused
kutsekirjeldus/kutsestandard
õppekava kvalifikatsioon/kutse
atesteerimine).
Kvaliteedikindlustuse vahendid võivad olla nii projektisisesed kui ka
projektivälised.
14
EFQM täiuslikkuse põhimõtted
1.
Tulemustele orienteeritus
2.
Kliendikesksus
3.
Eestvedamine ja eesmärgi ühtsus
4.
Protsessidele ja faktidele tuginev juhtimine
5.
Töötajate arendamine ja kaasamine
6.
Pidev õppimine, innovatsioon ja parendamine
7.
Partnerluse arendamine
8.
Ettevõtte sotsiaalne vastutus
EFQM - European Foundation for Quality Management (www.efqm.org)
15
Soovitus 5 (kvaliteedihaldus)
Kvaliteetse tulemi eelduseks on selle tulemini viiva
protsessi kvaliteet, mistõttu tuleks määratleda ja mõõta
ka protsessi kvaliteeti mõõtvad indikaatorid ning vastavalt
ka oma protsesse täiustada (“kas me teeme õigeid asju
õigesti”).
Probleem: kvaliteediindikaatorid ja kvaliteedikindlustuse
vahendid (vähemal määral ka kvaliteedikindlustuse
põhimõtted) on projektispetsiifilised.
16
Tulemuste levitamine ja rakendamine
Tulemi levitamine (dissemination): eesmärgiks teavitamine.
Tulemi rakendamine (exploitation): eesmärgiks juurutamine.
Rakendamine on hierarhilise iseloomuga: mingi projekti tulem võib leida
rakendust järgmises, järgmise tulem omakorda rakendust jne.
Näide 1:
•
•
•
•
Laste intellektuaalsete võimete kujunemise alased uuringud
Intellektuaalsete võimete arendamiseks koolitusmetoodikate väljatöötamine
Koolitusmetoodikate rakendamiseks juhendmaterjalide väljatöötamine
Pilootkoolituste (ja samaaegselt tegevusuuringu) läbiviimine
Näide 2: liigutustegevuse analüüs (operaator, matemaatik,
programmeerija, anatoom, treener).
Sageli liigitatakse projekti tulemi levitamise ja rakendamisega seotud tegevusi
projektiväliste tegevuste hulka ning neid vastavates koolitustes ja õpikutes ei
käsitleta.
17
Projekti mõju hindamine
Projekti mõju võib olla mitmemõõtmeline:




lühiajaline või pikaajaline
lokaalne, rahvuslik, rahvusvaheline
otsene või kaudne (rahvusvaheline mõõde, Eesti-sisene koostöö,
kogemuste omandamine); Näide: Bel-HMI
spetsiifiline või universaalne/valdkonnaülene (näiteks koostöö
tihendamine või ressursi suurendamine).
Projekti (tulemi) mõju võib olla märkimisväärne isegi juhul, kui projekti
eesmärk jääb formaalselt saavutamata (Näide: Tempus JEP 11202,
ka Bel-HMI).
Projekti mõju hindamine (ja selle hilisem tagamine) on paljude avaliku
sektori (sh EL; küsimus: miks?) poolt finantseeritavate projektide
probleem.
18
Eelarve koostamise lähteandmestik
Projekti eelarve hõlmab kõikide projekti täitmiseks vajalike ressursside
hinnangut rahalises väljenduses. Seejuures peab silmas pidama laiemat
konteksti, sh projekti ajalistest raamidest väljaulatuvat (näiteks
tarkvaraarendusprojektis testimiskulude vähendamine võib põhjustada
ülalhoiukulude olulise suurenemise tarkvara kasutuselevõtul).
Eelarve koostamine tugineb järgmistele andmetele:




tegevus- ja ajakava (mis omakorda tulenevad projekti
eesmärkidest/skoobist)
planeeritavad ressursid (sh tehnoloogilised vahendid)
kulu/hindemäärad
“Ajalooline” ja muu täiendav informatsioon (näiteks pikemaajaliste
projektide korral inflatsioonihinnang).
19
Eelarvepositsioonid
Nõutavad eelarvepositsioonid kehtestab projekti finantseerija.
Sagedamini esinevad eelarvepositsioonid:
•
•
•
•
•
•
Töötasukulud
Üldkehtivad tööjõumaksud (Eestis sotsiaal- ja töötuskindlustusmaks)
Põhivahendid
Lähetuskulud
Sidekulud
Muud kulud
Kasutatakse põhiliselt järgmiseid meetodeid:



alt-üles meetod: leitakse kõikide tegevuste kulud ning liidetakse. Vajadusel
korrigeeritakse tegevusi.
analoogia kasutamine (ülalt-alla meetod): lähtutakse mingi sarnase varasema
projekti tegelikest kuludest.
parameetriline meetod: lähtutakse mingist formaalsest kulumudelist.
20
Eelarve - probleemid
Kaudsete (sh infrastruktuuri) kulude probleemid:


määratlemise keerulisus. N: TLÜ teadusprojektide üldkulud
aktsepteeritavus.
Olulisemad probleemid/vead:





kulud on mittetäielikud (näiteks töötuskindlustusmaks arvestamata)
arvutusvead
ebareaalsed (kas liiga kõrged või liiga madalad) hinnad
projekti seisukohalt mittevajalikud või ebapiisavalt põhjendatud kulud
mittelegaalsed kulud. N: Doc@Home.
Kaasfinantseerimine.
Võimalike kokkuhoiuvõimaluste äranäitamine.
NB! Oluline on (mittekirjutatud) heade tavade arvestamine.
21
Ülesanded
1.
Millised on asutustevahelise töörühma plussid ja miinused ühe
asutuse inimestest moodustatud töörühma suhtes?
2.
Milline võiks kvaliteetne e-kursus olla õppuri, õppejõu, kursuse
looja ja süsteemiadministraatori jaoks?
3.
Iseseisvalt: Millised oleksid teie eeldatava magistritöö tulemuste
rakendamise võimalused?
4.
Iseseisvalt: Veebiallikate alusel formuleeri teenuste sisseostmisel
esineda võivad probleemid.
22
Projektiplaani vormistamise üldised aspektid
Projektiplaani vormistamisel arvestamist vajavad aspektid:





formaalsed nõuded
Loogilisus, terviklikkus ja ülevaatlikkus. N: OPAH esimene taotlus.
piisavus/täielikkus ja kompetentsus/põhjendatus (igale retsensendi võimal.
küsimusele on vastus)
arusaadav, korrektne ja adekvaatne keelekasutus
“Tilk tõrva meepotis” põhimõtte arvestamine (üks mittearusaadav või
problemaatiline lause võib osutuda saatuslikuks) N: TPÜ juristi kandidaat –
“Pedagoogika Ülikool”
Vormistamise tehnoloogia:


portfoolio kasutamine projektiplaani üksikute osade koostamisel (vajadusel
kokkulepped)
sobiva arvutitarkvara kasutamine (eelkõige ajagraafiku ja eelarve koostamisel)
NB! Projektiplaani kvaliteet on projektimeeskonna kvaliteedi indikaator!
23
Projektiplaani fookused
Vormistamisel vajavad erilist tähelepanu:


sissejuhatus
lühikokkuvõte
Sissejuhatus:
• asjakohasus. N: digitaalse teadusinfo kättesaadavus – e-õpe.
• fokuseeritus
• veenvus
Lühikokkuvõte:



projekti põhieesmärk,
olulisemad alaeesmärgid ja või metoodikad
muud olulisemad aspektid (näiteks teadusprojektide puhul hüpoteesid)
Lühikokkuvõtte probleemid: märksõnad ja olulisima kajastamine
(tulenevalt mahupiirangust)
24
Projekti loogiline maatriks (raammaatriks)
Eesmärk: projekti sisu ülevaatlik esitamine tabeli kujul.
Tabelis olevate suuruste selgitus:





Indikaatorid võivad olla nii kvalitatiivsed kui kvantitaiivsed
Kontrollimeetodid hõlmavad nii projektisiseseid kui -väliseid instrumente
Eelduse ja riskid hõlmavad nii projektisiseseid kui -väliseid eelduseid ja riske
Tulemuste sõnastus on üldisem, nende kirjeldus konkreetsem
Sisendite all kajastatakse nii projekti täitmiseks vajalik olemasolev kui ka veel mitteolemasolev
ressurss
Artefaktid
Indikaatorid
Kontrollimeetodid
Projekti üldeesmärk
Indikaatorite
loetelu
Hindamise meetodid ja
vahendid
Eeldused ja riskid
Otsesed/vahetud eesmärgid
(alaeesmärgid)
Projekti tulemuste loetelu
Tulemuste
kirjeldus
Projekti tegevuste loetelu
Tegevuste
tulemite loetelu
Projekti sisendite loetelu (kui
pole üldeesm. eelduste all)
Tegevusi käsitlevad
dokumendid
-
-
25
Projektide soovitused
Eesmärk: saada autoriteetselt isikult seisukoht projekti kavandatava
tulemi vajalikkuse kohta (projekti tulemi kasutaja seisukohalt).
Soovitajate valiku soovituslikud põhimõtted:



oma ala tunnustatud isik
vältida huvide konflikti (projekti täitva institutsiooni juht on aktsepteeritud)
otsustajate poolt arvestatav isik.
Soovituse sisu saab üldjuhul projektimeeskonnale teada. N: KN Cambridge
Mõnikord on soovitused vormikohased ja/või peavad käsitlema
muuhulgas mingeid kindlaid apekte (näiteks andma hinnangu taotleja
pädevusele).
Probleem: soovitused kipuvad olema formaalsed ja ei täida täiel määral
oma eesmärki. N: TH
26
Soovitused 6 (soovituste koostamine)
Soovitus peaks:

olema tekstiliselt konkreetne ja asjalik (st mitte
üldsõnaline),

sisaldama olulist teavet ja olema põhjendatud (st mitte
olema formaalne),

kirjeldama projekti tulemi võimalikke rakendusvõimalusi.
27
Projektide retsenseerimine
Eesmärk: saada hinnang projekti otstarbekuse kohta (tellija seisukohalt,
arvestades antud täitjat).
Hinnatavad aspektid (on tellija poolt sageli ette antud):





vastavus tellija prioriteetidele ja/või tema poolt sätestatud formaalsetele
nõuetele
projekti tegevuste ja kasutatavate vahendite/metoodikate
asjakohasus/otstarbekus. Näide: diskussioon Pärnus
projekti ajakava reaalsus
projektile ressursside – sh eelarve ja täitjate – kavandamise adekvaatsus
(NB! retsensent peab ka kõik viited ja arvutused üle kontrollima)
projektiga kaasnevad võimalikud ohud/riskid/negatiivsed tagajärjed. N:
haridusosakud.
28
Soovitused 6 (retsensendi aspekt)
1. Projekti vajaduse põhjendamisel ära ole antud vallas
seni teiste poolt saavutatu/tehtu suhtes liiga kriitiline. N:
SF artikkel – Anh.
2. Arvesta sellega, et retsensendid on üldjuhul oma ala
tippeksperdid ja suurte kogemustega (st mitte bluffida).
3. Arvesta mittepädeva retsensendi võimalusega – teksti
arusaadavus ja “sõnade suhupanemine”.
4. Kasuta (näiteks asutusesisest) eelretsenseerimist.
29
Soovitused 7 (projektide retsenseerimine)
1. Ole projekti retsenseerimisel pigem heasoovlik ja
konstruktiivne kui kahtlustav ja virisev.
2. Panusta retsensiooni, kuna retsensiooni kvaliteet on
retsensendi imago kujundmise oluline instrument.
3. Arvesta retsensendi isiku avalikuks tulemise
võimalusega.
30
Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid I
Üldhariduskoolile suunatud koolitusprojektide puhul hinnatavad näitajad:
1. Kas ja kuidas on projekt seotud üldhariduskoolis kehtiva õppekavaga?
2. Kas projekt aitab kaasa kogu Eesti hariduse arengule ja kui pikas perspektiivis võib tulemust
oodata?
3. Kas projekti raames loodavad väärtused on kasutatavad enamikes koolides (st on olemas piisav
tehniline ja inimjõuline ressurss)?
4. Kas projekti eelarve on reaalne?
5. Kas projekti ajakava on reaalne?
6. Kas projekti läbiviijad on piisavalt kvalifitseeritud?
7. Millised võivad olla projekti võimalikud negatiivsed tagajärjed Eesti koolile ja haridussüsteemile?
8. Hinnang koolitusmaterjalidele
9. Hinnang koolituse praktilisele tööle
10. Hinnang projektitaotluse vormistuslikule küljele
11. Hinne projektile kümne palli skaalal.
31
Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid II
Hinne 10: väljapaistev projekt (äärmiselt aktuaalne, parimad võimalikud koolitajad, projektitaotlus põhjalikult
läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada täies mahus, ilma mingite muudatusteta.
Hinne 8: väga hea (aktuaalne, heatasemelised koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve
adekvaatne). Taotlus rahuldada, võib-olla mõningate ebaoluliste muudatustega.
Hinne 6: rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud, eelarve
adekvaatne). Taotlus rahuldada, arvestades ekspertkomisjoni pakutud muudatustega.
Hinne 5: tinglikult rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud).
Taotlus uuesti esitada, arvestades ekspertirühma soovitustega.
Hinne 4: puudulik (ei ole aktuaalne või koolitajate tase mitterahuldav või ei ole projektitaotlus rahuldavalt läbi
töötatud). Taotlust mitte rahuldada.
Hinne 2: äärmiselt nõrk (ei ole aktuaalne, koolitajate tase mitterahuldav, projektitaotlus ei ole rahuldavalt läbi
töötatud). Taotlust mitte rahuldada, taotluse uuestiesitamine perspektiivitu ka ümbertöötatud kujul.
Hinne 1: perspektiivitu (antud tüüpi koolitust põhimõtteliselt ei toetata).
Juhul, kui ei ole tegemist “puhta” variandiga, siis saab hinde osas rakendada kaalutud keskmist ning siduda
projekti rahastamine teatud tingimuste täitmisega.
32
PR-tegevus
Eesmärk: projekti aktsepteerimiseks soodsa fooni loomine.
Otsustajad tuginevad muuhulgas ka subjektiivsetele faktoritele, nagu näiteks:

isiklikud teadmised ja arusaamad

ühiskondlik arvamus.
Edukuse eeldused/tunnused:

positiivsus

veendumus ja enesekindlus

tasakaalukus
PR-tegevus on eriti oluline juhul, kui projektiplaani ei aktsepteeritud ja on kavas
see täiendatud/ümbertöötatud kujul uuesti esitada.
NB! PR-tegevus võib olla vajalik ka projektisiseselt, projektimeeskonna
veenmiseks ja innustamiseks.
33
Soovitus (PR-tegevus)
Enda PR-tegevuse kavandamisel ja läbiviimisel
arvestada ka maksiimiga “Toetuse saamiseks ei oluline
mitte niivõrd see kui hea sa oled, kuivõrd see kui hea
sind arvatakse olevat”.
34
Ülesanded
1.
Millised on soovituste ja retsensioonidega
seonduvate tegevuste olulisemad erinevused?
2.
Milles seisnevad retsenseerimise ja refereerimise
põhierinevused?
35
Kodutöö nr 4
1. Täida dokumendis “PJ-Kodutöö-4-1.doc” olevad ülesanded.
2. Analüüsi loengukonspektis (Lisa 8) toodud retsensiooni ning
vasta järgmistele küsimustele:
a)
Mida võiks pidada projekti tugevusteks ja nõrkusteks (otsustades
vaid retsensiooni põhjal)?
b)
Milliseid aspekte oleks retsensioon pidanud käsitlema
põhjalikumalt?
3. Koosta eksamitöö esialgne variant.
Projektiplaani koostamise ühe võimaliku tegevuskava leiab failist
“Projektiplaani koostamisest.docx”.
36
Järgmine loeng:
Pühapäeval, 13. nov. kell 14.00
Teema:
Projekti täitmine
37
Eesti laste mõtlemine - olematu disjunktsioon
Logic operators and quantifiers at age 10 to 11
10-11a
90%
77%
80%
70%
60%
49%
50%
40%
30%
20%
10%
23.0%
16%
7%
2%
5%
2%
1.0%
0%
Erika Matsak, 2007
38