Transcript Asjaajamine SA Innovega

Asjaajamine SA-ga Innove
Ene Tilk
tööelu üksuse assistent
Sissejuhatus
Käesoleva ettekande eesmärk on anda
lühiülevaade dokumentide esitamise
võimalustest SA-le Innove ning sellega seotud
probleemidest.
•
•
•
•
Dokumentide
Dokumentide
Dokumentide
Dokumentide
esitamise võimalused.
registreerimine, edastamine.
esitamise probleemid.
säilitamine.
Dokumentide esitamise võimalused
• Posti teel või käsipostiga, aadressil:
SA Innove
Struktuuritoetuste agentuur
Tööelu üksus
Lõõtsa 4
11415 TALLINN
SA Innove kontor on avatud tööpäevadel, kell 8.30-17.00
• E-posti teel:
projekti koordinaatorile
[email protected]
üksuse assistendile
[email protected]
SA Innove üldaadressile
[email protected]
• Faksi teel, numbril 735 0600
• Dokumendivahetuskeskuse kaudu (DVK)
DVK võimaldab saata, vastu võtta, hoida, hallata, üles- ja alla laadida
ning jagada riigiasutuste, nende infosüsteemide ning teiste teenuse
kasutajatega dokumente sh etteantud e-vormide taotlusi, teateid,
saabunud dokumentide vastusdokumente jne ning neid allkirjastada.
DVK-ga liitunud asutuste nimekirja leiab aadressilt:
http://www.eesti.ee/portaal/dvk.asutused
SA Innove soovib avaliku sektori dokumente läbi DVK.
Saabunud dokumentide vastuvõtmine,
registreerimine, edastamine
• Kõik saabunud dokumendid registreeritakse SA
Innove dokumendihaldussüsteemis.
• Digitaaldokumendid registreeritakse üldistel
alustel paberkandjal registreeritavate
dokumentidega.
• Peale registreerimist suunatakse dokumendid
täitjale edasiseks menetlemiseks.
Dokumentide esitamise probleemid
•
Dokumendid on märgistamata
dokumendil puudub projektikoodi nr 1.3.0102.13-….
väljamakse- ja/või ettemakse taotlusel puudub nr, kuupäev
kuludokumendil puudub kulurea nr
Dokumendi märgistamise näide:
Projekt nr 1.3.0102.13-0110
VMT (väljamakse taotlus) nr 1, kulurida nr 1.1
Kaaskirja/e-kirja sisu näide:
Esitame Teile projekti nr 1.3.0102.13-0110 VMT nr 1
kuludokumendid.
•
Dokumendid on komplekteerimata
Palume kuludokumendid kuluridade kaupa komplekteerida.
Elektrooniliselt esitatavad dokumendid palume
komplekteerida kuluridade kaupa .pdf failidena.
Dokumentide esitamise probleemid
•
Dokumendid esitatakse mitmekordselt
(tavaposti teel, paberkandjal allkirjastatud dokumentidele
esitatakse dokumendid lisaks e-posti teel, digitaalselt
allkirjastatult; dokumendid edastatakse mitmele e-posti
aadressile)
•
Digitaalselt allkirjastatud, erinevas asjas (prognoos,
väljamakse taotlus, ettemakse taotlus, eelarve
muutmise taotlus, kuludokumendid jne ) koostatud
dokumendid koondatakse ühte konteinerisse.
Palume koostada eraldi digitaalkonteinerid, näiteks väljamakse
taotlusega seotud dokumendid koondada ühte digitaalkonteinerisse
ning projekti seirearuandega seotud dokumendid koondada teise
konteinerisse.
Projektiga seotud dokumentide
säilitamine
Struktuuritoetuste programmperioodi 2007-2013
projektiga seotud dokumentatsioon
(projekti taotlus, otsused, väljamakse taotlused,
paikvaatluse/kohapealse kontrolli aktid, seirearuanded,
kirjavahetus, raamatupidamise dokumentatsioon jne)
säilitatakse kuni 31.12.2025 a.
(kõik SA-sse Innove esitatud ning SA-s koostatud
originaaldokumendid säilitatakse SA arhiivis)
Head dokumentide esitamist
ning meeldivat koostööd soovides
Ene Tilk
Küsimused ja lisainfo:
[email protected]
tel 735 0772