Transcript Microsoft Access

Microsoft Access
ระบบฐานข้ อมูล
1
ระบบฐานข้อมูล
 ฐานข้ อมูล เป็ นการนาเอาข้ อมูลต่างๆที่มคี วามสัมพันธ์กน
ั มาจัดเก็บไว้ ในที่เดียวกัน
เพื่อให้ สามารถใช้ ข้อมูลเหล่านั้นร่วมกันได้ อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิาาพ
2
องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล
 ข้ อมูล
 ฮาร์ดแวร์
 ซอฟท์แวร์ Database Management System (DBMS)
 ผู้ใช้ ระบบฐานข้ อมูล
- End User
- Application Programmer
- Database Administrator
3
ประโยชน์ของฐานข้อมูล
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
4
ลดความซา้ ซ้ อนของข้ อมูล
สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้ งของข้ อมูลได้ ในระดับหนึ่ง
สามารถใช้ ข้อมูลร่วมกันได้
สามารถควบคุมความเป็ นมาตรฐานได้
สามารถจัดหาระบบความปลอดาัยที่รัดกุมได้
สามารถควบคุมความถูกต้ องของข้ อมูลได้
สามารถตอบสนองต่อความต้ องการใช้ ข้อมูลในหลายรูปแบบ
เกิดความเป็ นอิสระของข้ อมูล
Database Management System(DBMS)
5
เป็ นโปรแกรมที่ทาหน้ าที่เป็ นตัวกลางในการติดต่อระหว่างผู้ใช้ กบั ฐานข้ อมูล
ทาหน้ าที่ในการควบคุมการสร้ างและเรียกใช้ ฐานข้ อมูล เพื่อจัดการและควบคุมความ
ถูกต้ อง ความซา้ ซ้ อน และความสัมพันธ์ระหว่างข้ อมูล เช่น
 microsoft Access จากบริษัทไมโครซอฟท์
FoxPro
ORACLE
Informix
Paradox
dBaseIV
MySQL
SQL Server
หน้าทีข่ องDBMS
 แปลงคาสั่งที่ใช้ จัดการกับข้ อมูลาายในฐานข้ อมูล ให้ อยู่ในรูปแบบที่ฐานข้ อมูลเข้ าใจ
 ทาหน้ าที่ในการนาคาสั่งต่างๆซึ่งได้ รับการแปลแล้ ว ไปสั่งให้ ฐานข้ อมูลทางาน
 ป้ องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นกับข้ อมูลาายในฐานข้ อมูล
 ทาหน้ าที่รักษาความสัมพันธ์ของข้ อมูลาายในฐานข้ อมูลให้ มค
ี วามถูกต้ องอยู่เสมอ
 ทาหน้ าที่เก็บรายละเอียดต่างๆที่เกี่ยวข้ องกับข้ อมูลาายในฐานข้ อมูลไว้ ใน Data Dictionary
 ทาหน้ าที่ควบคุมให้ ฐานข้ อมูลทางานได้ อย่างถูกต้ องและมีประสิทธิาาพ
6
Database Administrator(DBA)
 ผู้บริหารที่ทาหน้ าที่ควบคุมและตัดสินใจในการกาหนดโครงสร้ างของฐานข้ อมูล
ชนิดข้ อมูล วิธกี ารจัดเก็บ รูปแบบในการเรียกใช้ ข้อมูล ความปลอดาัยของข้ อมูล
และกฎระเบียบที่ใช้ ควบคุมความถูกต้ องของข้ อมูล
7
ข้อเสียของระบบฐานข้อมูล
 ระบบมีความซับซ้ อน
 มีค่าใช้ จ่ายสูงขึ้น
 ต้ องใช้ ซอฟท์แวร์และฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม
 หากระบบเกิดความล้ มเหลว จะทาให้ มีผลกระทบกับการทางานขององค์กรอย่าง
กว้ างขวาง
 การกู้คน
ื ทาได้ ยาก ต้ องใช้ เครื่องมือต่างๆมากขึ้น
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
เริ่มต้ นสร้ างฐานข้ อมูลใหม่
18
1. เลือกแฟ้ ม(File)สร้าง
2. เลือกฐานข้อมูลเปล่า
3. ตั้งชื่อแฟ้ ม เลือกตาแหน่งที่จดั เก็บจากนั้นกด สร้าง
19
20
Table
1
2
3
21
22
23
24
25
การนาข้อมูล Excel เข้ามาในตาราง Access
1. เลือกแฟ้ มการรับข้อมูลนาเข้าเลือกไฟล์ Excel ที่ตอ้ งการ
26
27
28
29
30
31
การนาข้อมูลจากไฟล์นามสกุล DBF เข้ามาในตาราง Access
1. คลิกขวาที่ตารางเลือกนาเข้า
2. เปลี่ยนชนิดแฟ้ ม เป็ น dBase
3. เลือกแฟ้ มที่ตอ้ งการ กดนาเข้า
32
การสร้างตารางจากแม่แบบตาราง (Table Templates)
 เมื่อคลิกปุ่ มแม่แบบตารางแล้ ว จะมีรายการย่อยให้ เลือก คือ ที่ตด
ิ ต่อ งาน
 ประเด็น เหตุการณ์ และสินทรัพย์ ให้ เลือกรายการที่ตดิ ต่อ จะได้ ตารางใหม่ท่มี ี
ฟิ ลด์และกาหนดชนิดและรูปแบบข้ อมูลมาให้ เรียบร้ อยแล้ ว
33
34
Query(แบบสอบถาม)
 Query จะทำหน้ำทีเ่ ลือกข้อมู ลทีส่ นใจจำก Table มำแสดงหรือมำ
ประมวลผล เช่น กำรคำนวณค่ำ, กำรรวมผลข้อมูล, กำรหำค่ำเฉลีย่ ของข้อมูล
เป็ นต้น อีกทั้งยังสำมำรถเชื่อมข้อมูลจำกสอง Table เข้ำด้วยกันในลักษณะ
ของRelation Database ได้อีกด้วย นอกจำกนั้น Query ยังสำมำรถที่
จะแก้ไขข้อมูล, เพิม่ ข้อมูล และลบข้อมูลใน Table ได้อีกด้วย
กำรให้ผูใ้ ช้เรียกผ่ำน Query จะช่วยให้ผูใ้ ช้งำนสำมำรถเลือกเฉพำะ
ข้อมูลที่สนใจมำแสดงหรือแก้ไขได้ง่ำยรวมทั้งนำมำประมวลผลได้เช่นกัน
35
การสร้างแบบสอบถามโดยใช้ตวั ช่วยสร้าง
36
1. เลือกแบบสอบถามสร้างแบบสอบถามโดยใช้ตวั ช่วยสร้าง
2. เลือกตารางที่ตอ้ งการ
3. เลือกฟิ ลด์ที่ตอ้ งการ กด ถัดไป
1. ตั้งชื่อแบบสอบถาม กด เสร็ จสิ้ น
37
การออกแบบแบบสอบถามเพื่อค้นหาตามเงื่อนไข
1. เลือกแบบสอบถามที่ตอ้ งการ
2. เลือกมุมมองออกแบบ
38
การออกแบบแบบสอบถามเพื่อเรี ยงลาดับข้อมูล
1. เลือกฟิ ลด์ที่ตอ้ งการ
2. ตาแหน่งเรี ยงลาดับ กดเลือกรู ปแบบการเรี ยงลาดับที่ตอ้ งการ
3. กดบันทึก ดูผลลัพธ์
39
การค้ นหาตามเงื่อนไข (Criteria)
เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ
= เท่ากับ
< น้ อยกว่า
<= น้ อยกว่าหรือเท่ากับ
> มากกว่า
>= มากกว่าหรือเท่ากับ
<> ไม่เท่ากับ
40
ตัวอย่าง
• HN : = 0000528
• FNAME : = นพรัตน์
• CHANGWAT :<> 21
• DATE_SERV:<Date()-30
การค้ นหาตามเงื่อนไข (Criteria)
ตัวกระทำเพือ่ เลือกข้อมูลเป็ นกลุ่ม
Between ข้อมูล1 And ข้อมูล2
หาข้ อมูลที่อยู่ในช่วง ข้ อมูล1 และ ข้ อมูล2
In(ข้อมูล1, ข้อมูล2,...)
หาข้ อมูลเฉพาะที่ตรงกับที่ระบุในวงเล็บ
Like “ข้อมูล”
หาข้ อมูลทั้งหมดที่ตรงตามที่กาหนดใน “ข้ อมูล”โดยอาจใช้ wildcard character
ร่วมด้ วยได้
• HN between 0000001 and 0000100
• DOB: between #1/1/2545# and #31/12/2555#
• TITLE : in(“นาย”,”ด.ช.”)
41
เงื่อนไข (Criteria) Like กับ Wildcard character
* แทนอักษรหรือตัวเลขใดๆก็ได้ กี่ตัวก็ได้
•
FNAME Like *ส*
เช่น ส* อาจเป็ น สมชาย, สวย, สนม
? แทนอักษรหรือตัวเลขใดๆก็ได้ 1 ตัว ณ ตาแหน่งนั้น
• FNAME Like ส?ย
เช่น ส?ย อาจเป็ น สวย, สาย, ส1ย
# แทนตัวเลขใดๆก็ได้ 1 ตัว ณ ตาแหน่งนั้น
• HN Like 0000###
เช่น 0000### อาจเป็ น 0000101, 0000999
42
เงื่อนไข (Criteria) Like กับ Wildcard character
[ ] แทนช่วงอักษรหรื อตัวเลขที่อยูใ่ นวงเล็บ
เช่น [ABC] จะได้ A, B, C
[A-D] จะได้ A, B, C, D
[A-C]* อาจเป็ น Ant, Bat, Computer
[A-C][12] อาจเป็ น A1,A2,B1,B2,C1,C2
• DIDNAME : Like”[A-C]*”
! แทนตัวอักษรหรื อตัวเลขนอกเหนือที่ระบุ
เช่น !S* จะได้ ข้อมูลอะไรก็ได้ที่ไม่ได้ข้ ึนต้นด้วย S
43
เงื่อนไข (Criteria)
Field
Name
Zipcode
Salary
44
Criteria
Result
Like “พ*”
ผู้ท่ชี ่ ือขึ้นต้ น ด้ วย พ
In(“10240”, “10250”, “10310”) ผู้ท่อี ยู่ในเขตรหัสไปรษณีย์
10240 หรือ 10250 หรือ10310
Between 5000 And 7000 ผู้ท่มี ีเงินเดือนระหว่าง 5000 ถึง
7000
เงื่อนไข (Criteria)
Is Null แสดงเฉพาะเรคคอร์ดที่มีค่าว่าง
• PERSON_ID : is null
Is Not Null แสดงเฉพาะเรคคอร์ดที่มีค่าเก็บอยู่
•PERSON_ID : is not null
45
การค้ นหาตามการป้อนค่ า
หากต้องการระบุชื่อฟิ ลด์ในเงื่อนไข เพื่อนาค่ามาเปรี ยบเทียบ ให้เขียนอยูใ่ นเครื่ องหมาย [ ]
ใส่ช่ือที่ต้องการค้ นหาในเครื่องหมาย [….]
• FNAME : LIKE[กรุ ณาป้ อนชื่อที่ตอ้ งการ]&*
46
• ทดลองค้นหา DOB ตามช่วงเวลาที่ป้อนเข้าไปค้นหา
•Between [start] And [end]
1
การประมวลผลข้อมูล
 ให้ click ขวาที่ตารางด้ านล่างเลือก ∑ ผลรวม
47
Query - Options
 Group By คือการจัดกลุ่มของข้ อมูลที่เหมือนกันเข้ าเป็ นกลุ่มเดียวกัน
 Sum
 Avg
 Min
 Max
 Count
 StDev
 Var
48
คือการหาผลรวมของข้ อมูล
คือหาค่าเฉลี่ยของข้ อมูล
คือการหาค่าต่าสุดของข้ อมูล
คือการหาค่าสูงสุดของข้ อมูล
คือการนับจานวน Record ทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มนั้น
คือการหาค่าส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานทางสถิติ (Standard
Deviation)
คือการหาค่าความแปรปรวนทางสถิติ (Variance)
การใช้ฟังก์ชนั
49
การค้นหาข้อมูลจากหลายตาราง
50
การสร้างแบบสอบถามแบบมีการคานวณ
 เราสามารถนาทาการคานวณค่าที่จากฟิ ลด์ในตารางได้ เช่นคานวณว่าผู้ป่วยเข้ าพักกี่
วัน โดยนาค่าจากตาราง IPD5504
 เลือก HN,AN,DATEADM,ADTEDSC
 เขียนฟังก์ชันเพื่อทาการคานวณ dif: [DATEDSC]-[DATEADM]
51
การสร้างแบบสอบถามแบบมีการคานวณด้วยฟั งก์ชนั DateDiff
 พิมพ์ Age: DateDiff ("yyyy", [DOB], Date())
 อายุเป็ นชื่อที่คณ
ุ ใช้ สาหรับเขตข้ อมูลจากการคานวณ ถ้ าคุณไม่ต้งั ชื่อให้ เขตข้ อมูล
Access จะใช้ ช่ ือทั่วไปสาหรับเขตข้ อมลูน้นั ตัวอย่างเช่น EXPR1 สตริงที่ตาม
ด้ วยเครื่องหมายจุดคู่(:) คือนิพจน์ท่ใี ห้ ค่าสาหรับระเบียนแต่ละระเบียน ฟังก์ชัน
DateDiff จะคานวณความแตกต่างระหว่างวันที่สองวัน และส่งกลับความแตกต่าง
นั้นในรูปแบบที่กาหนดไว้ รูปแบบ yyyy จะส่งกลับความแตกต่างเป็ นปี และ
องค์ประกอบ [DOB] กับ Date() ของนิพจน์จะให้ ค่าวันที่สองค่า Date คือ
ฟังก์ชันที่ส่งกลับวันที่ปัจจุบนั ส่วน [DOB] คือเขตข้ อมูล BirthDate ในตาราง
ต้ นแบบ
 หมายเหตุ การคานวณที่ใช้ สาหรับอายุในตัวอย่างนี้เป็ นการประมาณที่อาจจะ
คลาดเคลื่อนเล็กน้ อย ขึ้นอยู่กบั เดือนปัจจุบนั
52
การสร้างแบบสอบถามแบบมีการคานวณด้วยฟั งก์ชนั DateAdd
 Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))
 ใช้ฟังก์ชนั Date และฟังก์ชนั DateAdd เพือ่ ส่งกลับระเบียนทั้งหมด
ระหว่ำงวันทีข่ องวันนี้ และวันทีข่ องอีกสำมเดือนหลังจำกวันนี้
53
รายงาน
 คือ Object ที่จะใช้ สาหรับแสดงข้ อมูลเพื่อจะพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ ซึ่งจะมีการ
แสดงคล้ ายกับ Form แต่แสดงข้ อมูลได้ เท่านั้น ไม่สามารถแก้ ไขข้ อมูลได้ และ
รูปแบบของ Reportจะดีกว่า Form เพราะสามารถ Setได้ พอดีกบั ขนาด
กระดาษ
54
การสร้างรายงานโดยใช้ตวั ช่วยสร้าง
 รายงาน คือ ข้ อมูลที่จะใช้ แสดงผลสรุปจากฐานข้ อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา
สามารถ นาไปใช้ งานต่อไปได้ เช่น รายงานรายชื่อคนไข้ ท้งั หมด
 เลือกสร้ างรายงานโดยใช้ ตวั ช่วยสร้ าง
 เลือกตารงหรือแบบสอบถามที่ต้องการ
 เลือกฟิ ลด์ท่ตี ้ องการ  กดถัดไป
55
การสร้างรายงาน
 เข้ าสู่หน้ าเพื่อกาหนดการจัดกลุ่ม กดถัดไป
 เข้าสู่ หน้าเพื่อกาหนดการเรี ยงลาดับกดถัดไป
 เข้าสู่ หน้าเพื่อกาหนดการเค้าโครงรายงาน และการวางแนว
 แบบคอลัมน์
 แบบตาราง
 แบบชิดชอบ
 กดถัดไป เพื่อเข้าสู่ หน้ากาหนดลักษณะ กดถัดไป
 ตั้งชื่อ กดเสร็ จสิ้ น
56
การแก้ไข ตบแต่ง รายงาน
 เลือกรายงานที่ต้องการแก้ ไข เลือกมุมมองออกแบบ
กล่องเครื่ องมือ
 รายงานแบ่งเป็ น 5 ส่วน
57
- ส่วนหัวรายงาน
- ส่วนรายละเอียด
- ส่วนท้ ายรายงาน
- ส่วนหัวหน้ า
- ส่วนท้ ายของหน้ า
การสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ
 เลือกสร้ าง
 เลือกมุมมองออกแบบ
 เลือกตารางที่ต้องที่ต้องการ  กดตกลง
58
การสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ
 เลือกฟิ ลด์ท่ตี ้ องการ กดเมาส์ค้างลากมาวางบริเวณที่ต้องการ
 ตบแต่งตามต้ องการ  กดบันทึก
 ดูผลลัพธ์
59
60
การสร้างรายงานแบบแผนภูมิ
61
1.
2.
3.
4.
เลือกรายงานสร้าง
เลือกตัวช่วยสร้างแผนภูมิ
เลือกตารางหรื อแบบสอบถามที่ตอ้ งการ
กดตกลง
การสร้างรายงานแบบแผนภูมิ
62
5. เลือกเขตข้อมูลที่ตอ้ งการ กดถัดไป
6. เลือกชนิดแผนภูมิที่ตอ้ งการ กดถัดไป
7. เลือกแนวการวางที่ตอ้ งการ กดตกลง
8. ตั้งชื่อรายงาน กดเสร็ จสิ้ น
การส่ งออกข้อมูลเพื่อบันทึกเป็ นไฟล์ชนิ ดอื่น
1.
2.
3.
4.
63
เลือกตารางหรื อแบบสอบถามที่ตอ้ งการ
คลิกขวาเลือกส่ งออก
เลือกชนิดไฟล์ที่ตอ้ งการ เลือกตาแหน่งที่ตอ้ งการจัดเก็บ
เลือกรู ปแบบที่ตอ้ งการ กดเสร็ จสิ้ น