Transcript Handelsbedrijf à contant

Betrouwbaarheidstypologie
Handelsbedrijven à contant:
behandeld filiaalbedrijf
1
2
Belangrijkste aanknopingspunten voor
betrouwbaarheid
• Belangrijkste aanknopingspunten voor
volledigheid opbrengsten en juistheid kosten
• Door directie geautoriseerde brutomarge,
prijsprocedure.
• Betrouwbare werking Point of Sale apparatuur.
• Beginvoorraad + Inkoop – Eindvoorraad =
Verkocht + Kasverschillen + Voorraadverschillen.
• Inventarisatie als sluitstuk van de geldgoederenbeweging
3
Toepassingsvraag 1
Binnen het controleteam waar je deel van
uitmaakt ontstaat er discussie over de
waarden waarin de BETA-formule (BV +
Inkopen – Eindvoorraad = Verkocht)
gemeten moet worden.
Wat stel jij voor?
4
5
Kenmerkende
betrouwbaarheidsrisico’s
• Juistheid kasverschillen
• Juistheid voorraadverschillen
6
Toepassingsvraag 2
Kun je nog een aantal andere
betrouwbaarheidsrisico’s noemen die je bij
dit type bedrijven vaak zult tegenkomen?
7
Preventieve IC maatregelen
1.1 Begroting, normen, tarieven
1.2.Controletechnische functiescheiding
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen
1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie
in relatie tot begroting en vorige periode
1.5 Essentiële bestanden
8
Begroting, normen en tarieven
9
1.1 Begroting, normen, tarieven
• Verkoopbegroting,
• Inkoopbegroting,
• Begrote Brutomarge
• Begrote omloopsnelheid van de voorraad
• Begrote diefstal
(Begrotingen zijn vaak per filiaal).
10
Toepassingsvraag 3
• Waarom is het vanuit de volledigheid van de
opbrengsten zo belangrijk dat de interne
organisatie rond het begroten van de
brutomarges adequaat is?
11
1.2 CT functiescheiding
• Hoofdkantoor: Inkoop (beschikkend), Centraal
magazijn (bewarend); verkoop (intern
beschikkend over te hanteren prijzen),
Administratie (controlerend)
• Hoofdkantoor  filiaal
• Filiaal: bedrijfsleider (beschikkend),
kassamedewerkers (uitvoerend.
12
Toepassingsvraag 4
Waarom zouden wij hier de kassamedewerkers
vooral als uitvoerend zien terwijl ze toch
bezig zijn met het verkopen van artikelen en
verantwoordelijk zijn voor de voorraad geld
en artikelen?
13
1.3 Procedures, wet- en regelgeving,
richtlijnen
•
•
•
•
•
•
Prijsprocedure
Kasprocedure
Offerte en contractprocedure bij inkoop
Inventarisatieprocedure.
Regelgeving op het gebied van winkelsluiting
Oogtoezicht, tascontrole, zonder bon wordt
niet geruild, procedure rondom retouren.
14
Toepassingsvraag 5
• Wat zijn de belangrijkste stappen uit de
kasprocedure?
15
Managementinformatie
16
1.4 Belangrijke managementinformatie
• Exploitatie voor het geheel en per filiaal
Omzet
Kostprijs verkopen
Bruto marge
Omloopsnelheid van de voorraad (per
productcategorie)
Kasverschillen
Voorraadverschillen (per productcategorie
17
Toepassingsvraag 6
• Door welke informatie blijft de directeur op de
hoogte van het gelopen risico ten aanzien van
de incourantheid van de voorraden?
18
Gegevens in bestanden  Informatie
19
1.5 Essentiële bestanden
•
•
•
•
•
•
Inkoopbestand
Crediteurenbestand
Artikelbestand
Voorraadbestand
Verkoopbestand
Het POS-systeem bevat het artikelbestand
(geautoriseerde prijzen + actuele voorraad) en
het verkoopbestand.
20
Toepassingsvraag 7
Welke maatregelen zou het hoofdkantoor
moeten nemen om er voor te zorgen dat ieder
filiaal met het juiste en volledige
artikelbestand werkt?
21
Repressieve IC-maatregelen
2.1 Cijferanalyse
2.2 Verbandscontroles
2.3 Detailcontroles
2.4 Waarneming ter plaatse
22
Cijferanalyse
23
2.1 Cijferanalyse
• Werkelijke brutomarges versus begrote
brutomarges per product en productcategorie
• Werkelijke voorraadverschillen (per filiaal)
versus norm voor diefstal
• Werkelijke kasverschillen (per filiaal) versus
norm
24
Toepassingsvraag 8
• Waarom is de filiaalvergelijking zo belangrijk
voor het beoordelen van de betrouwbaarheid
van de informatie?
25
Verbandscontroles
26
2.2 Verbandscontroles
• Beginvoorraad + Inkopen – Eindvoorraad =
Kostprijs verkopen;
• Afboeking artikelbestand (POS)= Opboeking
verkoopbestand (POS) +/- voorraadverschillen;
• Afboeking verkoopbestand (POS)= Opboeking
bank + kasverschillen
27
Toepassingsvraag 9
Tijdens de interim-controle van filiaalbedrijf
constateer je voor één filiaal dat het volgende
verband nooit lijkt te sluiten:
• Afboeking verkoopbestand (POS)= Opboeking
bank + kasverschillen
De controleleider is verrast en roept: Dan
hebben we hem te pakken. Een mooi geval van
slepen.
Wat bedoelt hij?
28
2.3 Detailcontroles
• Controle op de juistheid van de gehanteerde
inkoopprijzen;
• Controle op de juiste verkoopprijzen in het
artikelbestand
29
Waarneming ter plaatse
30
2.4 Waarneming ter plaatse
• Inventarisatie van voorraad en kas
• Controle op naleving regelgeving winkeltijden
31
Casus Superstore
32
Superstore N.V. exploiteert een landelijke keten van 8
warenhuizen . In deze warenhuizen worden allerhande
huishoudelijke artikelen verhandeld.
De interne organisatie van de locale warenhuizen is als
volgt:
• Bedrijfsleider (1)
• Caissières (4)
• Administratie (1)
Bij Superstore maakt men gebruik van Point of Sale
apparatuur. Alle goederen dienen van het hoofdkantoor
betrokken te worden. Klanten kunnen contant, met
pinpas, chipper of creditcard betalen.
Regelmatig worden er vanuit het hoofdkantoor
opruimingen van seizoensgevoelige artikelen
georganiseerd die in de landelijke pers worden
aangekondigd.
33
34
Toepassingsvraag 10
Welke risico’s bestaan er met betrekking tot de
volledigheid van de verantwoorde
opbrengsten bij een handelsbedrijf dat tegen
contante betaling levert wel, die er bij een
handelsbedrijf dat op rekening levert niet
bestaan?
35
Toepassingsvraag 11
In hoeverre verschilt POS-apparatuur van een
geautomatiseerd kasregister? Welke
bestanden heeft POS-apparatuur minimaal
nodig om te kunnen werken? Welke
maatregelen op het gebied van biv kunnen bij
Superstore de juistheid van de prijzen
waarborgen?
36
37
Toepassingsvraag 12
Welke aanvullende maatregelen zou u de
directie van Superstore willen adviseren om
diefstal door klanten en personeel te
voorkomen?
38
Toepassingsvraag 13
Eénmaal per jaar worden van oudsher de filialen
van Superstore integraal geïnventariseerd. Dit
gebeurt meestal op 2 januari en de winkels
zijn dan voor publiek gesloten. Wat is uw
mening ten aanzien van de geschetste
procedure?
39
Toepassingsvraag 14
• Welke informatie zou het hoofdkantoor van
Superstore willen ontvangen zodat ze de gang
van zaken bij de filialen kunnen beheersen?
40
Toepassingsvraag 15
• Welke verbandscontroles zou men bij
Superstore kunnen leggen?
41