Transcript (1.2) CBB Release 3.1

NKGB - CNHB
Manuel encoder médiateur de dettes
FCA – Release 3.1
Auteur: Willy Baudot / Project Manager
Date: 03MAR2014
V1.2
Manuel encodage d’un médiateur de dettes dans un avis RCD
PS :
Les modifications vis-à-vis de la version précédente sont indiquées en rouge.
1. Introduction / Documents
Par la loi du 14/01/2013, publiée au Moniteur Belge du 01/03/2013, tous les médiateurs de dettes
obtiennent à partir du 01/09/13 un accès direct au FCA, à savoir le Fichier Central des Avis. Ils sont en fait
responsables de l'encodage de toutes les modifications apportées aux avis de Règlement Collectif de
Dettes (avis RCD) dans lesquels ils sont désignés comme médiateur de dettes.
Cet accès passe par un système Central d'Identification et d'Authentification (CIA) nommé la
SCM, la Source Centrale des Médiateurs de dettes, qui est mise à disposition et gérée par la CNHB, qui
est également le gestionnaire du FCA.
Tous les documents avec information concernant le FCA, comme des manuels, Release Notes, listes, etc.,
sont disponible via la fonction <Echange de fichiers> sur l’application web FCA (pour plus de détails làdessus voir le guide de l’utilisateur de l’application web FCA). Sur la page web de <Echange de fichiers>
vous avez la possibilité d’introduire une adresse e-mail qui sera utilisé pour vous envoyer un mail de
notification chaque fois que des nouveaux documents sont mis à disposition. De cette façon vous restez à
jour de toutes les nouveautés / modifications.
Documents de référence:
 Guide de l’utilisateur de l’application web FCA – Release 3.1, V1.2 dd. 01/02/2014
 Information relative aux médiateurs de dettes, V1.4 dd. 14/11/2013
2. L’enregistrement dans SCM / recherche dans SCM
IMPORTANT
Pour que les médiateurs de dettes soient dans la possibilité de rechercher et modifier leurs avis RCD 2
conditions doivent être remplis:
 Le médiateur de dettes doit être enregistré dans la SCM; cela peut être fait par la greffe du Tribunal
du travail ou bien par la CNHB
 Lors de la création de l’avis par la greffe du Tribunal du travail les données du médiateur de dettes
doivent être encodées via une recherche dans la SCM, sinon le FCA n’est pas capable de lier l’avis
RCD aux données d’enregistrement du médiateur de dettes
Si le greffe encode les données du médiateur de dettes avec l’ancien méthode (donc manuellement, sans
une recherche dans la SCM), cela aura comme conséquence que le médiateur de dettes en question ne
sera pas capable de retrouver cet avis RCD (avec une recherche dans ses propres avis) ni de le modifier.
Les données du médiateur de dettes
Il est important à savoir que pour le FCA le médiateur de dettes est toujours une personne physique, qui
semble parfois prêter à confusion dans le cas où le médiateur de dettes est un CPAS ou autre organisation
de médiation de dettes. L’enregistrement d’une organisation (comme un CPAS) comme médiateur de
dettes ne peut donc se faire que par l’enregistrement d’une personne physique qui représente cette
organisation (éventuellement ça peut être plusieurs personnes).
Lors de l’enregistrement les données suivantes sont inscrites dans la SCM:
 Le nom / prénoms et RRN de la personne qui représente l’organisation
 Le nom / numéro BCE / nature juridique et adresse de l’organisation (bureau)
Chacun de ces données peuvent être utilisé pour rechercher un médiateur de dettes dans la SCM.
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3. Procédure pour encoder un médiateur de dettes
C’est toujours uniquement la greffe du Tribunal du travail qui a le droit de création / dépôt de nouveaux avis
RCD. Lors de la création le greffe doit encoder les données du médiateur de dettes via une recherche dans
la SCM. À ce fin 2 fonctions de recherche sont disponible (voir aussi le screenshot ci-dessous):
 <Recherche directe partie>

<Recherche avancée>
Si le médiateur de dettes est retrouvé alors ces données sont directement encodées dans l’avis; s’il y a
plusieurs résultats alors il faut d’abord en sélectionner un.
Si le médiateur de dettes n’est pas encore enregistré dans la SCM celui là ne sera pas retrouvé et la
possibilité est offerte pour encoder les données manuellement (cliquez le bouton Partie non retrouvée).
Remarques importantes à ce sujet:
 L’encodage manuelle n’est qu’une ‘solution d’urgence’ vu les conséquences négatives
 Le greffe fera mieux de signaler cela au médiateur de dettes en question et insister à son
enregistrement dans la SCM
 Pour cela l’encodage manuelle ne sera permis temporairement (pendant la phase de transition), i.e.
jusqu’à ce que tous (ou la plupart) des médiateurs de dettes soient enregistrés
PS: la possibilité d’encodage manuelle est temporairement prolongée jusqu’à ce que les
organisations des avocats et du notariat on eu l’occasion d’en informer leur membres !
 Les avis pareils ne peuvent être retrouvés et modifiés par le médiateur de dettes après qu’il est
enregistré dans la SCM et l’avis a été lié à cet enregistrement!
Cette procédure est aussi d’application quand un médiateur de dettes doit encoder les données du
médiateur de dettes remplaçant.
La fonction de recherche < Recherche directe partie > s’utilise par introduire la valeur du critère de
recherche directement dans le champ prévu à ce fin et puis cliquez le bouton Chercher :
 Pour une ‘Personne physique’ les champs Numéro de registre national et Numéro TER sont
disponible (ceci sont les données du médiateur de dettes comme personne physique)
 Pour une ‘Personne morale’ (cliquez sur le petit cercle à coté) ce sont les champs Numéro BCE et
Numéro TER (ceci sont les données du bureau / organisation du médiateur de dettes)
La fonction de recherche <Recherche avancée> est lancée en cliquant sur le lien avec ce nom dans le bar
bleu ‘Médiateur de dettes’.
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4. Encodage du médiateur de dettes via <Recherche directe partie>
La fonction < Recherche directe partie > offre les possibilités de recherches suivantes:

Personne physique – Recherche sur Numéro de registre national (RRN)
Dans ce cas il est sous-entendu que vous disposez du RRN du médiateur de dettes. Dans l’exemple cidessous une recherche a été exécutée sur le RRN de ‘Defever’, qui est enregistré dans la SCM comme
médiateur de dettes pour 2 organisation (derrière le nom de l’organisation il est parfois mentionné ‘CPAS’,
ceci est la nature juridique comme connu dans la SCM). C’est la raison pour laquelle un popup apparaît
avec la liste des organisations pour lesquelles cette personne est enregistrée. L’utilisateur doit alors
sélectionner l’organisation voulue en indiquant avec la souris la ligne correspondante (celui là sera indiquée
en bleu) et ensuite cliquez le bouton Sélectionnez . Les données sont alors transmises dans l’avis.

Personne physique – Recherche sur numéro TER
Dans ce cas il est sous-entendu que vous disposez du numéro TER du médiateur de dettes. Cette
recherche va d’abord chercher dans le registre TER (registre interne du FCA dans lequel toutes les parties
sont notées) et par après fera une recherche dan la SCM en utilisant les données (RRN / nom) retrouvées
dans le registre TER. S’il y a plusieurs résultats le même popup vous sera présenté que dans le cas d’une
recherche sur RRN du médiateur de dettes.
Le numéro TER du médiateur de dettes ne sera connu dans le FCA qu’après son enregistrement dans la
SCM et que ces avis auront été lies à cet enregistrement (à ce moment le FCA va créer une fiche de partie
dans le registre TER et attribuer un numéro TER). Vous pouvez rechercher ce numéro TER avec la
fonction <Rechercher une partie>, ou bien sur le nom ou le RRN – voir screenshot ci-dessous.
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Personne morale – Recherche sur numéro BCE
Dans ce cas il est sous-entendu que vous disposez du numéro BCE de l’organisation/bureau du médiateur
de dettes. Dans l’exemple ci-dessous une recherche a été exécutée sur le numéro BCE de ‘Espace Social
Tele-Service ASBL (BCE 0410748775). Comme il y en a 2 personnes qui sont enregistrées comme
médiateur de dettes pour cette organisation un popup apparaît dans lequel vous devez sélectionner la
personne voulu (voir ci-dessus, Personne physique – Recherche sur RRN). Les données sont alors
transmises dans l’avis.

Personne morale – Recherche sur numéro TER
Cette recherche marche de la même façon que pour la recherche sur le numéro TER du médiateur de
dettes (comme personne physique). Vous pouvez retrouver ce numéro TER via une recherche de partie sur
base du numéro BCE.
5. Encodage du médiateur de dettes via <Recherche Avancée>
Si on ne dispose pas du RRN du médiateur de dettes ou du numéro BCE de l’organisation/bureau du
médiateur de dettes, alors on peut faire appel à la fonction <Recherche avancée> qui offre plus de
possibilité de recherche. Vous pouvez lancer cette fonction en cliquant sur le lien avec ce nom dans le bar
bleu ‘Médiateur de dettes’. L’écran ‘Rechercher une partie / Rechercher SCM’ apparaît, où vous pouvez
travailler avec les critères de recherches suivantes:

RRN ou numéro BCE: même principe que pour <Recherche directe partie>, voir ci-dessus

Nom, éventuellement prénoms du médiateur de dettes et/ou code postal/commune du siège du
médiateur de dettes ; si on ne spécifie que le code postal alors cela résultera dans une liste de
tous les médiateurs de dettes dont la siège est localisée dans la commune spécifiée (idem comme
pour la recherche sur nom du bureau et/ou code postal du bureau)
Exemple: une recherche sur le nom de ‘Defever’ résultera dans un popup avec la liste des
enregistrements de ce médiateur de dettes – voir screenshot ci-dessous; puis vous sélectionnez
la ligne voulue en cliquant sur le lien <Sélectionner> à gauche de la ligne.
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Nom et/ou code postal/commune de l’organisation/bureau du médiateur de dettes; 3 possibilités de
recherches sont offert:
 Rechercher uniquement sur nom – voir exemple ci-dessous
 Rechercher sur nom + code postal (ex. nom = CPAS et code postal = 5300)
 Rechercher uniquement sur code postal/commune, alors on obtient une liste de tous les
médiateurs de dettes dont l’adresse du bureau ce trouve dans cette commune – voir aussi
l’exemple ci-dessous
Exemple: Rechercher sur nom de l’organisation ‘Espace Social’
Donne comme résultat le popup suivant; même méthode pour sélectionner une ligne.
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Dans ce cas il est aussi possible de rechercher uniquement sur code postal/commune, p.ex. la
recherche sur code postal 5300 – Andenne:
résulte dans le popup suivant; puis sélectionnez la ligne voulue en cliquant sur le lien
<Sélectionner> :
6. Quoi faire en cas de problèmes / questions
Alors vous pouvez contacter le helpdesk de la CNHB – envoyez un e-mail à:
[email protected]
en spécifiant les données suivantes:
 sujet: nom du bureau / institution + brève indication du problème
 une explication brève et claire du problème / question
 Votre nom et coordonnées: n° téléphone et adresse e-mail
 S’il s’agit d’un message d’erreur qui apparait sur l’écran, alors ajouter s.v.p. un printscreen de cet
écran
Notre système helpdesk attribuera un n° de ticket que vous ne pouvez pas modifier lors des
communications ultérieures. Nos collaborateurs du helpdesk vous contacterez aussi vite que possible.
PS:
Si vous avez des questions juridiques ou procédurales concernant les règles à suivre pour encoder
certaines données dans un avis RCD, alors il faut vous adresser à votre propre organisation
professionnelle, comme OBFG, FRNB, Service ou Centre de Référence en médiation de dettes.
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