Transcript Infotunni ettekanne

www.pwc.ee
Sihtfinantseeritavate
projektide protsessi
analüüsi tulemused
19. mai 2014
Agenda
1.
Projekti eesmärgid ja teostatud tegevused
2. Peamised probleemistiku tähelepanekud
3. Probleemide põhjused
4. Parendusettepanekud
5. Soovitused järgmisteks sammudeks
PwC
2
Projekti eesmärgid ja teostatud
tegevused
PwC
3
Projekti eesmärk ja tegevused
Eesmärk
Millest tulenevad vead ning probleemid sihtfinantseeritavate projektide
protsessis ning kuidas neid ennetada ja vältida?
Tegevused
• Kehtivate kordade ja regulatsioonide analüüs;
Sihtfinantseeritavad
projektid
• Intervjuud:
o Teadusosakonnaga;
o Raamatupidamise- ja eelarve osakonnaga;
TTÜ
finantsdistsipliin
o Projektide finantsaruandluse eest vastutajatega;
o Projektijuhtidega.
• Probleemide süstematiseerimine, põhjuste väljaselgitamine ning
parendusvõimaluste sõnastamine.
PwC
4
Analüüsitud protsessid
I Projekti algatamise faas
Ettepaneku
tegemine
taotluseks
Taotluse
koostamine
ja
esitamine
Taotluse
muutmine
Algatamise
käskkirja
koostamine
Lepingu
sõlmimine
Lähetused
Tegevuste
ja eelarve
monitoorimine
II Projekti elluviimise faas
Riigihanked
Töölepingute/
töövõtulepingute
sõlmimine
Jooksvad
kulutused
Projekti
muutmine
Vahearuandlus
III Projekti lõpetamise faas
Lõpparuandlus
PwC
Auditeerimine
Arhiveerimine
5
Peamised probleemistiku
tähelepanekud
PwC
6
Sihtfinantseerimise protsessi probleemistik
•
Projektidega kaasnevad või
potentsiaalsed tagasinõude
kohustused;
•
Projektide puudulik
omafinantseeringu kaetavus;
•
Mitmed eelarvedistsipliini
rikkumised (nt: liiga pikalt
sõlmitud töösuhted,
riskianalüüside puudus,
esitamata ja maksmata arved,
jne.);
•
Riigihangete nõuete
mittetäitmine;
•
Ettemaksete võimaluse
mittekasutamine;
•
Sihtfinantseerimise aruannete
puudulik kvaliteet ja õigeaegsus.
PwC
•
Projektiaruannete
kontrollimise ja
auditeerimise
puudulikkus;
•
Pole tagatud kogu
dokumentatsiooni
nõuetekohane
säilitamine;
•
Dokumentide
mitteõigeaegne
vormistamine;
•
Sihtfinantseerimise
projektide mitte
õigeaegne avamine;
•
Eksimused TTÜ
siseregulatsioonide
ja käskkirjade vastu.
Potentsiaalsed
tagasinõuded
TTÜ vastu:
2012. aastal on
TTÜ raamatupidamises
kajastatud
tingimuslikku
tagasinõudeid
ligikaudu 200
tuhande euro
ulatuses.
7
Probleemide põhjused
PwC
8
Probleemide põhjused
TTÜ
sihtfinantseeritava
te projektide
juhtimise protsess
kasvanud liiga
suureks, et
protsessi
iseregulatsioon
suudaks efektiivselt
ilma sekkumata
toimida
PwC
Sihtfinantseeritavate
projektide
protsessi ei
hallata
süsteemselt
9
Probleemide põhjused (1/5)
1
2
PwC
Protsess ei ole terviklikult reguleeritud, näited:
•
Piisavalt ei ole reguleeritud arhiveeritavate dokumentide koosseis ja
vorm;
•
Arhiveerimise korraldus ei peegelda selle eesmärki;
•
Probleeme on teadmiste kaoga töötajate lahkumise korral;
•
…
Projektijuhtimise rollid ja vastutus ei ole selgelt defineeritud,
näited:
•
Projekti teostajad ja/või allkirjastajad ei taju tihti oma vastutust;
•
Tehakse ülesandeid, mida ei peaks tegema;
•
Töötajad on ülekoormatud;
•
…
10
Probleemide põhjused (2/5)
3
4
PwC
Puudub mehhanism uute töötajate väljaõpetamiseks/
olemasolevate teadmiste hoidmiseks/edasikandmiseks,
näited:
•
Finantsaruannete koostajatel puuduvad kohati finantsalased
teadmised;
•
Projektijuhtidel puudub kohati projektijuhtimise alane kogemus;
•
Projekti meeskonnad ei ole alati teadlikud nende tegevust
reguleerivatest dokumentidest;
• …
Puuduvad sanktsioonid rikkumistele, näited:
•
Vigadele ei järgne tihti tagajärgi;
•
Projekti meeskond ei teagi sageli, et midagi valesti teeb;
•
…
11
Probleemide põhjused (3/5)
5
PwC
Kontrollkohad on puudulikult üles ehitatud või ei toimi
efektiivselt, näited:
•
Puudub kontrollfunktsioon, mis tagaks, et aruanded jõuaksid õigeks
ajaks raamatupidamisse;
•
Ei märgata seda, et projektis ei toimu rahade liikumist;
•
Ei kontrollita töölepingute vastavust tegelikkusele;
•
Mõningatelt rahastajatelt on võimalik raha taotleda TTÜ juhtkonna
teadmata;
•
Teadusosakonnale ei võimaldata piisavalt aega taotlusega
tutvumiseks;
•
Allkirjastajad ei kontrolli allkirjastatavat;
•
…
12
Probleemide põhjused (4/5)
6
PwC
Töötajad on fokusseeritud oma vastutusvaldkonna osale ilma
kogu protsessi ja oma rolli selles nägemata, näited:
•
Rakendusüksustele antakse kommentaare teadusosakonnaga
konsulteerimata ning mõistmata, et nende poolt tehtud vastutulek
rakendusüksusele võib väga oluliselt mõjutada teisi projekte ülikoolis;
•
Taotluste kirjutajad ei taju, mida nende poolt taotlusse kirjutatud
hiljem ülikoolile kaasa toob;
•
Raamatupidajaid ei kaasata vajalikul määral aruandlusse, mille
tagajärjeks võivad olla vead aruandluses;
•
Finantsaruandluse koostajaid ei kaasata taotluse kirjutamisse;
•
…
13
Probleemide põhjused (5/5)
7
PwC
IT ei toeta protsessi, näited:
•
Puudub infosüsteem sihtfinantseeritavatest projektidest ülevaate
saamiseks ning protsessi juhtimiseks;
•
Projekte puudutavaid materjale säilitatakse vaid paberkaustades;
•
Raamatupidamissüsteemist saadud infot ei ole võimalik (kas andmete
või oskuste puudumise tõttu) kerge vaevaga kanda üle
sihtfinantseeritavate projektide aruandlusse;
•
Ei kasutata IT süsteemide täisfunktsionaalsust, nt töövooge
dokumentide kooskõlastamiseks;
•
Dokumentatsiooni menetlemine toimub ulatuslikult paberkandjal;
•
Digiallkirjastamine on vähe levinud.
•
…
14
Parendusettepanekud
PwC
15
Parendusettepanekud
1
Tugevdada teadusosakonna rolli, vastutust ja õigusi
sihtfinantseeritavate projektide protsessi koordineerimisel
•
Anda teadusosakonnale suuremad volitused ja õigused;
•
Kaasata meeskonda inimene, kelle ülesandeks on kirjutada ja juhtida
üleülikoolilisi projekte.
Projektijuhtidel on rohkem võimalusi
tegeleda sisulise tööga.
Teadusosakonnal on rohkem võimekust
juhtida ja kontrollida protsessi.
PwC
16
2
Parendusettepanekud
Tugevdada sihtfinantseeritavate projektide protsessi
juhtimist teaduskonna tasandil:
•
Luua teaduskonda koordinaatori ametikoht, kes vastutab, et
o projektid ja taotlused oleksid läbiviidud/ koostatud
vastavalt TTÜ ja väliste osapoolte nõuetele;
o projekte läbiviivad isikud oleksid koolitatud, saaksid kätte
neile vajaliku informatsiooni/nõustamise;
TTÜ juhtkond
o kõik võimalikud probleemid avastatakse võimalikult vara.
• Koordinaatoril peavad olema projektijuhtimise ja
raamatupidamisalased kogemused.
Teaduskond
(1)
Koordinaator
Instituut (1)
Projektimeeskonnal on võimalik saada
vahetut nõustamist ja abi.
Tõuseb projektide kvaliteet.
PwC
Teaduskond
(2)
Projekti
meeskond(1)
Instituut (2)
Projekti
meeskond(2)
17
Parendusettepanekud
3
Täpsustada rollide ja vastutuse jaotust:
• Võtta kasutusele kolm põhirolli:
o Projekti sisuline juht (teaduslik/sisuline funktsioon);
o Projekti tegevjuht (administratiivne funktsioon);
o Kontroller (monitooring ning kontrollfunktsioon).
Projektimeeskonnal on selgem arusaam
oma õigustest ja kohustustest.
PwC
18
4
Parendusettepanekud
Tõhustada kontrollkohti (1/3)
Koostaja
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Koostaja
Koostaja
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Projekti meeskond
Koostaja
Stuktuuriüksuse juht
Stuktuuriüksuse juht
Stuktuuriüksuse juht
Kooskõlastaja
Kooskõlastaja
Kooskõlastaja
Koordinaator
Kooskõlastaja
Ettepaneku tegemine
taotluseks
Koostaja
Koordinaator
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Koordinaator
Kooskõlastaja
Dekaan
Dekaan
Taotluse koostamine
ja esitamine
Taotluse muutmine
Algatamise käskkirja
koostamine
Lepingu sõlmimine
Finantsallika avamine
Allkirjastaja
Juhtkond
Kooskõlastaja
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
PwC
Kooskõlastaja
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
Kooskõlastaja
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
19
4
Parendusettepanekud
Tõhustada kontrollkohti (2/3)
Koostaja
Ettevalmistaja/
läbirääkimiste pidaja
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Kooskõlastaja
Koordinaator
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Kulutuste teostaja
Jooksev monitoorimine
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Projekti meeskond
Koostaja
Stuktuuriüksuse juht
Kooskõlastaja
Eelarve monitoorimine
igakuise projekti eelarve
täitmise aruandega
Stuktuuriüksuse juht
Jooksev tegevuste ja
eelarve monitoorimine
Koordinaator
Koordinaator
Koostaja
Koostaja
Projekti meeskond
Projekti meeskond
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Kooskõlastaja
Koordinaator
Kooskõlastaja
Koordinaator
Kooskõlastaja
Dekaan
Riigihanked
Töölepingute/
töövõtulepingute
sõlmimine
Jooksvad kulutused
Lähetused
Tegevuste ja eelarve
monitoorimine
Projekti muutmine
Vahe-aruandlus
Allkirjastaja
Juhtkond
Kooskõlastaja
Teised osakonnad
Allkirjastaja
Teised osakonnad
Allkirjade ning
alusdokumentatsiooni
kontroll; väljamakse
teostamine
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
PwC
Allkirjade ning
alusdokumentatsiooni
kontroll; väljamakse
teostamine
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
Kooskõlastaja
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
Kooskõlastaja
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
20
Parendusettepanekud
Tõhustada kontrollkohti (3/3)
Koostaja
Küsimustele vastaja
Projekti meeskond
Arhiveerija
Projekti meeskond
Projekti meeskond
Kooskõlastaja olulistes
küsimustes. Ülejäänud
juhtudel informeeritu
Kontrollija
4
Kooskõlastaja
Stuktuuriüksuse juht
Kooskõlastaja
Koordinaator
Lõpparuandlus
Koordinaator
Auditeerimine
Koordinaator
Arhiveerimine
Kooskõlastaja
Teaduskond
Projekti meeskonna
toetamine auditi
küsimustele vastamisel
oma volituste ja vastutuse
piires
Teised osakonnad
Kooskõlastaja
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
PwC
Projekti meeskonna
toetamine auditi
küsimustele vastamisel oma
volituste ja vastutuse piires
Raamatupidamise ja
eelarve osakond
21
Parendusettepanekud
Töötada välja stiimulid ja sanktsioonid, võimalikud näited:
5
•
Projekti reeglitekohane läbiviimine (tõenduseks kvaliteedikontrolli tulemus)
toob kaasa teatud hüve;
•
Moodustatakse kahjumite katmise reserv, millesse panustamise ulatus
sõltub teaduskonnas avastatud rikkumistest sihtfinantseeritavates
projektides;
•
Projekti tegevjuhi- või sisujuhina töötamiseks ei tohi projektijuhil olla
ajalooliselt olulisi korduvaid eksimusi tema kontrolli all olevates
sihtfinantseeritavates projektides;
•
Kollektiivne hüvede jagamine või sanktsioonide rakendamine indiviidi
tegevuse tulemina (ühe inimese tegevus mõjutab tervet gruppi, nt
instituuti).
Tagasiside funktsioon – annab indikatsiooni, mis osas on
vaja töötajate kompetentsi tõsta.
Võimaldavad motiveerida oma tööd paremini tegema.
PwC
22
Parendusettepanekud
Jooksvalt auditeerida projekte
6
7
Koordinaatorid auditeerivad pisteliselt projekte võimaldamaks vigadest
õppida.
Luua mehhanismid uute töötajate väljaõpetamiseks/
olemasolevate teadmiste hoidmiseks/ edasiandmiseks
•
•
•
•
Koolitada uusi töötajaid nii laiemalt (nt rollispetsiifilised oskused) kui ka
vajaduspõhiselt kitsamates valdkondades (nt pearaamatu info kasutamine);
Juurutada parimate praktikate jagamine ning seada sisse stiimulid
teadmiste jagamiseks;
Jälgida projekti rollide määramisel, et inimestel on olemas tööks vajalikud
oskused ja teadmised;
Seada reeglid, mis vormis ja kuidas peavad TTÜ-st lahkuvad töötajad nende
töö ülevõtvatele töötajatele teadmisi edasi andma.
Tõuseb töötajate teadlikkus ja kompetentsid.
PwC
23
Parendusettepanekud
Tõhustada IT rolli protsessi toena
8
•
Luua kaasaegne teadusinfosüsteem, mis võimaldaks efektiivselt hallata
sihtfinantseeritavate projektide elutsüklit;
•
Kooskõlastusel olevate dokumentide jälgitavuse suurendamiseks võtta
kasutusele olemasolev töövoo funktsionaalsus;
•
Võtta dokumentide arhiveerimiseks kasutusele dokumendihaldussüsteem,
mille ühtne struktuur ning automaatne kontrollfunktsioon võimaldavad
tagada info säilimise ning parema kontrollitavuse;
•
Arendada TTÜ raamatupidamissüsteemi funktsionaalsust nii, et see
võimaldaks lihtsustada erinevate rahastajate nõuetele vastavate andmete
kättesaadavust.
Protsess muutub efektiivsemaks ning paremini
jälgitavaks.
PwC
24
Soovitused järgmisteks sammudeks
PwC
25
Soovitused
1
PwC
Tugevdada
Teadusosakonna ning
teaduskondade rolli
sihtfinantseeritavate
projektide protsessi
koordineerimisel
2
Analüüsida detailselt
parendusvõimalusi
ning võtta vastu
otsused edasiste
sammude kohta
26
Aitäh!
Erki Mägi
Moonika Olju
( +372 56 256 340
* [email protected]
( +372 51 061 98
* [email protected]
Allar Karu
( +372 52 03 069
* [email protected]
PwC
27
www.pwc.ee
© 2014 AS PricewaterhouseCoopers Advisors
Kõik autoriõigused kaitstud. “PwC” viitab Eesti seaduste alusel asutatud ja tegutsevale
äriühingule AS PricewaterhouseCoopers Advisors või PricewaterhouseCoopers International
Limited rahvusvahelise võrgustiku liikmetele, kellest igaüks on eraldiseisev ja sõltumatu
juriidiline isik.