Transcript A Szervezetfejlesztési Program keretében előállított végtermékek
A Szervezetfejlesztési Program keretében előállított végtermékek minőségbiztosítása Konferencia 2013. november 11.
1. A KIM Tanácsadók bemutatkozása Európa MMXX Kft.
Fővállalkozó
Ernst & Young Tanácsadó Kft.
Alvállalkozó A minőségbiztosítás nyújtása során az Ernst & Young nemzetközi standard-jai alapján járunk el.
Tartalomjegyzék
1. A minőségbiztosítás tárgya 2. A minőségbiztosítás célja 3. A minőségbiztosítás lépései 4. A minőségbiztosítás eszközei 5. Az önkormányzatok kiválasztása 6. A vizsgálat főbb szempontjai 7. Ütemezés 8. Következő lépések 9. Kapcsolattartás
1. A minőségbiztosítás tárgya
A projektek háttere A projektek célja Pályázatok száma (db) ÁROP-3.A.2-2013
Szervezetfejlesztés Közép-magyarországi régióban levő önkormányzatok számára
ÁROP-1.A.5-2013
Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára Az önkormányzatok feladat- és jogkörének jelentős változása a járási rendszer kialakítása és új kihívások nyomán A megváltozott feladat- és jogkörökhöz való alkalmazkodás támogatása szervezetfejlesztési programokon keresztül
52 db 129 db
95 28 24 34 5-20 ezer fő 20 ezer fő felett
2. A minőségbiztosítás célja I.
• • • • • •
A KIM szándéka:
Egységesen magas színvonalú végtermékek biztosítása a megadott szempontok alapján, ehhez szakmai támogatás nyújtása Egységes szempontrendszer alapján elvégzett, nyilvánosan elérhető értékelés A KIM visszajelzést kap a projekt szakmai tartalmának megvalósíthatóságáról (mely intézkedések érdemes továbbgondolásra) A minőségbiztosítás segítségével a KIM megismerheti az önkormányzatok valós fejlesztési igényeit, illetve a jó gyakorlatokat Az igényeket a KIM később beépítheti a 2014-2020-as időszak fejlesztési projektjeibe A KIM képet kap a külső tanácsadók munkájának színvonaláról • •
A projektek előzményei:
ÁROP-3.A.1 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép magyarországi régióban ÁROP-1.A.2 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése
2. A minőségbiztosítás célja II.
A külső minőségbiztosító bevonását a korábbi projektek tapasztalatai • indokolják.
A vezetői eltökéltség hiánya, a vezetők felkészületlensége a fejlesztések érdemi kihasználására • • Az igénybe vett külső szakértők közigazgatási felkészületlensége Az önkormányzatok bevonódásának hiánya, nincs közös munka az önkormányzat és a külső tanácsadó között • A kidolgozott javaslatok nem kellően illeszkednek az adott szervezethez
2. A minőségbiztosítás célja III.
• • • •
A minőségbiztosításnak nem célja:
Meghatározni, hogy az önkormányzatok mely (szabadon választható) fejlesztési elemet valósítják meg.
Meghatározni, hogy egyes fejlesztési elemek megvalósításához az önkormányzatok mely tanácsadó céget és mekkora összegért bízzák meg.
Meghatározni, hogy a KIM követelményein túl milyen formai és tartalmi elemek szerepeljenek az elkészült végtermékekben.
A számonkérés és szankcionálás (nem elégséges teljesítés / nem kellő színvonalú teljesítés / nem teljesítés esetén)
3. A minőségbiztosítás lépései
1. Kapcsolat felvétel 2. Végtermékek minőség biztosítása 3. Jelentés készítés
• • Előzetes adatigénylés online kérdőív formájában Bemutatkozás, személyes találkozás a konferencián • • • • A minőségbiztosítás eszközei: Átfogó online kérdőív Dokumentum alapú ellenőrzés Telefonos interjú Helyszíni látogatás • • A minőségbiztosítási jelentés elkészítése valamennyi önkormányzat vonatkozásában A jelentés kivonata mindenki számára hozzáférhető lesz a KIM honlapján
4. A minőségbiztosítás eszközei I.
Átfogó online kérdőív
01 02
Dokumentum alapú ellenőrzés
► ► ► Részletes, a fő vizsgálati szempontokat tartalmazó kérdőív kitöltése Felmerülő kérdések esetén rendelkezésre állás Könnyen használható eszköz ► Az elkészült végtermékek átfogó vizsgálata, ellenőrzése a minőségbiztosítás fő szempontjai szerint ► Felmerülő kérdések esetén rendelkezésre állás ► Előzetes egyeztetés
Vizsgálati eszközök
► Előre leegyeztetett telefonos interjú lefolytatása az önkormányzat releváns képviselőivel ► Helyszíni látogatás és személyes interjúk lefolytatása az önkormányzat releváns képviselőivel
Telefonos interjú
03 04
Helyszíni látogatás
4. A minőségbiztosítás eszközei II.
Online kérdőív
Dokumentum alapú ellenőrzés, Online kérdőív Telefonos interjú, Dokumentum alapú ellenőrzés, Online kérdőív Helyszíni vizsgálat, Dokumentum alapú ellenőrzés, Online kérdőív
5. Az önkormányzatok kiválasztása
A minőségbiztosítás valamennyi önkormányzatot érinteni fogja!
Az adott önkormányzatra vonatkozó minőségbiztosítás mélységét, formáját mintavétel segítségével határozzuk meg.
• • A mintavétel során figyelembe vesszük: A földrajzi megoszlást (KMR vagy konvergencia régió) A lakosságszámot (5-20 ezer fő vagy 20 ezer fő fölötti önkormányzat)
6. A vizsgálat főbb szempontjai I.
Terjedelmi és formai követelményekkel való összhang teljesülése Tartalmi szempontokkal való összhang teljesülése, különös tekintettel az alábbiakra: • Gyakorlati alkalmazhatóság: a fejlesztési tervek olyan intézkedéseket tartalmaznak, amelyek a gyakorlatba könnyen átültethetők, megvalósíthatók • Társadalmi hasznosság: a fejlesztési intézkedések hasznossága az önkormányzat működésében, valamint a helyi társadalom életében • Időbeli megvalósíthatóság: a tervezett fejlesztések reálisan megvalósíthatók a pályázat ideje alatt • Költséghatékonyság: a tervezett intézkedések és hozzájuk rendelt költségek reálisak • Kockázatkezelés: az önkormányzat a fejlesztések tervezése során felismeri és kezeli a felmerülő kockázatokat
6. A vizsgálat főbb szempontjai II.
További tartalmi szempontok: • Fenntarthatóság: milyen tervek, garanciák vannak a fejlesztések hosszú távú fenntarthatóságára • Általános színvonal: az önkormányzat által elkészített termékek szakmai mélysége, közérthetősége, minősége Az elkészült végtermékek – elemzések, jelentések, fejlesztési tervek, ütemtervek, ajánlások – összhangban állnak-e a finanszírozható tevékenységek körével.
A tanácsadó által elkészített végtermékek – elemzések, jelentések, fejlesztési tervek, ütemtervek, ajánlások – az adott önkormányzat sajátosságaira vannak testre szabva.
Külső és belső erőforrások aránya (külső erőforrások összege)
6. A vizsgálat főbb szempontjai III.
A kiválasztott tanácsadó megfelel a pályázati felhívásban támasztott alábbi követelményeknek: • Rendelkezik a szervezetfejlesztés területén az árajánlat nyújtásának időpontjában legalább 3 referenciával – ideértve az ugyanazon megbízónál 3 egymástól jól elhatárolható, külön szerződés alapján megvalósuló szervezetfejlesztési szakmai tevékenységet is –, melyről az árajánlatában nyilatkoznia kell.
• Az árajánlat nyújtásának időpontjában minimum 1, az adott szakterületen felsőfokú végzettségű vagy az adott szakterületen igazolhatóan legalább 5 éves szakmai tapasztalattal rendelkező felsőfokú végzettségű szakemberrel rendelkezik.
• A külső tanácsadó (szállító) köteles az általa nyújtott szervezetfejlesztési tevékenységek minőségbiztosítását végző KIM Tanácsadókkal az együttműködést biztosítani.
7. Ütemezés
• • Igazodunk az önkormányzatok munkájához Ezért is tartjuk fontosnak az előzetes adatigénylést szolgáló online kérdőív kitöltését – ennek segítségével fel tudjuk mérni az önkormányzatok tervezett belső ütemezését
Előzetesen tervezett ütemezésünk: 1. Kapcsolat felvétel
• • • • Előzetes adatigénylés Bemutatkozás, személyes találkozás Felmerülő kérdések esetén egyeztetés Folyamatos kapcsolattartás
2. Végtermékek minőség biztosítása 3. Jelentés készítés
• • • • Átfogó online kérdőív Dokumentum alapú ellenőrzés Telefonos interjú Helyszíni vizsgálat • A minőségbiztosítási jelentés elkészítése Jelenleg 2014. január április 2014. április
8. Következő lépések
• Az előzetes adatigénylést szolgáló online kérdőív kitöltése (határideje: 2013. november 15.) • A megadott kapcsolattartó útján rendelkezésre állás felmerülő kérdések esetén
9. Kapcsolattartás
Kommunikáció a KIM Tanácsadókkal
Bindics Judit [email protected]
Pálvögyi Tímea 451-8294 [email protected]
Tóth Miklós 451-8622 [email protected]
Kommunikáció a KIM-mel
Lévai Zsuzsanna 795-3585 Fekete Leticia 795-6429