Transcript här - Institutionen för Informatik

Om projektorganisation vs
annan organisation
Rikard Harr
Dagens föreläsning
• Vad är en organisation?
– Organisationer och struktur
• Taylorism (linjeorganisationens rot)
– Linjeorganisationen och dess brister
– Exemplet Komatsu Forest
• Projektorganisationen
– Projektorganisationens styrkor
• Virtuella organisationer och dess utmaningar
– Artikulationsarbete och overload
• Återkoppling till föregående slide
Projektorganisation vs...
3
Vad är en organisation?
• Allmän definition
– En planmässigt inrättad sammanslutning av personer, vilka har
syftet att nå vissa mål
• Metaforer
– Maskin, organism, hjärna
• Sociala strukturer
– Organisationer är sociala fenomen, skapas av människor, förändras
av människor
• Två motsatta huvudspår
– Mer ordning, mer system, mer standardisering, förutsägbarhet
– Större öppenhet, mer deltagande, mer kreativitet, mer individuella
initiativ
Projektorganisation vs...
4
Organisationer och struktur
• Varför uppstår organisatorisk struktur?
– Arbetsdelning behövs och måste koordineras och samordnas.
Strukturen visar arbetsdelning och auktoritetsfördelning
• Tre dimensioner
– Specialisering; stor specialisering av arbetsuppgifter, många
chefsnivåer och geografiska enheter
– Formalisering; hur organisationer styrs och kontrolleras genom
regler, rutiner och procedurer
– Centralisering/decentralisering; centralisering betyder att beslut
fattas högt upp i hierarkin, decentralisering motsatsen
• Form vs funktion
– En organisations visualiserade struktur säger inte nödvändigtvis så
mycket om hur den fungerar
Projektorganisation vs...
5
Organisationer och struktur
Projektorganisation vs...
6
Taylorism (linjeorganisationens rot)
• Lära om arbetsorganisationer med fokus är
specialisering och centralisering
• Vetenskaplig företagsledning, Frederic W. Taylor
(Scientific management)
• Det finns ett bästa sätt att genomföra en
arbetsuppgift
• Planering/utförande av arbete skiljs åt
• Tidsstudiemän övervakade arbetet för
effektivisering
• Belöning vid effektivitet
• Rationalisering av arbetet minskade belastningen
• Tydliga regler
• Allt arbete ska utföras individuellt för att vara
effektivt
Projektorganisation vs...
7
Linjeorganisationen och dess brister
• De flesta större företag och statliga verk är i dag
organiserade enligt linje-stabsprincipen.
• Statisk struktur, lång reaktionstid
• Svårt att hantera avvikelser
• Människor som utbytbara delar, leda
Projektorganisation vs...
8
Exemplet Komatsu Forest
• Producerar skogstraktorer för europeisk marknad
• Produktion baserad på takt
–
–
–
–
–
–
•
•
•
•
•
Prognos
Planering och inköp av komponenter
Lagerhantering
Montering
Försäljning
Eftermarknad
Tar ej hänsyn till olika fordonsmodeller
Saldofel pga. slentrian
Tar ej hänsyn till avvikelser
Konsekvens: ett virrvarr av problemlösning
Bör man överge linjeorganisationen som
organisationsform?
Projektorganisation vs...
9
Projektorganisationen
• Värdefullt komplement för att
hantera avvikelser
• Växer fram på allvar under andra
2:a världskriget
• Genombrott med Polaris-projektet
under 1950-talet, då amerikanska
flottan genom användande av
modern operationsanalys lyckades
förkorta utvecklingstiden för ett
missilsystem med flera år
(Wikipedia)
• Sedan 1990 är alltfler företag
projektbaserade (Telekom,
bioteknik, konsultverksamhet
mm)
Styrgrupp
Projektledare
Referensgrupp
Projektgrupp
Arbetsgrupp
Projektorganisation vs...
10
Projektorganisationens styrkor
•
•
•
•
•
•
Kan hantera extraordinära uppgifter
Ofta mindre enheter
Mindre hierarkiskt
Baserad på kompletterande kompetens
Temporära organisationer
Flexibilitet
– Kan möta förändringar
– Kan agera snabbt
• Ej lämplig för repetitiva moment
• Existerar ofta parallellt med linjeorganisationen
• Teknikberoende, framförallt IKT
Projektorganisation vs...
11
Den virtuella (projekt)organisationen och
dess utmaningar
"A virtual organization is a temporary network of
independent institutions, businesses or specialized
individuals, who work together in a spontaneous
fashion by way of information and communication
technology, in order to gain an extant competitive
edge. They integrate vertically, unify their corecompetencies and function as one organization (or
organizational unit)." (Jä gers et al, 1998)
"an organization distributed geographically and
whose work is coordinated through electronic
communications." (Skyrme,2001)
• Det är IT som gör skillnad
Projektorganisation vs...
12
Koordinationsbehovet
• Allt samarbete måste koordineras
– Individuellt arbete
– Artikulationsarbete (AA)
”Det arbete som krävs för att koordinera, integrera,
kontrollera och hantera distribuerade och delvis
autonoma individers arbete” (fritt översatt från Schmidt
2006)
• I ledningsorganisationen sker AA vid designen av
processen (byggnation, rutiner, regler etc.)
• I projektorganisationen sker AA via kommunikation,
mycket kommunikation
• I virtuella organisationer via medierad kommunikation
(Projektmjukvara, email, instant messaging, skype,
telefon, mobiltelefon)
Projektorganisation vs...
13
Fragmenterat arbete och overload
• Informationsarbetare hanterar i snitt 12 olika projekt
samtidigt (Mark et al 2005)
• Informationsarbetare fokuserar på en uppgift i 3 minuter
innan de byter (Gonzalez & Mark 2004)
• Byte av applikation, dokument varannan minut
• 90 % av all kommunikation är oplanerad
• 60 % av alla försök till samtal misslyckas
• 40 % av avbrutna uppgifter återupptas ej
• Information overload, email overload, interaction
overload, kognitiv overload
• Stress, ohälsa, depression
Projektorganisation vs...
14
Återkoppling
Pernilla Wahlgen är känd som en
sprallig och glad artist. Men under
den sprudlande ytan tornar ett
becksvart ångestmoln. – Jag har
utvecklat en svår mejl- och
telefonfobi, berättar sångerskan.
Precis som för många andra svenskar är
semestern över för artisten Pernilla
Wahlgren, 42. Och jobbstarten har
orsakat problem för den annars så
muntra sångerskan. I hennes mejlkorg
väntar nämligen 437 obesvarade mejl.–
Jag vet inte vad det är för fel på mig,
men jag tror att jag lider av
”mejlskräck”, skriver sångerskan i sin
blogg. (Aftonbladet 2010-08-22)
Projektorganisation vs...
15