Transcript 第四章Office2010办公软件

第四章 Office 2010办公软件
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4.1.1 Office 2010新特征
 丰富的界面视觉效果
 完备的自定义功能区
 炫丽的图文格式设置功能
 便捷的屏幕截图功能
 各软件特有的应用功能
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4.1.2 安装Office 2010硬件要求
组件
处理器
内存
要求
500MHz或更快处理器
256MB或更大容量
3GB；如果在安装后从硬盘上删除原始下载程序包，将会释放此磁
硬盘
显示
盘的一部分空间
1024×768或更高分辨率的显示器
Windows XP Server Pack SP3（32位）、Windows Vista SP1（32位或
64位）、Windows Server 2008 SP2（32位或64位）、Windows 7（32位
操作系统
或64位）；终端服务器和Windows onWindows（WOW）均受支持
运行环境的要求和产品功能可能会因系统配置和操作系统而异；使
附加信息
用图形硬件加速需要64MB或更大视频内存的DirectX 9.0c兼容图形卡
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4.1.3 Office 2010的安装过程
在安装Office 2010时可以选择升级安装或自定义安
装。升级安装将覆盖原来的Office 版本，自定义安装
可以保留原来的Office版本。
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4.2 文字处理软件Word 2010
 Word 2010新增功能
（1）改进的搜索和导航体验
（2）屏幕截图
（3）背景移除
（4）在线翻译
（5）文字视觉效果
（6）图片艺术效果
（7）SmartArt图表
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Word 2010界面介绍
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4.2.2 Word 2010的基本操作
1．打开文档
如文档已存在，可直接双击文档打开或通过“打开”命
令来打开文档。
2．新建文档
（1）创建空白文档
（2）根据模板创建文档
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3．保存文档
（1）将文档保存在原文件中
（2）将文档保存在其他文件中
4．关闭文档
 方法1：使用控制按钮关闭文档。单击窗口右上角的
“关闭”按钮；
 方法2：使用菜单命令关闭文档。单击“文件”按钮，在
展开的菜单中单击“关闭”命令。
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4.2.3 文档的输入与编辑
1.文档的输入
（1）输入汉字
键盘输入汉字一般先在任务栏右下角选择输入法，确定输入位
置后，再输入。如输错了字，可按Backspace键（删除光标前一个
字符）或Del键（删除光标后一个字符）。
 在输入文档时，也可通过键盘切换输入法：
Ctrl+Shift键
切换各种输入法
Ctrl+空格键
切换中/英文输入法
Shift+空格键
切换全角/半角
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（2）输入特殊符号
 切换到“插入”选项卡，单击“符号”组中的“符号”按钮，
在弹出的下拉列表中单击“其他符号”选项，弹出“符号”
对话框。
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（3）输入日期时间
 切换到“插入”选项卡，单击“文本”组中的“日期和时间”按钮，
弹出“日期和时间”对话框，如图所示。
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2．文档的编辑
（1）选定文本
 使用鼠标选定文本
选定对象
操作
选定词组
鼠标双击该词组
选定一个句子
按Ctrl键+单击该句中的任何位置
选定一行
在选定栏上（鼠标移到行左侧空白区域，当鼠标变成空
心向上箭头）单击
选定连续若干行
直接拖动鼠标或在起始位置处按住shift键再单击结束位置
选定一段文本
在选定栏上双击或段中任意位置三击鼠标
选定整个文本
在选定栏上三击鼠标或者在“开始”选项卡中单击“编辑”组
中“选择”下拉选项中的“全选按钮”或Ctrl+A组合键
选定任意块
按住Alt键+拖曳
选定不连续的文本
按住Ctrl键+拖曳
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 使用键盘选定文本
Shift键+、、、、PgUp、PgDn、Home、End、
Ctrl+Home、Ctrl+End选定一个字、一行、一段或整个
文档。
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（2）文本的复制与剪切
复制文本
 方法1 ：右击鼠标，通过快捷菜单复制。
 方法2：通过选项卡中的功能复制。选中文本后，单击
“开始”选项卡中的“复制”按钮，完成复制操作。
 方法3：通过鼠标拖动方法复制。选中文本后，按住Ctrl
键不放，使用鼠标拖动选中区域至目标位置，同时完成
了文本的复制与粘贴操作。
 方法4：通过快捷键复制。选中文本后，按下Ctrl+C快捷
键，完成复制操作。
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剪切文本
 方法1：右击鼠标，通过快捷菜单剪切。
 方法2：通过选项卡中的功能剪切。选中文本后，单
击“开始”选项卡中的“剪切”按钮，完成剪切操作。
 方法3：通过鼠标拖动方法剪切。选中文本后，使用
鼠标拖动选中区域至目标位置，完成剪切操作。
 方法4：通过快捷键剪切。选中文本后，按下Ctrl+X
快捷键，完成剪切操作。
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（3）粘贴文本
全部粘贴
 方法1：右击鼠标，通过快捷菜单粘贴。
 方法2：通过选项卡中的功能粘贴。选中文本后，单
击“开始”选项卡中的“粘贴”按钮，完成剪粘贴操作。
 方法3：通过快捷键粘贴。选中文本后，按下Ctrl+V
快捷键，完成粘贴操作。
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选择性粘贴
 方法1：选中文本后，单击“开始”选项卡中“剪贴板”组中
的“粘贴”下方下三角按钮，在弹出的下拉列表中单击“选
择性粘贴”选项，弹出的“选择性粘贴”对话框。
 方法2：通过快捷键粘贴。执行复制操作后，按下
Ctrl+Alt＋V组合键，可以打开“选择性粘贴”对话框。
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（4）剪贴板
 剪贴板用于存放要粘贴的项目，在执行复制或剪切
命令后，其内容就以图标的形式显示在剪贴板任务
窗格中，该任务窗格中最多可存放24个粘贴对象。
 单击“开始”选项卡中“剪贴板”组右下角的对话框启动
器就可以打开剪贴板。
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（5）撤销与恢复
 如果用户操作失误，可以用“撤销”（
到原来的状态；利用“恢复”（
）功能恢复
）功能还原刚才被
“撤销”的动作。
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（6）查找与替换
 在“开始”选项卡“编辑”组中选择“查找”或“替换”选项，
打开“查找和替换”对话框。
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（7）使用“超链接”
 选择作为“超链接”标志的文本或图片后，在“插入”选
项卡“链接”组中选择“超链接”选项，打开“插入超链接”
话框选择链接位置。
 创建完超链接后，含有超链接的文本呈蓝色显示，
并用下划线表示出来。当用鼠标指向该处时出现超
链接的目标地址，按Ctrl键并单击鼠标，则转入被链
接的位置。
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4.2.4 文档的排版
1．字符排版
 字符排版是对文字对象进行格式化。包括设置字体、
字号、字形、文字的修饰、字间距、字符宽度和中
文版式等。
 选定文本后单击“开始”选项卡“字体”组中选择相应按
钮，
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2．段落排版
切换到“开始”选项卡，
单击“段落”组的对话框
启动器打开“段落“对话
框，如图所示，
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（1）段落的对齐方式
 左（右）对齐：每一行都和左（右）边界标记对齐。
 居中对齐：对齐中心位置，常用于标题。
 两端对齐：将文字段落的左右两端的边缘都对齐，
是文本默认对齐方式。
 分散对齐：通过调整空格，使所选段落各行等宽对
齐。
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（2）段落的缩进方式
段落缩进是指文本段落在水平方向上相对于左、右
页边距之间的缩进距离。一般缩进方式有：
 首行缩进：段落中第一行第一个字的起始位置。
 悬挂缩进：段落中首行以外其他行的起始位置。
 左缩进：整个段落相对于左页边距的缩进
 右缩进：整个段落相对于右页边距的缩进
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（3）行间距与段间距
行间距是指行与行之间的距离。在Word中有“最小
值”、“固定值”、“X倍行距”（X为单、1.5、2、多倍）等
选项。
 最小值：当文本高度超出设定值时，Word会自动调
整高度来容纳较大的字号。
 固定值：当文本高度超出设定值时，文本就不能完
全显示出来。
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（4）边框和底纹
 添加边框和底纹可以使文档内容更加醒目。在“页面
布局”选项卡“页面背景”组中单击“页面边框”按钮，打
开“边框和底纹”对话框,如图所示。
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（5）项目符号和编号
 在段落排版中，可通过添加符号和编号的方式对段
落进行排版，使内容更加突出、有层次。当添加或
删除段落，系统会自动修改相应的编号。
 切换到“开始”选项卡，单击“段落”组中“项目符号”按
钮。
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（6）多级列表的使用
 多级列表主要应用在正文级别较多的文档中，不同
级别的内容会以不同的形式显示出来以示区分。
 制作多级列表时，首先拖动鼠标选中要添加多级编
号的文本，在“开始”选项卡“段落”组中单击“多级列表”
按钮，在弹出的下拉列表中选择样式。
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（7）利用样式格式化文档
 样式是一组已命名的字符和段落格式的组合。包括字体、字
号、字体颜色、行距、缩进等，使用样式可快速改变文档中
选定文本的格式设置。
 使用样式的两个好处：在文档中如果有多个段落使用了同一
样式，当修改了该样式后，即可改变文档中带有此样式的文
本格式；另一好处是可以对长文档自动生成大纲和目录等。
 插入点定位在要使用样式的段落中，在“开始”选项卡“样式”组
中选择相应样式。
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3．页面排版
（1）应用主题效果
 在Word 2010中提供了许多文档主题效果，用户可以
快速而轻松地设置整个文档的格式。文档主题是一
组已命名的格式的组合，包括一组主题颜色、一组
主题字体。
 在“页面布局”选项卡“主题”组中单击“主题”按钮，选
择主题选项即可。还可单击“颜色”和“字体”按钮，在
展开库中选择主题颜色效果和主题字体效果。
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（2）页眉和页脚
 页眉和页脚是指在正文之外，每页顶部和底部加入
的信息，这些信息可以是文字、日期、图形和域。
 切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”
按钮，在下拉列表中选择页眉样式，同时将打开“页
眉和页脚工具—设计”选项卡进行设置。
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（3）脚注和尾注
脚注和尾注用于对文档中的文本进行注释。
 脚注通常是对文档内容的注释说明，脚注位于页面
的结尾处；
 尾注常用于说明引用的文献，尾注位于文档的结尾
处或章节的结尾处。
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（4）页面设置
 页面设置的作用是对整个页面的布局进行设置，包
括文字方向、页边距、纸张方向、大小、分栏等。
在“页面布局”选项卡“页面设置”组中选择相应按钮进
行设置。
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（5）页面背景
 设置文档的页面背景时，可根据需要设置水印背景、
页面颜色或页面填充图片等。
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4.2.5 表格的应用
1．插入表格
在Word 2010中插入表格时，经常使用3种方法：
（1）快速插入10列8行之内的表格
 切换到“插入”选项卡，单击“表格”组中的“表
格”按钮弹出下拉列表，在虚拟表格区域中移动鼠
标选择要插入表格的行和列，然后单击鼠标即可插
入表格。
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（2）通过“插入表格”对话框创建表格
 在“表格”按钮的下拉列表中，单击“插入表格”选项，
弹出“插入表格”对话框，在该对话框中，直接输入表
格的行、列数。
（3）手动绘制表格
 手动绘制表格可以很方便地绘制出非规则的表格。在
“表格”按钮的下拉列表中，单击“绘制表格”选项，
鼠标指针随即变成铅笔形状，拖动鼠标即可绘制出表格
的外边框，再在表格内绘制所需的表格线。
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2．编辑表格
（1）选定表格
创建表格后，当光
标定位在表格中，在
选项卡区域中会出现
“表格工具”选项卡，单
击“布局”选项卡“表”组
中的“选择”按钮，可对
区域进行选择。另外，
还可通过鼠标进行操
作，
选定区域
一个单元
格
多个单元
格
整行
鼠标操作
移动鼠标指针指向单元格的左边缘，当
指针变成黑色右上箭头时单击即可选中一
个单元格
将鼠标从左上角单元格拖曳到右下角单
元格，即可选择多个单元格
将鼠标指针指向某行左边选定栏，当指
针变成空心右上箭头时单击即可选中一行
将指针指向某一列的顶部边框，当指针
整列
变成黑色向下实心箭头时单击即可选定一
列
整个表格
单击表格左上角的十字标记，即可选中
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整个表格
（2）添加单元格
 添加单个单元格
可以使用绘制单元格的方法，在需要添加单元格的位置拖
动鼠标直接绘制即可。
 添加一行/列单元格
添加一行单元格最快捷的方法是将光标定位在要插入单元
格的上方，行单元格的末尾回车符的位置处，再按下Enter
键，即可在该行单元格的下方插入一行单元格。
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（3）删除单元格
 首先将光标定位在要删除的单元格中，单击“表格工
具—布局”选项卡中的“删除”按钮，在弹出的下拉列
表中单击要删除的选项即可。
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（4）合并和拆分单元格
合并单元格是将表格中若干个单元格合并成一个单元
格。拆分单元格是将它们一分为二或拆分为更多。
 选中要合并/拆分的单元格，切换到“表格工具—布
局”选项卡，单击“合并”组中的“合并单元格”/“拆分单
元格”按钮。
 可以对表格进行拆分，单击“拆分表格”按钮即可。拆
分后表格变为独立的上、下两部分。
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（5）文本与表格互相转换
 表格转换成文本
选定要转换成文本的表格，切换到“表格工具—布局”选项卡，
单击“数据”组中“转换为文本”按钮，弹出“表格转换成文本”对话
框，在该对话框中选择分隔每一个单元格内容的分隔符。
 文本转换成表格
首先要将传换成表格的文本每一行用段落标记隔开，每一列用
分隔符隔开，如空格、逗号、制表符等。选定要转换的文本后，
切换到“插入”选项卡“表格”组中，单击“表格”下拉箭头，在下拉
列表中选择“文本转换成表格”选项，在弹出的“将文字转换成表
格”对话框中作相应的选择即可。
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3．表格的格式化
（1）对表格外观的格式化
 表格相对于页面的对齐方式
单击“表格工具—布局”选项卡“表”组中的“属性”按钮，
弹出“表格属性”对话框，在该对话框的“表格”选项卡中
对表格的对齐方式进行选择。
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 修改行高和列宽
插入表格后，表格中的行、列都是均匀分布的。在单
元格中输入文本或图形后，表格会自动调整行高和列宽，
用户也可通过以下几种方法自行设置。
 手动调整：通过鼠标操作调整，将指针移至水平/垂直
标尺的表格标记处，当指针变成双向箭头时拖动鼠标。
 精确调整：选定单元格，切换到“表格工具—布局”选
项卡“单元格大小”组中，设置单元格的“高度”和“宽度。
 根据内容自动调整：单击“表格工具—布局”选项卡“单
元格大小”组中的“自动调整”按钮，在下拉列表中选择
调整方式。
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 边框和底纹
为表格添加边框和底纹，可以针对某个单元格、行、列
或整个表格进行。
 切换到“表格工具—设计”选项卡“表格样式”组中，
单击“底纹”按钮，在下拉列表中选择底纹颜色。
 单击“边框”下拉箭头，在下拉列表中选择相应边框。
也可直接单击“边框”按钮，打开“边框和底纹”对话
框进行选择。还可切换到“表格工具—设计”选项卡，
在“绘图边框”组中选择线型绘制表格边框。
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 绘制斜线表头
 将光标置于要绘制斜线表头处。对于只有一条斜线
的表头，直接切换到“表格工具—设计”选项卡，单击
“表格样式”组中的“边框”下拉箭头，在下拉列表中选
择斜框线样式即可。
 而对于多条斜线表头，Word 2010必须通过自选图形、
文本框组合完成操作。
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 使用预设表格样式
 在Word 2010中预设了很多表格的样式，可直接应用，
快速完成表格的格式化。
 选中表格后，切换到“表格工具—设计”选项卡，在
“表格样式”组中选择相应样式。也可单击“表格样式”
列表框右下角的快翻按钮，弹出表格样式下拉列表
选择样式。
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（2）表格内容的格式化
 文字的对齐方式
 文本在表格中的对齐方式包括靠上两端对齐、靠上
居中对齐、靠上右对齐、中部两端对齐、水平居中、
中部右对齐、靠下两端对齐、靠下居中对齐、靠下
右对齐9种方式。
 选定单元格后，切换到“表格工具—布局”选项卡，单
击“对齐方式”组中相应对齐方式即可。
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 文字方向
 表格内的文字方向包括横向和纵向两种。默认情况
下使用的都是横向的对齐方式。在“表格工具—布局”
选项卡，单击“对齐方式”组中“文字方向”按钮，就可
以对文字方向进行切换。
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 跨页处理
 重复标题行
对于跨越了多页的表格，希望后续页面上都重复显示表格的标
题，可先将光标置于标题行，再切换到“表格工具—布局”选项卡，
单击“数据”组中“重复标题行”按钮即可。
 断行处理
当表格最后一行文字在一页显示不下时，剩余部分将自动显示
在下一页，如果希望这行文字显示在同一页时，切换到“表格工
具—布局”选项卡，单击“表”组中的“属性”按钮，弹出“表格属性”
对话框，在“行”选项卡中取消“允许跨页断行”的选择即可。
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4．表格的计算与排序
 同Excel一样，整个表格中的单元格，均用字母和数
字命名。列使用字母命名，第一列为A，第二列为
B…依次命名；行用数字命名，第一行为1，第二行
为2…依次命名，每一个单元格号为列号与行号的交
叉，如图所示。
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 如果指定两个单元格进行计算，用“，”逗号作为分隔符。
例如：=SUM（A1，B1），表示计算A1单元格的数与B1单
元格的数之和。
 如果对单元格区域进行计算，用“：”冒号作为分隔符，
表示形式如下：左上角单元格号：右下角单元格号
例如：=SUM（A1:A5），表示要求计算表格中第一列第一
行到第一列第五行之间的所有单元格中数据之和。
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（1）表格的计算
 将光标定位在要进行运算的单元格内，切换到“表格
工具—布局”选项卡，单击“数据”组中“公式”按钮，在
弹出的“公式”对话框中选择粘贴函数，输入公式即可。
输入的公式必须以“=”开头。
 在Word表格中，当单元格内容发生变化时，只能通
过手动方式更新计算结果。鼠标选定进行计算结果
的单元格，然后按F9键。
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（2）表格的排序
 将光标放在表格中，切换到“表格工具—布局”选项卡，单击
“数据”组中“排序”按钮弹出“排序”对话框，如图所示。
 在排序对话框中选择排序关键字，可以根据需要将表格中的
信息按照一定的规律（数值、日期、笔画、拼音等）进行排
列，最多可进行三重排序。
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4.2.6 图文混排
1．插入图片
（1）插入电脑中的图片
 将光标定位在要插入图片的位置，切换到“插入”选项
卡，单击“插图”组中的“图片”按钮，弹出“插入图片”
对话框，通过路径查找到要插入的图片，最后单击
“插入”按钮即可。
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（2）插入剪贴画
 剪贴画是Office程序自带的矢量图片。将光标定位在
要插入图片的位置，切换到“插入”选项卡，单击“插
图”组中的“剪贴画”按钮，这时在窗口右侧会出现“剪
贴画”任务窗格。在窗格中可搜索某些类型的剪贴画，
单击要插入的剪贴画图标即可。
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（3）截取电脑屏幕
 截取全屏图像
打开要截取的程序窗口，将光标定位在要插入图片的位置，
切换到“插入”选项卡，单击“插图”组中的“屏幕截图”下拉箭头，
在下拉列表中选择要截取的屏幕窗口即可。
 自定义截取图像
自定义截图可以将页面中部分内容截取到当前文档中。在
“屏幕截图”下拉列表中单击“屏幕剪辑”选项，这时屏幕中的
画面呈半透明的白色效果，迅速单击状态栏中要截取图像的
程序窗口，指针为十字形状，拖动鼠标截取画面区域，最后
释放鼠标即可。
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2．编辑图片
（1）调整图片大小与位置
 调整图片大小：选中图片，将指针移至图片一角的控制
手柄上，拖动鼠标调整图片到合适的大小。如果要设置
精确的大小，可选中图片后，切换到“图片工具—格式”
选项卡，在“大小”组中设置图片的宽度和高度。
 调整图片位置：插入的图片默认与文字的环绕方式是嵌
入型，可切换到“图片工具—格式”选项卡，在“排列”组单
击“位置”按钮，在“文字环绕”列表中选择图片在文档中的
位置。
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（2）调整图片效果
Word 2010为用户提供了调整图片亮度、对比度，颜
色等效果，可以通过预览图片来进查看设置效果。
 选择图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，在“调
整”组中单击“更正”按钮可调整图片的亮度和对比度
等；单击“颜色”按钮可调整图片的饱和度、色调等；
单击“艺术效果”按钮可直接选择所需的艺术效果。
 如果对调整后的图片效果不满意，可单击“重设图片”
按钮将图片恢复成原始图片。
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（3）删除图片背景
 删除图片背景是Word 2010新增的一个功能，可快速
去除图片的背景部分。
 选择图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，单击
“调整”组中的“删除背景”按钮，这时图片的背景以桃
红色替换，拖动控点可调整删除的背景范围，设置
好后，单击“关闭”组中的“保留更改”按钮或按下Enter
键即可。
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（4）裁剪图片
 如果只需要插入图片的一部分，可以对图片进行裁
剪。
 选择图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，在“大
小”组中单击“裁剪”下拉箭头，选择“裁剪”选项，这时
图片四周出现裁剪控点，用鼠标拖动控点调整大小
裁剪出合适的图片。
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（5）为图片加边框
 选择图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，单击
“图片样式”组右侧的“图片边框”、“图片效果”按钮对
图片加边框和应用其他边框效果。
（6）应用图片样式
 选择图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，单击
“图片样式”组中的快翻按钮，在展开的图片样式库中
选择所需样式。
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（7）图片在文档中的排列方式
 图片在文档中的排列方式是指图片与文档中文本的
排列方式，包括嵌入型、四周型环绕、精密型环绕、
穿越型环绕、上下型环绕、衬于文字上、下方等方
式。
 选择图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，在“排
列”组中单击“自动换行”按钮，在展开的下拉列表中
选择图片与文本的排列方式。
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（8）在图片中插入文本
 切换到“插入”选项卡“文本”组中，单击“文本框”按钮，在
下拉列表中选择“绘制文本框”。这时鼠标呈十字形状，
在文档图片的目标位置中，拖动鼠标，在文本框中输入
内容，调整字体格式。
 然后再切换到“绘图工具—格式”选项卡，在“形状样式”组
中单击“形状填充”按钮，在下拉列表中选择“无填充色”；
单击“形状轮廓”按钮，在下拉列表中选择“无轮廓”。
 如果需要在图片中显示的是竖排的文字，在插入文本框
时选择“绘制竖排文本框”。
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 （9）将图片转换为SmartArt图形
 将图片转换为SmartArt图形是Word 2010的一个新增功能，
根据需要可以将插入的图片转换成不同形状的SmartArt图
形。
 在Word 2010中预设了列表、流程、循环、层次结构、关
系、矩阵、棱锥图、图片8种类别的图形，每种类型的图
形有各自的作用。
 选择要编辑的图片，切换到“图片工具—格式”选项卡，
单击“图片样式”组中的“图片版式”按钮，在弹出的下拉列
表中选择图形版式，并在“文本”字样处输入文字。
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3．插入艺术字
 在文档中插入的艺术字会被作为图形对象处理，可以对艺术字
的样式、位置、大小等进行设置。
 插入艺术字的方法有两种，一种是先输入文本，再将文本应用
为艺术字的样式；另一种是先选择艺术字的样式，再输入文本。
 切换到“插入”选项卡“文本”组中，单击“艺术字”按钮，在展开的
艺术字库中选择需要的艺术字样式。
 选中艺术字后，切换到“绘图工具—格式”选项卡，在“艺术字样
式”组中单击“文本填充”“文本轮廓”“文本效果”按钮对艺术字进
行编辑。
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4．插入自选图形
 Word程序中的自选图形包括线条、基本形状、箭头
汇总、流程图、标注、星与旗帜六种类型，可以对
不同类型的自选图形组合，制作出不同效果的图形。
 切换到“插入”选项卡“插图”组中单击“形状”按钮，在
下拉列表中选择需要的图形，这时鼠标呈十字形状，
在目标位置中拖动鼠标即可。如果要使用椭圆工具
画正圆，使用矩形工具画正方形，需要同时按下Shift
键。
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5．插入公式
 切换到“插入”选项卡“符号”组中，单击“公式”下拉箭
头，在下拉列表中选择需要的公式。
 如果需要输入自己的公式，可在“公式”下拉列表中选
择“插入新公式”选项。这时打开“公式工具—设计”选
项卡，在该选项卡中，可设置出需要的各种公式。
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6．插入SmartArt图形
 切换到“插入”选项卡，单击“插图”组中的“SmartArt”按
钮，弹出“选择SmartArt图形”对话框，在该对话框左
侧先选择图形的类别，再在样式列表中选择图形的
布局。
 在SmartArt图形中输入文字后，同样可切换到
“SmartArt工具”—“设计”和“格式”选项卡中为图形进行
设置。
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4.2.7 审阅与保护文档
1．转换文档内容
（1）简繁转换
 在文件中需要对文字进行简繁转换时，先选中目标
文本，切换到“审阅”选项卡，在“中文简繁转换”组中
单击“繁转简”或“简转繁”按钮即可。
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（2）翻译语言
 Word 2010中提供了在线翻译文档功能，将所选内容
连接到Web网中进行编辑。
 切换到“审阅”选项卡，单击“语言”组的“翻译”按钮，
在下拉列表中选择“选择转换语言”选项，弹出“翻译
语言选项”对话框，在对话框中选择要翻译的语种。
71
2．校对文档内容
（1）校对拼写和语法
 切换到“审阅”选项卡，单击“校对”组中的 “拼写和语法”按
钮，弹出“拼写和语法”对话框，在对话框中可查找到错
误的内容并进行更改。
（2）字数统计
 在Word窗口左下角状态栏中，可随时看到文档的当前字
数。如果需要知道文档详细的统计信息，可切换到“审阅”
选项卡，单击“校对”组中的“字数统计”按钮查看。
72
3．批注与修订文档
 当对文档进行批改时，可使用修订或批注功能对文
档进行标记，待修改完成后再删除批注。
（1）插入批注
 选中要添加批注的文本，切换到“审阅”选项卡，单击
“批注”组中的“新建批注”按钮。这时，选定的文本中
就插入了一个空白的批注，在批注中输入内容即可。
73
（2）查找批注
 在阅读批注过的文档时，如果需要逐条查找批注，
可单击“批注”组中的“上一条”、“下一条”按钮进行查
找。
 也可通过审阅窗格查看全部批注或修订的内容。在
“审阅”选项卡，单击“修订”组中的“审阅窗格”按钮，
这时在窗口左侧会打开审阅窗格，可查看或修改批
注。
74
（3）删除批注
 当作者对文档的内容查看并修正完成后，就可删除
批注。选中批注后，在“审阅”选项卡下单击“批注”组
中的“删除”按钮即可。
 也可右击要删除的批注，在弹出的快捷菜单中单击
“删除批注”命令。
75
（4）修订文档
 在Word中修订是指对文档的更改（如删除、插入文档等）
所作的标记。对文档修订后还可看到原文的内容。
 切换到“审阅”选项卡，单击“修订”组中的“修订”按钮进入
修订状态，这时对文档的内容进行更改后（如插入、删
除等），在文档中会留下修订的标记。需要恢复编辑状
态时，可再次单击“修订”按钮即可取消修订状态。
76
4．保护文档
（1）限制文档的编辑与取消保护
 切换到“审阅”选项卡，单击“保护”组中的“限制编辑”按钮，弹出“限制
格式和编辑”任务窗格，在窗格中，勾选“2.编辑限制”区域中的“仅允
许在文档中进行此类型的编辑”复选框，再单击“是，启动强制保护”
按钮，弹出“启动强制保护”对话框， 在对话框中输入密码，单击“确
定”按钮即可。
 这时，只要用户试图改变文档的任何一处文本，就会弹出“限制格式
和编辑”任务窗格，提示文档已受保护。
 当用户需要对文档进行编辑时，可取消文档的保护。在“限制格式和
编辑”任务窗格中单击“停止保护”按钮，在弹出“取消保护文档”对话框
中输入密码即可。
77
（2）文档加密
 单击“文件”按钮，在下拉列表中自动切换到了“信息”
标签，然后单击“保护文档”按钮，在下拉列表中选择
“用密码进行加密”选项，弹出“加密文档”对话框，在
“密码”文本框中设置密码。
 如果要删除密码，在“加密文档”对话框中删除“密码”
文本框中的内容即可。

78
4.3 电子表格Excel 2010
Excel 2010新增功能
 迷你图
 切片器
 新的图标集
 搜索筛选器
 屏幕快照
 图片艺术效果
79
3．Excel 2010基本知识
 在Excel操作界面中，工作表是由单元格构成的，而工作
表又构成了Excel工作簿。Excel 2010工作界面如图所示。
80
4.3.2 Excel 2010基本操作
1．输入数据
（1）输入字符型数据
 直接在当前单元格中输入即可。输入的数据宽度超
过其单元格宽度时，若其后单元格中无内容，则依
次显示在右边单元格中；若其后单元格中有内容，
则超宽度部分不显示。
 若输入的数据由11位以上的数字组成或以0开头的数
字，应在数字前加单引号。
81
（2）输入数值型数据
 单元格中输入的数字和字符只能是0-9、+ 、 - 、 E 、
e 、$、/ 、 % 以及小数点和千分位符号“，”等特殊符
号。
 正号可以省略，负数有两种输入格式:在负数前键入
减号(-)，或将其置于括号()中。
 输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，在分
数前输入“0”，再按一下空格键(此为关键)，接着输入
分数(例如“0 1/2”)就行了。
82
 输入百分数时，可直接输入“%”。
 如果输入数据超过了11位，Excel自动以科学计数法
表示。如输入123456789123456，则以1.23457E+14形
式显示。
 如数字位数超宽时，在单元格中显示“#”。需调整列
宽才能显示出来。
83
（3）输入日期和时间
 如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，
并键入字母a(上午)或p(下午)，例如，9:00 p。否则，
如果只输入时间数字，Excel将作为文本字符处理。
 日期和时间输入在同格中时，要有空格分隔。
 快捷方式：输入当前日期，可按“Ctrl+；”组合键；
输入当前时间，可按“Ctrl+Shift+；”组合键
84
（4）输入批注
 选中需要插入批注的单元格，切换至“审阅”选项卡，
在“批注”组中单击“新建批注”按钮，在批注框中输入
内容即可。
 如果要修改批注内容，选中要修改批注的单元格，
在“批注”组中单击“编辑批注”按钮，即可对该单元格
的批注进行编辑。如要要删除批注，在“批注”组中单
击“删除”按钮。
85
（5）自动填充数据
 选中单元格或区域，在右下角有一个十字“”形状，称为
填充柄。拖动填充柄可以向经过的单元格填充系列数据
或相同的数据。
 填充相同数据：选中一个有数据的单元格，沿水平或垂
直方向拖曳填充柄可向经过的单元格中填充相同的数据。
也可通过快速输入法，选中区域后，输入数据，再按
Ctrl+Enter键。
 填充等差数据：选中相邻两个有数据的单元格，拖曳填
充柄可向经过的单元格中填充等差序列的数据。
86
（6）数据有效性
 在输入数据过程中，防止输入数据有误，可先对单
元格进行数据有效性的设置，再输入数据。
 选中需要设置数据有效性的单元格区域，切换到“数
据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，
弹出“数据有效性”对话框，对有效性条件、出错警告
等进行设置。
87
2．选取单元格
选定对象
操作
单个单元格
单击所需的单元格
连续多个单元格
单击首单元格，按住Shift键再单击末单元格，或用
鼠标拖动。
多个不连续单元格
按住Ctrl键再单击单元格
整行或整列
单击行头或列头
全部单元格
单击行头、列头相交处的全选按钮
清除选定的单元格
工作表任意处单击
88
3．编辑单元格
（1）修改数据
 可在编辑栏处修改，或直接在单元格内修改。
（2）清除数据
 选中单元格后，可单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中
选择“清除内容”选项。“清除”针对的对象是数据（包括格
式、内容、批注等），清除后单元格本身还在。
（3）删除单元格
 先选中要删除的单元格，切换到“开始”选项卡，在“单元
格”组中单击“删除”按钮即可。
89
（4）插入单元格
 选择要插入单元格的位置，切换到“开始”选项卡，在“单元格”组
中单击“插入”下拉箭头，在下拉列表中选择插入对象。
（5）复制单元格
 选中单元格，切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按
钮，再选择目标单元格，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮。
（6）选择性粘贴
 对已复制好的单元格，可以根据需要进行粘贴。选择目标单元格
后，在“剪贴板”组中单击“粘贴”下拉箭头，在展开的下拉列表中
选择“选择性粘贴”选项，在弹出的“选择性粘贴”对话框中进行相
应的选择。
90
4．工作表的格式化
（1）使用格式工具栏
 选中要进行设置的单元格，在“开始”选项卡的“字体”、“对齐方
式”组中进行设置，鼠标指向每个按钮时，显示该按钮的功能。
（2）通过“设置单元格格式”对话框设置
 选中要进行设置的单元格，切换到“开始”选项卡，单击“字体”或
“对齐方式”组右下角的对话框启动器，弹出“设置单元格格式”对
话框，共有“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“填充”和“保护”六
个选项卡，根据需要进行设置。
91
（3）调整单元格大小
 鼠标拖动：将鼠标指针放在行标与行标之间或列标
与列标之间的分割线处，这时鼠标指针变成双向箭
头，拖动鼠标到所需的高度或宽度即可。
 精确设置：先选择要调整的行或列，在“开始”选项卡
“单元格”组中，单击“格式”下拉箭头，在下拉列表中
选择“行高”／“列宽”选项，在弹出的对话框中输入精
确数值。
92
（4）利用样式格式化表格
 选中需要格式化的单元格区域，在“开始”选项卡“样
式”组中单击“套用表格格式”下拉箭头，在展开的库
中选择所需要的表格样式。这时，弹出“套用表格格
式”对话框，在“表数据来源”中已默认选择了表格及
表格标题区域，单击“确定”按钮即可。
93
5．其他操作
（1）冻结单元格
 切换到“视图”选项卡，在“窗口”组中单击“冻结窗口”按钮，
在下拉列表中选择需要冻结的选项。
（2）隐藏单元格
 先选择要隐藏的行或列，在“开始”选项卡“单元格”组中，
单击“格式”下拉箭头，从展开的下拉列表中指向“隐藏和
取消隐藏”选项，再在其展开的下拉列表中选择要隐藏的
对象。也可取消隐藏，被隐藏的行或列又会显示出来。
94
4.3.3 公式与函数的运用
 在Excel中，用户可以使用公式对电子表格中的各种
数据进行计算，函数是公式中常用的工具。
上图表示：将单元格B4中的数值加上25，再除以D5、E5和
F5中数值的和。
95
1．使用公式
 Excel中公式是以“=”开头，由操作数和运算符组成。
 操作数可以是单元格、数字、字符、区域名、区域、
函数等。
 常用的运算符有四种：算术运算符、字符运算符、
关系运算符、逻辑运算符。
96
在一个公式里如果出现多个运算符时，先完成括号内的运算，
再按优先级从高到低进行运算。
优先
级
其中：
运算符名称
符号表示形式及意义
＋（加）、－（减）、*（乘）、／（除）、
1
算术运算符
2
字符运算符
＆（字符串连接）
3
关系运算符
=、>、>=、<=、<、<>
4
逻辑运算符
%（百分号）、^（乘方）
NOT（逻辑非）、AND（逻辑与）、OR（逻
辑或）
 算术运算符优先级从高到低为：百分号和乘方、乘除、加减；
 关系运算符优先级相同，按从左至右的次序运算；
97
 逻辑运算符优先级从高到低分为：逻辑非、逻辑与、逻辑或。
 例4.1：对图所示的部分学生计算《语文》的总评成
绩。总评成绩=平时成绩*20%+期中成绩*20%+期末
成绩*60%。
98
2．单元格的引用方式
（1）相对引用
 公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整。
 表示形式：列坐标行坐标
如：B2
（2）绝对引用
 公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变。需要在行
号和列号前加“$”符号。
 表示形式： $列坐标$行坐标 如：$B$2
（3）混合引用
 在行号或列号前加“$”符号，“$”符号后的行号或列号在公式复制、移
动时不会改变。
 表示形式：列坐标$行坐标 如：B$2

或 $列坐标行坐标 如：$B2
99
3．函数的使用
 函数一般包括3个部分：等号（=）、函数名和参数，
如下所示。
=函数名（参数1，参数2，参数3，……）
其中参数可以是数字、文本、区域、区域名、公式或
其他函数等。
100
（1）输入函数
 输入函数有两种常用方法，一种是直接手动输入，直接在
单元格中输入即可；另一种是通过“插入函数”对话框输入。
（2）函数嵌套
 在某些情况下，一个函数的函数值可以作为另一个函数的
参数来使用，这种方式称为函数的嵌套。
例如：求季度平均销售额，使用函数
“=AVERAGE(SUM(D3:E3),SUM(D4:E4))”中“SUM(D3:E3)”和
“SUM(D4:E4)”是AVERAGE函数的参数。
101
（3）自动求和与即时计算
自动求和
 当对一行或一列数据进行求和时，首先要在该行的右边或该
列的下方选定一个空白单元格，然后切换到“公式”选项卡，在
“函数库”组中单击“自动求和”按钮，这时在单元格中就会自动
填入求和公式，可对数据区域进行修改，最后按一下Enter键，
结果就会出现在所选定的单元格中。
 如果双击“自动求和”按钮，则直接出现总计值。如果选中的是
区域（包括下面一空行或右侧一空行），单击“自动求和”按钮，
在数据区域的下方或右侧单元格中将自动求和所有行或列的
值。
102
即时计算
 Excel还具有即时计算的功能，使用户可以直接看到
所选定区域数据的平均值、计数、最大值、最小值
和求和。当在工作表中选定单元格区域后，屏幕下
方的状态栏就会显示计算结果。可右键单击状态栏
选择要显示的值。
103
（4）常用函数
① 逻辑函数
 在Excel中，最常用的逻辑函数是IF。语法格式为：
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
其中logical_test是逻辑表达式，只能返回真、假两种结果。
若为真（TRUE），则取true表达式的值，否则取false表达
式的值。
104
 例4.2：使用IF函数，对学生的计算机成绩进行评定，60分
以上（含60分）为“及格”，60分以下为“不及格”。
 选中要插入公式的单元格，切换到“公式”选项卡，单击“插入
函数”按钮，选择IF函数，在弹出的“函数参数”对话框中输入
相应的值，如图所示。
 在编辑栏中显示表达式：=IF(C2>=60,"及格","不及格")
105
如果要判断多个条件时，可对IF函数进行嵌套使用，一般
在编辑栏中直接输入公式。一般格式为：
=if(条件1,成立返回值,if(条件2,成立返回值,if(条件3,成立返
回值,if(条件4,成立返回值,if(条件5,成立返回值......)))))
 最多可以嵌套64层。
 注意：在公式中，符号（引号、逗号、括号等）要求为
英文半角符号。
106
例4.3：对学生成绩进行等级划分。其条件是90分以上为优
秀，80-89分为良好，70-79分为中等，60-69分为及格，60分
以下为不及格。
 选定要插入公式的单元格，在编辑栏输入公式如下：
=if(F2>=90,"优"，if(F2>=80,"良"，if(F2>=70,"中"，
if(F2>=60,"及格","不及格"))))
107
② 条件计数函数
 在Excel中，还经常使用函数对数据进行统计。如
COUNTIF函数，可用来统计在单元格区域中满足给
定条件的单元格的数目。语法格式为：
COUNTIF(range,criteria)
 其中range是单元格区域，criteria是条件，其形式可以
为数字、表达式、单元格引用或文本。例如，条件
可以表示为 32、“>32"、B4或"不及格"等。
108
例4.4：统计上例学生总评成绩中“不及格”的学生人数。
 选定要插入公式的单元格，在编辑栏输入公式如下：
=COUNTIF(G2:G10,"不及格")
109
4.3.4 数据图表
110
1．创建图表
 在建立图表之前应先建立相关的数据表。选择要创建图表的数据
区域，在“插入”选项卡“图表”组中选择要创建图表的类型。
 Excel 2010提供了11种标准的图表类型，每一种都有多种组合和变
换。
主要用途
图表类型
柱形图
由一系列垂直条组成，比较相交于类别轴上的数值大小
折线图
可以分析数据间变化的趋势
饼图
可以描述数据间比例分配关系的差异
条形图
由一系列水平条组成，比较相交于类别轴上的数值大小
面积图
显示一段时间内变动的幅值
XY散点图
展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系
股价图
用来显示一段给定时间内一种股票的最高价、最低价和收盘价
曲面图
可用来找出两组数据之间的最佳组合
圆环图
类似于饼图，但可以包含多个系列
气泡图
比较成组的三个数值。类似于散点图，且第三个值显示为气泡数据点的大小
雷达图
显示数据如何按中心点或其他数据变动
111
2．更改图表
（1）更改图表类型
选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击“类型”组的“更
改图表类型”按钮，在弹出的“更改图表类型”对话框中选择合适的图
表类型。
（2）重新选择数据源
 切换图表的行和列
选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击“数据”组中的
“切换行/列”按钮，系统自动将X轴与Y轴的数据进行交换。
 更改数据源
选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击“数据”组中的
“选择数据”按钮，弹出“选择数据源”对话框，在“图表数据区域”中可
对数据源进行修改。
112
（3）更改图表布局
 选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击“图表
布局”组快翻按钮，从展开的库中选择系统预设的图表布
局。可在标题或坐标轴的占位符中，输入相应名称。
（4）移动图表位置
 选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击“位置”
组中的“移动图表”按钮，弹出“移动图表”对话框，选择图
表位置。
113
（5）将图表保存为模板
 选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击
“类型”组中的“另存为模板”按钮，弹出“保存图表模板”
对话框，从“保存位置”下拉列表中选择系统默认的保
存图表模板的文件夹“Charts”，在“文件名”文本框中输
入文件名称，在“保存类型”下拉列表中选择“图表模
板文件（*.crtx）”，最后单击“保存”按钮即可。
114
3．图表的编辑
（1）为图表添加标题和标签
 创建的图表如果没有图表标题，坐标轴标题或数据
标签等，或者对已有的标题或标签不满意的，可切
换到“图表工具—布局”选项卡，在“标签”组中选择要
添加或更改的标签选项，在对应的下拉列表中进行
设置。
115
（2）图例
 可以为图表添加图例，切换到“图表工具—布局”选项
卡，在“标签”组中单击“图例”按钮，在下拉列表中选
择图例位置即可。
116
（3）图表的格式化
 使用预设图表样式
选中图表，切换到“图表工具—设计”选项卡，单击“图表样式”组快翻按
钮，在展开的库中选择图表样式即可。
 使用形状样式
选中图表中的元素，切换到“图表工具—格式”选项卡，单击“形状样式”
组快翻按钮，在展开的库中选择需要套用的形状样式即可。还可在“形状
填充”、“形状轮廓”和“形状效果”下拉列表中对样式效果进行修饰。
 对背景格式化
选中图表，切换到“图表工具—布局”选项卡，在“背景”组中单击“图表背
景墙”按钮，从展开的下拉列表中单击“其他背景墙”选项，在弹出的“设置
背景墙格式”对话框中可对背景颜色、边框颜色、阴影、三维格式等进行
设置。
117
4．迷你图的使用
（1）创建迷你图
 迷你图包括折线、柱线、盈亏三种类型。在创建迷
你图时，需要选择数据范围以及放置迷你图的单元
格。
 选择“插入”选项卡，在“迷你图”组中选择要插入迷你
图的类型，弹出“创建迷你图”对话框进行设置
118
（2）编辑迷你图
 对创建好的迷你图，用户可以对其进行编辑，比如
修改迷你图类型、在迷你图中显示数据点、应用迷
你图样式、设置迷你图和标记的颜色等，以使迷你
图更加美观。
 选中要更改的迷你图所在的单元格，在“迷你图工
具—设计”选项卡中进行相应设置。
119
4.3.5 数据管理
1．数据清单
 数据清单又称为数据列表，即是一张二维表。它与
数据库相对应，二维表的一列为一个“字段”，一行为
一条“记录”，第一行为表头，由若干个字段名组成。
 数据清单即可以像一般工作表一样直接建立和编辑，
也可以通过“记录单”命令进行编辑。
120
2．数据排序
数据排序是指按一定的规则对数据进行整理和排序。排
序的方式有升序和降序两种。对英文字母按字母次序（默
认不区分大小写）排序，汉字可按拼音或笔画排序。
（1）简单排序
 简单排序是指对单一字段按升序或降序进行排序。
 选择要排序字段中的任意含有数据的单元格，在“数据”
选项卡下单击升序（
）或降序（
）按钮即可。
121
（2）复杂排序
 复杂排序就是按多个关键字对数据进行排序，所谓多关
键字排序就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关
键字进行排序。即：使数据在“主要关键字”相同的情况
下，按“次要关键字”排序，在主要、次要关键字相同的
情况下，数据按第三关键字排序，以此类推。
 复杂排序需要在“数据”选项卡下，单击“排序和筛选”组中
的“排序”按钮，在弹出的“排序”对话框中进行设置。
122
3．数据筛选
数据筛选是将数据清单中满足条件的数据显示出来，不
满足条件的记录暂时隐藏起来，当筛选条件被删除后隐藏
的数据又恢复显示。
（1）自动筛选
 选择任意数据单元格，切换到“数据”选项卡，在“排序和
筛选”组中单击“筛选”按钮，此时，在每个表头字段所在
单元格的右侧都出现了一个下三角按钮，即筛选器。用
户可以单击该按钮选择筛选条件。可以对多个字段进行
筛选，它们是“逻辑与”的关系。
123
 例4.10：在学生成绩表中筛选出总分高于230，且计算机
成绩高于80分的女学生。
 在筛选器中通过“数字筛选”下拉列表选择筛选条件，或
选择“自定义筛选”选项，在弹出的“自定义自动筛选方式”
对话框中设置筛选条件，最后一个字段直接在“性别”字
段下拉列表中选择“女”即可，如图所示。
124
（2）高级筛选
高级筛选是按用户设定的条件对数据进行筛选，可以筛选
出同时满足两个或两个以上条件的数据。对条件要先建立一
个条件区域。
注意条件区域的设置方式：
 条件区域的字段名必须与源数据的字段名一致；
 在字段名下方对应单元格中直接输入数值条件；
 条件同行为“逻辑与”的关系，即满足某个条件，并同时满
足另一条件；
 条件不同行为“逻辑或”的关系，即满足某个条件，或者满
足另一条件；
125
 例4.11：如图所示第一个条件区域要在成绩表中查找
的是数学成绩大于70分，并且语文成绩大于80分，
并且计算机成绩大于等于80分的学生。
 第二个条件区域要查找的是数学成绩大于80分并且
计算机成绩大于等于80分的学生，或者语文成绩大
于90分的学生。
筛选条件
“高级筛选”对话框
126
4．条件格式
在Excel 2010中默认的条件格式类型有5类，切换到“开始”选项卡，单击
“样式”组中的“条件格式”按钮，在展开的下拉列表中进行选择。
 突出显示单元格规则：基于比较运算符设置特定单元格的格式。
 项目选取规则：根据数值的大小指定选择的单元格。
 数据条：查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条的长度代
表了单元格的值，数据条越长，表示的值越高；数据条越短，表示
的值越短。
 色阶：使用颜色刻度可了解数据的分布和数据变化，并使用颜色的
深浅表示值得高低。
 图标集：使用图标集可以对数据进行注释，并按值将数据分成3—5
个类别。每个图标代表一个值的范围。
127
 例4.12：利用条件格式的默认类型来突出显示“学生
成绩”表中各科成绩低于平均分的单元格，并标识出
各个学生总成绩分数的等级，效果如图所示。
128
5．分类汇总
 如果用户需要将Excel数据表进行组合和汇总，则可
创建分级显示（分级最多为8个级别，每组为一级）。
使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或显
示每组的明细数据。
 注意：在分类汇总前，必须先对要分类的字段进行
排序，否则分类无意义；其次，在分类汇总时要区
分清楚按哪个字段分类、对哪些字段汇总及汇总的
方式，这些都要在“分类汇总”对话框中进行设置。
129
（1）简单汇总
对数据表的一个字段仅做一种汇总，称为简单汇总。
例4.13：在学生成绩表中，求各专业学生的各门课程的平
均成绩。即按“专业”分类，对各门课程进行汇总，汇总方式
是求平均值。
首先对“专业”字段进行排序，然后在“数据”选项卡的“分级
显示”组中，单击“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框，
对各项进行相应选择。
130
（2）嵌套汇总
对同一字段进行多种方式的汇总，称为嵌套汇总。
例4.14：在上例求各专业学生的各门课程的平均成绩
基础上，继续统计各专业的人数。
对例题4.13操作完后，再进行一次分类汇总，这时在
“分类汇总”对话框中要撤消“替换当前分类汇总”选项。
131
6．数据透视表
（1）创建数据透视表
 选择要创建数据透视表的单元格区域，在“插入”选项卡
下，单击“表格”组中的“数据透视表”下拉箭头，从展开的
下拉列表中选择“数据透视表”选项，弹出“创建数据透视
表”对话框，如图所示，系统自动将单元格区域添加到
“表／区域”文本框中，再选择放置数据透视表的位置。
132
 单击“确定”按钮以后，在Excel窗口中会显示出“数据
透视表工具”标签和“数据透视表字段列表”，如图所
示。
133
（2）修改数据透视表
 更改值字段汇总方式
 更改计算字段的数字格式
 更改数据源
134
（3）对数据透视表进行排序
 在数据透视表中也可对数据进行排序。只需选择要
排序字段中的任意单元格，切换到“数据透视表工
具—选项”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“排序”按
钮，弹出“按值排序”对话框，选择排序方式即可，
135
（4）为透视表添加分组
 在数据透视表中，可以对行标签中的数据项进行组合。
 在行标签的数据项中，选择要分为一组的数据区域，切
换到“数据透视表工具—选项”选项卡，单击“分组”组中的
“将所选内容分组”按钮，系统会自动将选定内容归纳到
“数据组1”，并显示出展开按钮，可在编辑栏中对数据组
名称进行修改。
136
（5）为透视表应用样式
 创建完数据透视表后，可以为其套用内置的数据透
视表样式，也可以自定义数据透视表样式。
 选中数据透视表，切换到“数据透视表工具—设计”选
项卡，单击“数据透视表样式”组中的快翻按钮，选择
喜欢的样式即可。
137
（6）使用切片器
切片器是一种筛选组件，它包含一组按钮，可快速
地筛选出数据透视表中的数据。
 插入切片器
 美化切片器
 更改切片器名称
138
4.3.6 工作表的打印
1．设置工作表的页面设置
 打印工作表之前，首先要设置工作表的页面。在“页面布局”选项卡下，单击“页
面设置”组中的相应按钮，如图所示，可对页边距、纸张方向、纸张大小、打
印区域、工作表背景、打印标题等进行设置。
“页面设置”组
“页面设置”对话框
 也可单击“页面设置”组右下角的对话框启动器打开“页面设置”对话框，如图所
示，在相应选项卡下可对纸张方向、缩放比例、页边距、页眉／页脚、打印标
题等进行设置。
139
2．打印预览
 单击“文件”按钮，在下拉列表中单击“打印”命令，此时，
在打印选项面板的右侧可预览打印的效果。
3．打印工作表
 单击“文件”按钮，在下拉列表中单击“打印”命令，在
“打印”选项面板中可设置打印的份数和打印的页数范
围。
140
4.4 演示文稿软件PowerPoint 2010
4.4.1 PowerPoint 2010的基本操作
1．新建幻灯片
启动PowerPoint 2010后，将默认新建一个名为“演示文稿1”的演示文
稿，其中包含一张幻灯片。如果要插入新的幻灯片，可通过两种方
法进行。
（1）新建默认版式的幻灯片
 新建默认版式的幻灯片，是根据演示文稿默认主题的幻灯片版式
来创建的。在“开始”选项卡的“幻灯片”组中，单击“新建幻灯片”按
钮即可。
（2）新建不同版式的幻灯片
 新建不同版式幻灯片是在“幻灯片”组中，单击“新建幻灯片”下拉箭
头，在其展开的版式库中选择相应的版式即可。
141
 PowerPoint 2010工作界面如图所示。
142
2．PowerPoint视图方式
PowerPoint提供了4种视图方式
 “普通”视图：是系统默认的视图模式，一次只显示一张幻
灯片，可以对幻灯片内容进行编辑和格式化处理。
 “幻灯片浏览”视图：以最小化的形式显示演示文稿中的所
有幻灯片，可以方便的选择需要查看的某张幻灯片，也可
移动幻灯片改变演示文稿的顺序。
 “阅读”视图：设有简单控件以便在审阅的窗口中查看演示
文稿。
 “幻灯片放映”视图：全屏放映幻灯片，可观看动画、超链
接等效果，但不能对幻灯片进行修改。若要退出幻灯片放
映视图，按 Esc键。
143
3．编辑演示文稿
（1）复制幻灯片
（2）移动幻灯片
（3）删除幻灯片
（4）将幻灯片组为逻辑节
这是PowerPoint 2010新增的功能，可以使用多个节来组织大型幻灯片版
面，以简化其管理和导航。
选中需要添加节的幻灯片，切换到“开始”选项卡，单击“幻灯片”组中的
“节”按钮，在展开的下拉列表中选择“新增节”选项。新建节后，可右击新
添加的节，在弹出的快捷菜单中选择“重命名节”命令，弹出“重命名节”对
话框，可对节名称重新命名。
144
4.4.2 在幻灯片上添加对象
1．插入文本框
 在幻灯片中除了可以直接通过标题占位符和正文占
位符输入文本外，还可以使用文本框输入。
 选中幻灯片，切换到“插入”选项卡，单击“文本”组中
的“文本框”按钮，在展开的下拉列表中选择“横排/竖
排文本框”选项，然后在幻灯片中，按住鼠标左键，
拖动绘制出合适大小的文本框。
145
2．插入与设置图片
（1）插入图片
 选中幻灯片，切换到“插入”选项卡，单击“图像”组中的“图片”按钮，
在弹出的“插入图片”对话框中选择需要的图片文件即可。
（2）调整图片的大小与位置
 在幻灯片中选中图片，拖曳鼠标可调整图片位置。将鼠标指针置于
图片的控制点上，可调整图片大小。
（3）删除图片背景
 同Word删除图片背景一样。选中图片，切换到“图片工具”选项卡，
单击“调整”组中的“删除背景”按钮，进入“背景消除”选项卡，这时图
片的背景以桃红色替换，拖动控点可调整删除的背景范围，设置好
后，单击“关闭”组中的“保留更改”按钮即可。
146
3．插入与设置自选图形
 在PowerPoint 2010中也提供了普通自选图形和SmartArt
图形，可以很方便地绘制流程图、结构图等示意图。
147
例4.14 ：图解蚕的生长阶段
 在幻灯片正文占位符中单击“插入SmartArt图形”按钮，如图
4.4.3所示。弹出“选择SmartArt图形”对话框，单击“图片”选项，
选择“重音图片”样式。如图4.4.4所示。
图4.4.3 占位符中的按钮
图4.4.4“选择SmartArt图形”对话框
148
 此时，在当前幻灯片中插入了指定图片布局的SmartArt
图形，如图4.4.5所示。通过单击其中的图片按钮，可为
图形添加图片，单击“文本”字样文本框，输入文字，效
果如图4.4.6所示。
图4.4.5 插入的SmartArt图形
图4.4.6插入图片、文字后的效果
149
例4.15：制作班委结构图
 在幻灯片正文占位符中单击“插入SmartArt图形”按钮，
弹出“选择SmartArt图形”对话框，单击“层次结构”选项，
选择“组织结构图”样式。此时，在当前幻灯片中插入了
指定图片布局的组织结构图形，如图4.4.7所示，单击
“文本”框即可输入文字。
图4.4.7 插入的组织结构图
例4.15效果图
150
4．插入视频文件
为了让演示文稿的内容更加生动，具有观赏性和说服力，可加
入一些视频文件。在PowerPoint 2010中添加视频文件可以通过三
种渠道完成：
 插入电脑中的视频文件
 插入来自联机视频网站中的视频
 插入剪贴画视频。
PowerPoint 2010中支持的视频格式有：视频文件（*.avi、*.wpl、
*.wmx）、Windows视频文件（*.avi）、电影文件（*.mpeg、*.mpg）
和Windows Media视频文件（*.wmv、*.wvx）等。
151
5．插入音频文件
为了防止可能出现的链接问题，向演示文稿添加音
频文件之前，最好先将音频文件放到演示文稿所在的
文件夹中。为幻灯片添加音频文件有三种渠道：
 插入文件中的音频
 插入剪贴画音频
 录音音频。
选中幻灯片，在“插入”选项卡的“媒体”组中，单击“音
频”按钮，在展开的下拉列表中选择插入选项。
152
4.4.3设置幻灯片外观
1．设置演示文稿的主题
 在“设计”选项卡中，单击“主题”组中的快翻按钮，在展开的
库中选择需要的主题样式即可。如果对主题效果不满意，还
可配合使用内置的其他主题颜色、主题字体、主题效果等。
2．使用母板统一演示文稿风格
 在“视图”选项卡的“母板视图”组中，单击“幻灯片母板”按钮，
此时进入幻灯片母板视图中，可以看到自带的一个幻灯片母
板中包括了11个版式，选择需要的幻灯片版式。
153
4.4.4 演示文稿由静态到动态的转变
1．设置幻灯片的切换效果
 幻灯片的切换效果就是指两张连续的幻灯片之间的
过渡效果。可设置切换效果的速度、声音等。在
PowerPoint 2010中提供了3类切换效果：细微型、华丽
型、动态型共有34种效果，可根据需要选取。
 选中幻灯片，在“切换”选项卡中，单击“切换到此幻
灯片”组中的快翻按钮，在展开的下拉列表中选择需
要的切换效果即可。
154
2．给对象设置动画效果
（1）在“动画”选项卡中设置动画效果
选中要设置动画效果的对象，在“动画”选项卡下，单击“动画”组
中的快翻按钮，在展开的下拉列表中选择动画效果。在PowerPoint
2010中提供了4类切换效果：
 进入：指幻灯片放映过程中，对象进入放映界面时的动画效果。
 强调：指对象从初始状态变化到另一个状态，再回到初始状态
的变化过程。起到强调突出的目的。
 退出：指幻灯片放映过程中，对象退出放映界面时的动画效果。
 动作路径：通过引导线使对象沿着引导线运动。以绿色三角形
显示动作路径的开始位置，以红色三角形标示路径结束。
155
（2）使用触发功能控制动画播放效果
 触发就是为幻灯片中对象的动画设置一个特殊的开
始条件，单击某个对象时，触发另一个对象的动画
效果播放。
156
例4.15：在图中，单击“播放”时，触发幻灯片中的五角图
形播放“旋转”动画效果。
 先在“插入”选项卡下，单击“插图”组中的“形状”按钮，在展开的
下拉列表中选择五角及椭圆形状，并编辑文字。
 选中五角图形，在“动画”选项卡“动画”组中选择“旋转”动画
效果。再在“动画”选项卡的“高级动画”组中，单击“触发”按钮，
在展开的下拉列表中选择“单击—椭圆”选项即可。
157
（3）使用动画刷复制动画效果
 在PowerPoint 2010中新增了“动画刷”功能，可以用来
复制动画效果，其使用方式与使用格式刷复制文本
格式类似。
 先选取要复制动画的对象，在“动画”选项卡的“高级
动画”组中，单击“动画刷”按钮，再单击要应用复制
动画的对象即可。
158
（4）创建动态的SmartArt图形
 创建动态的SmartArt图形，就是为SmartArt图形添加动画。
可以将整个SmartArt图形制作动画，或者只将SmartArt图
形中的个别形状制作动画。
 选择SmartArt图形后，切换到“动画”选项卡，在“动画”组
中为其设置一种动画效果，这时对整个SmartArt图形制作
出了动画效果。如果要将图形中的个别形状制作动画效
果，可再单击“效果选项”按钮，在展开的下拉列表中单
击“序列”组中的“逐个”选项即可。
159
3．添加超链接
在PowerPoint中，用户可以设置超链接，将幻灯片链接到另一个幻灯
片，或者跳转到其他文件等。可以通过两种方式插入超链接：
（1）以下划线表示的超链接
 先确定要链接的对象（可以使用文字或图片等），再切换到“插入”
选项卡，单击“链接”组中的“超链接”按钮，弹出“插入超链接”对话框
选择链接位置，这时超链接以下划线表示。
（2）以动作按钮表示的超链接
 选择需要安放动作按钮的幻灯片，在“插入”选项卡的“插图”组中，单
击“形状”按钮，在下拉列表中的“动作按钮”区域中选择要插入的动作
按钮。这时会弹出“动作设置”对话框，在该对话框中选择链接位置。
160
4.4.5 幻灯片的放映与保存
1．放映幻灯片前的准备工作
（1）隐藏幻灯片
 隐藏幻灯片是指在幻灯片放映时将某些不想让观众看到的幻
灯片隐藏起来，在放映幻灯片时将自动跳过隐藏的幻灯片。
 选择需要隐藏的幻灯片，切换到“幻灯片放映”选项卡，在“设
置”组中单击“隐藏幻灯片”按钮，这时该幻灯片左上角的幻灯
片编号四周显示一个边框，边框中有一条斜对角线。当放映
幻灯片时，该幻灯片不会显示出来。若要取消隐藏，再单击
一次“隐藏幻灯片”按钮即可。
161
（2）排列计时
 排列计时就是要预先排练放映演示文稿，将每张幻灯片
上所用的时间记录下来，当放映幻灯片时，按照预先的
排练时间自动运行放映。
 在“幻灯片放映”选项卡下，单击“设置”组中的“排练计时”
按钮。这时自动进入幻灯片放映状态，从第一张幻灯片
开始放映，并弹出“录制”工具栏，在其中文本框显示了
当前幻灯片放映的时间，在工具栏最右侧显示了演示文
稿累计放映时间，可单击“录制”工具栏中的“下一项”按钮，
也可单击鼠标左键进行幻灯片的切换，最后保留幻灯片
排练时间即可。
162
（3）录制幻灯片
 在PowerPoint 2010中新增了“录制幻灯片演示”功能，该功
能可以将演讲者在放映演示文稿时的解说录制下来。
 切换到“幻灯片放映”选项卡，在“设置”组中单击“录制幻灯
片演示”按钮，在展开的下拉列表中选择录制选项，弹出
“录制幻灯片演示”对话框，对录制内容进行勾选，单击
“开始录制”按钮后进入幻灯片放映视图。与排练计时相
似，在该视图中，出现“录制”工具栏，只需对幻灯片演
示，并解说即可。
163
（4）设置幻灯片放映方式
在“幻灯片放映”选项卡的“设置”组中，单击“设置幻灯片放映”按钮，
弹出“设置放映方式”对话框进行设置。
演示文稿的放映方式有以下三种：
 “演讲者放映（全屏幕）” 是默认的放映方式，以全屏幕形式显示。
 “观众自行浏览（窗口）”会在一个小窗口中放映，在该方式中不
能单击鼠标进行放映，可以按Page Down或Page Up键来控制。
 “在展台浏览（全屏幕）”用于自动放映演示文稿，即无人监督的
情况。
164
2．放映幻灯片
对演示文稿进行放映，可以从头开始放映，也可以从当前选中幻灯
片处开始放映演示文稿。在“幻灯片放映”选项卡的“开始放映幻灯片”组
中，选择放映选项。
 “从头开始”：从演示文稿的第一张幻灯片开始放映。
 “从当前幻灯片开始”：从当前选中的幻灯片开始放映。
 “广播幻灯片”：是PowerPoint 2010新增功能，可以对演示文稿进行远
程演示。第一次使用该功能时，要设置电子邮件地址进行链接。
 “自定义幻灯片放映”：放映时仅显示选择的幻灯片。在“定义自定义
放映”对话框中“新建”一个自定义放映，把演示文稿中的幻灯片“添加”
到自定义放映中。
165
3．保存演示文稿
 演示文稿制作完后，单击“文件”按钮，在展开的下拉
列表中单击“保存”按钮，则演示文稿以.pptx为扩展名
的文件保存在磁盘上。也可以单击“另存为”按钮，在
“保存类型”中对演示文稿的类型进行选择，可保存为
XML文件、演示文稿模板等。
166
4．保存并发送
 如果希望与他人同时观看或是共同编辑演示文稿，
可以用多种方法来分发和提供演示文稿，如使用电
子邮件发送演示文稿、将演示文稿更改为模板，将
演示文稿创建为讲义，将演示文稿打包成CD，将演
示文稿创建为视频等。
 单击“文件”按钮，在展开的下拉列表中单击“保存并
发送”按钮，在界面中选择相应选项。
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思考题
1.在输入文本过程中，可使用_____键和_____键来快速切换中、英文输入法。
2.在Word中如何输入特殊符号？
3.怎样实现文档中所以各段的首行都缩进两个汉字？
4.如何在文本中进行查找和替换？
5.在Word中如何生成一个目录？
6.在Word中怎样截取屏幕图片？
7.在Word中如何插入图片？插入的图片来源有哪些？怎样对图片进行背景移
除操作？如何编辑图片？
8.叙述在Word中编排业务流程图的操作方法。
9.简述Excel中文件、工作簿、工资表、单元格之间的关系。
10.选择连续的单元格区域，只要在单击第一个单元格后，按住____键，再单
击最后格一个单元格；间断选择单元格则需在按住_____键的同时选择单元格。
168
11.在Excel中如何进行数据有效性设置？
12.如果单元格的行高或列宽不合适，可以用哪几种方法进行调整？如何操作？
13.数据清除与数据删除的区别是什么？
14.如何设置工作表的边框和底纹？
15.Excel对单元格的引用默认采用的是相对引用还是绝对引用？两者有何差别？在
行列坐标的表示方法上两者有何区别？
16.如果只需要对工作表中的满足某些条件的数据使用同一种数字格式，以使它们
与其它数据有所区别，该如何进行？
17.演示文稿的视图方式有哪几种？有什么区别？
18.简述幻灯片母板的作用。
19.对于多张幻灯片，希望进行分组管理，该如何设置？
20.怎样对幻灯片中的文字、图片设置动画效果？
21.简述动作按钮与超链接的异同。
22.在放映幻灯片时，希望自动运行放映，该如何设置？
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