Transcript Elektrooniline dokumendivahetus (incl DHL)

Süsteemidevaheline elektrooniline
dokumendivahetus
Kädi Riismaa
Dokumendihalduse osakonna juhataja
15.02.2007
1
Elektroonilise dokumendivahetuse
projekt - milleks?
• Asutustel on dokumendihalduse tarkvara
• Süsteemi arendatakse asutuse vajadustest lähtudes
• Dokumendid luuakse elektroonilistena, kuid
asutuste vahel liiguvad paberid
• Tarkvarad, dokumendid, metaandmed on erinevad
• Dokumendihaldussüsteemid “ei mõista”
üksteist
2
Dokumendivahetus
S
S
I
S
I
S
S
S
I
S
S
I
3
Elektroonilise dokumendivahetuse
projekti eellugu
• Soov vabaneda paberpõhisest kirjavahetusest
• Soov parandada riigiasutuste suhtlemist
• 2001 – DHP: testiti elektroonilise
dokumendivahetuse võimalusi (2 sama tarkvara
kasutavat asutust)
• 2003 – riigisekretär püstitas ülesande
elektroonilisele dokumendivahetusele
üleminekuks
• 2004 – alustati dokumendivahetust kindlustavate
standardite loomist
4
Projekti eesmärk
Automaatne ja turvaline
digidokumentide vahetus
dokumendihaldussüsteemide vahel
•
•
•
•
Dokumendihaldussüsteemide koostalitlus
XML-põhine dokumendivahetus
Turvaline dokumendivahetus üle X-tee
Järk-järguline üleminek (asutuste gruppide ja
dokumendiliikide kaupa)
• Eeldused digidokumentide säilimiseks
5
Projekti juhtimine
• Dokumendivahetuse sisulised küsimused ja
asutuste elektroonilisele dokumendivahetusele
ülemineku koordineerimine – Riigikantselei
• Infotehnoloogiline tugi - RIA
6
Projekti etapid: mis tehtud?
2005
1) Lähteuuring (Riigikantselei)
2) Dokumendi elementide ja metaandmete
ühtlustamine (Riigikantselei)
3) 4 ministeeriumi pilootprojekt –
digidokumendi (kiri) automaatne saatmine, 2
erineva tarkvara baasil (Riigikantselei)
4) Dokumendivahetuskeskuse (DVK)
spetsifikatsiooni koostamine (RIA)
2006
5) DVK käivitamine (RIA)
6) Amphora kasutavate asutuste ühendamine
DVK-ga (RIA)
7
Projekti etapid: mis teoksil?
2006
7) DVK liideste väljatöötamine (RIA)
8) Ministeeriumide ühendamine DVK-ga (RIA)
9) Õiguslike regulatsioonide muutmine (Riigikantselei)
2007
10) Ministeeriumide valitsemisalade ühendamine
DVK-ga (Ministeeriumid)
11) Maavalitsuste ühendamine DVK-ga (Riigikantselei,
Siseministeerium)
12) Muude dokumendiliikide XML koostamine
(Riigikantselei, ministeeriumid)
8
Ministeeriumide dokumendihalduse
tarkvarad
8%
Postipoiss
8%
eBüroo
8%
Commence
Webdesktop
51%
8%
Sharepoint
Documentum
8%
GoPro
9%
9
4 ministeeriumi pilootprojekt
Kaitseministeerium
Rahandusministeerium
Siseministeerium
Riigikantselei
10
Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel
Asutus E
Asutus F
Asutus D
Asutus G
Kaitseministeerium
Rahandusministeerium
Siseministeerium
Asutus H
Riigikantselei
Asutus C
Asutus B
Asutus A
11
Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel
Asutus E
Asutus F
Asutus D
Asutus G
Kaitseministeerium
Rahandusministeerium
Siseministeerium
Asutus H
Riigikantselei
Asutus C
Asutus B
Asutus A
12
Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel
Dokumendivahetuskeskuse loomine
Asutus F
Asutus E
Kaitseministeerium
Asutus G
Asutus D
Rahandusministeerium
DOKUMENDIVAHETUSKESKUS
Siseministeerium
Asutus H
Asutus C
Asutus B
Riigikantselei
Asutus A
13
Suhtlemine keskse lahenduse kaudu
Dokumendivahetuskeskus ja X-tee
Kodanik
Riigi keskne portaal
www.riik.ee
www.eesti.ee
Internet
Turvaserver
Turvaserver
Asutuse
EDHS
Asutuse
EDHS
Andmekogude
Riiklik Register
AIT
Dokumendivahetuskeskus
EIT
Pangad
KIT
ID-kaardi
tugi
- X-tee
Turvaserver
Asutuse
e-maili server
Turvaserver
Asutuse
EDHS
14
Suhtlemine üle X-tee
Dokumendivahetuskeskuse liides
Asutus E
Asutus F
Kaitseministeerium
Asutus G
Asutus D
Rahandusministeerium
DOKUMENDIVAHETUSKESKUS
Siseministeerium
Asutus H
Asutus C
Asutus B
Riigikantselei
Asutus A
15
Suhtlemine keskse lahenduse kaudu
Dokumendivahetuskeskuse toimimine
Dokumendivahetuskeskus (DVK)
X-tee
X-tee
turvaserver
Võta
dokument
vastu
turvaserver
Dokumenit
saadetud
Dokument vastu võetud
EDHS GoPro
Riigikantselei
Kirja XML
EDHS …
Asutus B
16
Dokumendivahetus dokumendivahetuskeskuse kaudu
Andmete ühtlustamine
Saatja isik
Saatja
organisatsioon
Kuupäev
Koostaja
Allkirjastaja
…
?
Aeg
Dokumendi liik
Allkirjastaja
eesnimi
Allkirjastaja
perekonnanimi
Allkirjastaja
ametinimetus
Asutus A
Asutus B
17
Asutus B
Ühtlustamata metaandmed
Andmete ühtlustamine
Autor
Autor
Loomiskuupäev
Loomiskuupäev
Pealkiri
Pealkiri
Viit
Viit
Allkirjastaja
Allkirjastaja
Koostaja
Koostaja
Dokumendi liik
Dokumendi liik
PDF fail
PDF fail
Asutuse A
EDHS
Asutuse B
EDHS
18
Ühtlustatud metaandmed
Dokumendivahetus e-posti teel
– miks EI?
E-post ei taga
• turvalisust
• kohalejõudmise kinnitust
• metaandmete automaatset registreerimist
dokumendihaldussüsteemis
19
Asutuse A EDHS
Asutuse B EDHS
Autor
Autor
Loomiskuupäev
Loomiskuupäev
Pealkiri
Pealkiri
Viit
Allkirjastaja
Koostaja
Saatja
Viit
Saaja
Allkirjastaja
Kuupäev
Koostaja
PDF fail
Dokumendi liik
Dokumendi liik
PDF fail
PDF fail
20
Metaandmete ülekandmine süsteemist süsteemi (käsitsi)
Elektroonilise dokumendivahetuse projekt
Asutuse A EDHS
Asutuse B EDHS
Autor
Autor
Loomiskuupäev
Loomiskuupäev
Pealkiri
Pealkiri
Viit
Viit
XML konteiner, veebiteenus
Allkirjastaja
Allkirjastaja
Koostaja
Koostaja
Dokumendi liik
Dokumendi liik
PDF fail
PDF fail
+
Reg.number
Elektrooniline dokumendivahetus
21
süsteemist süsteemi (automaatne)
Dokumendihaldussüsteemide vaheline
paberivaba kirjavahetus eeldab, et
• asutusel on elektrooniline dokumendihaldussüsteem
• dokumendihaldussüsteem on ühendatud X-teega
• dokumendihaldussüsteem on ühendatud
dokumendivahetuskeskusega
• dokumendid luuakse, menetletakse, vajadusel
allkirjastatakse ja saadetakse välja digitaalselt
• digidokumentide loomise/menetlemise/edastamise
protsess hõlmab kõigi tasandite töötajaid
22
Asjaajamiskorra ühtsed alused –
muutmine (1)
Eesmärgiks on oluliselt kiirendada riigi- ja kohalike
omavalitsuste asutuste üleminekut digitaalsele
asjaajamisele
Kehtestatakse kohustus minna üle automaatsele
digitaalsele dokumendivahetusele
dokumendihaldussüsteemide vahel:
• ministeeriumid 1. maist 2007
• ministeeriumide valitsemisala asutused
• ja maavalitsused 1. maist 2008
• ülejäänud asutused vastavalt vajadusele
23
Asjaajamiskorra ühtsed alused –
muutmine (2)
Regulatsioon digitaaldokumentide automaatseks ja
turvaliseks vahetamiseks üle X-tee DVK ehk
asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu
Järk-järgult loobutakse paberdokumentide saatmisest
Arendatakse dokumendihaldussüsteemide
koostalitlust:
- tõstab asutuste toimimise efektiivsust, läbipaistvust
- võimaldab loobuda paber-dokumendivahetusest
- loob eelduse elektrooniliste teenuste arendamisele
- kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste
üleminekut digiasjaajamisele
24
Asjaajamiskorra ühtsed alused –
muutmine (3)
Dokumendihaldussüsteemide nõudeid
suurendatakse
Kohustus koostada digidokumendid ühtse
andmestruktuuriga dokumendivormide alusel,
kasutades DVK kaudu saadetavate dokumentide
puhul rahvusvahelisele standardile vastavat
laiendatavat märgistuskeelt XML (Extensible
Markup Language)
Kohustus siduda dokumendid metaandmetega,
mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu,
struktuuri ja haldamise ajalugu nende eraldamiseni
hävitamiseks või arhiivi üleandmiseni
25
Asjaajamiskorra ühtsed alused –
muutmine (4)
Määratletakse Riigikantselei ja ministeeriumide
ülesanded avaliku sektori asutuste
dokumendihalduse arendamisel:
Riigikantselei ülesandeks on kavandada ja
koordineerida asjaajamise arengut ja digitaalsele
dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris
ning anda välja dokumendihalduse alaseid juhiseid
Ministeeriumid toetavad ja abistavad oma
valitsemisala asutusi ning
Siseministeerium ja maavalitsused kohalikke
omavalitsusi üleminekul digitaalsele
dokumendihaldusele
26
Tänan!
27