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『サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2』
ご説明資料
サイボウズ株式会社
Copyright (C) 2009 Cybozu, Inc.
本資料では、現在、ワークフローシステムを検討されているお客様に、
サイボウズのお手軽汎用ワークフローシステム「サイボウズ ワークフロー for ガルー
ン2」
について製品の特徴をご紹介させていただきます。
※こちらの資料でご紹介する製品のバージョンは「サイボウズ ワークフロー for ガルーン バージョン 2.5.x」となります。
なお、こちらの資料で紹介しているワークフローの機能は、一部分となりますので詳細につきましては、サイボウズ オフィシャ
ルパートナーにお問合せください。
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2
ワークフローの効果:業務プロセスを改善
申請・承認業務を電子化することによって業務プロセスを改善します。
申請処理の効率アップ
処理のミスを軽減
検索性の向上
日々溜まっていく申請書類。紙であ
るがゆえに、書類の行方不明や、承
認の滞りなどが発生し、業務効率の
悪化が悩みの種に・・・
申請書の選び間違い、書き間違い、
計算間違い、書類の改竄・・・企業と
して後々リスクとなりえる様々な問
題に何か打つ手はないのか・・・
申請書類のファイリング、月日が増
えれば、書類も増える一方。以前の
申請書を確認したくても探すのが大
変。
紙を電子化することで申請にかかる
時間を大幅短縮。承認・決裁は
Web上でどこでも可能。申請書類提
出後のステータスも見える化できま
す。
申請経路、数値計算、申請書類の
一部自動化により人的なミスの軽減
や不正防止に大きな効果を得られ
ます。
申請書類は電子データで一元管理
するので、申請状況が把握しやすく
行方不明がなくなります。また、申
請ログを蓄積することにより、過去
の調査など書類管理が容易になり
ます。
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紙での申請を試算
紙での申請はどれだけコストがかかっているのか?
活動基準原価計算法
(ABC: Activity Based Costing)
「ビジネスをアクティビティ単位に細かく分類し、アクティビティ単位のコストを算出する手法」
各行動の人件費を算出し、見える化することで、注力すべき活動を導き出す経営手法です。
日本の平均年収 432万円→
分給 41円
・ 平均給与 435万円
・ 1日の平均労働時間:7時間42分
・ 1年間の平均休日日数:113日
1年間の労働時間(分) 105840分= 1年間の労働日数252日×1日の労働時間(分)420分
分間給与 41円=平均給与435万円÷1年間の労働時間(分)105840分
<参考>
※厚生労働相 平成18年終了条件総合調査結果の概況
http://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/jikan/syurou/06/kekka1.html
※国税庁 民間給与の実態調査結果(全データ)(平成18年)
http://www.nta.go.jp/kohyo/tokei/kokuzeicho/minkan2006/menu/pdf/001.pdf
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紙で稟議を回している
■ 紙で申請する場合 ■
・一人当たり申請回数
36回/年
・次の承認者まで回送時間 10 分
「稟議」活動にかかるコスト
稟議 1回
: 1,640円
=回送時間10分×4回×分間給与41円
年間稟議代 : 2,952万円
=1回1,640円× 1人36回×500人
2,952万円/年
社員
課長
部長
本部長
社長
申請者
承認者
承認者
承認者
決済者
紙+印刷代金:90,000
=1枚当たり5円×36回×500人
+
紙+印刷代
90,000円
上記例)
・500名の企業
・決裁までの経路が、「課長」→「部長」→
「本部長」→「社長」である場合
・紙1枚+印刷代 5円
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申請・決済を電子化する
■利用前■
・一人当たり申請回数
36回/年
・次の承認者まで回送時間 1分
ワークフローを使うと・・・
稟議 1回
:164円
=回送時間1分×4回×分間給与41円
年間稟議代 :295.2万円
=1回164円× 1人36回×500人
2656.8万円/年の
コスト削減
社員
決済者
申請業務を電子化することで、社内の
コストを劇的に削減することができます。
申請者
承認者
承認者
承認者
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「サイボウズ
ワークフロー for ガルーン
2」 の特徴
申請業務を電子化することで改善できる「申請処理の効率アップ」「処理のミスを軽減」
「検索性の向上」 「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」 は、日頃の業務で頻繁に
利用する経費の処理から稟議書の申請まで、お手軽に導入できるワークフローシステ
ムです。
3つの特徴
■「サイボウズ ガルーン 2」とセットで手軽に導入
「サイボウズ ガルーン 2」に登録されているユーザー情報を「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」で
そのまま利用できます。組織変更などに伴う、複雑な権限などの変更作業も一度のメンテナンスで済みます。
最新の申請や承認案件は「ガルーン 2」 に通知されるので申請・承認業務の効率がさらにアップします。
また、「サイボウズ ガルーン 2」のハードウェアをそのまま利用できる※ので、トータルコストを劇的に抑えることが
可能です。
※利用状況によって、ハードウェアの増強が必要になる場合もございます。
■Webブラウザー上で申請フォームを簡単作成
Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成でき、専門の知識はいっさい不要。
さらに、すぐに使える無料テンプレートを60種類以上用意。
業務担当者レベルでも用途に応じて、様々なフォームの申請書類をすぐに作成できます。
■モバイルからも承認
上司が出張中だから処理がストップ…。そんな心配はありません。外出先からでも、
携帯電話から承認することが可能。承認者が不在の場合は、適切な代行者に
承認権を委譲することも可能です。処理履歴もきちんと残るので、管理面でも安心です。
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ワークフロー市場における「ワークフロー for ガルーン 2」の位置づ
け
大きな費用は掛けたくないけど、承認・申請を効率化したい。すぐに導入したいという方にお
すすめです。もちろんデータの出力は可能ですので、将来的な申請データの二次活用も可能
です。
基幹システム統合系
トータルコスト
◎ 承認データの活用レベルが一番高い
◎ 自社の運用に合わせて、柔軟なフローを
つくることができる
× 作りこむため、作成費用が高い
× 自社の運用フローがかわると、メンテナ
ンスコストがかかり、運用しづらい
× UIが使いづらいことが多く、利用されない
高
独立したワークフローシステム
適
合
性 低
◎ 承認データの活用レベルが高い
◎ フォームを自由につくれる
◎ プログラム等で複雑な経路を作れる
× 別途、ハードや構築費用がかかる
× 別システムのため、ユーザー管理等の
メンテナンスが大変
高
適
合
性
グループウェアとセットになっている
ワークフローシステム
◎ いつも利用するグループウェアの画面を使う
ので、活用レベルが一番高い
◎ グループウェアと一緒にメンテナンスできる
ので、管理コストが一番低い
◎ ハードや構築費用が別途発生しない
△ データの二次利用
△ 複雑なフォームやルートを作りづらい
トータルコスト
低
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ワークフローと日本版SOX法
2008年4月の日本版SOX法施行により、多くの企業で内部統制の強化に向けて
対応が進められています。
ワークフローシステムがあれば電子化されているため、紙での運用では難しい「検
索」が簡単になり、すぐに監査の指摘事項に対応できます。勿論、誤って紛失してし
まう恐れもありません。
ITに期待される機能
① 業務プロセスの可視化が可能であること
② 検索性の高さ
③ IT統制・統制活動が適正に運用されているか
④ モニタリングが容易に実施可能であるか
内部統制強化には
ワークフローシステムが必要不可欠!
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ワークフローシステムで対応できる内部統制
① 業務プロセスの可視化が可能であること
電子化することにより業務プロセスの問題点が明確になり、業務改善や業務効率化を可
能にします。証跡保存によって内部統制対策が強化され、外部監査用の資料作成の業
務負担も軽減されます。
【ワークフロー申請の詳細画面】
処理状況も人目で確認でき、承認者が代行者に承
認権を委譲した場合も、「誰の代理で誰が処理した
か」処理履歴がしっかりと記録。
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ワークフローシステムで対応できる内部統制
② 検索性の高さ
業務フローとして運用した実績データはすべてデータベース内に保存され、詳細検索も
可能なため、監査時の証跡確認やデータの健全性を保証する元情報として活用できま
す。
【ワークフロー申請の詳細画面】
各種申請フォームごとの申請データを、処理状況ごと
に絞り込んだり、申請者・申請日ごとに詳細検索が可
能。
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ワークフローシステムで対応できる内部統制
③ IT統制・統制活動が適正に運用されているか
業務処理統制を自動化するITGC(IT全般統制 )の運用が可能になります。
申請経路は、人事異動や組織変更にも効率的
に対応でき、組織図を自動反映。
申請内容の各項目には、アクセス権を設定可能。
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ワークフローシステムで対応できる内部統制
④ モニタリングが容易に実施可能であるか
誰がいつ、どのようなデータにアクセスし、どのような処理が行われたかを記録として残
すことで、問題があった場合は原因に遡る事ができます。
「ロギング」機能では、ログの詳細確認
からログのCSVデータ書き出しができ、
社員のアクセスログを解析する事が可
能。
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主な機能
シンプルな
ユーザー機能
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「サイボウズ ガルーン 2」との親和性
最新の申請/承認案件は、「サイボウズ ガルーン 2」のポータル画面上でリアルタ
イムに通知されるので、見逃すことがなく、スピーディな申請/承認業務が行えます。
【「ワークフロー」の申請処理画面】
【「サイボウズ ガルーン 2」 トップページ】
「ワークフロー」の一覧を
ポートレット化し、自分の申
請の処理状況を確認するこ
とができます。また、一時的
に保存した申請データをす
ばやく選択することもできま
す。
「ワークフロー」の申請デー
タを受信すると「最新情報」
に通知が表示されます。
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ワークフロー申請の流れ
申請内容の入力から申請経路の設定まで一連の操作を、Webブラウザ上で手
軽に操作できます。
申請フォームの選択
内容の入力
経路の設定
申請するワークフロー
のフォームを選択
内容確認
処理者はあらかじめ設
定されているので、変
更がなければそのまま
次に進む。
フォームの各項目
を入力するだけ。
内容と経路の確認。
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ユーザー機能
交通費申請で便利な 「路線ナビ連携」
交通費申請を行う時に、外出時に使った指定区間の電車運賃を調べて申請
フォーム内に取り込むことができます 。
【申請内容の入力画面】
路線検索サイトで調べて転記しなくてOK!
該当する経路を選択
すれば、経路と金額
が取り込まれます。
※こちらの機能は、「サービスライセンス」の有効期間内の
お客様へご提供するサービスです。
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ユーザー機能
代理申請
本来の申請者に代わって代理として申請することができます。申請内容には、代理申
請者が記録されるので、内部統制に対応した「監査証跡」として有効な記録になりま
す。
【代理人の設定画面(委任する側の設定画面)】
【代理人に設定されたユーザーのワークフロー画面】
「代理で申請する」から申
請処理をおこないます。
申請や承認を他の人に
委任したい場合は、あら
かじめ代理人を設定して
おくことができます。
【申請内容確認画面】
申請内容には、代理申請者
がしっかり記録されます。
複数の委任者がいる場合は、
リストから選択できます。
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ユーザー機能
承認予定/代理承認
自分が処理者に設定されている申請の処理が、現在どの経路まで進行しているか
確認できます。また、処理者が出張や長期休暇などで承認ができない場合、申請が
滞らないように代理人が処理を行うことができます。
【代理承認に設定されたユーザー代理承認一覧画面】
【承認予定一覧画面】
代理で承認する申請の一
覧が表示されます。
通常の承認と処理方法は
同じです。
自分が処理者に設定さ
れている申請の進行状
況を事前に確認できます。
【申請内容確認画面の進行状況】
申請内容には、代理承認者の
記録が残るようになっています。
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ユーザー機能
決裁処理:申請の差し戻し
未処理申請に対して、承認者は、「承認する」 「却下する」のほかに、「差し戻し」処理
を行うことができます。
【未処理申請の処理画面(承認者:部長)】
【差し戻された申請の処理画面】
承認者は経路のステップ単位で差
し戻すことができます。
却下はしないけど、再度確認をす
る場合や、修正事項を指摘する場
合などは、“差し戻し”を行えます。
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申請内容には、差し戻しの際の
コメントが記載されており、申請
者が再申請した後にも記録が残
ります。
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ユーザー機能
申請データを連続して処理する
未処理一覧に複数の申請データが表示されていた場合、処理を開始する番号を選択
し、以降の申請を連続して処理できます。承認や確認処理の多い方には、便利な機能
です。
【連続処理機能を使った未処理申請の処理画面】
【未処理申請の一覧画面】
1つの申請を処理した後、未処
理一覧へ戻らずに続けて次の
申請処理の画面に遷移するの
で、一度に大量の申請を処理す
る場合に利用すると便利です。
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ユーザー機能
経路途中での経路再設定機能
処理者が不在の場合でも、申請経路を変更することで、申請を滞りなく処理できま
す。
【未処理申請の処理画面】
【未処理申請の処理 ー 経路ステップの変更画面】
申請者と経路ステップのユーザーは、申請
が処理される前の申請経路を変更できます。
処理者が、出張やお休みなどで承認がして
もらえない時でも、経路の再設定が可能です。
※この機能は、管理者による経路変更の許可が必要です。
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ユーザー機能
モバイル対応
携帯電話のブラウザから申請データの承認/却下などの処理ができます。
オフィスを不在にしがちな場合でも、移動時間などを使って申請データを確認できるた
め、
処理待ちによる無駄な時間が短縮されます。【携帯電話から見たワークフロー受信一
覧】
モバイルからも
承認OK!
携帯電話やモバイルパソコンか
らスピーディーに申請承認する
ことが可能。申請から決裁まで
のスピード化が図れます。
※外部インターネット網からアクセスできるように環境構築が必要です。
※ファイルが添付されている申請は、ケータイから承認できません。
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主な機能
簡単フォーム設計
管理者機能
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ユーザー管理
「ガルーン 2」 のユーザー・組織・ロール情報をそのまま使えるので、メンテナンスに手
間がかかりません。「ガルーン 2」 のデータベースをそのまま利用するので、「ガルー
ン 2」のハード資産を活かせます。
※利用状況によってハードの増強が必要になる場合もございます。
営業 1 課
営業部
佐藤部長
山田課長
田中さん
藤田さん
谷課長
広末さん
山岸さん
原田課長
長谷川さん
山下さん
林原課長
松本さん
佐々木さん
中山さん
松本さん
工藤さん
木下さん
井上さん
大原さん
営業 2 課
システム開発課
本
社
開発部
池田部長
品質保証部
総務課
総務部
上田部長
経理課
部長ロール
課長ロール
派遣社員ロール
ロールを使って経路を設定すれば、自動で上長設定
ができます。組織変更があっても、「ガルーン 2」側で
メンテナンスを行えばワークフローにも反映!
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申請フォームの項目作成
管理機能
業務にあわせた入力フィールドの作成が簡単に行え、業務プロセスに沿った柔軟な
フォーム設計が行えます。また、60種類以上のテンプレートを無料で提供しているの
で、すぐに運用開始できます。
【システム設定画面:項目の追加画面】
【ユーザー画面:申請内容の入力画面
項目タイプを選択して必
要な項目を設定。初期
値の設定や入力文字の
制限が行えます。
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申請するユーザーの情
報(ログイン名・組織等)
を自動的に表示できます。
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管理機能
フォームごとに申請番号を採番
申請データに付ける申請番号の形式を申請フォームごとに設定することができます。
ユーザーが申請を行う際には自動で採番されます。
【システム管理:申請番号の設定画面】
申請フォームに番号を振ることで、管理す
る際に便利です。
年次切り替えをすることで、新年度から改
めて番号を振ることもできます。
例)旅費・交通費申請の申請番号
RYOHI%YYYY%-%SN%
→RYOHI2009-1
【申請内容の詳細画面】
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管理機能
アクセス権(申請項目)
設定した項目にアクセス権を設定することによって、承認ステップ上のユーザーに項目
の編集権限を与えることができます。
【システム設定画面:項目のアクセス権の変更】
例)申請者が添付したファイルに承認者
が電子印鑑を押すなど、ファイルを
修正して最終ファイルとして添付する
ことが可能です。
【ユーザー画面:マネージャーの承認画面】
【ユーザー画面:部長の承認画面】
例)マネージャーは、添付ファイ
ルを開いて確認ができます。
部長は、添付ファイルをダウ
ンロードして修正して再び添
付することができます。
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管理機能
管理権限委譲
システム管理者は、運用の管理権限を専任の担当者(運用管理者)に委譲する
ことができるので、システム管理者の雑務を軽減できます。
【システム管理:運用管理権限の設定画面】
申請フォームを各カテゴリごとに
管理し、カテゴリごとに管理者を
委譲することができます。
【管理権限を付与されたユーザーの画面(経理部 田中美子さん)】
運用管理権限を与えられたユー
ザーは、「申請フォームの作成」や
「申請データの削除」などの運用管
理をユーザーの操作画面で行えま
す。
設定例)
「経理関連」のカテゴリに格納さ
れている申請フォームの管理は、
経理部の運用管理権限を付与。
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管理機能
経路設定
【ロール】を使った経路設定
「ガルーン 2」のユーザー管理で設定されたロールを「ワークフロー」の承認経路に設定できます。
組織変更や人事異動があっても「ガルーン 2」のユーザー情報が更新されれば、申請書の経路に
は、自動的に所属部署の上長が設定されるので申請経路の管理コストがかかりません。
【システム管理画面:承認経路の初期値設
定】
自分の所属する部の上長が自動設定さ
れます。人事異動があっても再設定す
る必要はありません。
【ユーザー画面:申請経路の設定】
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管理機能
経路の条件分岐
設定する条件によって申請経路を自動的に分岐させることができます。
【システム設定画面:申請経路ステップの分岐条件設定】
「数値」「チェックボックス」「ラジオボタン」の値によっ
て、申請経路を自動分岐することができます。
設定例)
交通費が3万円以下の場合は、課長が最終決裁者。
3万円以上の場合は、部長が最終決裁者。
【ユーザー画面:3万円以上の交通費申請の経路】
【ユーザー画面:3万円未満の交通費申請の経路】
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管理機能
アクセス権(申請フォーム)
申請書が格納されているカテゴリごとのアクセス権の設定ができます。
【システム設定画面:アクセス権の設定】
例) 経理関連の申請書が格納されている
カテゴリには、派遣社員ロールとアルバ
イトロールを所持しているユーザーは閲
覧権限を与えない。
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管理機能
申請データの自動書き出し
申請フォーム毎に自動で承認後のデータをCSVファイルに書き出すことができます。
【システム設定画面:項目のアクセス権の変更】
最終承認がされると、申請データを指定のディレクトリ
に自動で書き出すことができます。
そのため、会計システム等に自動的にデータを反映さ
せることが可能となります。
※CSVファイルの基幹システムへの取り込みは含ま
れません。
※手動書き出しも可能です。
CSV
ファイル
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基幹システム
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申請フォームの無料テンプレート
専門知識は一切いりません。すぐに使える豊富な無料テンプレートを60種類以
上ご用意してます。
<経理関連>
旅費/交通費精算(近郊)
通勤交通費申請
国内出張申請
海外出張申請
交際費申請
仮払申請
事前費用申請
支払申請
備品/消耗品購入申請
慶弔給付金申請
国内出張精算
海外出張精算
交際費精算
仮払精算 小口/旅費精算
<人事関連>
住所変更届
寮/社宅入居申請
寮/社宅退去届
新入社員登録申請
結婚届
退職届
死亡届
出産届
セミナー/研修参加申請
資格試験受験申請
資格取得申請
在職証明書取得申請
<情報システム関連>
ユーザー登録申請
IPアドレス取得申請
<給与関連>
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届 E-Mailアドレス登録/変更申
請
休日出勤申請
外部からの接続申請
遅刻・早退届
機材持ち込み/持ち出し申請
残業申請
新規ソフトウェア購入申請
給与振込口座変更届
新規ハードウェア購入申請
扶養家族変更届
給与証明書取得申請
休職(復職)申請
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<資産関連>
図書購入申請
物品購入申請
廃棄申請
資産紛失報告届
<稟議/その他>
押印申請
汎用稟議書
購入稟議書
採用稟議書
個人情報新規取得申請
個人情報提供承認申請
休日入退館申請書
名刺発注申請
新聞/雑誌購読(停止)申請
保険対象外治療費補助申請
人間ドック申し込み
保養所利用申請
企画書
週報
出張報告書
事故報告届
苦情/相談処理報告書
などなど
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機能一覧
1. ユーザー機能
2. 管理機能
• 承認機能(承認/却下/差戻し/取り戻し/取り消
し)
• 承認時のコメント/ファイル添付
• 最新情報通知
• 優先度の設定
• 代理申請
• 代理承認
• 承認予定一覧
• 連続承認処理
• 経路再設定
• 路線ナビ連携
• 下書き保存
• 申請の差し戻し
• モバイル
• リマインダー対応
• 多人数省略表示
• ポートレット(受信一覧/送信一覧/下書き一覧)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
利用ユーザーの管理
フォーム作成
申請データの検索
管理権限委譲
申請番号の自動採番
経路自動設定
経路の条件分岐
共有経路
カテゴリに対するアクセス権
申請項目に対するアクセス権
申請データのCSV出力(手動/自
動)
• 申請データの公開設定
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ワークフロー導入事例
導入事例
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鴻池運輸株式会社様
導入事例
【利用規模】 2,200 名
【事業内容】 運輸・物流
【導入製品】 「サイボウズ ガルーン 2」
「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」
【導入前の状況】
以前は紙ベースでの捺印だったため、社内にいないと承認が滞
ることもあった。
【導入の決め手】
基本的な要件を満たしていることと、構築・運用負担の少ないノ
ンカスタマイズなパッケージ製品であることを重視。「ガルーン
2」はパッケージ製品の汎用性を持ちながら、連携APIを利用す
ることで個別要望にも応えられるカスタマイズ性も兼ね備えてい
ました。また、ユーザー側に高いスキルを要求しない点でも「ガ
ルーン 2」が最良の選択であると判断。
▲ 至急フラグで、優先的に承認すべき申請がわかる
【導入効果】
紙ベースでの捺印の手間を省くだけでなく、全社間での意思決
定スピードが大幅に上がった。場所を選ばず利用できる「ケータ
イ」環境から”承認“や”確認“ができることから出張の多い役員
層でのケータイでの活用頻度が高く、緊急時にも迅速に指示を
出せる。また、未承認事項についても滞留時間を確認できるの
で、承認者の責任範囲もより明確に。
▲承認予定一覧でこれから判断すべき事項を一目で確認
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エスプール株式会社様
【導入前の状況】
1999年の設立当初は、従業員約20名ので「サイボウズ
Office」を活用していたが、その後事業は急拡大を遂げ、
2006年には従業員200名を超え、業務拡大に伴い組織も複
導入事例
【利用規模】 300 名
【事業内容】 その他サービス業
【導入製品】 「サイボウズ ガルーン 2」
「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」
雑化し、管理コストが増加。また利用頻度が高いことによる、
レスポンス悪化が見られるようになった。
【導入の決め手】
「ガルーン 2」を選定した決め手は、使い勝手を変えずに、事
業規模拡大に対応できる柔軟性。また、創業当時から蓄積
された最も活用頻度の高いワークフローのデータを引き継ぎ
ながら利用できる点も重視。
【導入効果】
ワークフローは稟議・費用・採用・異動をはじめとした幅広い
決裁業務で活用され、スピーディーな経営判断を支える重要
な基盤となっている。決裁者は外出も多いので、ケータイか
ら利用することが多く、即座の判断が必要な際にも、時間や
場所を選ばず迅速に対応ができる。「内部統制」に対応した
運用変更は、段階的に変更しておりフォーム変更等運用
ルールを見直す際も、手軽に設定。アクセス権限も強化され
ており、運用の幅も広がった。
▲「ワークフロー for ガルーン 2」 申請内容確認画面
Copyright (C) 2010 Cybozu, Inc.
38
価格表
「サイボウズ ワークフロー for ガルーン 2」 価格表
ランク
ユーザー数
A
50
B
基本ユーザーライセンス
(新規)
継続サービスラーセンス
(2年目以降)
アカデミックライセンス
(新規)
¥600,000/50ユーザー
¥120,000/50ユーザー
¥360,000/ユーザー
51~249
¥11,000/ユーザー
¥2,200/ユーザー
¥6,600/ユーザー
C
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D
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E
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F
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