Transcript เอกสารชี้แจงในโครงการ HR network วันที่ 24-12

การปรับเปลีย
่ นการดาเนินการ
ด ้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองรับการปฏิบต
ั งิ านในระบบ MU-ERP-HR
ระบบบริหารทร ัพยากรบุคคล (MU-ERP-HR)
ระบบบริหารเงินเดือน
และค่าตอบแทน
(Payroll :PY)
สว่ นงานดาเนินการบันทึก
ข ้อมูลประวัตบ
ิ ค
ุ ลากรทุก
ประเภทและประมวลผล
เงินเดือนผ่านระบบ
ระบบงานทะเบียน
ประวัตบ
ิ ค
ุ ลากร
Personnel
Administration:
ระบบงานโครงสร ้าง
องค์กร (Organization
Management:
OM)
PA)
-2-
แผนการดาเนินการโครงการ MU – ERP – HR
1 Nov 10
OM PA
Go Live
18 - 19 &
23 – 25 Nov 10
29 – 30 Nov 10
& 1 Dec 10
16 – 17 Dec 10
PY End Users
Training
PY
Simulation#1
Simulation#2
PY
-3-
29 – 30 Dec
10 Run Payroll
for Jan 11
1 Jan 11
PY Go
Live
ระบบบริหารเงินเดือนและค่าตอบแทน : PY
ประมวลผล
เงินเดือนรอบ
ปกติ
ประมวลผล
เงินเดือน
(Regular Run)
ของเดือนที่ 2
(Off-Cycle
Run)
วันทาการสุดท ้าย
ของเดือนที่ 1
ภายในวันที่ 7
ของเดือน
จ่ายเงินเดือน
เดือนที่ 2
นอกรอบ
ให ้บุคลากร
3 วันทาการ
ิ้
สุดท ้ายก่อนสน
เดือน
วางฎีกาไปยัง
มหาวิทยาลัย
วางฎีกาไปยัง
มหาวิทยาลัย
ภายในวันที่ 10
ของเดือน
ภายในวันที่ 5
ของเดือน
เดือนที่ 2
เดือนที่ 1
-4-
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.1. การบรรจุและแต่งตัง้ บุคลากรใหม่
• วางแผนและดาเนินการล่วงหน ้า
• ระบุผลผลิต แหล่งเงิน และศูนย์ต ้นทุนของบุคลากร
ตัวอย่าง : พนักงานมหาวิทยาลัยบรรจุใหม่วน
ั ที่ 1 กุมภาพันธ์ 2554
บันทึกข ้อมูลในระบบ
ก่อนวันที่ 30 ม.ค.54
บันทึกข ้อมูลในระบบ
หลังวันที่ 30 ม.ค.54
• พนักงานได ้รับเงินเดือน เดือน ก.พ.
ิ้ เดือน ก.พ.54
ณ สน
• พนักงานได ้รับเงินเดือนตกเบิก เดือน ก.พ.
ิ้ เดือน มี.ค54
ณ สน
ิ ธิในการสมัครสมาชก
ิ กองทุนสารองเลีย
ี ซงึ่ ดาเนินการได ้ต่อเมือ
สท
้ งชพ
่ มีคาสั่ง
-5-
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
กระบวนการ
แนวปฏิบ ัติ
1.2.การตัดโอนตาแหน่ง
และอัตราเงินเดือน /
การย ้าย
(กรณีข ้ามสว่ นงาน)
• สง่ ผลกระทบถึงการเปลีย
่ นแปลงศูนย์ต ้นทุนของบุคลากร
• สว่ นงานทีร่ ับตัดโอน ฯ / ย ้าย สง่ เรือ
่ งไปยังมหาวิทยาลัยภายในวันที่ 15
ของเดือนก่อนถึงเดือนทีจ
่ ะมีผล
้
• กาหนดวันทีบ
่ ังคับใชไปล่
วงหน ้า โดยมีผลตัง้ แต่วน
ั ที่ 1 ของเดือนถัดไป
(ไม่ให ้ดาเนินการย ้อนหลังหรือให ้มีผลระหว่างเดือน)
1.3.การพ ้นจากงาน
• บันทึกข ้อมูลเข ้าระบบ หรือ ระงับการจ่ายเงินเดือนของบุคลากรทันทีเมือ
่
ทราบข ้อมูล
• การติดตาม เรียกเงินคืนเป็ นหน ้าทีข
่ อง HR ของสว่ นงาน
1.4.การเปลีย
่ นประเภท
บุคลากร
• ทาให ้เกิดการเปลีย
่ นแปลงแหล่งเงิน
• สว่ นงานดาเนินการล่วงหน ้า
-6-
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
ตัวอย่าง : กรณีดาเนินการตามข ้อ 1.2, 1.3 และ 1.4 หลังจากการประมวลผล
เงินเดือน
ี้ จงงานคลัง
ชแ
และทาเอกสาร
ขอปรับปรุง
บัญช ี
งานทรัพยากร
บุคคลบันทึก
ข ้อมูลเข ้าระบบ
และประมวลผล
ย ้อนหลังเดือน
ถัดไป
งานคลัง
ดาเนินการ
ปรับปรุงบัญชใี น
ระบบ AP
-7-
บันทึกรายการ
ปรับปรุงลงใน
ระบบ PY
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.5. การเบิกจ่ายเงินประจาตาแหน่งพนักงานมหาวิทยาลัยตาแหน่งประเภทผู ้บริหาร
•
•
กรณีตาแหน่งประเภทบริหารระดับสูง ระดับกลาง และระดับต ้น (ตามประกาศ
มหาวิทยาลัย ฯ)
กาหนดให ้เบิกจ่ายตรงทีร่ ะบบการเงินและบัญช ี (AP) เฉพาะกรณีสงั กัดสว่ นงาน แต่
ไปดารงตาแหน่งบริหารข ้ามสว่ นงาน
ตัวอย่าง : อาจารย์ ก สงั กัดสว่ นงาน A ดารงตาแหน่งผู ้ชว่ ยอธิการบดี ณ สานักงานอธิการบดี
สว่ นงาน A
• จ่ายเงินเดือนผ่านระบบ PY
สานักงานอธิการบดี
• จ่ายเงินประจาตาแหน่งประเภท
บริหารทีร่ ะบบ AP
-8-
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.6. การประมวลผลจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน
•
จ่ายค่าตอบแทนบุคลากรทุกประเภทผ่านระบบ PY โดยเฉพาะรายการเงินได ้หลักที่
นามาคานวณภาษี ยกเว ้นค่าตอบแทนบางประเภทจ่ายตรงทีร่ ะบบการเงินและบัญ ช ี
(AP)
AP
PY
•เงินประจาตาแหน่งประเภทบริหาร (กรณีข ้ามส่วนงาน)
•ค่ารักษาพยาบาลข ้าราชการ / ลูกจ ้างประจาเงินงบประมาณ
•ค่าเล่าเรียนบุตรข ้าราชการ / ลูกจ ้างประจาเงินงบประมาณ
•ค่ารักษาพยาบาลพนักงานเงินรายได ้
•เบีย
้ ประชุม
•เงินรางวัลกรรมการสอบ
•ค่าตอบแทนวิทยากร
•ค่าตรวจกระดาษคาตอบ
•เงินรางวัลผู ้บอกภาษา
•ค่าตอบแทนคณะกรรมการตรวจการจ ้าง
•เงินสมนาคุณกรรมการสอบสวนวินัยข ้าราชการ
•ค่าตอบแทนครูสอนดนตรี-นาฎศิลป์
•เงินเดือนและค่าตอบแทนบุคลากรทุกประเภท
•รอบปกติ (รายการเงินได ้-เงินหักตามเอกสารหมายเลข 1)
•รอบพิเศษ
-9-
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.7. รอบการประมวลผลจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน
•
•
กาหนดไว ้ 2 รอบ ได ้แก่ รอบปกติ (Regular Run) และรอบพิเศษหรือการ
ประมวลผลเงินเดือนนอกรอบ (Off-Cycle Run)
สว่ นงานสามารถกาหนดวันประมวลผลจ่ายเงินเดือนได ้ตามความเหมาะสมให ้
สอดคล ้องกับการวางฎีกาของมหาวิทยาลัย
รอบปกติ
รอบพิเศษ
(Regular
Run)
เงินได ้ – เงินหัก
(Off-Cycle
Run)
เงินได ้ – เงินหักนอกเหนือจาก
เอกสารหมายเลข 1 อาทิ
- ค่าล่วงเวลา
- ค่าสอนพิเศษ
ตามเอกสารหมายเลข 1
- ค่ารักษาพยาบาล (OPD/IPD) ของ
พม. และ พ.ส่วนงาน
- เงินรางวัลประจาปี
- เงินชดเชย
-เงินบาเหน็ จลูกจ ้างชัว่ คราวชาว
ต่างประเทศ
- ฯลฯ
- 10 -
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.8. รอบการเบิกจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน
• เบิก 2 รอบ ได ้แก่ รอบปกติ (Regular Run) และรอบพิเศษหรือ
การประมวลผลเงินเดือนนอกรอบ (Off-Cycle Run)
ิ้ เดือน
• จ่ายเงินเดือน 1 ครัง้ – 3 วันทาการก่อนสน
- 11 -
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.9. การเบิกเงินสวัสดิการของพนักงานมหาวิทยาลัย
ื่ สว่ นงาน)
และพนักงานมหาวิทยาลัย (ชอ
• บันทึกข ้อมูลเพือ
่ ประมวลผลรอบพิเศษ (Off-Cycle Run)
• จ่ายเดือนละ 1 ครัง้ พร ้อมเงินเดือน
- 12 -
แนวปฏิบ ัติดา้ นการบริหารทร ัพยากรบุคคล
เพือ
่ รองร ับการปฏิบ ัติงานในระบบ MU-ERP-HR
1.9. การเบิกเงินสวัสดิการของพนักงานมหาวิทยาลัย
ื่ สว่ นงาน)
และพนักงานมหาวิทยาลัย (ชอ
ขัน
้ ตอนการดาเนินการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการ ฯ
่ นงาน
งาน HR ของสว
กองทร ัพยากรบุคคล
เสนอเรือ
่ งขอเบิกเงิน
ภายในวันที่ 20
ิ ธิ์
•ตรวจสอบสท
•บันทีกข ้อมูลเข ้าระบบ
•สง่ เรือ
่ งไปยังมหาวิทยาลัย
ภายในวันที่ 27
ิ ธิ์
•ตรวจสอบสท
•อนุมัตข
ิ ้อมูลเข ้าระบบ
•สง่ เรือ
่ งคืนสว่ นงาน
ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป
รับเงินสวัสดิการ ฯ
พร ้อมเงินเดือนผ่านบัญช ี
ิ้ เดือน
3 วันทาการก่อนสน
ในถัดไป
•ตรวจสอบผลการอนุมัต ิ
•ประมวลผลเงินเดือน
นอกรอบ (Off-Cycle Run)
พน ักงานมหาวิทยาล ัย
- 13 -
2.การมอบอานาจ
อธิการบดี หรือรองอธิการบดีท ี่
ได ้รับมอบหมาย
หัวหน ้าสว่ นงาน หรือรองหัวหน ้า
สว่ นงานทีไ่ ด ้รับมอบหมาย
ตัดโอนตาแหน่งและอัตรา
เงินเดือน / ย ้ายภายในสว่ นงาน
ตัดโอนตาแหน่งและอัตรา
เงินเดือน / ย ้ายข ้ามสว่ นงาน
ลาออกจากราชการ / ลาออก
จากงานของบุคลากรในสว่ นงาน
14
- 14 -
แผนรองรับปั ญหาทีอ
่ าจเกิดขึน
้ หลัง PY Golive
บุคลากร
แจ ้งเจ ้าหน ้าที่
ผู ้รับผิดชอบระบบงาน
PY ของสว่ นงาน
ผู ้ปฏิบต
ั งิ าน PY สว่ นงาน
ตรวจ
สอบ
ข ้อมูล
กรณีไม่สามารถ
แก ้ไขข ้อมูลได ้
แจ ้ง Support
Team
กรณีแก ้ไขข ้อมูลได ้เอง
ดาเนินการแก ้ไขข ้อมูล/
ทาเอกสารทีเ่ กีย
่ วข ้อง
บุคลากรรับทราบ
HR Support Team
รับเรือ
่ งจาก
สว่ นงาน
กรณีไม่ต ้องขอเบิก
เงินสารองจ่าย
แจ ้งสว่ นงาน
ให ้แก ้ไขข ้อมูล
ตรวจ
สอบ
ข ้อมูล
แจ ้งบุคลากรรับทราบ
กรณีต ้องขอเบิก
เงินสารองจ่าย
แจ ้งสว่ นงานให ้แก ้ไข
ข ้อมูลและทาเรือ
่ งขอ
ยืมเงินสารองจ่าย
จบ
-15-
แผนรองรับปั ญหาทีอ
่ าจเกิดขึน
้ หลัง PY Golive
1. บุคลากรรับเงินเดือนไม่ถก
ู ต ้อง
ประเภทปัญหา
กรณีบค
ุ ลากรไม่ได้ร ับ
เงินเดือน หรือ ได้ร ับ
เงินเดือนไม่ครบ
กรณีบค
ุ ลากรได้ร ับ
เงินเดือนเกิน
การป้องก ัน
ก่อน Golive
•แจ ้งสว่ นงาน
ตรวจสอบข ้อมูล PA
กับคาสงั่ ต่าง ๆให ้
ครบถ ้วนสมบูรณ์
ทีส
่ ด
ุ ก่อนการ
ประมวลผลเงินเดือน
•ผลการกระทบยอด
ใน Simulation 1
และ 2
การดาเนินการหล ัง Golive
- หลังจากได ้รับแจ ้งปั ญหาจากสว่ นงาน ดาเนินการตรวจสอบ
ข ้อมูลและประสานงานกับสว่ นงาน เพือ
่ ให ้สว่ นงานจ่ายเงินจาก
ิ้ ภายใน 1 วัน
เงินยืมทดรองจ่ายของสว่ นงานให ้เสร็จสน
- กรณีผู ้รับผิดชอบทราบก่อน ให ้จัดทา bank file ใหม่ให ้
ถูกต ้องก่อนสง่ ธนาคาร
ื แจ ้งบุคลากรถึงสาเหตุทไี่ ด ้รับเงินเดือน
- สว่ นงานทาหนังสอ
เกินและติดตามทวงเงินบุคลากรคืนทันทีทงี่ านคลังของสว่ น
งาน
-16-
แผนรองรับปั ญหาทีอ
่ าจเกิดขึน
้ หลัง PY Golive
2. บุคลากรรับค่าตอบแทนไม่ถก
ู ต ้อง
ประเภทปัญหา
กรณีบค
ุ ลากรไม่ได้ร ับ
ค่าตอบแทน หรือ ได้ร ับ
ค่าตอบแทนไม่ครบ
กรณีบค
ุ ลากรได้ร ับเงิน
ค่าตอบแทนเกิน
การป้องก ัน
ก่อน Golive
•แจ ้งสว่ นงาน
ตรวจสอบข ้อมูล PA
กับคาสงั่ ต่าง ๆให ้
ครบถ ้วนสมบูรณ์
ทีส
่ ด
ุ ก่อนการ
ประมวลผลเงินเดือน
•ผลการกระทบยอด
ใน Simulation 1
และ 2
การดาเนินการหล ัง Golive
- แจ ้งให ้บุคลากรทราบถึงปั ญหาทีเ่ กิดขึน
้ และให ้ทาการ
เบิกจ่ายให ้ในเดือนถัดไป
- กรณีผู ้รับผิดชอบทราบก่อน ให ้จัดทา bank file ใหม่ให ้
ถูกต ้องก่อนสง่ ธนาคาร
ื แจ ้งบุคลากรถึงสาเหตุทไี่ ด ้รับเงิน
- สว่ นงานทาหนังสอ
ค่าตอบแทนเกินและติดตามทวงเงินบุคลากรคืนทันทีทงี่ าน
คลังของสว่ นงาน
-17-
แผนรองรับปั ญหาทีอ
่ าจเกิดขึน
้ หลัง PY Golive
3. รายการเงินหักต่าง ๆ ของบุคลากรไม่ถก
ู ต ้อง
ประเภทปัญหา
กรณีห ักเงินไม่
ครบถ้วน / ไม่ได้ห ัก
เงิน / ห ักเงินเกิน
กรณีห ักเงินบุคลากร
ผิดราย
การป้องก ัน
ก่อน Golive
•แจ ้งสว่ นงานตรวจสอบ
ข ้อมูลกับรายการเงินหัก
ต่าง ๆ จากข ้อมูลเดิม
หรือจากเอกสารให ้
ครบถ ้วนสมบูรณ์ทส
ี่ ด
ุ
ก่อนการประมวลผล
เงินเดือน
•ผลการกระทบยอดใน
Simulation 1 และ 2
การดาเนินการหล ัง Golive
- แจ ้งให ้บุคลากรทราบถึงปั ญหาทีเ่ กิดขึน
้ และให ้บุคลากร
ติดต่อหน่วยงานทีเ่ ป็ นเจ ้าหนีเ้ พือ
่ ชาระเงิน / เรียกเงินคืน
- บันทึกข ้อมูลในระบบให ้ถูกต ้อง
- สว่ นงานติดต่อหน่วยงานทีเ่ ป็ นเจ ้าหนีเ้ พือ
่ นาเงินคืนให ้กับ
บุคลากรทีบ
่ ค
ุ ลากรทีห
่ ก
ั ผิดราย
- บุคลากรทีไม่ได ้นาสง่ เงินให ้หน่วยงานเป็ นเจ ้าหนี้ นาเงิน
ไปชาระกับเจ ้าหนี้
18
-18-
แผนรองรับปั ญหาทีอ
่ าจเกิดขึน
้ หลัง PY Golive
4. บุคลากรจ่ายภาษี สงู
ประเภท
ปัญหา
บุคลากรมีเงินได้
ณ เดือนนน
ั้ สูง
ฐานคานวณภาษี
ของบุคลากร เข้า
rate 20 %
การป้องก ันก่อน
Golive
การดาเนินการหล ัง Golive
•แจ ้งสว่ นงานให ้
ั พันธ์ให ้บุคลากร
ประชาสม
กรอกข ้อมูลการลดหย่อน
ภาษี และสอนสว่ นงานบันทึก
ข ้อมูลการลดหย่อยภาษีใน
ระบบตัง้ แต่วันที่ 7
พฤศจิกายน 2553
• ประมวลผลข ้อมูลบุคลากร
ทีม
่ ก
ี ารหักภาษี เกิน 10%
และแจ ้งสว่ นงานเพือ
่ แจ ้ง
บุคลากรทราบ
- หลังจากการประมวลผลเงินเดือนและค่าตอบแทน ให ้ออก
รายงานข ้อมูลภาษี เพือ
่ ตรวจสอบว่ามีบค
ุ ลากรท่านใดจ่าย
ภาษี ทส
ี่ งู ผิดปกติ
- ตรวจสอบค่าลดหย่อนของบุคลากร พร ้อมทัง้ สอบถาม
ข ้อมูลเพิม
่ เติมจากบุคลากรว่ามีการแจ ้งค่าลดหย่อนครบ
หรือไม่
- อธิบายถึงสาเหตุวา่ เหตุใด บุคลากรมีการจ่ายภาษีทส
ี่ งู
19
-19-