Raport z postępu realizacji mikroprojektu realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka 2007-2013

KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Bielsko - Biała, 22-23 czerwca 2010 r.

Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz budżetu państwa

1

W PRZYPADKU JAKICHKOLWIEK NIEJASNOŚCI BĄDŹ WĄTPLIWOŚCI DOTYCZĄCYCH WYPEŁNIANIA WNIOSKU PROSIMY O KONTAKT Z BIUREM EUROREGIONU Wytyczne dotyczące kwalifikowalności kosztów refundowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dostępne są na stronach internetowych: http://www.euroregion-beskidy.pl

http:// www. funduszeeuropejskie.gov.pl lub http:// www.mrr.gov.pl http://pl.plsk.eu/index/

2

Część finansowa Raportu obejmuje: Załącznik 1. Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu w EUR Załącznik 2. Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu przedłożonych do zatwierdzenia

3

Pkt. 7.4.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w

ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy

Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 mówi, min.: 2) Zatwierdzenie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy/decyzji o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu, zostaną uznane za kwalifikowalne do współfinansowania. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu przez

kontrolera I stopnia na podstawie deklaracji poniesionych wydatków przedkładanych przez beneficjenta. Wówczas sprawdzeniu podlega przede wszystkim:

a) b) c) czy wydatek został poniesiony w ramach współfinansowanego projektu i w okresie kwalifikowalności wydatków; czy poniesienie wydatku było niezbędne dla osiągnięcia celu projektu; czy wydatek jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy/decyzji o dofinansowanie projektu; 4

d) e) f) czy wydatek został poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz krajowego; czy wydatek został poniesiony zgodnie z zasadami właściwego zarządzania finansami, w szczególności gospodarności i efektywności kosztów, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku; czy poniesienie wydatku jest odpowiednio udokumentowane.

5

Zgodnie z Umową o dofinansowanie w uzasadnionych

przypadkach beneficient ma prawo dokonać zmian:

a) do 20% kategorii budżetowej (10% wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu) – z podaniem uzasadnienia w pkt. 27 Raportu b) powyżej 20 % (10% wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu) - po uzyskaniu pisemnej zgody Euroregionu c) Pkt. a) i b) nie dotyczy kategorii 6. budżetu - koszty przygotowawcze

W każdym przypadku dokonania zmian prosimy o dołączenie skorygowanego budżetu

6

Przy przeliczaniu wydatków z PLN na EUR - Beneficjent stosuje kurs walutowy obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego (kwartału), za który składany jest Raport.

Kurs jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej:

(http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en)

Dla Raportów za II kw. 2010, składanych do 5 lipca 2010 r. obowiązuje kurs 4,061500 PLN

7

Kwalifikowalność poszczególnych wydatków przedstawianych w Raporcie z Postępu Realizacji Mikroprojektu oraz sposób ich udokumentowania OGÓLNE ZASADY KWALIFIKOWANIA

8

4. BUDŻET PROJEKTU 4.1 Wydatki i plan finansowy projektu w EUR

Wydatki

1. Płace

1.1 Personel wnioskodawcy/partnerów (umowy o pracę) 1.2 Personel zewnętrzny (np. Eksperci, tłumacze

umowy zlecenia/o dzieło)

2. Podróże (pociąg, autobus, samochód, etc.)

2.1 Podróże międzynarodowe 2.2 Podróże krajowe

3. Wyposażenie

(meble, komputery, etc.)

4. Spotkania i promocja projektu

4.1 Wyżywienie 4.2 Zakwaterowanie 4.3 Publikacje, studia (bez wypłat) 4.4 Inne

(np. wynajem sal konferencyjnych)

5. Koszty inwestycyjne 6. Koszty przygotowawcze ( nie więcej niż 5 % pozycji 10) ) 7. Inne (nie ujęte w kategoriach 1-6 np. bilety wstępu,) 8. Koszty ogólne

bankowych) (materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów

nie więcej niż 15% pozycji 10 9.Uzyskane przychody 10. Całkowite koszty kwalifikowalne projektu (pomniejszone o przychody)

Koszty kwalifikowane (EUR) Wnioskodawca Koszty kwalifikowane (EUR) Partner projektu Razem

Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami

9

Ogólne uwagi do załącznika nr 2

Do pierwszego raportu finansowego należy dołączyć: politykę rachunkowości, z której wynika sposób ujmowania wydatków związanych z projektem na wyodrębnionych kontach księgowych oraz wydruków ze stosownych kont za okres objęty Raportem wykaz osób wraz ze wzorami podpisu upoważnionych do odbioru prac związanych z umowami zlecenia oraz upoważnionych do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów przedstawionych do kontroli Zał. 2 obejmuje koszty poniesione i zapłacone w okresie sprawozdawczym Wszystkie uzupełnienia dokumentów powinny być opatrzone bieżącą datą wykonania uzupełnienia 10

Kopie dokumentów składanych, jako załączniki do Raportu, należy:



skompletować (dokument główny wraz ze wszystkimi

dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku – dla każdej pozycji!)  ułożyć w kolejności zgodnej z ujmowaniem ich w załączniku

numer 2



opatrzyć numerem pozycji z załącznika (każdy dokument)

 Dokumenty należy składać w segregatorach opisanych tytułem i numerem projektu oraz nazwą beneficienta.

11

W przypadku braku zastosowania się do powyższego dokumenty będą zwracane, bez uprzedniej weryfikacji, do ponownego przygotowania do kontroli.

12

Zasady opisywania dokumentów dowodowych

Dokumentacja przedstawiona do kontroli musi zawierać:  Numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu (w przypadku wydatków ponoszonych po podpisaniu umowy)  Nazwę projektu i numer, (jeśli został nadany),  Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku lub linii budżetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (np.: koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.) oraz kategorię interwencji właściwą dla danego wydatku,   Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej, Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.

U. Z 2004r. Nr 19 poz. 177, z późn. zm.); Należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również napisać. W przypadku kosztów delegacji służbowych opis dotyczący zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych nie jest wymagany.

13

Zasady opisywania dokumentów dowodowych cd.

    Adnotację: „Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa za pośrednictwem Euroregionu Beskidy”. Zapis ten może również występować w formie pieczęci.

!!! Wszystkie podpisy, pieczątki (zgodnie ze stosowaną polityka rachunkowości) Nr ewidencyjny dokumentu Dekeretacja (ewentualnie PK) Jeżeli opisy nie mieszczą się na dokumencie głównym, dopuszczalne jest sporządzenie załącznika, który będzie trwale związany z dokumentem podstawowym tzn. na złączeniu należy przybić pieczątkę, która będzie obejmowała oba dokumenty 14

1. Płace

Kategoria 1. Płace obejmuje koszty osobowe personelu realizującego projekt, odpowiadające aktualnym wynagrodzeniom wraz z obowiązkowymi składkami oraz innymi kosztami związanymi z wynagrodzeniem. Koszt utrzymania personelu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przy realizacji projektu i kiedy można wykazać, że ich udział w realizacji jest niezbędny i w sposób zasadniczy przyczynia się do osiągnięcia jego rezultatów.

Koszty osobowe stanowią wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z projektem.

15

1.1 Personel wnioskodawcy/partnerów

Kategoria obejmuje koszty personelu realizującego Projekt, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, odpowiadające aktualnym wynagrodzeniom brutto wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne.

W przypadku częściowego kwalifikowania kosztów pracowników zatrudnionych w danej instytucji przy realizacji projektu, wynagrodzenie należy rozliczać na podstawie proporcji godzin przepracowanych na rzecz projektu według karty czasu pracy.

16

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy:

• Potwierdzone za zgodność z oryginałem zestawienie wynagrodzeń rozliczanych w projekcie posiadające znamiona dowodu księgowego (przykładowa tabela poniżej). W przypadku wynagrodzeń, zestawienie może stanowić dowód poniesienia wydatku tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składki.

Okresowe rozliczenie środków finansowych związanych z realizacją projektu

Pracodawca Lp.

1 Nazwisko 2 Imię 3 Płace zas.

4 Dod.

staż.

5 Dod. SC 6 Inne (jakie?) 7 Łącznie wynagro dzenie 8=4+5+ 6+7 Składki społ. pracoda wca 9 FP FGŚP 10 i Łącznie całość 11=8+9 +10 1 2 3 Pracownik Pracownik Pracownik Razem Sporządził: Data: Sprawdził: (Główny Księgowy) Data: Zatwierdził: (Dyrektor) Data: 17

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy cd.:

•

Zestawienie potwierdzające poniesienie w roku….

wydatków na wynagrodzenie osobowe pracowników wraz z pochodnymi w okresie realizacji projektu …………………

Projekt: Lp.

Beneficjent: Za okres: Okres Kwota Data dokonania płatności 1 Sporządził: Data: Np. grudzień 2008 r.

Razem: Sprawdził: Data: Zatwierdził: Data: 18

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy cd.:

• Umowa o pracę, z której wynika wysokość wynagrodzenia • Zakres czynności/opis stanowiska pracy • Oddelegowanie do wykonywania pracy na rzecz projektu (jeśli dotyczy) • Karty czasu pracy (dla wynagrodzeń częściowo przedstawianych do refundacji, w formacie zgodnym ze wzorem wykazanym w załaczniku nr 2 Wytycznych kwalifikowania...

) • Deklaracja ZUS P DRA • Wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę: wynagrodzenia, składek ZUS, podatku dochodowego i innych elementów potrącanych z wynagrodzenia, np.

składek PZU) • Oświadczenie, że w kwocie przelewów na rzecz ZUS, Urzędu Skarbowego zawarte są kwoty dotyczące pracowników rozliczanych w projekcie • Inne dokumenty, niezbędne do weryfikacji wniosku 19

1.2 Personel zewnętrzny

Kwalifikowalny jest koszt personelu zewnętrznego, w tym: a) zlecenia zewnętrzne usług podmiotom zewnętrznym, w tym prowadzącym działalność gospodarczą – dokument potwierdzający – faktura lub rachunek b) zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym - umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych partnera i zewnętrznych.

Umowa zlecenia = umowa starannego działania Umowa o dzieło = umowa rezultatu

Dopuszcza się podpisywanie umów zlecenia lub o dzieło z własnymi pracownikami, jeśli zamówienia dokonano zgodnie z prawem krajowym i zakres wykonywanych prac objętych tą umową wykracza poza zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę.

20

Wolontariat

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.2 Personel zewnętrzny:

• Rachunek do umowy zlecenia/o dzieło (ewentualnie faktura/rachunek – prawidłowo opisany ) • Umowa zlecenia/o dzieło • Protokół odbioru/potwierdzenie wykonania czynności będących przedmiotem umowy • Informacja czy zatrudniony w tej kategorii pracownik jest/nie jest Pracownikiem Beneficienta (jeżeli jest - należy dołączyć umowę o pracę wraz z zakresem czynności oraz dokumenty potwierdzające, że czynności w ramach projektu wykonywane są poza godzinami pracy) • Deklaracja ZUS P DRA (jeśli dotyczy) • Wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę: wynagrodzenia, składek ZUS, podatku dochodowego) • Oświadczenie, że w kwocie przelewów na rzecz ZUS, Urzędu Skarbowego zawarte są kwoty dotyczące pracowników rozliczanych w projekcie • W przypadku usług świadczonych przez ekspertów należy dołączyć materiały przez nich opracowane (np. zdjęcia do broszury, tłumaczenia, ekspertyzy) 21

2. Podróże

Kwalifikowalne są wydatki na podróże (zagraniczne i krajowe) dla osób uczestniczących w realizacji projektu, które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu i nie przekraczają kosztów powszechnie obowiązujących na rynku, zwykle ponoszonych przez beneficjenta.

22

2.1 Podróże międzynarodowe

• • bilety lotnicze w klasie ekonomicznej, • bilety kolejowe w I lub II klasie, bilety autobusowe, • koszty hoteli, • wynajem środka transportu, Należy pamiętać o zachowywaniu biletów (kolejowych, autobusowych, lotniczych, karty pokładowej), gdyż stanowią one podstawę do rozliczania kosztów. • ryczałty, diety zagraniczne zgodnie z przepisami krajowymi, • w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych według stawek krajowych za 1 km odbytej podróży związanej z realizacją projektu, • zakup paliwa do samochodu służbowego (Koszty podróży samochodami służbowymi wnioskodawcy/partnera krajowego rozlicza się na podstawie karty drogowej oraz kalkulacji wartości paliwa zużytego do odbycia podróży związanej z realizacją projektu. Faktury za zakup paliwa stanowią załącznik do rozliczenia wyjazdu służbowego.) • koszty podróży partnerów zagranicznych.

Kurs przeliczeniowy do ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

23

2.2 Podróże krajowe

• bilety lotnicze w klasie ekonomicznej z ceną biletu kolejowego) , • bilety kolejowe w I lub II klasie, • bilety autobusowe, • koszty hoteli, (w uzasadnionych przypadkach lub gdy cena biletu lotniczego jest porównywalna Należy pamiętać o zachowywaniu biletów (kolejowych, autobusowych, lotniczych, karty pokładowej), gdyż stanowią one podstawę do rozliczania kosztów. • wynajem środka transportu, • ryczałty, diety zgodnie z przepisami krajowymi, • w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych według stawek krajowych za 1 km odbytej podróży związanej z realizacją projektu, • zakup paliwa do samochodu służbowego (Koszty podróży samochodami służbowymi wnioskodawcy/partnera krajowego rozlicza się na podstawie karty drogowej oraz kalkulacji wartości paliwa zużytego do odbycia podróży związanej z realizacją projektu. Faktury za zakup paliwa stanowią załącznik do rozliczenia wyjazdu służbowego.) 24

Wolontariat

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 2.1 podróże zagraniczne; 2.2 podróże krajowe:

• Polecenie Wyjazdu Służbowego – prawidłowo opisane (ewentualnie częściowo w formie załącznika złączonego na trwałe z drukiem PWS) • Wszystkie załączniki do PWS, typu: bilety, faktury/rachunki (jeśli są) • Potwierdzenie pobytu – pieczątka na PWS (lub w inny sposób) • Lista obecności, agenda spotkania, zaproszenie – potwierdzające udział w spotkaniu • Raport Kasowy (wraz z dokumentami kasowymi KP, KW) ewentualnie Wyciągi Bankowe dokumentujące zapłatę należności z tytułu odbytej podróży służbowej • Tabela kursowa (dla delegacji zagranicznych) – na rozliczeniu delegacji musi być powołany nr tabeli kursowej, na podstawie której dokonuje się przeliczenia wydatków ponoszonych w walucie zagranicznej • Ewidencja przebiegu pojazdu służbowego • Ewidencja przebiegu pojazdu + umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (dla wyjazdów samochodami prywatnymi pracowników) • Lista osób korzystających z transportu (imię, nazwisko, kontakt, podpis uczestnika) 25

3. Wyposażenie (meble, komputery etc.)

Zakup wyposażenia jest kosztem kwalifikowalnym tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji projektu, tj. służy realizacji celów bezpośrednich projektu .

Każdy zakup musi zostać odpowiednio uzasadniony wraz z informacją, czy w przyszłości będzie użytkowany i w jaki sposób.

Zakupiony sprzęt powinien być wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu – w przeciwnym razie kwalifikowalny jest tylko koszt amortyzacji Koszty zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) muszą odpowiadać cenom rynkowym.

Dopuszcza się możliwość przekazania zakupionego sprzętu partnerowi zagranicznemu. Zapis taki musi zostać uwzględniony w Porozumieniu Partnerskim 26

Wolontariat

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 3. wyposażenie :

• Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy dokumentujący zapłatę • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Beneficienta z dostawcą (jeśli dotyczy) • Potwierdzenie odbioru zakupionego sprzętu (dla środków trwałych OT) • Karta środka trwałego • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja fotograficzna (obrazująca zachowanie prawidłowych zasad promocji na zakupionym sprzęcie) 27

4. Spotkania i promocja projektu

W kategorii 4. ujmuje się koszty przygotowania i realizacji spotkań, których organizacja jest uzasadniona osiągnięciem celów projektu, a także koszty promocji projektu i rozpowszechniania jego efektów. Przy planowaniu wydatków należy zwracać szczególną uwagę na efektywność wykorzystania środków.

Do celów kontrolnych konieczne jest dokumentowanie spotkań (archiwizowanie zaproszeń, plakatów, programów, itp.) i sporządzanie list obecności z konferencji, warsztatów, roboczych spotkań z partnerami itp., organizowanych w ramach projektu.

Wszystkie wydatki musza być zgodne z budżetem.

28

Wolontariat 4. Spotkania i promocja projektu 4.1 Wyżywienie 4.2 Zakwaterowanie

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 4.1 Wyżywienie i 4.2. Zakwaterowanie:

• Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy/Raport kasowy dokumentujący zapłatę • Lista osób korzystających z zakwaterowania i wyżywienia (imię i nazwisko, kontakt, adres, podpis) • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku 29

4. Spotkania i promocja projektu 4.3 Publikacje, studia (bez wypłat)

Pozycja budżetowa obejmuje koszty drukarni, wydawnictwa związane z przygotowaniem i drukiem publikacji oraz materiałów roboczych i informacyjnych, np. folderów, ulotek, broszur, zaproszeń, plakatów, wydawnictw książkowych, publikacji prasowych, studiów, planów itp. W kolumnie 5. Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami należy określić nakład (ilość egzemplarzy), objętość, format i poziom edytorski danej publikacji. W pozycji tej nie ma możliwości rozliczenia kosztów osobowych związanych z przygotowaniem lub tłumaczeniem publikacji, materiałów promocyjnych, roboczych (koszty te powinny znaleźć się w kategorii 1.2 – personel zewnętrzny).

30

4. Spotkania i promocja projektu 4.4 Inne (np. wynajem sal konferencyjnych)

Kosztem kwalifikowanym jest: wynajem sali, sceny, sprzętu multimedialnego, nagłośnienia oraz wyposażenia niezbędnego do organizacji spotkania lub wydarzenia itp., wydatki związane z promocją i rozpowszechnianiem efektów projektu, np. przygotowanie banerów informacyjnych, wykonanie stron internetowych, zakup domen itp. upominki i nagrody dla uczestników konkursów, warsztatów, zawodów, których wartość nie może przekroczyć 50 EUR za sztukę.

31

Wolontariat

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 4.3 Publikacje i 4.4. Inne:

• Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy/Raport kasowy dokumentujący zapłatę • Protokół odbioru • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Benficienta z dostawcą • Egzemplarz publikacji, materiału promocyjnego itp.

• Dokumentacja fotograficzna (w przypadku wynajmu sceny itp.) 32

5. Koszty inwestycyjne

Kategoria dotyczy wydatków na projekty w zakresie drobnych inwestycji infrastrukturalnych powiązanych z przedsięwzięciami o charakterze miękkim z dziedziny kultury, sportu, turystyki i ochrony środowiska Inwestycje te mogą dotyczyć:       infrastruktury komunikacyjnej, turystycznej np. budowa, przebudowa i remont infrastruktury aktywnych form turystyki oraz bazy okołoturystycznej, działań przyczyniających się do wzrostu ruchu turystycznego, wzmacniania bezpieczeństwa oraz infrastruktury ochrony środowiska, tworzenia punktów dostępu do internetu i wspieranie jego wykorzystania, tworzenia punktów dostępu do informacji (np. turystycznej i kulturalnej), działań związanych z promocją turystyki i regionu, działań z zakresu dziedzictwa kulturowego.

Niekwalifikowane są inwestycje nie mające transgranicznego oddziaływania.

33

Wolontariat

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 5 Inwestycje:

• Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy dokumentujący zapłatę • Protokół odbioru • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Benficienta z dostawcą • Dokumentacja budowlana • Dokumentacja fotograficzna (tablice informacyjne z zachowaniem zasad promocji) 34

6. Koszty przygotowawcze

Wydatki związane z przygotowaniem projektu są refundowane pod warunkiem zatwierdzenia projektu do wsparcia.

Koszty przygotowawcze są to koszty związane z przygotowaniem projektu poniesione przed datą jego złożenia do właściwego Euroregionu, jednak nie wcześniej niż od 1 stycznia 2007 r.

Koszty przygotowawcze nie mogą przekroczyć 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (tj. kategorii 10. budżetu projektu). Powyższy limit obowiązuje zarówno na etapie planowania jak i rozliczania projektu.

 Kategoria obejmuje: koszty przygotowania wniosku projektowego (oprócz wypełnienia wniosku) i wymaganych załączników, o ile ich opracowanie jest niezbędne do przygotowania projektu lub wymagane przez prawo krajowe, wspólnotowe lub przez instytucję zarządzającą; 35

6. Koszty przygotowawcze cd.

    przygotowawcze koszty inwestycyjne (np. przeprowadzenie prac studialnych, ekspertyz, badań geologicznych, uzyskanie opinii konserwatorskich, przygotowanie dokumentacji technicznej, np. studium wykonalności, raportu oddziaływania na środowisko, koncepcji budowlanej, projektu budowlanego, projektu wykonawczego, specyfikacji technicznej, kosztów przetargów, w tym przygotowania dokumentacji przetargowej, niezbędnych pozwoleń - jeżeli specyfika projektu tego wymaga); koszty tłumaczeń niezbędnych do przygotowania wniosku; koszty organizacji i udziału partnerów w spotkaniach dotyczących przygotowania i opracowania projektu, np. spotkań poprzedzających złożenie wniosku, jak również spotkań dotyczących przygotowania i podpisania umowy partnerskiej, które miały miejsce przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie (obejmują one koszty organizacji spotkań, podróży służbowych, tłumaczeń na spotkaniach); koszty przetargów przeprowadzonych przed rozpoczęciem właściwej realizacji projektu.

36

7. Inne (np. bilety wstępu)

    W ramach powyższej kategorii rozliczane będą wydatki niezbędne do realizacji projektu nie wymienione w innych pozycjach budżetu, np. bilety wstępu, np. do muzeum lub galerii podczas organizowanej wycieczki itp., koszty przetargów (w tym przygotowanie dokumentacji przetargowej, np. opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówieni, publikacja ogłoszeń przetargowych), opłaty notarialne – jeżeli wymaga tego charakter projektu, koszty gwarancji, jeżeli gwarancja jest wymagana prawem krajowym, wspólnotowym lub też przez Program Operacyjny lub umowę o dofinansowanie.

37

8. Koszty ogólne

(materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) Koszty ogólne są to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi, ale mogą być proporcjonalnie rozliczone w kontekście danego projektu. Koszty ogólne są obliczane jako część kosztów stałych przy wykazaniu proporcjonalnego narzutu kosztów tzw. podział pro rata przy zastosowaniu właściwej uzasadnionej i sprawdzonej metody.

38

8. Koszty ogólne

(materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) Koszty ogólne kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że: a) kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub średnich rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu i gwarantuje wiarygodność i rzetelność wyliczeń; b) koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią; c) koszty zostały rzeczywiście poniesione i nie są finansowane z innych źródeł d) kalkulacja stawek ryczałtowych jest oparta na średnich kosztach, należycie udokumentowana, okresowo weryfikowana i nie przekracza 15% całkowitych wydatków kwalifikowanych w projekcie 39

Wolontariat

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 6. Koszty przygotowawcze, 7. Inne, 8. Koszty ogólne :

• Faktura VAT/rachunek • Wyciąg bankowy/Raport kasowy dokumentujący zapłatę • Protokół odbioru • Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku • Dokumentacja dotycząca przeprowadzenia zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) • Umowa Benficienta z dostawcą • Dokumentacja fotograficzna • Metodologia liczenia kosztów ogólnych • Bilingi rozmów telefonicznych 40

9. Uzyskane przychody

Pozycja uwzględnia przychody z następujących tytułów:  sprzedaży,  dzierżawy,  usług,  rejestracji/opłat 41

Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent.

Do współfinansowania ze środków EFRR nie kwalifikują się wydatki:  które nie mają bezpośredniego znaczenia dla osiągnięcia celów projektu;  przy ponoszeniu których nie respektowano zasady efektywnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi a sfinansowane zadania nie zostały wykonane w sposób oszczędny i terminowy;  poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym przez instytucję zarządzającą.

Szczegółowy wykaz wydatków niekwalifikowalnych znajduje się w Instrukcji wypełniania wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 Mikroprojekty 42

Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w 85% w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz z budżetu państwa w 15%

www.euroregion-beskidy.pl

Stowarzyszenie „Region Beskidy”

ul. Widok 18/1-3 43-300 Bielsko-Biała Polska tel: 0048 33 488 89 26 e-mail: [email protected]

43