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Sistemas de Información Administrativa
Sistemas de Información Administrativa
Un Sistema de Información es un conjunto de
elementos o componentes interrelacionados
para recolectar (entrada), manipular (proceso)
y diseminar (salida) datos e información y para
proveer un mecanismo de realimentación en
pro del cumplimiento de un objetivo.
Entrada
Proceso
Salida
•
•
•
•
Existen varios tipos de sistemas de
información para las empresas:
Sistemas de Información Administrativa
Sistemas de Procesamiento de
Transacciones
Sistemas de apoyo para la toma de
decisiones
Inteligencia Artificial y Sistemas Expertos
Sistemas de Información Administrativa
• ¿Qué es un sistema de Información
Administrativa? (MIS, Management
Information System)
En conjunto organizado de personas,
procedimientos, software, bases de datos
y
dispositivos
para
suministrar
información rutinaria a administradores y
tomadores de decisiones.
SIA
• El propósito principal de un SIA es ayudar
a que la organización logre sus objetivos
al proporcionar a los gerentes
conocimientos de las operaciones
habituales de la organización con el fin
de que puedan controlar, organizar y
planear con mas efectividad y eficiencia
SIA
El interés particular de un SIA es la eficiencia
operativa. Mercadotecnia, producción, finanzas
y otras áreas funcionales se apoyan en sistemas
de información administrativa y se vinculan
entre sí por medio de una base de datos común.
Los sistemas de información administrativa
suelen producir informes estándar generados
con base en datos e información procedentes
del sistema de procesamiento de transacciones.
Un SIA produce información sobre:
• El esquema de prestación de servicios. Por
ejemplo: que tipo de servicios presta, quien los
presta, que cantidad de servicios presta.
• Recursos que se requieren y que se utilizan. Por
ejemplo: distribución del personal, cantidad de
personal.
• El apoyo para el control a los administradores.
Por ejemplo: como se hizo la selección de
personal, como se hizo la adquisición de
recursos.
• Datos para informes de la organización. Por
ejemplo: información para el Seguro Social,
información sobre la demanda de atención en
salud en las IPS, información sobre la cantidad
de suturas utilizadas por año y por
procedimiento.
• Resultados de los programas o de los servicios
que se prestan. Por ejemplo: Cubrimiento de la
población con vacuna de hepatitis B,
funcionamiento del programa de tuberculosis,
utilización de los recursos disponibles para el
desarrollo de los programas.
Aspectos que debe cubrir un SIA
El SIA, tiene que ser coherente con las
funciones, prestación de servicios,
desarrollo de personal, contabilidad,
recursos
materiales,
fuentes
de
financiación de la organización; en igual
forma que para la toma de decisiones se
requiere información sobre las políticas,
metas,
propósitos,
estrategias
y
programas que lleva a cabo la institución
Aspectos que debe cubrir un SIA
Las necesidades de información varían con los niveles
de la actividad administrativa de la organización , por
lo tanto los sistemas de información se deben diseñar
de tal manera que proporcionen diferentes tipos de
información para diversos niveles.
En este sentido es necesario identificar tres niveles
administrativos en las organizaciones de servicios:
• Nivel Directivo: determinación de metas, definición de
políticas y objetivos, identificación de programas y
actividades. Por ejemplo: políticas con relación a
contratación de personal, políticas con relación a
adquisición de equipos y materiales, población
beneficiaria de los servicios que presta la organización.
En este nivel se requiere mayor información externa,
menor
precisión
y
alto
nivel
de
síntesis.
Aspectos que debe cubrir un SIA
• Nivel Intermedio: adquisición y asignación de recursos,
identificación de nuevos servicios, requerimientos de personal,
análisis de presupuesto. Por ejemplo: esquema de distribución de
personal y planeación de presupuesto anual. En este nivel se
requiere información más exacta, precisa, actualizada y
repetitiva.
• Nivel operativo o de control : realización de tareas específicas de
manera efectiva y eficiente, aceptación o rechazo de clientes,
calidad del servicio que se presta, ejecución presupuestal. Por
ejemplo: selección de nuevos clientes, relación de programas de
capacitación y entrenamiento. En este nivel se requiere
información mucho mas detallada, datos específicos, exactos,
frecuentes y actualizados para que los administradores evalúen la
respuesta inmediata que se necesita para efectuar cambios a corto
plazo en operaciones diarias.
Componentes Operativos de un SIA
• Un SIA debe incluir componentes físicos como computadoras,
programas de computación, archivo; procedimientos operativos y
personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan
para la captación y producción de datos e informes que
demuestran el rendimiento de un sistema de información.
• En relación con los componentes físicos, es necesario tener en
cuenta que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y
en este caso se puede utilizar una máquina de escribir, escritura
manual, archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo
propósito.
• En relación con los procedimientos operativos, se requiere de
manuales y folletos de instrucción tales como: instrucciones al
usuario, instrucciones para la preparación de entrada e
instrucciones operativas para el personal que maneja la
información.
Componentes Operativos de un SIA
• El personal de operación incluye operadores de computadoras y analistas
de sistemas, si el sistema es computarizado; además personal de
captación de información y administración del sistema de información.
• El procesamiento de la información se efectúa de acuerdo a la actividad a
que hace referencia. Por ejemplo:
Para la prestación de servicios se requiere de un documento que
especifique la orden de prestación de servicio, el registro de la ejecución
y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de transacción.
– Para la creación de archivos históricos, se requiere de un archivo
principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados,
a fin de reflejar la información actual.
– Para la producción de informes regulares o especiales, se requiere de
un diseño previo, que permita dar respuesta rápida a interrogantes y
solicitudes de información programada o especial.
Establecer un SI en una Organización de Servicios
La estructura del sistema de información en la organización de
servicios, se puede diseñar teniendo en cuenta dos enfoques: uno
el jerárquico, con un procesamiento de datos centralizado o
descentralizado y otro con un sistema dirigido con un
procesamiento integrado o distribuido.
• Enfoque jerárquico está caracterizado por las relaciones entre el
superior y el subordinado las cuales canalizan el flujo y
procesamiento de la información: hacia arriba y hacia abajo. Cada
nivel jerárquico captura y procesa información y plantea
soluciones para el nivel superior e inferior, de manera que los
reportes de información aumentan el nivel de jerarquía en la
instancia administrativa. La esencia del enfoque jerárquico radica
en que el procesamiento y las bases de datos se integran por
intereses especializados, funciones, departamentos, divisiones y se
controlan mediante la unidad a la que se proporciona información.
Establecer un SI en una Organización de Servicios
• El procesamiento de la información puede ser centralizado o
descentralizado. En el primer caso la base de datos se procesa
mediante una unidad común y en el segundo cada departamento o
sección realiza el control sobre sus propias actividades de
procesamiento.
• El enfoque dirigido o de sistemas es aquel en donde existe un base
amplia de información sobre una base dirigida a usuarios externos
e internos, para observación, reacción y toma de decisiones.
Existen dos enfoques generales de sistemas: el integrado y el
distribuido.
El primero canaliza toda la información de la organización a una
base de datos común y sirve a todos los departamentos de la
organización. El segundo utiliza un grupo de sistemas de
información para proveer un gran sistema con subsistemas
relativamente independientes que se pueden comunicar entre si.
Normas para el Desarrollo de un SIA
En el diseño de sistemas de información es necesario identificar
varios principios a seguir en el desarrollo efectivo de los sistemas
de información de servicios.
Uno de estos principios es que el sistema de información no es
gratuito, la administración implica grandes recursos. Otro es el
costo beneficio entre tener la información suficiente para tomar
sólidas decisiones sobre planeación y control y el costo para
desarrollar y conservar el sistema de información. Por ejemplo
cuando una organización amplía su sistema de información vale la
pena preguntar si los beneficios a obtener corresponden a la
inversión efectuada. Y el tercer principio hace referencia a la
procedencia de la información que puede ser de un sistema formal
o de uno informal.
Normas para el Desarrollo de un SIA
Entre las normas a tener en cuenta se mencionan las siguientes:
• El número de pasos en la captación de datos debe ser mínimo.
• Los datos de todos los subsistemas deben ser compatibles.
• El ritmo de los informes debe ser proporcional al ritmo y
procesamiento de los datos de apoyo.
• Los cambios e innovaciones deben hacerse teniendo en cuenta el
costo-efectividad.
• La fuente de datos se debe recopilar solo una vez.
• La reproducción de registros o informes deben estar disponibles de
acuerdo con la demanda.
• Deben existir procedimientos de seguridad y apoyo para todos los
archivos.
Normas para el Desarrollo de un SIA
• En resumen el sistema de información administrativo solo es útil,
cuando existe un clima de aceptación a nivel organizacional y haya
un compromiso a nivel de todos los estamentos para llevar a cabo
su implementación.
• El sistema de información será efectivo, si se determinan la
integración
del
mantenimiento
de
los
registros,
las
especificaciones para el procesamiento de datos y el formato y
contenido de documentos de entrada.
• Por último para aplicar el sistema de información es necesario
diseñar un plan que minimice las inquietudes del cambio
organizacional y logre el desarrollo sin retrasos ni pérdida de
credibilidad por parte del personal de la organización.
• Business Intelligence
Business Intelligence
• Las soluciones de Business Intelligence
permiten mejorar las predicciones y
rendimiento de negocio ofreciendo
información útil y relevante a cada
persona a través de la empresa.
Business Intelligance
• Seguimiento del rendimiento en tiempo
Real.
Se proporciona a los usuarios la
tecnología necesaria para realizar un
seguimiento constante de las métricas
del negocio, informar y alterar del
funcionamiento de las actividades y
tomar decisiones adecuadas en base a los
resultados de la misma
Business Intelligance
• Informe detallado para la toma de
decisión diaria
Proporciona datos de detalle sobre el
rendimiento de las operaciones en curso
o histórico de modo que la gente puede
ver lo que ocurre en la empresa y
conocer el estado de salud de la misma a
través de los resultados obtenidos
Business Intelligance
• Conocer las tendencias del rendimiento
del negocio a través del análisis de datos
Permite presentar varias vistas del
negocio desde diferentes ángulos para
que los ejecutivos puedan conocer las
causas de un rendimiento por debajo de
lo esperado, oportunidades de negocios a
explorar o pueden predecir los resultados
por venir