Transcript TTY_2109_Maiga_Kolk

Dokumendihaldus ja seotud
protsesside analüüs
riigiasutuses
Maiga Kolk
Mis on dokument?
Dokument on mis tahes teabekandjale
jäädvustatud teave, mis on loodud või
saadud asutuse või isiku tegevuse
käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur
on küllaldane faktide või tegevuse
tõestamiseks.
Dokumendi tunnused
1.
2.
3.
4.
5.
Autentsus
Usaldusväärsus
Terviklikkus
Kasutatavus
Täpsus, vastavus ja täielikkus
Dokumendihaldus
Dokumendihaldus on dokumentide
loomise, saamise, kasutamise ning
säilitamise korraldamine ning selleks
loodud süsteem.
Dokumendihaldussüsteem
Dokumendihaldussüsteem on
infosüsteem, millega hõlmatakse ja
hallatakse dokumente ning
võimaldatakse neile pidev juurdepääs.
Dokumendihaldussüsteemi eemärk on
tagada väärtuslikku teavet sisaldavate
dokumentide säilimine ja kättesaadavus.
Liigitusskeem
• Tegevuste ja funktsioonide liigitusel
põhinev dokumentide loetelu
• Eestis üldjuhul kolmetasemeline
Funktsioon
Sari
Toimik
Dokumendi elukäik
1. Asjaajamise faas – dokumendi
loomine, registreerimine, aktiivne
kasutamine
2. Arhiivi või väheaktiivse kasutamise
faas – väärtust omavad dokumendid
(ehk arhivaalid) eraldatakse
asjaajamisest ja säilitatakse pikema
aja jooksul
Dokumendihaldusprotsessid
• Dokumendisüsteemi hõlmatavate
dokumentide kindlaksmääramine
• Dokumentide hõlmamine
(dokumendi sidumine tema looja ja
looja tegevusega, dokumendile
dokumendisüsteemis kindla koha
andmine, seostamine teiste
dokumentidega)
Dokumendihaldusprotsessid
• Säilitustähtaja määramine tulenevalt
seadustest ja vajadustest
• Dokumentide registreerimine
• Liigitamine
• Dokumentide hoid ja käitlemine,
tagamaks kasutatavuse,
usaldusväärsuse, autentsuse ja
säilimise niikaua kui dokumente
vajatakse
Dokumendihaldusprotsessid
• Juurdepääsu reguleerimine
• Liikumise ja kasutamise jälgimine
• Eraldamise ja üleviimise või
hävitamise korra sisseseadmine
• Dokumendihaldusprotsesside
dokumenteerimine
Dokumendihaldust
reguleerivad normatiivid
• Asjaajamiskord ehk
dokumendihalduskord – asutuse
sisemine dokumenditöö korraldus
• Õigusaktidest tulenevad nõuded –
avaliku teabe seadus, arhiiviseadus
jm
• MoReq2 – Euroopa Komisjoni poolt
välja töötatud elektroonilise
dokumendihalduse näidisnõuded
Miks on vaja muutuseid?
•
•
•
•
•
Digitaalne info on liikuvam
Lihtne luua
Lihtne vahetada, lihtne levitada
Paranenud juurdepääsu viisid
Sõltuvus kiirelt vananevast
tehnoloogiast
Analüüsil tuleb selgitada
1. Asutuseväline raamistik
2. Asutuse eesmärgid ja
põhifunktsioonid
3. Asutuse struktuur ja kultuur
4. Hetkel kehtivad dokumendihalduse
protsessid
5. Kasutusel olevate dokumentide liigid
ja eripärad
Analüüsiprotsessi tuleks
kaasata
1. Juhtkonna liikmeid
2. Dokumendihaldurid
3. Sisuinimesi erinevatest osakondadest
Taustainfo kogumine - allikad
1.
2.
3.
4.
Publikatsioonid (avalik)
Õigusaktid (avalik)
Standardid ja hea tava (avalik)
Äriplaanid jm strateegilised
dokumendid (majasisene)
5. Ametikohtade, protsesside kirjeldused
(majasisene)
6. Organisatsiooni struktuuri kirjeldus
(majasisene)
Intervjuud
• Sobib tegelike protsesside
kaardistamiseks
• Personaalne kontakt
• Palju detailset infot
• Arvamused, ettepanekud
• Vastuseisu vähendamine
• Ajakulukas
• Kannatlikkus, diplomaatia,
taktitundelisus on vajalikud
Protsesside kaardistamine
aitab
1. Mõista dokumentide liikumist
2. Defineerida sammudega seotud
rollid/isikud
3. Määratleda dokumentide vaheliste
seoste tekkimispunktid
4. Määratleda otsustuskohad, kus
protsess lahkneb
Olulised küsimused
• Kas ja millised dokumendid tekivad
protsessi igal sammul?
• Kas protsessi käigus esineb
duplikaatide või ebavajalike
dokumentide loomist?
• Milliseid varasemates protsessi
sammudes loodud dokumente
kasutatakse protsessi hilisemates
sammudes?
Olulised küsimused
• Kas dokumente kasutatakse vastavalt
nende loomise eesmärgile?
• Kui mõnel protsessi sammul jääb
dokument loomata, kas ja mil määral
mõjutab see protsessi järgnevaid
samme?
• Kuidas on võimalik dokumendi loomist
ja ühest protsessi sammust
järgmisesse liikumist optimeerida?
Olulised küsimused
• Kuidas on võimalik optimeerida
dokumendi struktuuri või formaati?
• Kas ja millisel moel mõjutab dokument
protsessi sammus osalevate isikute
valikut, sammus toimuvaid tegevusi ja
sammu lõpptulemit?
• Kuidas on tagatud, et dokumendid on
DHS-i hõlmatud korrastatult ja
efektiivselt?
Dokumendihaldusprotsesside
ulatus
• Ei saa piirduda konkreetse asutuse
vaatega
• Näiteks asutustevaheline
kooskõlastamine – protsess läbib teisi
asutusi
• Näide asutustevahelise
kooskõlastamise protsessi
toetamisest
Dokumentide vahelised
seosed
• Algatusdokument vs järg- või
vastusdokument
• Seoste mõistmiseks kaardistada
asutuses kasutatavad dokumendi
liigid ja nende menetlemise eripärad
• Näide koolitustaotluse, välislähetuse
korralduse ja aruande vahelistest
seostest
Juurdepääsuõigused
• Dokumentidele juurdepääsupiirangu
määramine – avalik, asutusesiseseks
kasutamiseks, majasisene
• Dokumendihaldussüsteemi
tavakasutajate õigused
dokumentidega töötamisel – loomine,
nägemine, muutmine, kustutamine
• Rollipõhised õigused – administraator,
dokumendihaldur, arhivaar
• Õigused võivad olla ajas muutuvad
Aga kui lihtsalt ei teeks …
• Kõik protsessi sammud ei pruugi olla
vajalikud
• Mis juhtub, kui protsessi sammu mitte
teha?
• Kui eesmärk on täidetud, siis milleks
on samm vajalik?
• Näide dokumentide hõlmamisest ja
registreerimisest
Käsitöö ja infokao vähendamine
• Faili genereerimise (näide käsitöö
vähendamisest)
• Kooskõlastamine
dokumendihaldussüsteemis (infokao
vähendamine)
Protsesside automatiseerimine
• Menetluste paindlik koostamine
• Positiivse stsenaariumi korral
menetluse sujuv käik
• Automaatne registreerimine
digiallkirjastamisel
• Automaatne liikumine ühelt kasutajalt
teisele
Inimlike vigade vähendamine
• Hõlmamisel lubatud asukohtade
piiramine dokumendi liigi alusel
• Mallide seostamine dokumendi
liikidega
• Eelseadistatud menetlused –
kohustuslikud vs valikulised sammud
• Erinevad vaated üle dokumentide
• Tähtaegse täitmise tugi
Töökultuur ja harjumuse jõud
• Näide töökultuurist – erinev
privaatsusvajadus
• Näide harjumuse jõust – sügavalt
juurdunud dokumentide loomise
protssess
Kui visioon on paigas
• Tagada dokumendihaldussüsteemis
protsesside toimimise jälgimise
võimalus
• Protsesside efektiivsuse mõõtmine
• Erineva taseme aruandluse
võimaldamine
Enne ja pärast
protsessivaated – milleks veel
kasulik?
• Juhtkond ootab fakte
• Võimalus mõõta ja võrrelda
protsesside efektiivsust enne ja pärast
protsesside korrastamist ning asutuse
asjaajamisega kokku sobiva
dokumendihaldussüsteemi juurutamist
Kokkuvõte
Korrastatud ja optimeeritud
dokumendihaldus, mida toetab asutuse
asjaajamiskorrale vastav
dokumendihaldussüsteem, tagab
asutuse põhifunktsioonide jätkusuutliku
ja tulemusliku täitmise.
Dokumendid on asutuse mälu!