Transcript Presentation av förstudie E-arkiv, Skåne Nordost kommunschefsgrupp

Förstudie om införande av
E-Arkiv inom Skåne Nordost
EU- Projekt under den ”Digitala agendan för
Europa”- för en smart, grön och inkluderande
tillväxt.
Kommuner som omfattas av projektets verksamhet:
Kristianstad, Hässleholm, Östra Göinge, Höör, Hörby, Osby och
Bromölla
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Styrgrupp
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Arbetsgrupp
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Interna projektreferenser
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Externa projektreferenser
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Referensgrupper
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Intressenter
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Roller och ansvar i projektorganisation
Uppdragsgivaren/Beställare
•
•
•
•
•
•
•
Den som ger uppdraget, är beställare av arbetet, är uppdragsgivare.
fastställer projektets syfte och inriktning
anger projektledarens befogenheter och ansvar
utser representanter i styrgruppen
utser projektledare
anger projektets tids- och resursramar och ser till att erforderliga resurser ställs till projektets
förfogande
uppdragsgivaren ansvarar för att identifiera intressenter och förbereda organisationen på
projektresultatet
För projekt inom kommunförvaltningen är uppdragsgivaren oftast förvaltningschef eller specifik
enhetschef.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Styrgruppen
Styrgruppen har ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och
sakinnehåll. Den skall pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren/projektgruppen.
Vidare skall den verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med
uppdragsgivarens intentioner.
Styrgruppen:
•
tolkar uppdraget/direktiven för arbetet
•
medverkar vid utformningen av projektplanen och godkänner denna
•
beslutar i administrativa frågor av större vikt, t ex budget och tidsplaner
•
följer och stödjer projektarbetet
•
värderar och diskuterar de förslag som projektgruppen utarbetar
•
informerar uppdragsgivaren om projektets resultat
•
delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav
•
tar ställning till slutrapport och lämnar den till uppdragsgivaren
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Projektledaren
Är direkt underställd styrgruppen alternativ uppdragsgivaren och ansvarar för att projektet drivs och genomförs
enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan.
Projektledaren skall vara arbetsledare, samordnare och informatör. I mindre eller specifika projekt kan en stor
del av det operativa arbetet ligga på projektledaren.
Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål
nås.
•
upprätta projektplan, alternativt gör styrgruppen det
•
föreslå eller utser projektmedlemmar, alternativt gör uppdragsgivaren detta
•
leda och samordna arbetet i projektet, informera och motivera
•
rapportera till styrgrupp och intressenter
•
föredragande på styrgruppens sammanträden
•
sammankalla till och leda projektmöten
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
•
•
•
•
•
•
•
rapporterar större avvikelser samt föreslår korrigeringar
analysera uppdraget, ställer frågor, ställer krav
vidtar lämpliga åtgärder vid störningar i projektet
föreslår tekniska eller strategiska lösningar
svarar för dokumentation av projektet
ansvarar för projektbudget och projektförändringar
ansvarar för intern och extern kommunikation
Projektgrupp/Arbetsgrupp
•
•
•
Projektgruppen har som huvuduppgift att utarbeta underlag för beslut.
Gruppens sammansättning är beroende av det problem som skall lösas och kan variera utifrån
vilken fas projektet befinner sig i.
Medlemmarna bör väljas efter fackkunskaper, erfarenheter och samarbetsförmåga.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Supportgrupp/Projektresurser/Projekt
referenser
•
Interna och externa beroende av det problem som skall lösas och kan variera
utifrån vilken fas projektet befinner sig i.
•
Medlemmarna utses efter behov till att bistå med expertkunskaper inom specifikt
området.
Referensgrupp
•
•
Projektledaren/styrgruppen kan komplettera sina kunskaper med en eller flera referensgrupper
för att t. ex. få praktiska synpunkter, ett stöd till projektledaren/ styrgruppen.
De kan även vara en tillgång i förankringsarbetet.
Klargör vad som förväntas av referensgruppen innan den bemannas. Den endast är rådgivande
och inte har något ansvar eller beslutsrätt för projektet.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Samverkan/Intressenter
•
•
•
Samverkan är viktigt och skall ske med de enheter/funktioner som påverkas av projektet. Ofta är
det fler intressenter än vad man från börja trott som påverkas av projektresultatet och det är
viktigt att dessa blir identifierade och informerade om eller involverade i arbetet.
IT-enheten har ett samordningsansvar för utvecklingsprojekt inom förvaltningen och skall alltid
kontaktas vid initiering av ett nytt projekt.
Uppdragsgivaren eller vanligtvis projektledaren ansvarar för att dessa kontakter tas.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Projektmodell för E-Arkiv
Uppdragsgivaren eller projektledarte beslutar om projektet skall utföras inom ramen för
denna modell.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
•
Modellen innehåller projektplaneringsmetod (LFA, The Logical Framework Approach
vilket innebär att först Lyssna, Fundera och därefter Agera) styrdokument, mallar
samt instruktioner och är framtagen för att höja kvalitén på arbetet samt vara ett
stöd för personer som är involverade i projektarbetet.
•
Målet och syftet med ett projekt kan variera väldigt mycket och syftet med denna
modell är att ge ett ramverk.
Projektdirektivet
Direktivet skall vara skriftligt och bör skrivas av uppdragsgivaren, det är detta dokument
som ska vara underlag för ställningstagande för den tilltänkte
projektledaren/leverantören.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
•
Omfattningen på dokumentet varierar beroende på uppdragets storlek, ofta behöver
det förtydligas och utvecklas till ett separat dokument, alternativt görs detta i
projektplanen.
•
Oberoende av omfattningen på uppdraget och dokumentet så ska det alltid framgå
vem som är uppdragsgivare, vad som är syftet och målet, omfattningen, beräknad
tidsåtgång, resurser och hur slutresultat skall förvaltas.
•
Den viktigaste punkten för projektet är formuleringen av målen. Det är de uttryckta
behoven som skall målformuleras. Målformuleringarna informerar om vad som skall
utföras i projektet och ligger som grund för uppföljningen av arbetet.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
LFA-planeringsprocessen indelad i nio steg
1. Analys av projektets omvärld (bakgrundsinformation)
2. Intressentanalys (individer och aktörer som påverkas och påverkar projektet)
3. Problemanalys (vilka problem ska lösas av projektet)
4. Målformulering (vad vill man uppnå med projektet på kort och lång sikt)
5. Aktivitetsplan (vilka åtgärder ska genomföras för att uppnå målen)
6. Resursplanering (tid, personal inklusive ansvar, budget, utrustning)
7. Indikatorer och verifikationskällor (metoder för att mäta resultat)
8. Riskanalys och riskhantering (faktorer som kan påverka resultat negativt)
9. Analys av antaganden/förutsättningar (vad andra aktörer hanterar)
10. Uppföljning av projekt (gott mål och resultatstyrning)
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Projektplanen
•
Mestadels är projektledarens första uppgift att tolka direktivet och ta fram en
projektplan som projektet skall arbeta utifrån. Projektplanen skall förankras hos
styrgruppen om det finns en sådan, annars med uppdragsgivaren/beställaren.
•
Planeringen är ett av de viktigaste momenten i projektarbetet och projektplanen är
projektets planeringsredskap. I dokumentet skall det definieras vad som skall
göras, vilka personresurser som behövs (timmar, kompetens) och tidsplanering
för hela projektet skall göras. Försök att lägga hela kartan över projektet så att det
inte dyker upp överraskningar under projektets gång. Sätt upp delmål för projektet
och engagera om möjligt projektdeltagarna i arbetet.
•
Finns inget dokumenterat projektuppdrag så skall projektplanen även specificera
uppdraget.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Följande områden skall alltid finnas beskrivna i projektplanen:
•
•
•
•
•
•
•
bakgrundsbeskrivning till uppdraget
syfte och mål med projektet
omfattning, delmoment
avgränsningar
tidplan/etappindelning
projektorganisationen
förankring, samverkan, intressenter
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Planeringsfasen
Inför start av projektet skall det bemannas, genomförandet planeras och projektplanen
fastställas.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Identifiera
varför projektet skall genomföras
vad man vill uppnå med projektresultatet
vem som är uppdragsgivare (projektägare)
hur projektet skall finansieras
hur projektet skall bemannas
vem som ska förvalta resultatet
vilka som är de primära intressenterna
vilka andra som kan ha behov/påverkas av levererat resultat
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Samverka
•
Samverkan skall alltid ske med de enheter/funktioner som bedöms påverkas av
projektresultatet.
•
I samband med anskaffning eller utveckling av IT-stöd skall samverkan alltid ske
med IT-enheten som ansvarar för utveckling och samordning av IT-användningen
vid organisation.
Projektets mål beskrivs i termer av Effektmål och Produkt (eller projektmål).
Effektmål
•
•
Effektmål är de mål som beskriver vilken förväntad effekt som skall uppstå i
verksamheten. Målen måste vara mätbara. Utan möjlighet att mäta målen blir det
svårt att bedöma huruvida de är uppfyllda eller ej.
Det är viktigt att följa upp effektmålen. Detta görs dock inte direkt efter avslutat
projekt utan en bestämd tid efter projektets slutförande. Det är därför viktigt att
dokumentera hur effektmålen ska följas upp samt av vem.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
Projektmål
•
Projektmålen är det resultat i projektet, det som skall levereras från projektet, som
i sin tur ligger till grund för möjligheterna att nå effektmålen. Detta kan t. e x. vara
ett IT-system eller en funktion med vissa egenskaper.
•
Den viktigaste punkten för projektet är formuleringen av målen. Det är de uttryckta
behoven som skall målformuleras. Målformuleringarna informerar om vad som skall
utföras i projektet och ligger som grund för uppföljningen av arbetet.
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
GANTT-Schema/Aktivitetsplanering
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
MS Project Manager / GANTT- Schema
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
REGLER:
Tydliggöra målen, aktiviteterna och ansvar, med en konkret och specificerad projektplan
som underlättar genomförandet.
● VAD skall göras?
● HUR skall göras, vilka verktyg och metod ska man användas?
● VEM skall göra det?
● NÄR skall göras det?
● VEM skall göra det?
● VILKEN information behöver olika intressenter?
(beslutsfattare, målgrupp, media)
● HUR ska informationen/uppföljningen presenteras?
(Genom en rapport, seminarium, tidningsartiklar, via lokal media eller genom att
bjuda in beslutsfattare på ett projektbesök?)
● HUR skall man ta tillvara på resultaten-lärande?
● VEM skall fatta ev. nya beslut eller revideringar av projektplanen och införandet?
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
PROBLEMATK
•
•
•
•
•
•
•
•
Försening
Budgetunderlag
Avsaknad IT stöd
Bristande kommunikation
Kompetensnivå
Fördelning (kommunernas representation i projektet, Hörby)
Hörby (PRIOS- projekt, individuell förstudie för E-arkiv)
Bristande engagemang
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
VIKTIG PROJEKTPLANERING
Tidsplan
Beskrivning
2014- 04-08
Start av projektaktiviteter (utförs löpande)
2014- 04-24
Utbildning: Juridik kring elektronisk kommunikation,
dokumenthantering och arkiv
2014-04-29
Informationsmöte (projektets målgrupper)
2014-04-29- 2014-08-15
Enkäter (Interna och externa avsedda referensgrupper
och intressenter gällande hantering av elektroniska
handlingar, utförs löpande)
2014-08-15
Inlämning av analysunderlag (arbetsgruppen)
2014-10-14
Slutfördrapport (utdelas till projektorganisationen för
avstämning)
2014-12-19
Avslutande informationskonferens med inlämning av
slutrapport
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
FÖRVÄNTNINGAR
•
•
•
•
•
•
Ansvar
Delaktighet
Engagemang
Stöd
Förankring
Beslut
PROJEKTORGANISATION E-Arkiv
KONTAKTUPPGIFTER:
Michaela Sarvik
Projektledare IT för E-Arkiv
Tfn/mobil:
E-mejl:
www.hassleholm.se
0451-26 83 56 / 0709-81 83 56
[email protected]