Transcript 103-02-12「本校資本預算編列與執行」 - 總務處

資本預算編列與執行
總務長 廖士寬
2014/2/12
前言

全校一體、分工合作、各自盡責、共同達成目標

了解程序、運用規則、達成目標

交通規則是求提高整體交通效率。

用路人要順利抵達目的地，應規畫路線，並遵守交通規則。

總務處某些方面有點像交通警察，制定一些校內規則要大家遵循，並
且防止大家違法。

總務處某些方面又像職業駕駛，為大家提供服務，但仍須依循法令。

各需求單位應清楚自己的目的，且應了解規則，並與總務處密切合
作，大家一起順利抵達目的地。

總務處同仁應主動協助需求單位，靈活運用規則，完成程序，大家
一起順利抵達目的地。
目錄
 預算編列…
1-9
 預算執行…10-25
1.依據

依據「國立臺中科技大學資本預算編列分配執行與控管要點」

每年各單位均有一定額度的分配款，以確保基本的需求。

計畫型經費每年各單位會浮動，視校務狀況編列。

各單位整體經費每年會有消長，但這是長期性、全校性、計畫
性、制度性的經費分配現象。
2.資本預算的精神

資本預算的編列，是為達成或滿足各單位教學、研究、行政
的需求。

首先確定施政目標，其次依施政目標決定所需設備空間，再
依所需設備空間編列預算。

絕非: 因為有一筆預算，然後開始思考要如何花掉這筆錢
3.預算編列的思考模式

需求解決方案預算

功能需求設備需求訪價資本預算

功能需求勞務、租賃訪價業務費
例:

人員要出差(功能需求)買車、租車、搭車(解決方案)訪價
評估編列預算
4.資本預算與業務費


業務費: 執行業務及購買消耗品或非消耗品

印刷、差旅、車資、出席、審查、演講、郵資、保險、租金…無形的
勞務

便當、飲料、紙張、耗材、電扇、檯燈、滑鼠…有形的物品

業務費年度撥入各單位，各單位視業務需求，自行管控使用
資本預算:單價一萬元以上耐用兩年以上財物

設備、無形資產、遞延費用、房屋建築

資本預算需事先編列，並依計畫品項採購

全年度全校資本預算有一定額度，無法增撥

資本預算執行進度受上級管控，期中需控制進度，年度需達90%
5.預算編列額度力求正確詳實

預算偏低，有窒礙難行之虞

預算編列過高，則有編列浮濫之嫌，多餘的額度以收回為原則。

例如:編列”特殊功能桌一張10萬元，五張50萬”，但執行卻是”一張3
萬，五張15萬”


剩餘的35萬，不應要求變更再買其他設備。
如果編列”特殊功能桌一張10萬元，五張50萬”，一年後執行時發現漲
價了，一張12萬，怎麼辦?

減少數量(可在招標時，採後續擴充，先買四張，以後有錢再買第五張)

降低規格

殺價殺到50萬以內(公開招標)
6.預算編列科目力求正確詳實

各種經費科目如設備費、無形資產、遞延費用、房屋建築與
經常費的精神其來有自，請將之視為執行公務的基本常識。

各種經費科目精神上是不一樣的，例如:

200萬買一輛車，100萬僱用一位駕駛，共300萬，
100萬買一輛車，200萬僱用一位駕駛，共300萬，
以上兩者精神完全不同。
7.以滿足功能需求為要，勿過度需求

當有需求產生時，應先思考各種可能的解決方案。


需將後續營運、維修等成本納入考量。


例如:折舊、耗材、油電費、人員等
應將週邊配套納入考量。


例如:影印需求可考慮 購買影印機、租賃影印機、送印刷廠印製等
方式
例如:雷射雕刻機:擺放空間、電源容量、產生粉塵、強光防護等
應以滿足經常性需求為主，對特殊或罕用的功能，審慎評估

例如:A0功能的印表機? 高速全彩自動裝訂功能的影印機?
8.編列預算階段，以具體簡要項目編列


不能以空泛的、概略的、抽象的項目編列一筆金額，然後在
執行階段才逐項變成細項

例如編列”多媒體互動教學研究設備一批200萬”

執行時變成”平板電腦30部、數位相機10部、數位板50片…”。
不宜太鉅細靡遺

例如”共同供應契約電腦10-21-5301項”、”Nikon coolpix-Z10數
位相機”、”數位板一片 1000dpi USB介面 … 支援IOS作業系
統…”等詳細規格，

上述三項範例，應寫”電腦”、”數位相機”、”數位板”較妥。
9.總務處統籌款

總務處統籌款主要的目的是因應全校性需求、處理緊急狀況、
調節各項經費

統籌款金額約只占全年度資本預算的5%，全校資本預算的
95%都已分配到各單位。

不宜將統籌款視為小金庫，以為有很多錢可以一直增撥

長期而言，還是循正常預算制度編列經費才是正軌。
10.計畫變更要簽准

計畫變更需簽准後方可辦理，依經驗各單位提出的變更程度
可分幾類。

目標沒有改變、主要品項沒有變，數量規格變更。這類變更
應屬合理，通常沒問題。

例如:原先計畫更新財金專業教室，電腦60部

變更後仍為更新該專業教室，但因電腦規格提高單價提高，數
量減為50部，再增加一些週邊設備。
11.變更不要太離譜
其次，是目標沒有改變，主要品項變更，通常比較有問題。
 上述財金專業教室，電腦不買了，要改成ATM 10部，專業軟體兩套
 一方面要審視變更的合理性、購買ATM的必要性，二方面要考慮無形
資產有沒有經費。
 再次，是連目標都變更了，問題就大了。
 例如原先的財金教室，要變更成VIP室，電腦變成沙發、咖啡機、投
影機、電視牆、看盤軟體等
 應該以系所的長期目標為目標，不應該以系主任的目標為目標，經常
改變目標。
 不要一直想用設備費換業務費
 例如:某系用50萬設備費換了50萬業務費，50萬業務費是學校增撥，
50萬設備費仍需執行，學校最終還是多花了50萬

12.採購期程比你想的還要久
財務採購(以100萬以上為例)
 備標(規格)請購公告開標履約驗收付款

?
 7  14  7 20~60 10  10
 工程採購(以100萬以上為例)
 請購評選設計服務廠商規劃設計審查公告開標履約驗收
付款
 7 
20

30  20  14  7  60  10 
10
 建議:
 趕快啟動
 不要走冤枉路

13. 0分100分/80分的選擇

求好心切，堅持完美

想的時間太多，作的時間太少

閉門造車，根本沒有進入正常程序

結果一:收回經費，撤案

結果二:錯失暑假施工的時機，影響教學

結果三:壓縮正常履約時間，影響品質

結果四:年底趕辦程序，增加行政壓力
14. 找誰?誰找?怎麼開規格?

需求單位應確實了解本身需求

需求單位可以自己找廠商協助，提供產品資訊、價格

採購單位可再詢價、比價、議價

需求單位也可以請採購單位介紹廠商

多找幾家廠商，多了解市場資訊

多跟友校、友系請教

利用公開徵求
15.不是只有公開招標
招標方式
適用情形
案例
公開招標
採購標的物在供給市場上相當普遍，且無取得 電腦、桌椅、清潔、工
限制或困難者。
程…
機關採行公開招標方式，除可滿足購置需求外，
並且最能獲致因供給市場上廠商間價格自由競
爭的利益。
限制性招標
◎屬專利權、獨家製造或供應者
◎原有採購之後續維修、零配件供應、更換或
擴充，因相容或互通性之需要，必須向原供應
廠商採購者
◎原有採購之後續擴充，且已於原招標公告及
招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者
◎套裝軟體、期刊、專利品
◎電梯維護、軟體維護、校
園節能中央監控系統二期
工程
◎
16.不是只有價格標
決標原則
適用情形
案例
最低標
採購標的物之品名、規格、功能明確，無論供 電腦、桌椅、清潔、工
應商為何皆可販售提供滿足機關需求之標的物 程…
者
最有利標(評
選項目、標
準及評定方
式如附件)
◎就廠商投標標的之技術、品質、功能、商業條款
或價格等項目，作綜合評選，以擇定最佳決標對象，
避免惡性低價搶標
◎產品規格不熟悉，不易明確描述及訂定招標文件，
可載明基本採購需求及設定評選項目，藉由公開招
標廠商自提企劃書與報價單
◎市場上有多種不同的專利權規格產品，皆可滿足
使用需求；欲借助市場上廠商的產品專業，以提供
機關更多元的方案選擇時。
◎評選建築師
◎「中正大樓、中商大樓、活
動中心音樂廳裝置防水閘門設
備採購」
◎電算中心採購「個人資料保
護管理制度輔導建置服務案」
複數決標
複數決標常適用於採購品項眾多（如醫療用品
）、或數量龐大宜與多家廠商訂約（如委託便
利超商或金融機構收款）、或分散貨源（如台
電購煤）
「多功能護理假人（人體）模
型2項（分項決標）」招標方
式：公開取得報價單或企劃書，
決標方式：最低標
17.不會開規格，至少要開需求
公告
適用情形
案例
公開徵求廠
商提供書面
報價或企劃
書之公告
◎標的物之產品規格不熟悉，不易明確描述及
訂定招標文件，徵求廠商提供企劃意見，以作
為擬定招標文件規範的參考。
◎市場上有多種不同的專利權規格產品，訂定
單一產品規格恐有不當限制競爭時；或者機關
對於產品規格資訊蒐集有限，欲借助市場上廠
商的產品專業，以提供機關更多元的方案選擇
時。
「校園應用雲端儲存平臺
整合建置案」
內容摘要：徵求廠商意見，
以確認本案預算分配符合
市場行情。
2.本案有二大採購產品：
(1)雲端應用服務系統1式，
預算NT$2,300,000元整。
(2)雲端儲存空間設備1臺，
預算NT$600,000元整。
公開閱覽
唯恐機關擬定之招標文件規定將有造成不當限
制競爭之虞時，在辦理公開招標公告前得先行
辦理招標文件的公開閱覽，以廣徵廠商提供意
見，藉以檢討修訂或刪除招標文件中不適宜的
規定，而減少爭議事件。
「個人資料保護管理制度
輔導建置服務案」
「各學制教務系統整合案」
「CRM客戶關係管理系統」
18.避免分批採購

分割預算金額，逕以新臺幣10萬元以下金額辦理採購
 例如:編列＄15萬添購假病人2具。請購時於不同月份分批
（7.5萬、7.5萬）請購、核銷之。

分割定作（定製）物，逕以新臺幣10萬元以下金額辦
理採購
 例如：編列＄27萬訂做展示架1式。請購時分割木質、玻璃、
金屬3部分，分向不同廠商（各9萬）請購定製後組合之。
19.避免綁標

不要故意


不要無意



對某產品已有定見，配合廠商開出特定規格
盡信廠商之言，對廠商建議的特殊規格照單全收
最好的策略

如果可以滿足功能需求，就避免要求特殊規格的產品。

如果一定要特殊功能才能滿足需求，最好多找幾家廠商比較說明

如果功能很特殊很複雜，也可以先訂好需求，由總務處協助公開徵求
廠商提供企畫書。
公開透明讓廠商競爭，除了避免違法，通常對我方較有利。
20.標案內容的分分合合
相同性質的標的放在一案，例如
 不同單位同時採購電腦教室，數量龐大時
 烤箱7萬、發酵機8萬、攪拌機9萬，同屬烘培設備，應合併招標
 需要整合的標的放在一案，例如
 裝修工程與視訊系統、空調設備的安裝要整合時
 資訊系統的軟體與硬體，必須整合時
 不當的內容或併案
 同一間教室裡的電腦與桌椅



雖有某廠商可同時供應，但兩者無關，應分開較妥
圖書館的自動化系統軟體與讀者服務的電腦硬體

後者之硬體與自動化系統無關

99年07月06日完成議價決標，於102年01月02日完成驗收，歷經2年6個月才
完成結案
21.避免先斬後奏
本校訂有採購權責區分表，各單位應在各自權責內辦理。
 不可未經請購程序，先洽廠商施作或先行採購交貨
 建議:真的很緊急時，至少應以口頭方式與採購單位先行溝通，
並採取一邊訂購應急，一邊趕辦請購程序
 屬產學合作案，計畫主持人自行與承攬廠商接洽並已履約，
但金額逾2萬元且所採購廠商履約交貨安裝地點不在本校，造
成移請總務處採購單位接辦時的困擾。
 例如:廠商交付履約成果不符合採購人員的認知與期待，或者
交付內容明顯有不符法令之處
 倘若造成無法核銷，請自行負責(學校不付錢)

22.工程設計審查不要走冤枉路
各單位應先凝聚內部共識，出席人員應固定
 體認現實的限制:經費與時程，再追求理想
 總務處同仁務必要主動積極管控進度
 案例:進修學院、商設系昌明樓整修工程



歷經五次設計圖說審查

每次出席人員均不一樣

審查意見前後矛盾

設計經費超出預算

施工階段又一再變更設計
案例:中正樓廁所整修工程

第二次審查時，出現與廁所本身關連不大之意見:將各系之意象納入廁所整修

各系各抒己見，天馬行空，設計耗時甚久，設計經費超出預算

第三次審查時，又修正回第一次版本
23.注意履約管理、不可擅自變更設計

廠商於履約施工階段，逕與使用單位協議變更設計，未循行
政程序及經簽報首長同意




正確做法




費用增加與工期延長
造成履約爭議
與契約圖說不符合，無法驗收
應先與採購單位聯絡及溝通
俟本校行政程序完備後，以書面通知廠商辦理契約變更
執行管制重點：工期是否延長及工程經費是否增加
案例:廠商口頭與系主任商議，變更木地板材質工法，嗣後於
保固期內，地板隆起多次，造成履約爭議
24.書面資料才是王道

與廠商的互動、協議等，最好留下書面記錄

妥慎處理廠商交付文件

注意合約內容，回歸合約行事

案例一:


某購案，廠商得標後，將預計交付之設備型錄送交系辦，而系上並未回覆廠商，也未循行政程序
簽報首長同意，廠商則逕予交貨安裝

驗收時，發現與契約圖說不符合

經履約爭議協調、補辦程序、以同等品減價收受等程序，耗費三個月
案例二:

保全公司交付保全人員資料，經手人檢視後即發還保全公司，未留下書面記錄及呈報

經過一年後，才發現當初交付之資料與合約內容規定不符

若依合約內容，需罰款百萬以上，造成雙方爭議，尚在處理中
25.非必要避免涉及申請室內裝修
 天花板裝修、內部牆面裝修、超過地板面以上一
點二公尺固定之隔屏或兼作櫥櫃使用之隔屏裝修、
分間牆變更）
 申請時程約需2個月
 切忌自行施工，事後仍須拆除
 事務組同仁要注意
 例如:某系以財物採購設置隔屏，事後又花錢拆除
結語

總務處是後勤支援單位，期望提供最好的服務，協助大家順
利完成業務。

如果可以大家都有共識，依照規則，協調合作，應該可以避
免錯誤，減少摩擦，一同提高行政效率。

感謝大家合作。