Transcript Introduktion produktionsplanering

PRODUKTIONSPLANERING
Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten
1
Vad är produktionsplanering?
Planera ur ett
helhetsperspektiv?
Jobba aktivt med
väntelistor?
Koppling mellan
produktion och
schema?
Att följa upp och
redovisa utfall?
Att kunna ge tid
direkt?
Att hålla
vårdgarantin?
Att ha koll på
resurserna?
2
Att planera
utifrån
patientbehov?
Att ha bra flyt när
patienten kommer?
Att lägga
resursscheman
”optimalt”?
Vad är produktionsplanering?
• Planering av vad som behöver göras utifrån
– Uppdrag
– Behov
• Med hänsyn till
– Resurstillgång
En produktionsplan är en plan som visar vad vi ska producera (i antal)
av olika produktgrupper (eller produkter) över en period om minst 12
månader.
Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer på den nivån är
med i planeringen.
3
Vad omfattar produktionsplanering?
PLANERING
ÅTGÄRDER /
STYRNING
4
UPPFÖLJNING/
ANALYS
Syftet med produktionsplanering
• På kliniknivå:
– Att kontinuerligt, på lång och kort sikt,
kunna planera, följa upp och styra
verksamheten så att uppdrag/behov
uppfylls så bra som möjligt och
verksamhetens målsättningar nås gällande
tillgänglighet, arbetsmiljö och ekonomi.
5
Vad är nyttan?
• Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet
kring vad som ska göras
• Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av
resurs till behov
• Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande
resursbehov
• Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av
väntelistor –struktur i Cosmic)
• Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig
uppföljning
• Skapar framförhållning för beslutsfattare
• ….
6
Planering/uppföljning/styrning är en
del av chefsuppdraget
Strategisk ledning
Fokus och riktning
Personalledning ledelse
Personale
Utveckla
Sikring
af och
motivera
ressourcer
medarbetare
Yrkesmässig
Faglig
ledningledelse
Faglig kompetence
Fackmässig
og kvalitetoch
kompetens
kvalitet
Ur LiÖ’s ledarpolicy:
Driftsledning
Driftsledelse
Styrning
Styring og
och
optimering
optimering
7
Chefen förväntas beskriva
verksamhetens uppdrag tydligt i
dialog med medarbetarna och
omsätta det till förståeliga mål
och uppgifter
Planering på olika nivåer
Allokering av resurser
Detaljeringsgrad Daglig
styrning
Hög
Produktionsplan,
kapacitetsplan…
Kortsiktig
planering
Långsiktig
planering
Uppdrag
Strategisk
planering
Låg
0-6v
12-20v
1 år
3 år
Planeringshorisont
8
Olika planeringsperspektiv
Uppföljning
Uppdrag
Långsiktig
Vilka är våra övergripande
riktlinjer?
Uppföljningsverktyg
9
Produktion
Vad, när och hur mycket ska vi producera?
Vilka resurser åtgår?
Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion?
Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser?
Basdata
Verksamhetschef
Kortsiktig
Hur mycket planerar vi att
producera och vilka resurser
krävs?
Planeringsverktyg
Planerare
Vilka resurser finns tillgängliga
för produktion?
Cosmic
Schemaläggare
Bokningsansvarig
Produktionsplanering – olika steg
Uppdrag
Basdata
Långsiktig
planering
Kortsiktig
planering
Produktion
Uppföljning
10
Vad behövs för att produktionsplanera?
• Ett grundkrav:
Verksamheten beskriven i ”vårdtjänster” eller
”produkter”
11
Krav på ett produktbegrepp
Det ska…
• beskriva verksamheten; vad vi producerar
• beskriva stora patientflöden/processer
• vara förståeligt och användbart (för alla roller) i
planerings-/uppföljningsprocessen
• fungera i patientjournalen
• gå att följa upp
• finnas info om resursåtgång
Varje patientkontakt är en produkt
12
Produktionsplanering – tre steg
1
Långsiktig
planering
2
Kortsiktig
planering
3
Daglig
verksamhet
Uppföljning
13
Vad är behovet 12 månader framåt?
Vad kan vi producera 12 månader framåt?
Finns de resurser som krävs för detta?
Hur ska resurser allokeras?
Hur påverkas budgeten av produktionsplanen?
När ska vi förlägga patienttid, adm.tid och övriga aktiviteter ?
När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå?
När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?
Vilka patienter ska komma när?
Hur ska vi hantera dagliga avvikelser?
Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?
Vad beror eventuella avvikelser på?
Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen?
Hur väl stämmer prognoser?
Behöver vi justera framtida produktionsplan?
Produktionsplanering – tre steg
1
Långsiktig
planering
2
Kortsiktig
planering
3
Daglig
verksamhet
Uppföljning
14
Vad är behovet 12 månader framåt?
Vad kan vi producera 12 månader framåt?
Finns de resurser som krävs för detta?
Hur ska resurser allokeras?
Hur påverkas budgeten av produktionsplanen?
När ska vi förlägga patienttid, adm.tid och övriga aktiviteter ?
När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå?
När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?
Vilka patienter ska komma när?
Hur ska vi hantera dagliga avvikelser?
Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?
Vad beror eventuella avvikelser på?
Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen?
Hur väl stämmer prognoser?
Behöver vi justera framtida produktionsplan?
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
A: Vilka stora patientflöden eller processer
finns på kliniken?
15
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
Vilka stora patientflöden finns inom
verksamheten? Några exempel:
–
–
–
HPK: Hand, Plastik, Brännskada
Njurmedicin: Transplantation, Njursvikt,
Njursjukdom
Endokrinmedicin: Osteopros, Diabetes,
Endokrinologi
Dessa kallar vi för processer
16
(jmf KPP)
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
A: Vilka stora patientflöden eller processer
finns på kliniken?
B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ
av kontakt är det?
17
Produkten i långsiktig planering
Vad gör vi med patienterna?
– Nybesök
– Återbesök
– Operation
– Behandling
– Vårdtillfälle
Långsiktig
planering
Begreppen ovan kallas produkttyp
18
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
Produktgrupp
Produkttyp + Process
Exempel:
19
Nybesök Hand
Återbesök Hand
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
A: Vilka stora patientflöden eller processer
finns på kliniken?
B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ
av kontakt är det?
C: Behövs ytterligare info?
=> valfritt tillägg
20
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
Mer detaljerad valfri specifikation, t ex:
– Vårdgivare/nivå (Normal, avancerad,
Läkare, SSK, Kurator…)
– Resursåtgång (kort, mellan, lång…)
– Undergruppering – spec av patientgrupp
(Rökavvänjning, Barn, ..)
– Tidsåtgång (15 min, 30 min, 60 min)
– …..
Anpassas för varje kliniks behov
21
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
Produkt
Produkttyp + Valfri del + Process
Exempel:
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
Nybesök Avancerad Hand
22
Produkten i långsiktig planering
Långsiktig
planering
Produktgrupp
Nybesök Hand
Produkter
Nybesök Normal Hand
Nybesök Avancerad Hand
23
Basdata - produktkatalog
Produkt
Produktgrupp
Vårdtjänst (Cosmic)
Produkt
typ
Process
Resurs
ResursÅtgång
(tim)
Nybesök normal hand
Nybesök
Hand
Läkare
1
SSK
2
Sal
1
24
V1
V2
V3
V4
…
Prod 1
40
40
40
40
50
Prod 2
20
20
20
18
25
mantimmar
Användning av produktkatalogen
…
V1
V2
V3
V4…
Produktkatalog
Produkter
(antal)
25
Produkter/
Aktiviteter
(timmar/resurs)
Långsiktig planering
1 Långsiktig
planering
• Den långsiktiga planen beskriver hur mycket
som ska göras av varje produktgrupp
under de närmaste 12 månaderna.
• Tillsammans med info i produktkatalogen
kan även resursförbrukningen i planen
beskrivas.
26
Arbetsflöde långsiktig planering
Hur ser behovet
ut?
Utfall
Antal väntande
& prognoser
Uppföljning
Produktionsplanering
Kapacitetsplanering
Beslutande
möte
Produktionsplan
&
Handlingsplaner
Finns kapacitet?
Behöver några
åtgärder tas?
Källa: VGRegion
27
Produktionsplanering – tre steg
1
Långsiktig
planering
2 Kortsiktig
planering
3
Daglig
verksamhet
Uppföljning
28
Vad är behovet 12 månader framåt?
Vad kan vi producera 12 månader framåt?
Finns de resurser som krävs för detta?
Hur ska resurser allokeras?
Hur påverkas budgeten av produktionsplanen?
När ska vi förlägga patienttid, adm.tid och övriga aktiviteter ?
När ska vi producera vilka produkter, dag och passnivå?
När behöver olika personer vara närvarande för produktion?
Vilka patienter ska komma när?
Hur ska vi hantera dagliga avvikelser?
Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?
Vad beror eventuella avvikelser på?
Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen?
Hur väl stämmer prognoser?
Behöver vi justera framtida produktionsplan?
Produkten i kortsiktig planering
• I den kortsiktiga planeringen kommer
schemasystem och Cosmic att användas.
• En indelning av produkterna i
produktvarianter kan krävas för planering
på denna nivå.
29
Produkten i kortsiktig planering
Cosmic:
Produktgrupp
Produkttyp Process
Vårdtjänst
Kategori 1
Produkt
Produktvariant
Produkttyp + Valfri + Process
Delprocess
Exempel:
Nybesök Hand
Nybesök Normal Hand
Båtbensfraktur
Karpaltunnelsyndrom
30
Kortsiktig planering
2
Kortsiktig
planering
Cosmic:
Vårdtjänst
Kategori 1
Produkt
Produktvariant
Produkttyp + Valfri + Process
Nybesök Normal Hand
31
Kategori 2
Delprocess
Aktivitet
Båtbensfraktur
Microkirurgi
Karpaltunnelsyndrom
Avgipsning
Bokningsunderlag
Delprocess
Aktivitet/Valfritt
Process
Produkt
32
Bra struktur i bevaknings-/väntelistan
33
Kortsiktig planering
2
Kortsiktig
planering
Cosmic:
Vårdtjänst
Kategori 1
Produkt
Produktvariant
Produkttyp + Valfri + Process
Nybesök Normal Hand
34
Kategori 2
Delprocess
Aktivitet
Båtbensfraktur
Microkirurgi
Karpaltunnelsyndrom
Avgipsning
Kortsiktig planering
Produktions
planer
Planering av
aktiviteter
35
Kortsiktig
planering
Aktivitetsplaner
Frånvaroschema
Planering av
resurser
Lägg in i
Cosmic
Schemasystem
Scheman och
tidböcker
Produktionsplanering – tre steg
3
1
Långsiktig
planering
2
Kortsiktig
planering
Daglig
verksamhet
Uppföljning
36
Vad är behovet 12 månader framåt?
Vad kan vi producera 12 månader framåt?
Finns de resurser som krävs för detta?
Hur ska resurser allokeras?
Hur påverkas budgeten av produktionsplanen?
När ska vi förlägga patienttid, adm.tid och övriga aktiviteter ?
När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå?
När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?
Vilka patienter ska komma när?
Hur ska vi hantera dagliga avvikelser?
Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?
Vad beror eventuella avvikelser på?
Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen?
Hur väl stämmer prognoser?
Behöver vi justera framtida produktionsplan?
Daglig styrning
3
Daglig
styrning
• I den dagliga verksamheten sker
avvikelser t ex personal eller patienter
som uteblir.
• Justeringar och anpassningar måste göras.
• Uppföljning ger underlag till förbättringar
i planeringen.
37
Uppföljning på kliniknivå: verksamhetsnära
Uppföljning
uppföljning
Olika tidshorisont t ex:
• Dagligen
• Veckovis
• Månadsvis
Återbesök Rygg
ÅrsBehov
170
Max antal/vecka
12
Utgående kö
10
Beräkna
38
Antal väntande
ÅrsBehov/vecka inkl kö
Plan
4
3
3
3
4
3
2
4
3
3
3
4
3
2
Måndag
Tisdag
Onsdag
Torsdag
Fredag
1
2
2
1
1
1
2
2
-1
-3
3
32
5
1
-2
3
30
30
30
Utförda/vecka
Avvikelse mot Plan
Ackumulerad avvikelse
Inflöde
30
2
1
1
5
1
1
3
28
2
-1
0
3
29
1
1
-2
-2
3
31
Vad är nyttan?
• Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet
kring vad som ska göras
• Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av
resurs till behov
• Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande
resursbehov
• Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av
väntelistor –struktur i Cosmic)
• Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig
uppföljning
• Skapar framförhållning för beslutsfattare
• ….
39
Införandeförlopp produktionsplanering
40
Uppstart
Nuläge
• Etableringsmöten
• Problembild
& målbild
• Inledande
utbildningar
• mm
• Flödeskarta
(patienter &
information)
• Behov, inkommande remisser
mm
• Produktion,
väntelistor mm
Utveckling
• Enhetsstruktur
• Produkter
• Anpassning Cosmic
(mallar mm)
• Planering/-verktyg
• Rutiner/spelregler
• Uppföljning
• Information &
utbildning
• mm
Test & implementering
• Testa rutiner
och arbetssätt
• Utvärdera och
justera löpande
Införandeförlopp + tid
= Beslutspunkt
Uppstart
Ta fram produktstruktur
Nuläge
1 mån
2 mån
Kortsiktig
Struktur
Cosmic
Väntelista
Schema
Rutiner
...
Långsiktig
Struktur
LP
UtrullningsPlan
Rutiner
....
3 mån
Test & implementering
4 mån
41