Transcript Overige dienstverlening

Betrouwbaarheidstypologie
Overige dienstverleningsbedrijven
en beroepen (zie ook
personeelsproces)
1
2
Belangrijkste aanknopingspunten voor
betrouwbaarheid
• Geautoriseerde tarieven voor dienstverlening
op basis van begrote bezetting
• Functiescheiding tussen opdrachtverwerving,
planning, uitvoering en administratie
• Betrouwbare urenregistratie
• Beoordeling directe versus indirecte uren
3
Kenmerkende
betrouwbaarheidsrisico’s
• volledige registratie van uitgevoerde
opdrachten
• verschuivingsrisico van uren tussen
opdrachten
• juistheid indirect uren
4
Preventieve IC maatregelen
1.1 Begroting, normen, tarieven
1.2.Controletechnische functiescheiding
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen
1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie
in relatie tot begroting en vorige periode
1.5 Essentiële bestanden
5
Begroting, normen en tarieven
6
1.1 Begroting, normen, tarieven
•
•
•
•
•
verkoopbegroting
personeelsbegroting
begrote bezetting
commerciële uurtarieven
begroting overige kosten (bijvoorbeeld
automatisering, opleiding, leaseauto’s)
7
1.2 CT functiescheiding
Ten aanzien van de opdrachten:
• Verkoop (beschikkend: offerte en
opdrachtaanvaarding)
• Planning (intern beschikkend)
• Uitvoering (uitvoerend)
• Administratie (registrerend & controlerend)
Ten aanzien van personeel:
• Personeelszaken (beschikkend)
• Salarisadministratie (uitvoerend)
• Administratie (registrerend & controlerend)
8
1.3 Procedures, wet- en regelgeving,
richtlijnen
•
•
•
•
cliënt en opdrachtaanvaarding
werving & selectie
bijwerken standenregister
arbeidsomstandighedenwet
9
Managementinformatie
10
1.4 Belangrijke managementinformatie
• Exploitatie:
Omzet
Salarislast directe medewerkers (toegerekend aan
projecten)
Projectresultaat
Overschotten of tekorten op projecten
Bezettingsresultaat
Overige kosten
Netto marge
• Daarnaast:
Verhouding directe/indirecte uren
Ouderdom debiteuren,
Hitrate uitgebrachte offertes
11
Gegevens in bestanden  Informatie
12
1.5 Essentiële bestanden
•
•
•
•
•
•
offertebestand
contractenbestand
planningsbestand
projectbestand
debiteurenbestand
personeelsbestand
13
Repressieve IC-maatregelen
2.1 Cijferanalyse
2.2 Verbandscontroles
2.3 Detailcontroles
2.4 Waarneming ter plaatse
14
Cijferanalyse
15
Vaak geen 9 tot 5 werk!
16
2.1 Cijferanalyse
•
•
•
•
werkelijke omzet en bezetting versus begroot
verhouding directe-indirecte uren
beoordeling indirecte uren
mate waarin bezetting de in het tarief
geraamde bezetting over of onderschrijdt
• begrote versus werkelijke salarislast per uur
• mate waarin het gerealiseerde tarief afwijkt
van het verwachte verkooptarief
17
Verbandscontroles
18
Aanname & ontslag!
19
2.2 Verbandscontroles
• shoptime (personeelsbestand) = jobtime
(projectbestand) + indirecte uren
• jobtime X verkooptarief = omzet + / tariefresultaat
• Brutosalaris =netto + sociale lasten
• beginstand personeel + in dienst – uit dienst =
eindstand personeel
20
2.3 Detailcontroles
• controle op juistheid van de gehanteerde
verkoop tarieven
• juistheid tijdbesteding indirect uren.
21
Waarneming ter plaatse
22
2.4 Waarneming ter plaatse
• controle op aanwezigheid
• controle op werken aan niet geregistreerde
opdrachten.
• naleving voorschriften Arbo-wet
23
Olivia
24
• Olivia B.V. is een groot bureau op het gebied van
tuinarchitectuur. Onder de directie ressorteren onder
andere de volgende afdelingen:
• Secretariaat (2)
• Tuinarchitecten (10)
• Planning (3)
• Tekenkamer (30)
• Personeelszaken (3)
• Administratie (4)
• De directie is verantwoordelijk voor het verwerven van de
grote opdrachten. De opdrachten zijn sterk verschillend van
aard en omvang. Grote opdrachten (bijvoorbeeld van
projectontwikkelaars) worden tegen vaste aanneemsom
uitgevoerd. Kleine opdrachten komen meestal via het
secretariaat binnen en worden op regiebasis aan de klant
doorberekend.
25
26
• Op basis van specifieke deskundigheid worden
de opdrachten onder de tuinarchitecten
verdeeld. De afdeling planning bewaakt de
voortgang en verzorgt de planning van het
tekenwerk. De facturering van de
werkzaamheden is als volgt. Voor grote
opdrachten: 25% van de aanneemsom bij
aanvaarding en de rest bij voltooiing. Voor
kleine opdrachten geldt dat een vast bedrag
overgemaakt moet worden alvorens aan het
werk begonnen kan worden.
27
28
Toepassingsvraag
• Met welke vorm van productie vertoont het
type overige dienstverlening voor wat betreft
de interne organisatie sterke
overeenkomsten? Zijn er ook verschillen?
29
Toepassingsvraag
• Welke attentiepunten (risico’s) zijn er in de
casus aanwezig met betrekking tot de
volledigheid van de opbrengsten
verantwoording?
30
Toepassingsvraag
• Wat is de aard van de afdelingen binnen Olivia
gelet op het aspect functiescheiding? Vindt u
het een probleem dat de directie tevens
procuratie heeft?
31
Toepassingsvraag
• Welke bestanden zijn minimaal noodzakelijk
voor de biv bij olivia? Wie muteert welke
gegevens?
32
Toepassingsvraag
• Welke begrotingen kan men binnen Olivia
onderscheiden en hoe komen de uurtarieven
tot stand?
33
Toepassingsvraag
• Welke maatregelen van ao/ic kunnen de
volledigheid van de verantwoorde opdrachten
borgen? Besteed hierbij onder andere
aandacht aan de contractprocedure
34
Toepassingsvraag
• Beschrijf de ao/ic met betrekking tot de
facturering en het debiteurenbeheer.
35
Toepassingsvraag
• Beschrijf de ao/ic met betrekking tot
personeelsbeheer.
36
Toepassingsvraag
• Door verdere groei van de organisatie moet de
directie zich nader bezinnen op de
taakverdeling binnen Olivia. Eén voorstel is om
de tuinarchitecten voortaan ook de grotere
opdrachten te laten verwerven. Zijn hier
risico’s aan verbonden? Zo ja, bestaat er een
mogelijkheid om deze af te dekken?
37
Toepassingsvraag
• Binnen Olivia bestaat het volgende
voorschrift: Tuinarchitecten dienen alle
opdrachten die ze voor eigen rekening
uitvoeren ( ook in eigen tijd) bij de directie te
melden. Wat is de achtergrond van deze
richtlijn? Welke maatregel van interne
controle geeft de directie een indicatie of de
tuinarchitecten zich aan de richtlijn houden?
38
Toepassingsvraag
• Welke verbandscontroles kan men leggen
tussen de bij vraag 4 genoemde bestanden?
Wie moet dit doen? Wat controleert men met
dergelijke verbandscontroles?
39
Toepassingsvraag
• Welke informatie zou de directie willen
ontvangen?
40
41