Transcript Dienstverlening met doorstroming van goederen van derden

Betrouwbaarheidstypologie
1
2
Belangrijkste aanknopingspunten voor
betrouwbaarheid
• geautoriseerde tarieven
• betrouwbare standaardkostprijs voor bepaalde
reparaties
• functiescheiding tussen receptie, werkplaats,
magazijn en administratie
• betrouwbare werkplaats orderadministratie
• beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad =
verbruikte onderdelen op werkplaatsorders
• beoordeling bezettingspercentage
• inventarisatie kas en onderdelen
3
Kenmerkende
betrouwbaarheidsrisico’s
• Volledige verantwoording
reparatieopdrachten
• Juistheid indirecte uren
• Juistheid onderdelen verbruik
• Juistheid garantiekosten
4
Preventieve IC maatregelen
1.1 Begroting, normen, tarieven
1.2.Controletechnische functiescheiding
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen
1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie
in relatie tot begroting en vorige periode
1.5 Essentiële bestanden
5
Begroting, normen en tarieven
6
1.1 Begroting, normen, tarieven
• verkoopbegroting
• begrote bezetting, begrote
personeelssterkte(bezetting) en salarislast;
• inkoopbegroting
• investeringsbegroting (in reparatieapparatuur),
• begrote garantiekosten
• tarieven op basis van begrote bezetting;
standaardkostprijs voor bepaalde reparaties
• commercieel uurtarief
7
Toepassingsvraag 1
• Bestaat het manuurtarief voornamelijk uit
personeelskosten of zijn hier ook nog andere
kosten in opgenomen?
8
1.2 CT functiescheiding
•
•
•
•
receptie (beschikkend, doet ook de planning)
werkplaats (uitvoerend)
magazijn (bewarend)
administratie (registrerend en controlerend).
9
Toepassingsvraag 2
• Op welke kan je het risico beheersen dat de
magazijnmeester ook zelf de onderdelen mag
bestellen?
10
1.3 Procedures, wet- en regelgeving,
richtlijnen
•
•
•
•
•
•
•
•
opdrachtaanvaarding
uitgifte reparatieopdrachten
uitgifte onderdelen
toekennen garantie aan klanten
claimen van garantie bij leveranciers, afrekenen
inventarisatieprocedure
regelgeving rond APK
milieuregels
11
Toepassingsvraag 3
• Wat is het belangrijkste element van de
procedure voor uitgifte van onderdelen?
12
Managementinformatie
13
1.4 Belangrijke managementinformatie
• Exploitatie:
Omzet
Salariskosten werkplaats
Kosten materiaal
Afschrijving apparatuur
Bruto Marge
Garantiekosten
Overige kosten
Netto marge
• Overig:
Bezetting van de werkplaats (productiviteit)
Ouderdom debiteuren
Voorraad- en kasverschillen
14
Gegevens in bestanden  Informatie
15
1.5 Essentiële bestanden
•
•
•
•
•
•
Klantenbestand
Werkplaatsorderbestand
Tarievenbestand
Voorraadbestand
Personeelsbestand
Debiteurenbestand
16
Toepassingsvraag 4
• Welke gegevens zijn er in het
werkplaatsorderbestand opgenomen?
17
Repressieve IC-maatregelen
2.1 Cijferanalyse
2.2 Verbandscontroles
2.3 Detailcontroles
2.4 Waarneming ter plaatse
18
Cijferanalyse
19
2.1 Cijferanalyse
•
•
•
•
•
Werkelijke bezetting versus begroot
Verhouding directe-indirecte uren
Ontwikkeling garantiekosten
Verhouding uren / materiaal
Beoordeling van afwijkingen van
standaardkostprijs (efficiëntieverschillen)
20
Verbandscontroles
21
2.2 Verbandscontroles
• beginvoorraad onderdelen + inkopen –
eindvoorraad = verbruik
• shoptime (personeelsbestand) =
jobtime(werkplaatsorderbestand) + indirecte
uren
• beginstand debiteuren + afgesloten
werkplaatsorders – eindstand =
bankontvangsten
22
2.3 Detailcontroles
• controle op juistheid van de gehanteerde
inkoopprijzen en commerciële
werkplaatstarieven
• controle op juistheid garantiekosten met
behulp van garantieregeling
• controle op de werkplaatsorderresultaten
23
Waarneming ter plaatse
24
2.4 Waarneming ter plaatse
• inventarisatie onderdelen
• aanwezigheid van niet door receptie
geregistreerde auto’s
• inspectie uitgevoerde reparaties
• inspectie of APK-voorschriften worden
nageleefd
25
Toepassingsvraag 5
• Tamara constateert bij haar werk als
accountant dat er meer onderdelen op
voorraad zijn dan de voorraadadministratie
aangeeft. Wat zou er allemaal aan de hand
kunnen zijn?
26
Autofix
27
Autofix is een grote dealer van een bekend
automerk. Uiteraard worden alle voorkomende
reparaties en onderhoudsbeurten uitgevoerd aan
de auto’s van klanten. De organisatie bestaat voor
wat betreft deze activiteiten uit de volgende
afdelingen:
• Receptie (2)
• Werkplaats (14)
• Magazijn (2)
• Administratie (3)
Klanten bieden hun auto bij de receptie aan. Deze
noteert de aard van de klacht en/of de uit te
voeren onderhoudsbeurt.
28
Opdrachten via receptie
29
• Ten einde wachttijden te voorkomen (de
werkplaats is meestal overvol) worden
werkzaamheden uitgezonderd spoedreparaties
uitsluitend op afspraak uitgevoerd. Voor veel
voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten
bestaan per type auto vaste prijzen. Overige
werkzaamheden worden tegen uurtarief en
werkelijke materiaalkosten aan de klant
doorberekend. In de werkplaats werken 10
monteurs onder leiding van een chef. Deze zijn
alle in dienst. Voor de bestuurlijke
informatieverzorging beschikt Autofix over een
geautomatiseerd systeem. Klanten dienen
contant of met pinpas bij de receptie af te
rekenen uitgezonderd bedrijven die per rekening
mogen betalen.
30
Aan het werk!
31
Toepassingsvraag 6
• Wat vormt in het algemeen de basis voor de
volledigheid van de opbrengstverantwoording
bij dienstverlening met doorstroming van
goederen van derden? In hoeverre wijkt
Autofix hier van af?
32
Toepassingsvraag 7
• Welke problemen zijn er in de casus te
onderkennen met betrekking tot de
volledigheid van de
opbrengstenverantwoording?
33
Toepassingsvraag 8
• Wat is de aard van de genoemde afdelingen
gelet op het aspect functiescheiding?
34
Toepassingsvraag 9
• Welke bestanden zijn er minimaal noodzakelijk
voor de bestuurlijke informatieverzorging bij
Autofix?
35
Toepassingsvraag 10
• Hoe komt het uurtarief bij Autofix tot stand?
• Wat is de waarde van het bestaan van vaste
prijzen voor bepaalde reparaties en
onderhoudsbeurten? Hoe komt deze tot stand
gelet op de ao/ic?
36
37
Toepassingsvraag 11
• Bestaat er nog een beweging van eigen
goederen bij Autofix? Zo ja, geef aan hoe deze
eruit zien en welke maatregelen van ao/ic
(preventief en repressief) noodzakelijk zijn om
deze effectief te laten functioneren
38
39
Toepassingsvraag 12
• Gedurende de afgelopen periode ontvangt de
directie de volgende informatie:
• Shoptime: 1.800 uur /Jobtime 1100 uur.
• Tot welke vragen (en acties!) zouden deze
gegevens de directie kunnen brengen?
40
Toepassingsvraag 13
• Een belangrijk deel van de werkzaamheden
bestaat uit het onder garantie verhelpen van
storingen. De directie heeft als beleid dat
dergelijke storingen per omgaande verholpen
dienen te worden en klanten kunnen zich
daarom rechtstreeks bij de chef van de
werkplaats vervoegen. Welk gevaar ziet u in
deze handelswijze en hoe zou u de zaken
organiseren?
41
Toepassingsvraag 14
• Welke informatie zou de directie willen
ontvangen ten aanzien van het reparatie- en
onderhoudsproces bij Autofix?
42