Transcript Hankintaprosessi- asianhallinta /Tampere Heini

Hankintaprosessi- asianhallinta /Tampere
Heini Holopainen/ Katja Klemola
18.11.2013
© Copyright Kuntien Tiera Oy
Esimerkki hankintaprosessin asiankäsittelystä- avoin kilpailutus
Toimittaja
Osallistuu
markkinakartoitukseen
Toimintayksikkö/ vastuullinen
Sähköinen arkisto
Dokumentin hallinta
Hankinnan
suunnittelu,
Markkinaselvityksen
teko
Markkinaselvitys,
Esitteet,
vastaukset
Hankinta
pyyntö hankintayksikölle
Asian
rekisteröinti
Asian/Asiakirjanmetatiedot (ID,
tehtäväluokka,
julkisuusluokka
,…)
Vastaanottaa
päätöksen
Lisäselvityspyyntö,
kysymysten
tekeminen
Hankintamenettelyn valinta ja
sisällön
määrittely,
ennakkoilmoitus
Hankintayksikkö/
hankinnasta vastuullinen
Tarjouspyynnön
laadinta
Hankinnan
Tarjouspyyntö
vaatimusn asiakirjat ja
määrittely,
liitteet
Vertailu- ja
valintaperusteet,
hankinnan liitteet,
Ennakkoilmoitus
Hilmaan
Selvitys,
ennakkoilmoitus
Tarjouspyyntö,
tarjouspyynnön
liitteet
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Hankintailmoitus
Ilmoitus
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Pätöksestä ilmoitus
Tarjouspyynnön
julkaisu
Tarjousten
vastaanotto
Tarjousten
käsittely
Julkaistu
tarjouspyyn-ö
liitteineen,
lisäselvitykset
Vastaanotetut
tarjoukset
Avauspöytä
kirja,
Tarjousvertailu
Tarjouspyyntö, Tarjoukset
Tarjouspyynnön
liitteet
Pöytäkirja,
Vertailumuistio
Päätös,
Muutoksenhakuohjeet
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Dokumentin hallinta
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Aloittaa
sopimusneuvottelun
Hankintayksikkö/ Toimintayksikkö
hankinnasta vastuullinen
Hankintakäsittely
Hankintailmoituksen
teko
(HILMA)
Hakee
oikaisua
päätökseen
Hankintapäätöksen
teko
Oikaisuvaati
muksen
vastaanotto
ja käsittely
Sopimuksen
laatiminen
Oikaisusun
arvioinnit
Allekirjoitettu
sopimus,
Ilmoitus
Hilmaan
Päätös
Oikaisuvaatimu
kseen
Sopimus,
ilmoitus
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Toimenpide/Asiakirjan
metatiedot
Tiedoksianto
Muutoksenhaku
Täytäntöön
pano ja
seuranta
Julkinen
(HILMA) ja
asianosaisten
tiedoksiantaminen
Päätös
Ilmoitus
Asian ohjaus käsittelysäännöt
Asianhallinta
Ohjaus,
neuvonta
Vireilletulo/
asian
rekisteröinti/
kirjaaminen
Valmistelu
Päätöksenteko
© Copyright Kuntien Tiera Oy
2
Hankintaprosessi - avoin kilpailutus
Toimenpiteen tyyppi

Toimenpidetyyppi ja toimenpiteen tarkenne:

Vireillepano/-tulo:; Tarve hankintaan

Valmistelu/Käsittely ;
−
Tarvittavien selvitysten tekeminen
−
Ennakkoilmoitus hankinnasta
−
Tarjouspyyntöasiakirjojen tekeminen
−
Hankintailmoituksen laatiminen Hilmaan
−
Tarjouspyyntöjen laatiminen
−
Tarjouspyyntöjen lähettäminen
−
Lisätietopyyntöjen vastaanottaminen
−
Lisätietopyyntöihin vastaaminen
−
Tarjousten vastaanottaminen ja kirjaaminen
−
Tarjousten avaaminen
−
Tarjousten käsittely
−
Esitys hankinnasta

Päätöksenteko; Lautakunnan/hallituksen päätöksenteko

Tiedoksianto; Päätöksestä ilmoitetaan asianosaisille

Muutoksenhaku; Oikaisuvaatimus päätökseen, Markkinatuomioistuimeen valitus

Täytäntöönpano;

−
Sopimuksen tekeminen ja allekirjoittaminen,
−
Lähetetään ilmoitus talousosastolle hankinnasta,
−
Hankinnasta ilmoitetaan Hilmassa
Suljettu
© Copyright Kuntien Tiera Oy
3
Hankintaprosessi – avoin kilpailutus
Asiakirjatyypit ja liitteet (keskeisiä)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Asiakirjatyypit ; asiakirjatyypin tarkenne
hankintaesitys
selvitys
ennakkoilmoitus
hankintailmoitus
tarjouspyyntöasiakirjat
tarjouspyyntö
ilmoitus
lisätietokysely
vastaus kaikille
tarjous
tarjouksen liitteet
pöytäkirja ; tarjouksen avaamispöytäkirja
tarjousvertailu
esitys
päätös
sopimusluonnos
kirje
muutoksenhakuohjeet
sopimus
•
Esim. Liitteet (ICT-hankinnat):
−
Tarjouspyyntö_avoin menettely
−
Hankinnan yleiskuvaus
−
Toiminnalliset vaatimukset
−
Ei-toiminnalliset vaatimukset
−
Tarjouslomake_avoin menettely
−
Referenssilomake
−
RACI matriisi
−
Hintalomake
−
Alihankkijat ja ryhmittymät
−
CV-lomake
−
Projektisuunnitelmapohja
−
Tarjoajan järjestelmäkuvaus
© Copyright Kuntien Tiera Oy
4