Transcript expo de pis

Implementación de Business Intelligence
en el área de Gestión Administrativa y
Ventas de la Empresa TELLO IMPORT
S.A.C.
Profesor:
Perfecto Manrique, Wilmer
Integrantes:
Salvatierrra Vargas, Dante
Ushasara Yapuchura, Diego
Tello Import es una empresa dedicada a la comercialización y venta al por mayor de
artículos de ferretería, proporcionando a los clientes productos de calidad.La industria
ha tenido un incremento en la demanda debido al constante crecimiento en el sector.
Así mismo sus clientes naturales y jurídicos también han incrementado sus actividades
en la cual requieren una atención especializada y de calidad.A través de análisis de
problemas y soluciones con el presente trabajo mostraremos la mejor alternativa de
mejora para la empresa TELLO IMPORT S.A.C., alineados con los objetivos de la
organización.
1.1 Planteamiento del Problema
La Distribuidora Tello Import S.A.C. cuenta con un sistema limitado Cliente-Servidor,
no posee una herramienta que facilite el alcance a la información para la toma de
decisiones respecto al control de compras, ventas y clientes, generando pérdidas a la
empresa. Así como habido un aumento en la demanda de los productos en el sector en
la que estamos, también han aumentado empresas dedicadas a este rubro, generando
nuevas alternativas hacia el Cliente. Por ello buscamos con este nuevo sistema no solo
la mejora de nuestros procesos, sino también la satisfacción del Cliente.
P1
P2
P3
Criterio/Problem
a
Gestión deficiente
de la información
Servicio no
especializado
Sistema estándar
C1
Eficiencia en los
procesos de las
Áreas
Datos erróneos,
incompletos
Mayor tiempo de
espera en
consultas
Deterioro de los
SI, incremento de
gastos operativos
C2
Nivel de Servicio al
Cliente
No hay un control
de Clientes
(selección)
Mala calidad de
servicio
C3
Participación en el
mercado
Clientes buscan
otras alternativas
No esta a nivel de
otras empresas
No se entienden las
necesidades del
Cliente
Mala toma de
decisiones
estratégicas
1
2
3
4
5
Puntaje
Muy bajo
Bajo
Medio
Alto
Muy alto
Criterios
C1
C2
C3
Total
Problema 1
Problema 2
Problema 3
PESO
Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación
0,4
5
2
3
1,2
3
1,2
0,3
4
1,2
3
0,9
3
0,9
0,3
3
0,9
2
0,6
3
0,9
4,1
2,7
3
Problema seleccionado:
Gestión deficiente de la información
No tener una integración sobre la información de las diferentes áreas de la empresa,
produce una mala comunicación entre ellas, no sabiendo dar respuestas rápidas a
posibles cambios externos o internos que puedan presentarse. La buena toma de
decisiones depende de la información brindada por las diferentes áreas, por ello una
mala información es muy perjudicial para los objetivos de la empresa.
S1
Criterio/Solución
C1
Servicio al Cliente
C2
Eficiencia de procesos
C3
Cambios externos e
internos
Implementación de BI
Mejores
decisiones=Mejores
Estrategias=Satisfacción
del Cliente
Mejor comunicación de
las diferentes áreas
Respuesta anticipada e
inmediata a cambios en
el entorno
S2
Actualizar los módulos
existentes
Mejoramiento en calidad
de servicio (mínima)
Fluidez de información
No es flexible a los
cambios del entorno
1
2
3
4
5
Puntaje
Muy bajo
Bajo
Medio
Alto
Muy alto
Criterios
C1
C2
C3
Total
Solución 1
Solución 2
PESO
Puntaje Calificación Puntaje Calificación
0,4
5
2
3
1,2
0,3
4
1,2
4
1,2
0,3
4
1,2
3
0,9
4,4
3,3
Solución Seleccionada:
Implementación de Microsoft Business Intelligence
La Implementación de este Sistema será beneficios tanto para la empresa
y el Cliente, con las funcionalidades que presentará esta herramienta ayudará
en toma de decisiones a nivel estratégico, teniendo una respuesta rápida a la
demanda en el sector construcción, acelerará los procesos de venta y
administrativos, buscará el aumento del nivel de satisfacción del cliente aplicando
técnicas de Data Mining, tomando decisiones proactivas.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿La implementación de Business Intelligence en el área de Gestión Administrativa y Ve
mejorará los procesos del negocio?
¿El Usuario se adecuará a la implementación de esta nueva herramienta?
OBJETIVOS
• Implementación de Business Intelligence en el área de Gestión Administrativa y
de Ventas.
• Generar registros y reportes del comportamiento del usuario individual y grupal.
• Reforzar la capacidad cognoscitiva mediante la utilización de las TI.
• Facilitar la visualización de reportes por cada módulo que facilite la gestión de la
empresa.Tener el control del stock a través del módulo logístico con ayuda de
indicadores para la toma de decisiones.
• Incrementar la rentabilidad en la empresa.
• Elaborar presupuestos realistas y certeros.
• Mejorar la competitividad en el mercado.
• La implementación de esta nueva herramienta ayudará a la formulación
de los presupuesto para el cálculo de compras.
• El sistema ayudara en el control del almacén, control de pagos, control de cobros.
• Esta herramienta ayudará también a la toma de decisiones estratégicas, haciendo
uso de la información encontrada en la base de datos (datamart, datawarehouse),
de técnicas de Data mining, podremos tomar acciones como Previsiones de Ventas,
Segmentación de clientes, Análisis de campañas.
LIMITACIONES
• El presupuesto asignado de financiamiento podría ser superado.
• Capacitaciones de los empleados a este nuevo sistema.
Antecedentes de la Investigación
Algunos ejemplos prácticos de implementaciones reales de Business Intelligence
La duda de quiénes son los clientes rentables y cuáles los problemáticos para las
compañías aseguradoras por fin fue resuelta: el grupo de población del sexo femenino
cuya edad oscila entre los 25 y 39 años es el que registra menos reclamos por seguros
de automóvil; en tanto los hombres de entre 18 y 25 años son una verdadera amenaza
porque es justamente en este grupo de población en donde se reporta el mayor número
de accidentes automovilísticos.
No fue un grupo de investigadores entrenados ex-profeso quien encontró la respuesta.
Simplemente se utilizó la técnica de Data Mining (Minería de datos) en el Data Warehous
global de la empresa el cual está integrado,
Figura 01: Entorno de BI pensando como una “Refinería de
Datos”
Inteligencia de Negocios es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas
a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos
existentes en una organización o empresa.
Características:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gran rigidez a la hora de extraer datos
Apoyo en la toma de decisiones
Orientación al usuario final
Necesidad de conocimientos técnicos
Largos tiempos de respuesta
Deterioro en el rendimiento del S
Falta de integración que implica islas de datos
Datos erróneos, obsoletos o incompletos
Problemas para adecuar la información al cargo del usuario
Ausencia de información histórica
Beneficios de la aplicación de Inteligencia de Negocios:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Información disponible de forma rápida.
Información disponible de forma global.
Se aprovechan datos que antes no se podían ver.
Estimar precios óptimos.
Detectar fallas en los procesos.
Descubrir oportunidades de negocio.
Cuantificar relaciones con proveedores y clientes.
Crear escenarios con respecto a una decisión.
Mejorar el servicio al cliente.
etc.
Figura 02: Modelo Integral de una
Solución de BI
• Datamart: Un Datamart es una base de datos departamental, especializada
en el almacenamiento de los datos de un área de negocio específica.
• Datawarehouse: Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se
caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas.
• Cubos de análisis: Los cubos basados en herramientas de BI son usados para
proveer capacidades analíticas a los administradores de negocios.
• Información: Se construye en base a los datos, pero se incluye contexto y relevancia
• Tecnología: Este es un factor de cambio dentro de la organización, que permite agil
colocar en contexto y facilitar el entendimiento.
Sistemas de Variables e Indicadores
Variable
Capacidad del Usuario
ante una nueva
Herramienta
Información
Rendimiento de BI
Ventas
Dimensiones
Lento manejo de las
herramientas BI
Rápido manejo de las
herramientas BI
Ingreso desproporcionado
de información a la BD
Eficiencia en el control de
información
Mal Rendimiento
Óptimo Rendimiento
Incremento de Ventas
Disminución de Ventas
Indicadores
Repreguntar lo enseñado.
Uso frecuente del manual
Eficiencia en los procesos
del negocio.
Saturación de los
DatawareHouse.
Información adecuada
para la toma de
decisiones.
Objetivos propuestos que
se llegan alcanzar
Reportes de ventas
mensual
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO
1. Nivel de Investigación
El siguiente proyecto estará alineado a la Investigación Descriptiva que nos permitirá conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las
actividades, objetos, procesos y personas. No solo se limitará a la recolección de datos, sino a la
predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables, recogidas sobre
la base de objetivos planteados, la cual será analizada para posteriormente extraer generalizaciones
significativas que contribuyan al conocimiento, ya sea ventajas o desventajas.
2. Diseño de Investigación
Se llevará a cabo un Diseño Descriptivo, donde nos mostrará las características de los procesos que
se dan en la organización, también se incluiría el diseño transversal para así describir la relación
entre variables en el momento de la observación; luego un estudio de campo (entrevistas,
encuestas) tanto a nivel personal o como a nivel cliente, esto nos ayudará a obtener datos de
comportamiento, estadísticos, para así realizar una posterior evaluación.
3. Población y Muestra
La población tomada en cuenta serán básicamente los Clientes del cual se obtendrán los datos
necesarios para el proyecto, esto por ser una empresa distribuidora.
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO
4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
•
Las Técnicas:
Por entrevista y contacto personal: Se realizó una entrevista al personal de la empresa para
observar las capacidades del personal en el manejo de TI y también para observar el
comportamiento en forma directa además el contacto personal nos permitió repreguntar.
Las entrevistas ofrecen gran flexibilidad porque las preguntas se pueden guiar en cualquier
dirección (dentro del ámbito del proyecto).
Encuestas telefónicas: Fueron realizadas rápidamente y a bajo costo para conocer el punto de vista
de los clientes hacia la empresa, pero nos limitó la falta de cooperación o por la renuencia a
contestar algunas preguntas que no eran sencillas ante una persona que no se conoce.
Se puede obtener la información de una manera rápida.
El entrevistado o necesita desplazarse lo que se puede abarcar mayor superficie geográfica.
•
Los Instrumentos:
- Formatos de cuestionarios
- Grabadora de sonidos
- Fichas
- Guía de entrevista
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO
5. Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos
Una vez realizada la recogida de datos a través de los cuestionarios y entrevistas, comienza la
fase de clasificación o agrupación de los datos que sigue un procedimiento de cuatro pasos para
el análisis de datos.
• Validación y Edición
La validación se define como el proceso de verificar que las entrevistas se hayan hecho de
acuerdo a lo establecido
• Proceso de Codificación
Se refiere al proceso de agrupar o asignar los códigos numéricos a las varias respuestas de unas
preguntas determinadas.
• Proceso de Introducción de Datos mediante un Sistema
La mayor parte de introducción de datos se hace por medio de un sistema que se introduce en el
dispositivo, se verifica para ver si hay una lógica interna, ya sea por medio de ese dispositivo u
otro conectado a el.
• Tabulación de los Resultados de las Encuestas
Los resultados de la encuesta se han almacenado en un archivo de la computadora y están libres
de todos los errores de introducción lógica de datos y de registros del entrevistador.
• Representación Gráfica de los Resultados
Grafica de Barras: Es una grafica con barras rectangulares de longitudes proporcional al de los
valores que representan las graficas de barras. Son usadas para comparar dos valores.
CAPÍTULO IV: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
1. Recursos: Humanos, Materiales, Financieros
Recursos Humanos:
1 Jefe de proyecto BI
1 Analista BI –Lider tecnico
1 programador
1 Administrador de bases de datos
Recursos Materiales:
A lo largo del desarrollo del proyecto se emplearan los siguientes recursos:
Disco duro IDE USB de 300 GB, para el almacenamiento de backup´s.
Conexión internet móvil con una velocidad 10MBps.
Microsoft Project 2010.
Microsoft Business Intelligence ………. s/ 15.000
Otros utilitarios de oficina
2. Cronograma de Actividades. Diagrama de Gantt (inicio: 23/05/2012) – fin:
23/08/2012
3.
Análisis económico-financiero del
proyecto
COSTEO MENSUAL
PROYECTO
PROYECT O
Implementación de BI en la Empresa T ELLO IMPORT S.A.C.
JEFE DE PROYECTO
Jefe de Proyecto
1.21
FACTOR DE PLANILLA
Meses
Asignado
Sueldo
Otras
asignaciones
1.00
5000
0
Fecha Incio
Fecha Fin
23/05/2012
23/08/2012
TIPO DE CAMBIO
2.68
Costo Mensual
S/.
SUBTOTAL 1
6,050.00
S/. 6,050.00
Costo Total
S/.
S/.
S/.
ANALISTAS DE SISTEMAS
Líder Técnico
Meses
Asignado
Sueldo
Otras
asignaciones
3.00
3500
0
Costo Mensual
SUBTOTAL 2
6,050.00
6,050.00
6,050.00
Costo Total
S/.
4,235.00
S/.
S/.
4,235.00
S/.
S/.
12,705.00
12,705.00
12,705.00
Meses
Asignado
Sueldo
Otras
asignaciones
Analista Programador
2.00
2500
0
S/.
3,025.00
S/.
Diseñador BD
2.00
2500
0
S/.
3,025.00
S/.
6,050.00
S/.
12,100.00
ANALISTAS PROGRAMADORES
Costo Mensual
SUBTOTAL 3
S/. 6,050.00
Costo Total
S/.
6,050.00
12,100.00
VARIOS 1
Microsoft Business Intelligence
Utilies de Oficina
1
S/.
15,000.00
S/.
10
S/.
80.00
S/.
S/.
15,080.00
S/.
S/.
5,000.00
S/.
SUBTOTAL 6
15,000.00
800.00
15,800.00
VARIOS 2
1
Contingencia
5,000.00
SUBTOTAL 7
S/.
5,000.00
COSTO TOTAL X EL SERVICIO
S/.
51,655.00
S/.
51,655.00
COSTO TOTAL
$
19,274.25
.
MARGEN
20.00%
COSTO TOTAL
S/.
51,655.00
UTILIDAD
S/.
10,331.00
TOTAL A FACTURAR
S/.
61,986.00
FLUJO DE CAJA ECONOMICO (FCE)
Concepto
Meses
0
Ingresos:
Cuentas por cobrar
Inversiones:
Jefe de Proyecto
Analistas-lider tecnico
Analistas programadores
Diseñador BD
Equipos y software licenc.
Saldos FCE
FC Acumulado
Tasa de Descuento
Total
1
2
3
5,000.00
25,986.00
31,000.00
61,986.00
5,000.00
6,050.00
4,235.00
-5,000.00
5,000.00
4,235.00
4,235.00
3,025.00
3,025.00
3,025.00
3,025.00
800.00
15,000.00
-6,085.00
701.00
20,715.00
-1,085.00
-384.00 20,331.00
6,050.00
12,705.00
6,050.00
6,050.00
15,800.00
5%
VAN
TIR
EVALUACION ECONOMICA
S/. 7,366.65
30.8788%
El Valor Actual Neto da como resultado S/7,366.65 lo que significa que estaríamos obteniendo un
beneficio o ganancia extra y es mayor al desembolso inicial en el tiempo 0 de S/5,000.00 entonces, es
recomendable que el proyecto sea aceptado sin ningún préstamo del banco.
Además el TIR es mayor a la tasa de descuento lo que nos indica que el proyecto es aceptable.
FLUJO DE CAJA FINANCIERO (FCF)
Concepto
Meses
0
Ingresos:
Cuentas por cobrar
Prestamo
Inversiones:
Jefe de Proyecto
Analistas-lider tecnico
Analistas programadores
Diseñador BD
Equipos y software licenc.
Interes
Amortizacion
Saldos FCE
FC Acumulado
Tasa de Descuento
Total
1
2
3
8,000.00
22,986.00
31,000.00
61,986.00
6,000.00
8,000.00
6,050.00
4,235.00
-2,000.00
14,000.00
4,235.00
4,235.00
3,025.00
3,025.00
3,025.00
3,025.00
800.00
15,000.00
300.00
204.84
104.92
1,903.25
1,998.41
2,098.33
-5,288.25
-4,502.25 18,511.75
8,711.75
4,209.50 22,721.25
6,050.00
12,705.00
6,050.00
6,050.00
15,800.00
609.75
SERVICIO DE DEUDA (SD)
5%
VAN
TIR
S/. 4,639.09
27.6056%
El Valor Actual Neto da como resultado
S/4,630.09 lo que significa que estaríamos
obteniendo un beneficio o ganancia extra
pero menor al del FCE, el proyecto es
aceptable.
Prestamo
Tasa interes
Periodos
Cuota
6000.00
5.00%
3.00
2203.25
Periodo Saldo
Cuota
1 S/. 6,000.00 S/. 2,203.25
2 S/. 4,096.75 S/. 2,203.25
3 S/. 2,098.33 S/. 2,203.25
TOTALES
S/. 6,609.75
Interes Amortizacion
S/. 300.00 S/. 1,903.25
S/. 204.84 S/. 1,998.41
S/. 104.92 S/. 2,098.33
S/. 609.75 S/. 6,000.00