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CONTRALORIA EN LAS EMPRESAS, EL VALOR ACTUAL C.P.C. José Miguel Barañano Guerrero Contraloría es la actividad de implementar los mecanismos de control, información financiera, cumplimiento de los impuestos, coordinación de la auditoría externa y protección de los activos de la empresa y patrimonio de los accionistas. IMPORTANCIA DE LA FUNCION DEL CONTRALOR Hoy en día, el contralor de una empresa es considerado como un colaborador muy importante para la adecuada y oportuna toma de decisiones. Identificar los riesgos de las empresas, para reducirlos y controlarlos entre todos los miembros de la organización. Concientizando a cada responsable de un proceso, identifique sus riesgos, establezca sus puntos de control, se auto evalúe y se auto corrija. Las mejores prácticas en la Contraloría debe verse desde cuatro perspectivas: tecnología, procesos, colaboradores e información. Balanceando proporcionalmente cada uno de los cuadrantes: Colaboradores Tecnología Mejores Prácticas Información Procesos Indicadores que permiten darle seguimiento al desempeño de los procesos clave de la empresa: Número de días para procesar el cierre contable. Tener un solo catálogo de cuentas, con un número reducido de cuentas contables y administración centralizada. Simplificación de operaciones inter-compañías. Concentración de compras y pagos a proveedores. Límites para la capitalización de activos Inversión de tiempo del personal dedicado al apoyo del negocio. Número de personas del departamento de contraloría con relación a las ventas, y al total del personal de la empresa. Personal con habilidades y capacidad técnica. Actualización técnica. Énfasis en explicaciones de información relevante. Información útil para la adecuada toma de decisiones. Informes con enfoque a acciones futuras y no a explicaciones del pasado. Habilidades que requiere el contralor: Conocimientos técnicos sólidos. Trabajo en equipo. Toma de decisiones. Habilidades de negociación. Comunicación. Valores. Iniciativa y análisis Liderazgo y don de mando Sentido común Criterio Diplomacia y cortesía (trato fino y cortés) Habilidad para: -Dirigir a un grupo de trabajo -Trabajar en grupo -Tomar decisiones -En grupo -En forma individual -En condiciones de presión o de emergencia Madurez emocional (la cual implica: autocontrol, autoseguridad, autodisciplina, autoevaluación y autocrítica) Empatía. Ética y profesionalismo. Desarrollo Profesional. Independencia profesional Cuidado y diligencia Responsabilidad individual. Secreto Profesional. Lealtad hacia el grupo. Respeto a los colegas y a la profesión. Dignificación de la imagen profesional a base de calidad. Cumplimiento con la norma de educación continúa. Especialización y experiencia. Alcance Revisión de la Gestión operativa financiera y el presupuesto. Revisión de los estados financieros. Revisión de cada uno de los rubros de los estados financieros. Revisión de la información La información que se revisará mensualmente de forma enunciativa es la siguiente: Gestión Financiera. - Resumen ejecutivo Análisis de tendencias Forecast Integración de otros gastos e ingresos Flujo de efectivo Capex Hoja de trabajo del amarre de la gestión financiera contra contabilidad. Revisión de la información Información Financiera -Hoja de trabajo de consolidación -Estados financieros básicos -Conciliaciones bancarias -Análisis de la posición de tesorería contra la contabilidad -Saldo de la cartera de clientes y la antigüedad -Saldo de deudores y la antigüedad -Análisis de la estimación para cuentas incobrables -Saldos y operaciones intercompañias, conciliaciones con su contraparte -Análisis de inventarios y costo de ventas -Cédula de activo fijo y pre operativos - - - - Análisis de la depreciación y amortización registrada en resultados por cada uno de los rubros de activo fijo y gastos pre operativos. Saldo de cuentas por pagar y su antigüedad. Resumen de declaraciones mensuales, así como contribuciones locales. Prueba global de honorarios y arrendamientos, así como la retención. Amarre del IVA por acreditar y por pagar. Amarre de nóminas contra contabilidad. Cédula de préstamos bancarios y arrendamientos financieros, con fecha de inicio y vencimiento, tasa de interés y el cálculo de los intereses pagados y tipo de cambio. Integración de las aportaciones para futuros aumentos de capital. Conciliación contable fiscal y pérdidas por amortizar. Cálculo de pagos provisionales de ISR e IETU. Hoja de trabajo de utilidad o pérdida en cambios. Estimado de impuestos diferidos en forma continua. Integración y soporte documental de los movimientos de capital social. Definición y elementos de la estructura del control interno descritos en los boletines 5030 y 5050 de la Normas y Procedimientos de Auditoría La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: a) El ambiente de control. b) La evaluación de riesgos. c) Los sistemas de información y comunicación. d) Los procedimientos de control. e)La vigilancia. A) a) b) c) d) e) f) g) EL AMBIENTE DE CONTROL Actitud de la Administración hacia los controles internos establecidos. Estructura de organización de la entidad Funcionamiento del consejo de administración y sus comités Métodos para asignar autoridad y responsabilidad Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoría interna. Políticas y prácticas de personal Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad. B) LA EVALUACION DE RIESGOS Cambios en el ambiente operativo. Nuevo Personal Sistemas de información nuevos o diseñados Crecimientos acelerados Nuevas tecnologías Nuevas líneas Reestructuraciones corporativas Cambios en Normas de Información Financiera Personal con mucha antigüedad en el puesto Operaciones en el extranjero C) LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION a) b) c) d) e) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la Administración. Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada clasificación. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. Registren las transacciones en el periodo correspondiente. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. D) LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL a) b) c) d) e) Debida autorización de transacciones así como de actividades. Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades. Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada valuación de las operaciones registradas. E) LA VIGILANCIA La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de control en forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea necesario. Consideraciones generales Tamaño de la entidad. Características de la actividad económica en la que opera. Organización de la entidad. Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control Establecida. Problemas específicos del negocio. Requisitos legales aplicables. Pruebas de cumplimiento y evaluación final Comunicación de situaciones a informar Forma y contenido del informe Para la preparación del material, el expositor se apoyó en las siguientes obras: El Contralor, Responsabilidad y Funciones: Autores: Victor Paniagua Bravo y Miriam Paniagua Pinto. Editorial ECAFSA La Contraloría y sus Funciones Autor: C. Alcántara González Editorial: ECASA Normas de Auditoría y Normas para Atestiguar Autor: Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría Editorial: IMCP Diversos artículos encontrados en Internet.