Transcript Accounting Information Systems: An Overiew

Accounting Information Systems
Einführung
Überblick


Bei einem Accounting Information System
(AIS) handelt es sich um die Summe aller
Ressourcen (Menschen, Geräte, Methoden),
welche dazu dienen, Finanzdaten in
Finanzinformationen zu transformieren.
Diese Transformation findet sowohl manuell als
auch computerunterstützt statt.
Lernziele
1
2
Verständnis für Transaktionszyklen (transaction
cycles) und die Struktur des internen
Kontrollsystems.
Begreifen der Organisationsstruktur der
Informationsfunktion in Unternehmen.
Lernziele
3
4
Anwendungen der Informationstechnologie in
Unternehmensorganisationen erkennen.
Den prinzipiellen Entwicklungsweg von ITSystemen verstehen.
Lernziel 1
Zusammenhang zwischen
Transaktionszyklen
und dem internen
Kontrollsystem
Information und Entscheidung


1
2
Unternehmen transformieren bestimmte Inputs
in Waren und Dienstleistungen.
Wer sind die Hauptadressaten von
Rechnungsweseninformationen?
Externe Adressaten
Interne Adressaten
Information und Entscheidung

–
–
–
–
–
Wer sind die wichtigsten externen Adressaten?
Aktionäre
Potentielle Investoren
Kreditgeber
Behörden
Kunden und Lieferanten
Information und Entscheidung

–

Wer sind die wichtigsten internen Adressaten?
Management
Unterschiedliche Management-Ebenen besitzen
unterschiedliche Informationsbedürfnisse!
Information und Entscheidung
Top-Level
Management
Middle
Management
Lower-Level
Management
Strategisch
Taktisch
Operational
Transaktionsorientiert
Verdichtung
und Filterung
Informationssysteme



Der Begriff Informationssystem legt den
Computereinsatz nahe (nicht zwingend!).
Was ist ein computergestütztes
Informationssystem?
Eine Kombination von Hard- und Software zur
Transformation von Daten in Informationen.
Informationssysteme
Electronic Data Processing System (EDP)
Data Processing System (DP)
Management Information System (MIS)
Decision Support System (DSS)
Expert System (ES)
Executive Information System (EIS)
Accounting Information System (AIS)
Geschäftsprozesse



Ein Geschäftsprozess ist eine zusammenhängende
Folge von Einzelaktionen, die mit Daten,
Organisationseinheiten und einer logischen Zeitfolge
verknüpft sind.
Geschäftsprozesse werden von wirtschaftlichen
Ereignissen (events) ausgelöst und besitzen genau
definierte Anfangs- und Endpunkte.
Die auslösenden Ereignisse sowie die dann folgenden
Aktionen sind für die meisten Unternehmen ähnlich.
Geschäftsprozesse
Primäre Geschäftsprozesse
EinkaufsLogistik
VerkaufsLogistik
Operativer
Bereich
Marketing
Service
Geschäftsprozesse
Unterstützende Geschäftsprozesse
Beschaffung
F&E
Human
Resources
Infrastruktur
Transaktionszyklen

1
2
3
4
Vier Transaktionszyklen sind den meisten
Unternehmen gemein:
Einnahmenzyklus
Ausgabenzyklus
Produktionszyklus
Finanzierungszyklus
Transaktionszyklen



Zyklus Nr. 5: Jahresabschluß-Zyklus.
Der Jahresabschluß-Zyklus ist kein operativer
Zyklus (Reporting Cycle).
Dieser Zyklus erhält Daten aus den anderen
Zyklen und transformiert diese zu Berichten.
Internes Kontrollsystem

–
–
–
Der interne Kontrollprozess soll folgende
Zielerreichungen hinlänglich garantieren:
Zuverlässigkeit des finanziellen
Berichtswesens
Effektivität und Effizienz operativer Abläufe
Einhaltung aller relevanten gesetzlichen
Bestimmungen und Standards
Internes Kontrollsystem

–
–
–
–
–
Woraus besteht das IKS?
Kontollumgebung (control environment)
Risiko-Einschätzung (risk assessment)
Kontrollhandlungen (control activities)
Information und Kommunikation
Überwachung (monitoring)
Internes Kontrollsystem




Wie wird das Prinzip der Funktionstrennung im
Rechnungswesen umgesetzt?
Keine Abteilung bzw. kein einzelner Mitarbeiter
sollte die Berichtsfunktion über seine eigene
operative Tätigkeit ausüben.
Was ist eine interne Prüfung (internal audit)?
… eine unabhängige Kontrolle durch eigene
Mitarbeiter.
Lernziel 2
Begreifen der
Organisationsstruktur der
Informationsfunktion in
Unternehmen
Informationsfunktion


Die Informationsfunktion verarbeitet die Daten
zu Informationen.
Innerhalb der Unternehmen hat sich diese
Funktion organisatorisch zunehmend
kompliziert bis hin zu hochspezialisierten
technischen Abteilungen.
Informationsfunktion
Chief
Information
Officer
Manager
Systems
Analysis
Manager
Programming
Manager
Operations
Steering
Committee
Manager
Technical
Support
Manager
User
Support
Informationsfunktion
Manager
Systems
Analysis
Manager
Programming
Application
Analysts
Application
Programmers
Informationsfunktion
Manager
Operations
Maintenance
Programmers
File
Librarian
Data
Entry
Operators
Computer
Operators
Informationsfunktion
Manager
Technical
Support
Systems
Programmers
Communication
Database
Analysts
Administration
Informationsfunktion


Eine andere Möglichkeit besteht darin, in den
Bereichen Systemanalyse und
Programmierung eine Projektorganisation
vorzusehen.
Dabei werden Systemanalytiker und
Programmierer einzelnen Projekten
zugewiesen.
Lernziel 3
Anwendungen der
Informationstechnologie in
Unternehmensorganisationen
End-User Computing


End-user computing (EUC) bedeutet die
direkte Umsetzung von Algorithmen in Code
durch den Endanwender.
Die Endanwender erstellen ihre eigenen
Problemlösungen, wobei die Organisation die
Ressourcen zur Verfügung stellt.
EUC am Großrechner
Database
Accounts Receivable
Data
User Report
Query Language
Processor
User Submits
Query Language
Job
Database
Access Control
Software
Datenverarbeitung für den End User
Traditioneller Ansatz
End User
Information System
Specialists
Data
Processing
Datenverarbeitung für den End User
End-User Ansatz
Database Software on
End User
Personal Computer
Data
Processing
Datenverarbeitung für den End User
Personal computers (PCs) geben dem End
User die Möglichkeit zu eigenen Lösungen.
 Wenn die Daten einmal verfügbar sind, kann
der End User sie selbst weiter
verarbeiten.

Quick-Response Technologie




Quick-response Systeme sind für den Total
Quality Performance-Ansatz (TCP)
erforderlich.
TQP wird auch als TQM oder Total Quality
Management bezeichnet.
Wesentliche Grundhaltung: alles soll schon
beim ersten mal “richtig” gemacht werden.
TQP fokussiert auf die Kundenzufriedenheit.
Quick-Response Technologie

1
2
3
Voraussetzungen für die Quick-Response
Technologie:
Standardisierte Hard- und Software
Electronic Data Interchange (EDI)
Universal Product Code (UPC = Bar Code) zur
Produktidentifizierung (Scannerkassen etc.)
Quick-Response Technologie
Produktverkauf
beim Händler
Computer
System
(Händler)
Scan Bar Code
Electronic Data
Interchange
Versand der
Lieferung
Computer
System
(Hersteller)
Web Commerce




Verkäufe via World Wide Web steigen weiter
an.
Vorteile?
Für Kunden: kein “Anstellen” im
Geschäftslokal.
Für Händler: Kostenersparnis durch
automatisierten Bestellvorgang.
Electronic Data Interchange




EDI = der direkte Transfer von Geschäftsdaten
(computer-to-computer) über ein
Kommunikationsnetzwerk.
Unterschied zwischen EDI und email?
email: die Nachrichten werden von Menschen
erzeugt und gelesen.
Bei EDI werden die Nachrichten direkt
zwischen Computern ausgetauscht.
Electronic Data Interchange
Händler
spart
Papier
Bestellung
Hersteller
spart
Zeit
Computer-Integrated Manufacturing


Computer-integrated manufacturing (CIM) ist
ein integriertet Ansatz zum IT-Einsatz in
Produktionsbetrieben.
CIM reduziert IT-Kosten und verbindet
Hersteller, Händler und Kunden durch den
Einsatz von EDI.
Computer-Integrated Manufacturing

–
–
–
–
Woraus besteht ein CIM System?
computer-aided design (CAD) workstations
Echt-Zeit Produktionsüberwachungs- und
-kontrollsystem
Bestell- und Lagerverwaltungssystem
Electronic Funds Transfer (EFT)


Electronic Funds Transfer Systeme sind
Zahlungssysteme, in denen Kommunikation
und Verarbeitung hauptsächlich oder
ausschließlich elektronisch erfolgen.
Banken können dadurch mit den EDIAnwendungen ihrer Kunden kommunizieren.
Lernziel 4
Die Entwicklung von
Informationssystemen
verstehen
Systementwicklung im
Rechnungswesen


AIS können entweder intern (durch eigene
Mitarbeiter) oder extern (von Softwarefirmen)
entwickelt werden.
Die Systementwicklung sollte durch interne
und externe Prüfer (Audits) begleitet werden
(extern: WP, intern: Innenrevision).
Systementwicklung im
Rechnungswesen

–
–
–
Die 3 Phasen der Systementwicklung:
Systemanalyse
Systems-Design
System-Implementierung
Systementwicklung im
Rechnungswesen



Systemanalyse: Lösungsansätze für
spezifische Problemstellungen entwickeln und
bewerten.
Der Schwerpunkt liegt auf der Gesamtfunktion
des Systems.
Die einzelnen Zielsetzungen des Systems
müssen gegeneinander abgewogen werden.
Systementwicklung im
Rechnungswesen

–
–
–
Zielsetzungen der Systemanalyse:
Qualität der Information verbessern
interne Kontrolle verbessern
(wo möglich) Kosten reduzieren
Systementwicklung im
Rechnungswesen


System-Design: Detailentwurf des in der
Systemanalyse gewählten Lösungsansatzes.
Bewertung von Effektivität und Effizienz
unterschiedlicher Desing-Varianten unter dem
Blickwinkel der Funktionalität des
Gesamtsystems.
Systementwicklung im
Rechnungswesen


–
–
–
System-Implementierung: Konkrete
Umsetzung des gewählten System-Desings
(Programmierung, Installation).
Besteht aus folgenden Schritten:
Test (vor der eigentlichen Installation)
Systemdokumentation
System-Review (inkl. Abnahme)
System-Ansatz




Worin besteht der System-Ansatz?
Stufenweise Vorgangsweise bei der
Systementwicklung.
Ziel ist die geordnete und kontrollierte
Umsetzung von System-Projekten.
Besteht aus 6 Teilschritten
System-Ansatz
1
2
3
4
5
6
Definition der System-Ziele
Entwicklung alternativer Lösungsansätze
Systemanalyse
System-Design
System-Implementierung
System-Evaluierung
Verhaltenstheoretische Aspekte



Durch neue IT-Systeme werden neue ArbeitsBeziehungen zwischen den vorhandenen
Mitarbeitern etabliert.
Es ändern sich die Arbeitsinhalte und u.U.
auch die Organisationsstruktur.
Technische, verhaltenstheoretische, situative
und persönliche Aspekte müssen
berücksichtigt werden (Akzeptanz)!
Verhaltenstheoretische Aspekte


Die Mitarbeiter-Akzeptanz und –Schulung
muss bereits in der Design-Phase
sichergestellt werden.
Das System sollte von Anfang an aus der
Endanwender-Sicht im Kontext der konkreten
Organisation geplant und entwickelt werden.