Transcript Hankintojen kilpailuttaminen, ohjelmapäällikkö Hilkka Laine

HANKINTOJEN KILPAILUTTAMINEN
Kertausopinnot
”Lyhyt oppimäärä”
Hilkka Laine
31.5.2011
PITÄÄKÖ KILPAILUTTAA?
KETÄ KILPAILUTUS KOSKEE
• Käytännössä kaikkia hanketoimijoita!
Kilpailutus koskee kaikkia julkisia organisaatioita
Yksityisiä yrityksiä ja organisaatioita kilpailutus koskee
silloin, kun julkisyhteisöjen myöntämä tuki hankinnalle on
yli 50 %. Julkista tukea on EU:n ja valtion tuen lisäksi
esim. kuntien myöntämä avustus hankkeelle (KS Liiton
ohje).
• Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja Lakia edell. lain
muuttamisesta (321/2010) käytetään vain kansalliset
kynnysarvot ylittäviin hankkeisiin.
• Arvoltaan pienemmät hankkeet perustuvat päätöksessä
annettuihin ohjeisiin/hallinnoijan antamiin ohjeisiin.
MIKSI IHMEESSÄ???
HANKINNOILLA HYVÄÄ LAATUA
KOHTUULLISILLA KUSTANNUKSILLA
• Hankintojen avoimuus, tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu,
markkinoiden toimivuus , ostotoiminnan tehokkuus sekä hyvän
hallinnon periaatteet -> kaikki ostettavat palvelut ja tavarat on
kilpailutettava
• Myös tukikelpoisuus muistettava hankinnoissa:
•
•
•
•
•
sisältyvät hankesuunnitelmaan > ovat rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä
aiheutuvat hankkeen toteuttamisesta ja syntyvät hankkeen toteutusaikana
ovat hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia
Ovat hinnaltaan kohtuullisia > riittävä määrä tarjouksia
Johtuvat hankkeesta eivätkä organisaation tavanomaisesta toiminnasta.
• Hyvä suunnittelutyö pohjana
•
•
•
•
Kokonaisuuden hahmottaminen -vaihtoehtojen tarkastelu
Kohteen yksilöinti (laatu, toiminnallisuus, vähimmäisedelltykset, erityisehdot ym.)
Hintatason määrittely
Tekninen vuoropuhelu (avoimuus muistettava)
HANKINNAN ARVON ENNAKOINTI –
HANKINTAMENETTELYN VALINTA
• Suurin ennakoitu maksettava kokonaisarvo
•
Kaikki kustannukset laskettava mukaan:
-osaurakat mukaan koko hankinta-ajalta
-palkkiot ja maksut
-optiot
-mahdolliset hinnanmuutokset huomioitava mahdollisuuksien mukaan
• Hinnan ja markkinoiden kartoittaminen
•
•
•
•
Tietopyyntö (alustava kysely) Hilmaan/ suoraan yrityksille
Tekninen vuoropuhelu
Markkinakartoitus, markkinatutkimus
Hintakartoitus
• Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti
•
Perustelut tulee aina löytyä ja pystyä todentamaan
MILLOIN SOVELLETAAN HANKINTALAKIA ?
• Paukkuuko kansalliset kynnysarvot
•
•
Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 euroa ja sitä suuremmissa hankinnoissa (Alv 0)
Rakennus- ja käyttöoikeusurakat 150 000 €(alv 0)
• Ilmoitus HILMAn –ilmoituskanavassa
www.hankintailmoitukset.fi
• Valitus mahdollista tehdä markkinaoikeuteen (valitusaika 14 vrk
päätöksen tiedoksisaamisesta).
• Maksatushakemukseen liitteeksi: tarjouspyyntö,
avauspöytäkirja, päätöspöytäkirja, voittanut tarjous ja
hankintasopimus.
Tarvittaessa varauduttava lisäselvityksiin
HANKINNAT 4 000 – 30 000 € KIRJALLINEN MENETTELY
Kustannukset kohtuullisia, tavanomaista hintatasoa,
avoimuuden ja syrjimättömyyden periaate. (rahoittajan ohje
(projektipäätöksen liitteenä)
• Ei ilmoitusvelvollisuutta Hilmaan
• Tarjouspyyntö vähintään 3 eri tarjoajalta
• Tarjoukset käsitellään annetun määräajan jälkeen. Tarjousaika
kohtuullinen
• Tarjouspyyntöön kirjataan kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä
hankinnan kannalta
• hankintapäätös perustuu tehtyyn vertailuun
• Valinta kokonaistaloudellisesti edullisimman tai halvimman
vaihtoehdon perusteella.
• maksatushakemuksen liitteeksi tarjousvertailu ja
hankintapäätös
• Kannattaa hyödyntää jo kilpailutetut sopimukset
Pienhankinnat alle 4.000 euroa: HINTAVERTAILU
• puhelimitse, liikkeissä käyden, lehti-ilmoitukset tai verkkokauppa
• Vertailusta laaditaan muistio, jonka perusteella hankinta
tehdään
• kaikille tarjoajille samat tiedot
HANKINTA-ASIAKIRJAT HANKEMAPPIIN
• Kirjallinen tarjouspyyntö
•
tarjouspyyntöön kirjataan kaikki merkitykselliset tiedot hankinnasta ja valintamenettely
pisteytyksineen > saadaan yhteismitallisia, vertailukelpoisia tarjouksia.
• Tarjoukset – riittävä aika varattava
• Tarjousten avauspöytäkirja, soveltuuden arviointi ja vertailu
•
vertailu tehdään tarjouspyynnössä mainittujen tietojen perusteella
• Hankintapäätös, oikaisuohjeet /oikaisuohje ja valitusohje
markkinaoikeuteen (väh. kansall. kynnysarvon yltävät
hankinnat).
•
Voidaan antaa tiedoksi myös sähköisesti tai faksilla
• Noudatetaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta
(liikesalaisuudet)
• Kirjallinen hankintasopimus
• Pienhankinnan muistiot & hankintapäätökset
MERKILLEPANTAVAA
• Juridinen vastuu ja päätöksenteko hankinnasta projektin
toteuttajalla ei ohjausryhmällä.
• Kynnysarvorajoissa huomioitava myös optiot, palkkiot ja kaikki
mahdoll. muut kustannukset.
• Lisätyöt saavat olla maksimissaan 50% alkuperäisen
sopimuksen arvosta (L julkisista hankinnoista § 28:
Suorahankinta lisätilauksissa )
• Käytetyt koneet ja laitteet
Hankintahinta ei saa ylittää laitteen käypää arvoa
Jäljellä olevan käyttöiän tulee olla riittävä ja tekniset
ominaisuudet asianmukaiset
Hankintaan ei ole saatu julkista tukea viiden edellisen
vuoden aikana (todennettava)
HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN,
HANKINTAPÄÄTÖKSEN OIKAISU
• Hankinnan voi keskeyttää, jos:
• Kaikki tarjoukset ovat liian kalliita
• Tarjouksia ei ole saatu tai ne ei vastaa tarjouspyyntöä
• Olosuhteet/ suunnitelmat ovat muuttuneet tarjouskilpailun aikana
• Saatu vain yksi tarjous
• Menettelyvirhe
Ehdottomasti perusteltava ja liitettävä oikaisuohje ja/tai valitusosoitus
• Hankintaoikaisu menettelyvirheen korjaamiseksi koskee kaikkia
hankintoja. Voidaan tehdä ennen hankintasopimusta omasta
aloitteesta (60 pv) tai asianosaisen vaatimuksesta (14 pv) > uusi
päätös. Korvaa kunnallisen oikaisuvaatimuksen kansallisten
kynnysarvot ylittävän hankinnan osalta. Kynnysarvon alapuolella
käytettävissä molemmat muutoksenhakuvaihtoehdot.
SUORAHANKINNAT poikkeustapauksissa (1)
Laki julkisista hankinnoista §§27-28 ja 35,79
Syy todettava ennalta ja perusteltava päätöksessä
Tavara – ja palveluhankinnat, rakennusurakat
• Avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu sopivia
tarjouksia. Alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja ei saa muuttaa.
• Hankinta voidaan tehdä vain yhdeltä toimittajalta, joka omistaa
hankinnan kohteeseen liittyvät immateriaalioikeudet (teknisestä,
taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä
vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan)
• Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä eikä
määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä
riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen
äärimmäisen kiireen vuoksi. Esim. onnettomuus ja varaosan
tarve
SUORAHANKINNAT Poikkeustapauksissa (2)
Palveluhankinnat
• Suunnittelukilpailun säännöissä suorahankinta
Laissa määritetyt lisä- ja toistohankinnat:
•
•
•
Tavarahankinnan lisätilaus aikaisemman osoittain korvaamiseksi tai laajentamiseksi,
jos toimittajan vaihdos aiheuttaisi yhteensopimattomuutta (max 3 vuotta)
Alkuperäiseen sopimukseen sisältymättömät , ennalta arvaamattomat välttämättömät
lisätyöt: enintään 50% määräisenä alkuperäisen sopimuksen arvosta
Optiot- joihin varauduttu alkuperäisessä hankintailmoituksessa, tehtävä 3 vuoden
kuluessa alkuperäisestä sopimuksesta
• Sos., terveys ja koulutuspalvelut erityistapauksissa: kohtuutonta
haittaa asiakas/hoitosuhteeseen tms.
SUORAHANKINNAT (3)
• Tavaroiden hankinnat
Tavarat hankitaan vain tutkimus-, kokeilu- tai vastaavaan
tieteelliseen käyttöön
Julkisesti hintanoteeratut tavarat
Tavarantoimittajan liikkeen lopettamisen johdosta hankinnat
erityisen edullisia.
• Kaikki poikkeustilanteet perusteltava, hankintapäätös ja
hankinnan hinta laskentaperusteineen tulee dokumentoida
näissä tilanteissa tarkasti.
• Suorahankintailmoitus vapaaehtoista / valitus
markkinaoikeuteen 6 kk kuluessa hankintasopimuksesta (§87)
SEURAAMUKSET SÄÄNTÖJEN
NOUDATTAMATTA JÄTTÄMISESTÄ
• Tarjousta ei ole
jätetty riittävässä
laajuudessa
(avoimuusperiaate)
25% vähennetään
sopimuksen
rahamäärästä
(komission suositus
kansallisen tason
hankinnoista)
• Lähtökohtana
kilpailuttamatta
jättäminen hankinta
ei ole tukikelpoinen
kustannus.
Muutama poikkeus
(mainittu edellä)
LISÄTIETOA
• Omassa
organisaatiossa
hankinnoista
vastaava
• www.vm.fi valtion
hankintakäsikirja
48/2010
• www.hansel.fi
• www.hankinnat.fi
• Rahoituspäätös:
www.keskisuomi.fi/ohjeet/
hankinnat
Rahoittaja/maksaja
• Suuntaviivoja
pienhankintojen
suunnitteluun ja
ohjeistamiseen
(Kuntaliitto 2007)