Transcript ALOHA Products

ALOHA
Products
Kelompok 5
• Hermawan Susilo
• Istiyana Ulta K
• Karenita
THE COFFEE INDUSTRY
 Bahan dasar kopi adalah green coffee, yaitu biji kopi yang dipetik
dari pohon kopi
 Terdapat 2 macam biji kopi, yaitu Arabica dan Robusta
 Robusta memiliki aroma yang lebih tajam dan banyak digunakan
untuk pembuatan kopi instan
 Supplier terbesar kopi yaitu Brazil, mensupply 20-30% biji kopi di
dunia. Supplier lain : Colombia, Indonesia, Ivory Coast, Mexico
 Pembeli kopi ada 2 macam : Roaster & broker
TREND KONSUMSI KOPI
 Konsumsi kopi mengalami penurunan sejak tahun 1965. Ketika
konsumsi kopi secara umum mengalami penurunan, gourmet
kopi justru mengalami peningkatan. Kondisi ini dimanfaatkan
oleh perusahaan – perusahaan minuman kopi, salah satunya
Starbucks (end of Okt 1994 generate $284 million of sales)
ALOHA PRODUCT
 Aloha Products merupakan perusahaan pengolahan kopi seperti
halnya Nestle dan P&G.
 Aloha berdiri sejak 1910 dan berkantor pusat di Colombus, Ohio
 Memiliki 3 pabrik di Midwest, dimana setiap pabrik bertanggung
jawab laba & rugi masing – masing dan bonus manager
ditentukan gross margin yang dihasilkan
Sistem operasional dilakukan secara sentralisasi, pabrik
sebagai profit centre
President
Purchasing
Department
Manufacturing
Department
Sales
Department
Plant 1
Plant 2
Plant 3
 Metode ini berlangsung hingga tahun 1990an, sampai manager
pabrik menyampaikan kekecewaannya terhadap perhitungan
bonus & pengelolaan operasionalnya
“ I’m completely fed up. How am I
supposed to run a profitable plant
when I don’t have any control over
the price of my input and none over
the volume, price or mix of my
output?”
Lisa Anderson
Aloha Products Plant Manager
Analisa Kasus
•
•
Evaluasi sistem kontrol saat ini, untuk Departemen Manufaktur,
Marketing dan Purchasing pada Aloha Products
Dengan mempertimbangkan Competitive Strategy, Jelaskan
perubahan, jika ada, yang harus dilakukan pada sistem kontrol
ketiga Deaprteemen tersebut
MCS
Controlling :
- Planning
- Coordinating
- Communicating
- Evaluating
- Deciding
- Influencing
Planning
Controlling
BEFORE
DURING
AFTER
CONTROLLING
Framework for Strategy
Implementation
Management
Control
STRA
TEGY
Organization
Structure
Implementation
Mechanism
Culture
HRM
PER
FOR
MAN
CE
Strategy
Formulation
Environmental Analysis
Competitor
Customer
Supplier
Regulator
Social/Political
Opportunities and
Threats
Identify opportunities
Internal Analysis
Technology
Manufacturing
Marketing
Distribution
Logistic
Strenghts and Weakness
Identify core competencies
Fix internal competencies
with external opportunities
Firm’s Strategy
Internal
Analysis
President
Purchasing
Manufacturing
Sales
Plant 1
Plant 2
Plant 3
Internal
Analysis
President
Manufacturing
Plant 1
Plant 2
Plant 3
 Manufacturing
Manufacturing di AP terdiri dari 3 plant, yang memiliki masingmasing manajer dan proses produksi mulai dari jadwal produksi,
budget sampai pengadaan di atur oleh HQ. Setiap plant
bertanggung jawab atas profit dan loss yang akan mempengaruhi
nonus
Strenght :
- Memiliki 3 Plant, kapasitas produksi yang cukup besar
- Setiap plant memilik manajer plant masing-masing
Weakness :
- Manajer plant tidak memiliki kewenangan untuk mengatur
operasional plant-nya
- Tidak
ada
kesempatan
manajer
plant
untuk
mengimplementasikan evaluasi-nya atas proses produksi
- Karena perencaan yang tersentralisasi maka akan
menyebabkan kekurangan atau kelebihan inventory yang
akan menyebabkan loss
Internal
Analysis
President
Sales
 Sales
Sales bertanggung jawab atas advertising dan promotion dan
juga membuat budget yang akan di gunakan oleh Puchasing
untuk melakukan pengadaan. Sales juga bertanggung jawab
untuk menentukan harga dari setiap pengadaan biji kopi yang
akhirnya menentukan profit atau loss dari sebuah transaksi
Strenght :
- Berada di HQ sehingga advertising dan promotion berupa
strategy corporate
- Memiliki kewenangan untuk mengadakan survey mengenai
konsumen dan menentukan startegi pasar
Weakness :
- Penentuan harga yang didasari oleh setiap contract dari
pengadaan purchasing menyebabkan setiap kontrak harus di
analisasi satu per satu
Internal
Analysis
President
Purchasing
 Purchasing
Purchasing memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengadaan
atas bahan produksi dengan membelinya melalui broker dengan
melakukan proyeksi trend pasar. Hubungan akrab, komptensi dan
pengalaman yang tinggi sangat diperlukan di pasar kopi.
Purchasing akan melakukan pemesanan dengan proyeksi 3-12
bulan, yang akan dibagi kedalam beberapa kontrak dengan waktu
berbeda dan menyebabkan harga pengiriman yang berbeda
Strenght :
- Hubungan baik dengan broker
- Kompetensi karyawan yang baik
- Mendapat supply variasi kopi yang dibutuhkan
Weakness :
- Perbedaan waktu antara jadwal pengadaan dan actual
kebutuhan menyebabkan inventory berlebih
- Seluruh proses pengadaan dilakukan sendiri sehingga
akuntabilitas diragukan
Environmental Analysis
Environmental
Analysis
Competitor
Customer
Supplier
Regulator
Social/Political
 Competitor
- Pabrik produsen kopi besar
- Retail penjual kopi
Opportunities :
- Trend pasar yang mengedepankan personal touch
(rasa, pelayanan, dll)
- Pabrik besar umumnya mass product
Threats :
- Pabrik besar memiliki harga yang kompetitif
- Variasi kopi banyak
- Teknologi, infrasturktur, brand equity, distibution dan
network yang baik
Environmental Analysis
Environmental
Analysis
Competitor
Customer
Supplier
Regulator
Social/Political
 Customer
- Direct customer
- Retail customer
Opportunities :
- Konsumen membutuhkan personal touch
- Konsumen membutuhkan kopi dengan kualitas yang
baik dan harga yang kompetitif melalui efisiensi dari
distribusi dan adv&promotion
Threats :
- Kecenderungan konsumen menjadikan harga sebagai
pertimbangan mengkonsumsi kopi
- Pola hidup konsumen yang mulai meninggalkan kopi
dengan alasan kesehatan
Environmental Analysis
Environmental
Analysis
Competitor
Customer
Supplier
Regulator
Social/Political
 Supplier
- Broker
- Company on the spot market
Opportunities :
- Hubungan yang baik dengan para broker
- Komunikasi yang baik dengan produsen lainnya
Threats :
- Faktor cuaca dan hama sangat mempengaruhi
produksi kopi
- Harga, kuantitas, kualitas biji kopi yang tidak pasti
KERANGKA REKOMENDASI:
Basic Elements of Control System
Control Device
DETECTOR
What is
happening?
ASSESSOR
Comparison with
standard
EFFECTOR
Behavior alteration
if needed
Entity
COMMUNIATION NETWORK
Kerangka Perubahan
Sistem Pengendalian
• Membangun akuntabilitas dan komunikasi
efektif lintas departemen
• Membuat key measures untuk mengukur kinerja
dari pencapaian target masing-masing manajer
departemen
Rekomendasi untuk
Departemen Manufaktur
Problem:
• Sebagai pusat laba, pabrik tidak memiliki kontrol terhadap
biaya dari biji kopi mentah.
Analisis:
• Fokus perhatian dari departemen manufaktur adalah efisiensi;
seberapa efektif pengendalian mereka terhadap biaya dan
pengolahan biji kopi
• Tidak adil mengevaluasi manufaktur sebagai pusat laba, ketika
kenyataannya tidak memiliki kontrol terhadap biaya produksi
dan penjualan.
Rekomendasi:
• Pengukuran kinerja dari departemen manufaktur harus
didasarkan pada roasting, grinding, dan packaging.
• Dilakukan assessment berdasarkan controllable factors, yatu
biaya.
• Manajer manufaktur harus memastikan biaya yang
dikeluarkannya tidak melampaui standard yang ditetapkan.
Rekomendasi untuk Departemen
Purchasing
Problem:
• Biaya departemen purchasing dibebankan pada kantor pusat. Dengan
demikian departemen purchasing tidak bisa diukur akuntabilitasnya
Analisis:
• Fokus perhatian departemen purchasing seharusnya biaya aktual kontrak.
Rekomendasi:
• Akuntabilitas departemen purchasing diukur dari perbedaan biaya pada
setiap kontrak yang ditandandatangani dengan standar bahan baku biaya
biji kopi mentah.
• Biaya kontrak yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan pada
pasar spot seharusnya bukan didasarkan pada harga per kantong.
Standar biaya yang rasional dari kontrak biji kopi mentah harus ditetapkan.
Standar biaya bisa didasarkan pada rata-rata harga spot selama 6 bulan
terakhir. Kami merekomendasikan biaya standar ini di-update setiap
kuartal, untuk menjaga akurasi standar biaya dari bahan abku biji kopi
mentah.
• Merestrukturisasi unit purchasing sebagai kepanjangan tangan dari ketiga
pabrik. Departemen purchasing harus mendapatkan kriteria dan jumlah
pasokan yang tepat dari setiap pabrik. Hal ini lebih menghemat biaya dari
pada pembelian bulk purchasing.
Rekomendasi untuk
Departemen Marketing
Problem:
• Departemen marketing tidak bertanggungjawab terhadap biaya
yang dikeluarkannya atau akurasi sales forecasts/budjet yang
mereka tetapkan.
• Terdapat penyimpangan biaya yang signifikan antara perkiraan
dan biaya aktual. Contoh biji kopi mentah cenderung biayanya
lebih mahal (ketika harus menggunakan biaya kontrak forward)
Analisis:
• Fokus perhatian departemen marketing adalah pada iklan dan
promosi.
Rekomendasi:
• Volume penjualan aktual harus dibandingkan dengan volume
penjualan yang telah diperkirakan. Hal ini tidak hanya akan
membuat departemen marketing semakin akuntabel, juga
memberikan masukan pada metodologi perkiraan biaya penjualan
dan untuk continuous improvement.
Rekomendasi Akhir
•
•
•
•
Perlu membangun goal congcruence antar departemen. Hal ini
bisa diwujudkan dengan adanya komunikasi yang efektif.
Dengan demikian perkiraan pembelian dan penjualan akan
semakin akurat.
Untuk mewujudkan goal congcruence dan komunikasi, setiap
departemen juga direkomendasikan untuk melakukan evaluasi
berdasarkan pengukuran menyeluruh perusahaan. Bisa dengan
economic value added (EVA).
Dengan EVA, manajer berfokus pada profitabilitas keseluruhan
perusahaan.
Dengan struktur organisasi yang sama,dengan hanya mengubah
cara bagaimana setiap departemen dievaluasi, niscaya incentive
plan dari setiap departemen akan lebih akurat, dan
menggambarkan mekanisme kontrol dari masing-masing
departemen