Transcript Elektronisk arkivering.pdf

Elektronisk arkivering
Information om pågående projekt Riksarkivet och SKL
Caspar Almalander
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Agenda
1. Sambruks projekt Elektroniskt bevarande etapp 2
2. Riksarkivets projekt e-Arkiv och e-Diarium
3. SKL:s projekt e-arkiv
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Allt hänger ihop
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Sambruks projekt
Elektroniskt bevarande etapp 2
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Bakgrund
•
•
•
•
•
•
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Enorma mängder digital information
Rätt information? Hur/var hittar jag den?
Versioner? Teknik?
Lagkrav
Informationsförsörjning i farozonen
Skyhöga kostnader
Babylonien 2.0
ÄHDS
Skola/elev
??
??
e-arkiv
??
IFO
??
??
Ekonomi
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Vård &
omsorg
tredje etappen bestå av upphandling av
ett system för e-arkiv. Därefter följer
etapper med att införa och testa e-arkiv
i kommunerna. När alla etapper är
genomförda kan ett e-arkiv som
uppfyller lagstiftningens krav på
bevarande av elektronisk information
vara i drift.
Om projektet
Projektets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den
kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling.
Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de
kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika
uppgifter.
• Elektroniskt
bevarande
I projektets andra etapp
ingick dessutom följande delprojekt:
från verksamhetssystem
- startLeverans
maj
2008
Metadata och filformat
Marknadskartläggning
(genomfördes i anslutning till arbetet
- öppet
för
alla
kommuner
med kravspecifikation)
Checklista
- etapp
2 (eb2) avslutades 20 oktober
Juridiska förutsättningar och konsekvenser
Gemensamt elektroniskt
arkiv
- 47 deltagande
kommuner
Definition mellanarkiv
I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till
enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller
skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och
nyttoanalys.
Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en
ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan
de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används
i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets
dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till
specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur
projektet har genomförts i Projektredovisningen.
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Mål
• Huvudmål:
- skapa förutsättningar för ett elektroniskt arkiv
• Mål etapp 2:
- framtagning av en kravspecifikation för ett
elektroniskt arkiv
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Etapp 2
• Uppdelning:
- huvudprojekt: framtagning av kravspecifikationer
- uttag verksamhetssystem
- metadata / filformat
- checklista
- gemensamt elektroniskt arkiv
- definition mellanarkiv
- juridiska villkor
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Kravspecifikationen (>90)
• Kategorier
- Leveranser till e-arkivet
- Leveranser från e-arkivet
- Informations- och kompetensförsörjning
- Statistik, rapporter
- Behörighets-, system- och säkerhetsadministration
- Tekniktoleranser
• Uppdelning
- Gemensamma och regionala
- Ska eller bör
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Leveranshandledning
• Leveransen från verksamhetssystem till ett e-arkiv
• Syfte
- verktyg för att planera och genomföra av ett uttag från ett
verksamhetssystem till ett e-arkiv
- definiera och beskriva vilka krav som hör ihop med ett uttag
- att utgöra ett underlag för kravspecifikation att använda vid
upphandling av nya verksamhetssystem
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Checklista
• Vägledning för dig och alla som arbetar med allmänna handlingar
• Syfte
- verktyg inför införandet av ett system för bevarande
- indelning
‣ ansvarsfördelning – styrdokument - resurser
‣ verksamhetens - förvaltningens - systemägarens ansvar
‣ IT och säkerhet
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Gemensamt e-arkiv
• (Kommun-)gemensamt elektroniskt arkiv (arkivmyndighet, drift)
• Syfte
- granskning och utvärdering av juridiska organisationsformer
- eventuella hinder
- förslag
• Fördelar
- högre service till allmänheten
- bättre laguppfyllnad
- entydlighet, uniformitet
- ekonomiska (!)
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Från nu till
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
(1)
vision
Från nu till
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
(2)
vision
Från nu till
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
(3)
vision
Projektet e-Arkiv och e-Diarium
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Vision
Det ska vara enkelt att arkivera, återsöka och återanvända
information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur
informationen lagras
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Hantering av arkiv idag
Förvaltning A
Tjänsteman
Förvaltning C
Allmänhet
Förvaltning B
Allmänhet
Tjänsteman
Söktjänster
Söktjänster
Slutarkiv
Aktuella
Förvaltningssy
stem
Tjänsteman
Tjänsteman
hos
arkivmyndigh
et (egen drift
eller som
tjänst)
Allmänhet
Aktuella
Förvaltningssystem
Söktjänster
Förvaltningensöverföring till
slutarkiv
Tjänsteman
Slutarkiv
Aktuella
Förvaltningssystem
Tjänsteman
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Förvaltningens
överföring till
slutarkiv
hos
arkivmyndi
ghet (egen
drift eller
som tjänst)
Myndighetens
överföring till
e-arkiv
Eget Earkiv hos
förvaltning
en (egen
drift eller
som tjänst)
Nya krav
q Svensk e-förvaltning ska vara så enkel som möjligt för så många som
möjligt (Regeringen).
q Allmänhetens och företagens behov och krav på insyn och offentliga
tjänster ökar.
q Myndigheternas behov av tjänster och samordning sinsemellan ökar.
q Krav på kostnadseffektivisering.
q Internationella krav på samordning (EU).
q Ny teknik skapar kontinuerligt nya möjligheter/krav.
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Projektet e-Arkiv och e-Diarium (eAD)
q E-delegationen har uppmanat Riksarkivet att i väntan på regeringens beslut gå
igång med planering och genomförande
q Riksarkivarie Björn Jordell har beslutat att tillsätta ett verksprojekt som i
samverkan med statliga, kommunala och landstings-kommunala myndigheter
påbörjar arbetet i enlighet med förslaget i förstudien
q Projektkontor har skapats och Göran Kristiansson har utsetts till projektledare.
q Projektdirektiv har tagits fram och beslutats av Riksarkivets ledning.
q Projektet är treårigt och beräknas vara genomfört under år 2014.
q Projektarbetet har börjat.
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Förvaltningsgemensamma specifikationer (1)
q En FGS är en samling generella funktioner som offentlig administration,
medborgare och industri har enats om vara av värde och som anses vara
användbara för att utökad och förbättrad kommunikation samt utbyte av
information.
q FGS:er konstrueras genom att olika aktörers behov inom ett område samlas in,
bryts ner, och ur detta skapas lösningsförslag som man efter test kan finna
konsensus för.
q Alla krav och definitioner samlas i en FGS kravspecifikation som så småningom
bildar en “förpackad” FGS som kan användas inom ett angivet område och bildar
då en specifikation för gemensamma funktioner
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Förvaltningsgemensamma specifikationer (2)
q FGS bygger på standarder men är inte själv nödvändigtvis en egen standard.
q Stödjer tjänstebaserade IT lösningar
q Skapas generiskt (kan utvecklas från ett basmodell)
q I dagsläget finns inga exempel.
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)
Tjänsteman
Allmänhet
Söktjänster
Diarieföringssystem/ÄHS
Slutarkiv hos
arkivmyndighet
(egen drift eller
som tjänst)
E-Arkiv vid
myndighet
(egen drift eller
som tjänst)
Verksamhetssystem 1
Tjänsteman
VerksamhetsSystem 2
Myndighetens
överföring till
E-Arkiv
Överlämnande till
arkivmyndighetens EArkiv
FGS
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Exemplet e-arkiv Stockholm
q ökar tillgängligheten till stadens information
q minskar kostnaderna för lagring och hantering av information
q säkerställer digital lagring på lång sikt i enlighet med gällande
lagkrav
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Uppdelning i delprojekt
q Inventering
q Begreppsanalys
q Juridik
q Paketstruktur
q Informationsområden
q Ärende- och dokumenthantering med undergrupper
q Webbplatser
q Prototyper
q Test och utvärdering, pilotprojekt
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Identifierade delprojekt
DP3-4
FGS:er och
funkt krav
e-Arkiv.
DP1
Begrepp
DP5-6
FGS:er och
funkt krav
e-Diarium
DP2
Intressentanalys
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
DP7
Utvärdering
med
piloter
DP8
Förvaltningsorganisation
Övriga fakta kring projektet
qFinansiering
- Deltagande institutioner måste själva bidra med de personresurser som
fordras för projektets genomförande.
- Riksarkivet avsätter egna personresurser motsvarande 5 personer plus 2 miljoner
kronor.
- Stöd från E-delegationen för kringkostnader som konferens och liknande.
qTidplan
-
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Mobilisering 2011-06-01
Utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer 2011-10-01
Utveckla prototyper 2012-04-01
Testa och utvärdera prototyper 2013-01-01
Marknadsföra resultatet 2013-07-01
Utarbeta förslag till förvaltningsorganisation 2014-01-01
SKL har beslutat om
Strategi för eSamhället
Strategins övergipande mål*:
- Enklare vardag för privatpersoner
och företag.
- Smartare och öppnare förvaltning
stödjer innovation och delaktighet.
- Högre kvalitet och effektivitet i
verksamheten.
* Även E-delegationen har antagit dessa mål och de
ingår i Digitala agendan
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Ny roll för SKL kräver mobilisering för att nå resultat
Center för eSamhället
Gemensamt kansli och programkontor
eHälsa
Skola
Näringsliv
och arbete
Samhällsbyggnad,
trafik och
miljö
Kultur,
fritid och
besöksnäring
Smarta öppna gemensamma processer
T.ex. eArkiv, eHandel, Mina sidor, Mina fullmakter, Mina ärenden
Grundläggande strukturella förutsättningar
Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Demokrati
och
delaktighet
Varför nationellt samordnat
projekt?
- Utbrett behov av e-arkiv inom kommunal sektor.
- Sambruk och IT Forum Kommunförbundet Stockholms län
(KSL) uppvaktade SKL med önskan om nationell samordning.
- Kommunal sektor behöver samla sig för att utgöra en stark och
tydlig part mot marknaden.
- Projektet är ett politiskt förankrat strategiskt och prioriterat
projekt i linje med SKL:s Strategi för eSamhället.
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Projektmål & syfte
- Projektet är ett första steg i syfte att uppfylla SKL:s strategi för
eSamhället
- Projektet ska resultera i en upphandling avseende e-arkiv och att
ramavtal tecknas vars intention är att införa, förvalta och
utveckla e-arkiv för kommuner, landsting och regioner i syfte att
erhålla ett förenklat och gemensamt förfarande
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Syfte med projektet
- Att erbjuda kommuner, landsting och
regioner möjlighet att anskaffa och
implementera e-arkiv med intentionen att
uppnå målen för eSamhället.
- Upphandlingen ska resultera i att samtliga
kommuner, landsting och regioner kan
förbereda sig för, anskaffa och implementera
e-arkiv i syfte att säkerställa den kommunala
sektorns långsiktiga informationsförsörjning,
bidra till en ökad effektivisering samt ökad
tillgänglighet till informationen i inom
respektive kommuns, landstings och regions
arkiv.
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Vad ska göras inom projektet?
- Genomföra en behovs- och marknadsanalys
- Ta hänsyn till tidigare genomförda arbeten inom området,
Sambruk, KSL med mera
- Intresseanmälningar från kommunal sektor
- Ta hand om nya tillkomna behov
- Bygga kravspecifikationen på förvaltningsgemensamma
specifikationer (FGS), Riksarkivet
- Utröna hur införande och implementering ska bli framgångsrikt
- Klargöra förutsättningar för ett eventuellt eDiarium
- Genomföra upphandlingen
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Projektetapper
Projektet kommer att genomföras i nio (9) etapper som avser
följande övergripande aktiviteter:
1. Förberedelser (behovs- och marknadsanalys, inriktning)
2. Utformning av förfrågningsunderlag
3. Kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag
4. Beslut om och publicering av förfrågningsunderlag
5. Öppning av anbud och kvalificering
6. Utvärdering, tester och juridiska frågeställningar
7. Preliminärt resultat och slutresultat
8. Beslut om och publicering av slutresultat
9. Avslut och överlämning av slutresultat
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Tidplan
-
Start januari 2012
Upphandlingen avslutas maj 2013
Avslut och överlämning till förvaltning, SKI och SKL juni 2013
Marknadsföring och information med mera juni 2013
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Behovsinventering
- Workshops i hela landet
-
8 februari Göteborg
15 februari Lund
22 februari Boden
28 februari Umeå
6 mars Jönköping
13 mars Karlstad
20 mars Stockholm
- Din röst är viktig. Anmäl dig snarast !
Mer info på www.skl.se/e-arkiv
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Att förbereda dig
• Hämta allt material från sambruk.se
-
⎫
⎬
⎭
Slutrapporten bör/ska läsas först
Leveranshandledningen
Checklista
Vägledning kravspecifikation
Gemensamt elektroniskt arkiv
XML och metadata
Juridiska villkor
• Läs information på www.skl.se/e-arkiv
• Läs information på www.riksarkivet.se/e-arkiv
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Ordlista
Allt hänger ihop
9 februari 2012 - E-arkiv Syd
Frågor
Caspar Almalander
Tel. 073 - 950 42 10
Epost [email protected]
www.riksarkivet.se/e-arkiv
www.skl.se/e-arkiv
www.sambruk.se
Twitter @eArkivSverige
9 februari 2012 - E-arkiv Syd