Transcript Att planera ett e-arkivprojekt 141114

Att planera ett e-arkivprojekt
141114
De kommande två timmarna…
• Vad är ett projekt?
• Hur planerar vi ett e-arkivprojekt?
– Aktiviteter
– Roller
– Omfattning
• Tips, trix och anekdoter
Vad är ett projekt?
• En temporär organisation som skapas med syfte att leverera en eller flera
delar enligt ett överenskommet mål.
– Introducerar en förändring
– Temporär – tydligt start och slut
– Tvärfunktionell – flera organisationer
– Unikt, engångskaraktär – olika team, olika kunder
– Innebär osäkerhet – risker, både möjligheter och hot
– Har en beställare
– Dedikerad separat organisation, egen budget
– Kraftsamlar mot ett gemensamt mål, levererar ett resultat
• Inte linjeverksamhet, inte business as usual
• Inte en repetitiv process
Projektmål och effektmål
• Projektmål – Projektledarens
mål – mål med leveransen
• Vilket slutresultat skall
projektet uppvisa?
• Funktion
• Egenskaper
• Kostnad
• Färdigtidpunkt
• Effektmål – Beställarens
(produktägarens) mål – mål
med affären
• Vilken effekt ska beställaren
se vid mätning en tid efter
projektets slut ?
• Marknadsandelar
• Kundnytta
• Lönsamhet
• Effektiviseringar
Vanliga svårigheter
• Brist på eller otydlig kommunikation
• Otydlig definition vad som egentligen är ett projekt
• Vanlig att projekt startas informellt av eldsjälar
• Otydlig beslutsordning, projektmodell saknas
• Vilket projekt som är viktigast beror på vem du frågar
• Lanseringsdatum/tid styr men inte alltid som budget och
resurser finns säkrade
• Effekten av det man vill uppnå är inte tydlig för de som arbetar
i projektet. Varför gör vi detta?
• Helheten saknas i projektets omfattning/leverans/påverkan
Generell modell för e-arkivprojekt
1.
Inventering
&
Analys
Inventering och
Analys:
Syftar till att få insikt
var man befinner sig ,
vilken nytta och
önskvärda effekter en
investering av ett earkiv kan ge
verksamheten.
Syftar också till att
värdera sin information
och ta fram och
förankra en målbild
samt ramverk över
verksamhetens behov
av e-arkiv
2.
Konsensus
3.
Starta
4.
Realisera
5.
Förvalta
Konsensus:
Starta:
Realisera:
Förvalta:
Vänder sig till de
verksamheter som
önskar ett e-arkiv över
myndighetsgränserna.
Säkerställer strategiska
frågor som är
förutsättningar för ett
e-arkiv som ska nyttjas
i och utanför sin egen
myndighet.
Syftar till att säkerställa
verksamhetens
funktionella, tekniska,
juridiska och
informationsmässiga
krav.
Syftar till att
förverkliga, realisera,
validera och säkerställa
verksamhetens
behovsbild och
förbereda inför
förvaltning och fler
anslutande system
Syftar till att ge stöd
och följa upp det
löpande
förvaltningsarbetet och
initiera nya
anslutningsprojekt till
e-arkivet.
Checklistan – underlag för projektplanering
• I princip
heltäckande stöd
för projektplanering
• Måste anpassas
för er situation
• Behöver läsas med
förnuft
• Kan kompletteras
med andra
modeller
Förutsättningar
• Utgångsläget är 4-fältaren
• Vi hoppar in när projektdirektivet ska skrivas, dvs alla
förberedande aktiviteter är genomförda:
–
–
–
–
–
–
–
–
Behovsanalys och övergripande nulägesanalys
Målbild, vision
Målgruppsanalys
Effektanalys
Nyttokalkyl
Övergripande finansieringsplan
Samverkansutredning
Kommunikationsplan
Projektdirektivet
Direktivet
• Syftet med projektdirektivet
är att vara underlag för att
starta projektet och ange
ramarna för förberedelsearbetet
• Innehåller:
– Bakgrund och effektmål
– Beställarens krav och
projektmål
•
•
•
•
•
Resultat
Tid
Kostnad
Prioritering
Finansiering
Viktigt!
• Avgränsa projektet
– Upphandla, implementera,
ansluta piloter,
informationsvärdera,
gallringsutreda…
• Säkerställ resurser från
samtliga delar
(resurskontrakt)
• Glöm inte bort tidigare
utfört arbete
Nästa steg
• Steget omfattar
– Projektplan inklusive
aktivitets-, resurs- och
tidplan
– GAP-analys – var måste
insatser till?
– Prioriteringar
– Avgränsningar
– Pilot identifierad
– Samverkansmöjligheter
– Budget
Detaljerad nulägesanalys
Omfattning
• Regler, riktlinjer och
lagkrav
• Informationshantering i
verksamheten
• Tekniska förutsättningar
och krav
• Systemkartläggning
• Övriga verksamhetskrav
och krav på behov av eförvaltning
Viktigt
• De som påverkas av er
eller påverkar projektet
bör ha en roll i projektet
• Planera för att röja
eventuella hinder ur
vägen
• Ta hjälp av den
kompetens som behövs
• Håll hårt i
avgränsningarna
Projektplan
Omfattning
• Administrativ info
• Projektmål och
avgränsningar
• Leveransprocess
• Organisation
• Tidplan och resursbehov
• Arbetsformer
• Risker/riskanalys
• Projektkalkyl
Viktigt
• Projektledaren skriver
planen
• Börja redan nu förbereda
för leverans och
överlämning till
förvaltning
• Starka intressenter i
styrgruppen (ställ krav)
• Var ÖVERTYDLIG med
förväntningar på resurser
Vad är lätt att glömma bort?
• Förberedande arbete i verksamheterna och i
verksamhetssystemen
• Vilken typ av ordning och kontroll finns i dag?
• Vilka förutsättningar har vi att realisera vår lösning?
• Vilka förutsättningar har vi att realisera önskade effekter
och hur realiserar vi och mäter önskade effekter?
Projektorganisation
Omfattning
• Styrgrupp
• Projektgrupp
• Referensgrupp
• Externa kontakter
Viktigt
• Närvarande och
engagerade
styrgruppsmedlemmar
(ställ krav)
• Resurskontrakt
• Använd resurserna väl…
men ta lite gisslan…
• Undvik stolsvärmare
Prioritering och avgränsningar
Omfattning
• Vad ska göras
• Vad ska inte göras
• Vad är viktigast
– Tid
– Kostnad
– Resultat
• Vilka får påverka och
vilka får inte påverka
• Beroenden
Viktigt
• Fokusera på det ni ska
göra, inte på det ni inte
ska göra
• Avgränsa inte bort
”verksamheten”
• Avgränsa inte bort
förvaltningsläggning
• Ta inte över andras
problem
Val av pilot
Omfattning
• Testanslutningar
• Test av modeller och
metoder
• Tester av
produktens/lösningens
lämplighet
• Att dra lärdom
• Att göra någon till hjälte
Viktigt
• Var tydlig med vad
piloten ska visa/testa!
• Fundera på vad ni ska
göra om resultatet inte är
som förväntat
• Piloterna ska vilja, kunna
och få
Roller i projektet
● Omfattning av resurser från kärnverksamheten 5-6 st, arkivarie, IT-resurs, ITstrateg, IT-chef, jurist, projektledare/förstudieledare, beslutsfattare
● Projektledare/förstudieledare ca 80-100% av projekttiden
● Verksamhetsresurser ca 10-20% av projekttiden
● Arkivarie ca 20-25 % av projekttiden
● IT-resurs (internt, externt) ca 10-15 % av projekttiden
● Beslutsfattare, jurist och IT-strateg ca 5 % av projekttiden
Viktigt att tänka på
• Standardkriterier för
projekt gäller även för earkivprojekt. Tonvikt dock
på
–
–
–
–
–
Uthållighet
Förändringsledning
Verksamhetskunskap
E-arkivkunskap
Förståelse för
offentlighetslagstiftningen