Transcript eredmenyes meeting

KKV- Akadémia
Az eredményes meeting emberi feltételei
Faix Katalin
Profil Training Kft.
BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26.
Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9.
Tel: +36/1-248-3200 Fax: +36/1-248-3201
www.profiltraining.hu, [email protected]
Mérlegeljünk!
1. Munkatársaikkal hetente hányszor
meetingelnek?
A: 2, vagy kevesebb
B: 5
C: 5-nél több
Számok tükrében
12 meeting/hó: utazás, video-és teleconf
+ 49,6 meeting személyes = 61,8 meeting/hó
Meetingek száma
45%
47%
8%
* verizonbusiness.com
Több, mint 1 éve
Kevesebb, mint 1 éve
Ugyanannyi, mint 1 éve
Meeting hatékonysági tényezők
120%
100%
80%
60%
40%
20%
nagyon fontos
kevésbé fontos
0%
*verizonbusiness.com
A MEETING TEAM-ÉPÍTÉS
T
E
A
M
Tanulás, fejlődés
Energia
Akció: döntések és a tervek megvalósítása
Morál és kölcsönös megbecsülés,
a szervezeti kultúra gyakorlása
Meeting : Elfogadva 
• http://www.youtube.com/watch?v=JWY1zot
eTCo
Meetingek felépítés
1. Meeting FELKÉSZÜLÉS
2. Meeting LEVEZETÉSE
3. Meeting UTÓMUNKÁLATOK
Meeting felkészülés
Előkészítés:
• Cél- Mátrix kitöltése
• Agenda összerakása
Technika
Meghívó kiküldése:
• Cél- Mátrix kitöltve
• Előzetes olvasnivaló
CÉL-MÁTRIX
1. Purpose / Célja:
2. Outcome /
Végeredmény:
Mi a célunk?
Milyen eredményt várunk el?
3. Stakeholders /
Érintettek:
Kit érint ez a téma?
Ki az előadó?
Ki a moderátor/facilitátor?
4. Time/ Idő:
Mennyi időt szánunk
egy-egy témára?
Milyen folyamatot
követünk?
Létszám
Jeff Bezos
„Nem érdemes összehívni egy
meetinget akkor, ha az ott
helyet foglalók annyian
vannak, hogy két pizzánál
többet ennének meg.”
Meeting levezetése
1. Ülés megnyitása
2. Korábbi akciópontok ellenőrzése
3. Moderáció, vitavezetés
4. Döntések, akciók rögzítése
Akkor fejezzük be a meetinget, ha mindenki tudja,
mi a teendője, és mikor lesz a következő meeting.
VÉGEREDMÉNY – azaz a témák lehetséges
feldolgozási módja
* ELKÖTELEZŐDÉS
Akció terv
* DÖNTÉS
*
*
INFORMÁCIÓ
VITA
Adott témát megvitatjuk,
és döntést hozunk úgy, hogy
előre meghatározzuk a
döntéshozatal típusát
Adott témát megvitatjuk,
de döntést nem hozunk
Adott információt, döntést
vita nélkül tudomásul veszünk
DÖNTÉS TÍPUSOK
1. EGYÉNI DÖNTÉS
Hatalmi szóval, egyéni
felelősségvállalás
3. DEMOKRATIKUS DÖNTÉS
A többség akarata,
elvben, közös felelősségvállalás
2. KONZULTATÍV DÖNTÉS
Szakértői véleményekre
támaszkodva,
egyéni felelősségvállalás
4. KONSZENZUS DÖNTÉS
Mindenki közös akarata,
közös felelősségvállalás
Döntési folyamat eredménye
1. Elfogadás / jóváhagyás
2. Elutasítás / elvetés
3. Delegálás / újra előterjesztés
4. Elnapolás / bizonytalan időre
Meeting utómunkálatok
Jegyzőkönyv elkészítése
Jegyzőkönyv kiküldése
Visszajelzés kérése 1 kollégától
Akciók nyomon követése
Szerepek a meetingen
Témaelőadó/Prezentáló
Moderátor
Elnök
Jegyzőkönyvvezető
Szerepek a meetingen
• Az elnök feladata:
– Döntésekben a végső szót mondja
– Felel a meeting sikeréért
– Továbbítja a döntéseket,
információkat felsőbb fórumok felé
– Szankcionál
Szerepek a meetingen
• A témaelőadó feladata:
–
–
–
–
Felvezeti a témát
Adatokat ismertet
Javaslatot tesz
Döntéshez segédanyagot
(szemléltető anyagot, háttér
dokumentációt stb.) készít
Szerepek a meetingen
• A jegyzőkönyvvezető feladata:
– Jegyzőkönyv írása:
• Összegzés
• Akció lista
• Következő meeting időpontja
• Elhangzott prezentációk csatolva
– Jegyzőkönyv eljuttatása az
érintettekhez
Szerepek a meetingen
• A moderátor feladata:
– Az emberi oldal szakértője
• Hangulatteremtés
• Bátorítás
• Csoportdinamika
• Visszajelzés kérése
– A folyamat szakértője
• Módszerek, eljárásmódok javaslata
• Időkeretek tartása
• Vitavezetés
A hatékony meetinghez szükséges résztvevői
képességek
Folyamatot befolyásoló
képességek:
• Kezdeményező
• Információ közlő
• Információt, véleményt
kérő
• Tisztázó
• Részletező, kifejtő
• Összegző
• Kompromisszumkereső
Kapcsolatfenntartó
képességek:
• Kapus
• Harmonizáló
• Csoportnormára
figyelmeztető
• Bátorító, lelkesítő
Nehéz résztvevők
•
•
•
•
•
•
A beszédes
A csendes
A blokkoló
Timi
Az agresszív
A magamutogató
A megfigyelő
Albert
Elvira
Katalin
Karesz
János
A virtuális meetingek 6 sikertényezője
1. Napirend tervezése
2. Technológia
3. Résztvevők felkészítése
4. Résztvevők figyelmének ébren
tartása a meeting alatt
5. Bizalom építése
6. Lendület megtartása az egyes meetingek között
Forrás: Julia Young
Köszönöm a figyelmet!
Rengeteg békát kell megcsókolnod,
amíg megtalálod a herceget!
Rengeteg meetinget kell levezetned,
amíg eggyel teljesen elégedett leszel!
A virtuális meetingek 6 sikertényezője
1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának
tervezése
2. Technológia hatékony használata
3. Résztvevők felkészítése
4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren
tartása a meeting alatt:
• szerepek, szabályok
• interaktivitás
5. Bizalom építése
6. Lendület megtartása az egyes meetingek között
Forrás: Julia Young
Mikor van szükség külön moderátorra?
Ha
- A téma maga olyan összetett, nagy, hogy a tagok nem
tudnak egyszerre a tartalomra és a folyamatra is figyelni
- Teljesen új, komplex helyzetekben, ahol az eddig bevált
módszerek nem lesznek elegendőek
- Krízishelyzetben, ha gyors döntésre van szükség
- A csapatra jellemző a passzivitás
- Az egyének vagy csapatok között rivalizálás van
- A problémák nincsenek, vagy eltérő módon vannak
definiálva
- Bizalmatlanság van, vagy a gyanúja felmerül
- Az egyének félnek (pl. hierarchia miatt)
Szerepek a meetingen
• A moderátor feladata 1.
• Az emberi oldal szakértője (együttműködve a célokat
elérni)
– Indítás, Cél-mátrix
– Hangulatteremtés, „jégtörők”
– A csoport fókuszának irányban tartása. (Összegzés, átkötés,
visszaterelés)
– Bátorítani, elősegíteni az interaktivitást
– Csoport dinamika figyelése. Diagnosztizálni a mélyben zajló
folyamatokat, és közbeavatkozni, ha szükséges
– Visszajelzés kérése
Szerepek a meetingen
• A moderátor feladata 2.
• A folyamat szakértője (megfelelő folyamatot,
módszert kiválasztani a célok eléréséhez)
– Célok, elvárt végeredmény szem előtt tartásával a folyamat
mederben tartása
– Módszerek, eljárásmódok javaslata
– Időkeretek tartása
– Vizualizáció (virtuális meetingen is!)
– Vitavezetés:
• Vélemények meghallgatása
• Kiegyenlített arányú megszólalási lehetőség
– Döntési folyamat levezetése
– Visszajelzés kérése
Néhány csapda, ami veszélyeztetheti a
moderáció sikerét
• Személyes érintettség a témában (nem semleges, hanem
érzelmileg bevonódott)
• Ha a legaktívabb résztvevő vagy, és szeretnél befolyást
gyakorolni
• Túl sok szerepet felvállalni (bíró és kapitány egyben), és nem
világosan kommunikálni ezt
• Önismeret hiánya
• Minősíteni a többieket, ítélkezni, véleményezni
• Az ellenállást személyes támadásnak venni a hiányzó
önbizalom miatt
• Nem megfelelő kooperáció az elnökkel
Szemkontaktus helyettesítése
• Nem látjuk a non-verbális jeleket.
• A résztvevők könnyen elveszítik a
figyelmet, fókuszt. (Multitasking)
• Sokkal nagyobb koncentrációra van
szükség mind a beszéd, mind a figyelem,
hallgatás esetében
• Több struktúrára, szabályra van szükség
• Hiányzik az emberi kapcsolat
Moderációs módszerek - Nyitás
– Hangulatteremtés, jégtörők, elvárások tisztázása,
hozzáállás, energiaszint szondázása, időzítés
megfelelősége
•
•
•
•
•
Idézet
Fotó, kép
Pontozás; 1 pont kérdés (1-5-ig tartó skálán, hogyan értékeled?
1 szavas válasz (mindenki egy szót mondhat csak)
Smile faces
– Cél mátrix bemutatása
Módszerek a különböző folyamatok
moderálására
- Információgyűjtés, áttekintés:
- Brainstorming
- T-módszer
- Problémamegoldás, elemzés:
- Kereszt módszer
- Mátrix diagram
- SWOT
- Döntéshozatal
- Döntési mátrix
- Döntési folyamat
Módszerek – Brainstorming
Miért?
• A kreativitás ösztönzése, ‘out of box’ gondolkodás
• Összes ötlet összegyűjtése, rögzítése. Értékelés csak később
• Szinergia kiaknázása
Alapelvek:
•
•
•
•
Minden ötlet ok, nem értékelünk azonnal!
Cél a mennyiség, nem a minőség
Építkezz a többiek ötleteiből!
Passzolj, ha kifutottál az ötletekből!
Módszerek: T-módszer – információk
összehasonlítására és szembeállítására
Virtuális meetingek előnyei
Virtuális meetingek hátrányai
- Nem kell utazni
-Idő
-Költséghatékonyság
-Gyors
-…
-Kevesebb személyes kapcsolat
-Nehézkes döntéshozatal
-Multitasking lehetséges
-….
Módszerek – Kereszt módszer probléma
megoldásra
1. Milyen jelenségeket,
szimptómákat tapasztalunk?
2. Mi lehet az oka?
3. Mik a következmények, ha nem
cselekszünk?
4. Milyen megoldási javaslataink
vannak?
Módszerek – Mátrix diagramm
Mikor?
• ha meg akarjuk
határozni, hogy melyik
megoldás éri el
egyszerre a két célt
Hogyan?
•Két faktor
meghatározása,
értelmezése
•Egyes lehetőségek
elhelyezése a
mátrixban
MAGAS
H
A
S
Z
O
N
Legjobb
megoldások
Nem
kívánatos
megoldások
Költséges
megoldások
Legrosszabb
megoldások
ALACSONY
ALACSONY
KÖLTSÉG
MAGAS
Módszerek: SWOT analízis- jelen helyzet
elemzésére
ERŐSSÉGEK
GYENGESÉGEK
Belső tartalom
LEHETŐSÉGEK
Külső környezet
VESZÉLYEK
Módszerek – Döntési mátrix
A döntési mátrixot akkor használjuk, ha több lehetséges megoldást
szeretnénk értékelni előre meghatározott kritériumok mentén.
Hogyan?
1. Kérd meg a csoportot, hogy listázzák az ideális megoldás/választás
jellemzőit!
2. Határozzátok meg, hogy a jellemzők melyike „kötelező”, és melyike
„kívánatos” kritérium! (‘must have’ vagy ‘nice to have’)
3. Kérd meg a csoportot, hogy értékeljék az egyes kívánatos kritériumok
fontosságát egy skálán! (1-10 vagy 1-5)
4. Rajzold meg a döntési mátrixot! Bal oldalon az első oszlopba írd a
kritériumokat egymás alá! Először a kötelezőeket! A többi oszlop
tetejére írd az alternatívák nevét!
5. Kérd meg a többieket, hogy értékeljék (1-10 vagy 1-5) az egyes
alternatívákat a kritériumok mentén!
A visszajelzés szabályai
•
•
•
•
•
•
•
•
„Én O.K. vagyok – Te is O.K. vagy
Észleléseket leírni, nem minősíteni (érzések, gondolatok,
kérdések)
Mindig pozitívval kezdeni
Konkrétan
Mindenki a saját nevében beszéljen
Zavar esetén jelezni
Mindenki magáért felel
Szigorúan bizalmas
OKÉV: 07-0126-03
1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok
sorozatának tervezése
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mi a célom? – megvalósítható? (max. 90 perc)
Hogyan nézne ki a napirend, ha ez egy normális meeting lenne? Milyen szintű
interakciót szeretnék? Hogyan tudnám az agendát virtuálisan megvalósítani?
Kiket kell bevonnom? – inkább több rövidebb meetinget tervezzünk kevesebb
résztvevővel
Mi intézhetünk el aszinkron módon? Miben szükséges, hogy egy időben jelen
legyünk (szinkron)?
Milyen technológiákat vethetek be?
Milyen akadályokra kell felkészülnöm? Hogyan fogom kezelni őket?
Milyen szerepet tölt be az ügyfél/elnök?
Hogyan tudom legjobban felkészíteni a résztvevőket? – hatékony meeting
érdekében
Mennyi időmbe kerül, hogy ezeket a meetingeket koordináljam?
Ezzel a virtuális meetinggel tényleg elérjük a célunkat? Mit kellene újratárgyalnom?
Módszerek – Döntési folyamat
Menet:
1. Bevezetés: (’5 perc)
• Cél mátrix meghatározása
• Megegyezés a döntéshozatali módszerben és döntési típusban
• Menetrend elfogadása
2. Folyamat:
• Információ megosztása (‘5 perc)
• Vita (‘20 perc
• Megegyezés a kritériumokban, prioritásokban (‘5 perc)
• Döntés az előre elfogadott módszer szerint (‘10 perc)
3. Elköteleződés, zárás:
• Elégedettség monitorozása (‘5 perc)
• Akcióterv (‘10 perc)
Moderátor Profilja
• Személyiség – rugalmasság, nyitottság, önbizalom,
optimizmus, lelkesedés, objektivitás, empátia …
• Tudás – szervezetről, szituációról, csoportdinamikáról,
moderációs módszerekről …
• Tanulható készségek – kommunikáció, megfigyelés,
elemzés…
Tanulható készségek
Csoportdinamika
• Szimptómák észlelése
• Minták elemzése
• Beavatkozás, ha szükséges
Kommunikációs készségek
• Bátorítás
• Aktív figyelem
• Kérdezés
• Összegzés, megértés kontroll
• Visszajelzés
2. Technológia hatékony használata
• Ugyanolyan ügyesnek kell lennünk a virtuális technológia használatában,
mint ahogyan a flipchart-ot és a PowerPoint-ot használjuk.
• A technológia felhasználóbarát legyen a résztvevők számára is.
• Legyen tartalék terved, ha a technika csődöt mond!
• Ne félj a virtuális meeting technológiájától! – Kezdd egyszerűen, de vágj
bele!
Eszközök:
• Web Conferencing Tools
• Web Meeting Tools
• Social Networking
3. Résztvevők felkészítése
•
•
•
•
•
Érjük el, hogy minden résztvevő időben felkészült legyen, hogy az együtt töltött
értékes idő tényleg hatékony, produktív és motiváló legyen!
A résztvevők felkészítése magában foglalja az alábbiakat:
• Információ nyújtása, amit át kell nézniük és kommentálniuk.
• Információ begyűjtése tőlük, hogy megfelelő agendát tudj összeállítani, és
mindig csak az érintetteket hívd meg.
• Rendszeres ellenőrzés, hogy biztosítsuk, hogy mindenki felkészült legyen.
• Emlékeztető mail küldése. Kérj visszaigazolást, kövesd nyomon, hogy ki jelzett
vissza! Ha kell, akkor telefonon erősíts rá a mailre!
Fogd be az elnököt/ügyfelet, hogy segítsen az elvárások tisztázásában! Alakítsátok
ki közösen előre az alapszabályokat!
Neveld a kollégáidat!
Ha virtuális meetinget moderálunk, akkor legyünk rá felkészülve, hogy sokkal több
időt kell töltenünk a meeting előtti kommunikációval és koordinációval!
4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren
tartása a meeting alatt
Szerepek, szabályok
• Állíts fel szabályokat, és tartsd be őket! Ki mikor beszél? Mennyi ideig? Van
időkorlát?
• Kezdéskor kérd a zavaró tényezők kiiktatását. Off mute?
• Segítsd az embereket egymáshoz kapcsolódni! Mutasd be őket! Small talk
• Mosolyogj, ülj egyenesen, és figyelj aktívan!
• Nem több mint 10 perc vagy 3 slide egyszerre! Utána interaktív rész.
• Kövesd nyomon, hogy ki vesz részt, ki beszél!
• Nevezz ki segítő társakat! Időfelelős, jegyzőkönyvíró stb.
• Ragaszkodj a tervezett napirendhez! Inkább előbb fejezd be!
• Limitáld közben a csak 2 embert érintő megbeszéléseket!
• Rögzítsd, és tedd a többiek számára is láthatóvá a „parkoló-listát”!
• Vegyes csoportnál (részben jelen van, részben virtuálisan) légy érzékeny, és
kommentáld azokat a történéseket, amiket hallhatnak, de nem látnak!
5. Bizalom építése
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bizalom és egy megfelelő emberi kapcsolat, interakció nélkülözhetetlen egy sikeres
virtuális meetinghez. Mivel a moderátor fizikailag nincs jelen, új módokat kell, hogy
kitaláljon, a megfelelő hangulat megteremtéséhez, és a hatékony csoportdinamika
kialakításához.
Derítsd ki, hogy mit jelent a csoportnak a megbízható, hitelt érdemlő viselkedés –
őszinteség, kompetencia, egymásra figyelés.
Alakítsatok ki normákat, amik építik a bizalmat, és csökkentik a bizalmatlanságot! Pl.
hogyan kezeljük a konfliktusokat, betartjuk-e az ígéreteket, riportálás.
Alakíts ki egy biztonságos közeget, ahol az emberek segítséget mernek kérni, beismerik
a problémáikat, kimondják aggodalmaikat!
A bizalmatlanságot szülő viselkedést azonnal és közvetlenül kezeld!
Találkozzatok néha személyesen is! Legalább a kezdetekkor!
Tedd lehetővé, hogy a kollégák személyes dolgokat megosszanak egymással! Mint egy
irodában lehetséges lenne. Pl. fotót látni, élményeket megtudni.
Úgy osszátok el a feladatokat, hogy kisebb csoportoknak együtt kelljen működniük,
ezzel is erősíteni a kötődést.
Próbálj ki különböző hangvételt, hogy megtaláld a megfelelőt!
Adj visszajelzést sokszor!
6. Lendület megtartása az egyes meetingek között
• Szemben a klasszikus meetingekkel, a virtuálisaknál felmerül az igény,
hogy hogyan tartsuk fenn a lendületet és motivációt az egyes meetingek
között.
• Tartsd szem előtt a közös célokat! Tedd láthatóvá az előrehaladást! dashboard, thermometer
• Ünnepeljétek meg az elért eredményeket!
• Tedd ismertté a láthatatlan, háttérben levő teljesítményeket!
• Gyakran lépj kapcsolatba az egyénekkel! Fejezd ki, hogy értékeled,
fontosnak tartod őket! Beszéljetek a közös dolgokról! Tudd meg, mit
gondolnak!
• Legyen legalább havonta egyszer 1:1 kommunikáció az egyénekkel!
• Mérd a virtuális meetingjeid hatékonyságát! Elértük a célokat és a kívánt
végeredményt? Az aktivitás elérte a kívánt szintet? Jól gazdálkodtunk az
idővel? A résztvevők jelezték, hogy elégedettek a folyamattal és az elért
eredményekkel? Várják a következő meetinget?
Napirend összeállítása
Ellenőrizd:
1. A téma a rendszeres megbeszélés tárgya-e?
2. Elegendő időd van-e felkészülni?
3. Pontosan megfogalmaztad-e, hogy mit vársz?
4. A szervezési információk pontosak-e?
A rendszeres megbeszélés szabályai
1. Távolmaradás
2. Késés
3. Ülésrend
4. Szólásrend
5. Döntési stílus
6. Szerepek