Transcript Ta del av Daniels och Annas PowerPoint genom att klicka här

Säkra nyttan med
förändringsarbetet!
E-Förvaltningsdagarna 2014
Anna Pegelow
Daniel Jafari
Vad är egentligen problemet?
Projekt som
misslyckas
”Det blev
dyrare än vi
trodde”
IT har ofta tagit lead i
verksamhetsutvecklingen
”Det blev inte
som vi tänkt
oss”
Förändringar utan uttalat
nyttofokus
”Vi vet inte om vi
nådde målet”
”Det tog
längre tid än
väntat”
Samverkan ställer
nya krav
Otydligt ansvar för att
skapa förändring
Vad är våra mål?
Gör vi rätt saker för att
nå våra mål?
…
Myndighetförordningen 3 §
Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för
verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt
och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer
av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den
redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att
myndigheten hushållar väl med statens medel.
Myndighetsförordningen 6 §
Myndigheten ska fortlöpande utveckla verksamheten.
Myndigheten ska verka för att genom samarbete med
myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan
finnas för enskilda samt för staten som helhet.
Vad är en nytta?
Nytta är en mätbar förändring
vilken uppfattas som positiv av
en eller flera intressenter
och som bidrar till ett eller flera
verksamhetsmål
Vad är nyttorealisering?
Nyttorealisering är ett aktivt och
systematiskt arbete med att
säkerställa och optimera nyttan
med de förändringar vi avser
genomföra
Att realisera nytta med
Så enkelt som möjligt
verksamhetsutveckling är en
för så många som möjligt.
ledningsfråga!
Nyttorealisering som den röda tråden
Förmågor
Vision
Verksamhetsmål
Nuläge
(Nytta)
Strategisk nivå
Målstyrning
Uppdrag
Omvärld
Strategi
Göra rätt saker
Förändringsbehov
Taktisk nivå
Program- och
portföljstyrning
Angelägenhet
Nytta
Genomförbarhet
Kvalitet
Operativ nivå
Göra saker rätt
Nytta
Tid
Kostnad
Uppdrag
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
Effektkedja kopplar utvecklingen av möjliggörare till målen
Förändringsinsats
Konkretiseras i
Verksamhetsmål
Bidrar till
Kräver
Nyttor
Behöver
Införande
insatser
Förändringar
Realiserar
Förutsätter
Driver
Möjliggörare
Kräver
Byggstenar i ett strukturerat angreppssätt
STYRANDE PRINCIPER
NYTTOKATEGORIER
DOKUMENTMALLAR
Namn på satsning
Beskrivning av satsningen
TOTAL KOSTNAD
TOTAL NYTTA
NETTONYTTA
NPV
ROI
PAYBACK
16 600
200 000
183 400
90 818
1105%
5,5 år (2015)
KSEK
KSEK
KSEK
KSEK
TOTAL RISKPOÄNG
KOMPLEXITET
POLITISK ANGELÄG.
3
Medium
7
Uppdatera grafer
1-4
KOSTNAD & NYTTA PER AKTÖR (KSEK)
PROCESSEN
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
NETTONYTTA PER ÅR (KSEK)
250 000
Nytta
100 000
Krav
Planera
Planera
nyttonyttorealisering
realisering
3
Teknisk angelägenhet
ROLL- OCH ANSVAR
1
3
2
Kostnad
Samhällsnytta
4
Nytta förvaltning
Näringsdepartementet
Styrning
av processen
för nyttorealisering
4
0
50 000
-50 000
Riksarkivet
Politisk angelägenhet
5
1
100 000
-50 000
Realisera
nyttor
2
Säker Nytta
Specificera
Specificera
nyttor
nyttor
PORTFÖLJSTYRNING
2
150 000
0
0
Identifiera
verksamhetsmål och
nyttor
Följ upp
nyttorealisering
3
Osäker Nytta
Kostnad
50 000
Möjligheter
& Risker
Risk
Nettonytta
200 000
150 000
Behov &
problem
Kostnad
200 000
MOGNADSMODELL
Ack. nettonytta
Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…
6. Vem
ansvarar för
uppföljning?
5. Hur ska
7. Vilka
mätetal ska
användas?
2. Hur ska
1. Vad är
nyttan följas
upp?
nyttan
realiseras?
nyttan?
4. När
3. Vem ska
uppkommer
nyttan?
realisera
nyttan?
NYTTOREGISTER
Förändringsperspektivet
Kronor
Realiseringsperiod
(+)
Nytta
Utveckling
Förvaltning
(-)
Genomförandeperiod
Perioden för förändringsinsatsen
Förändringen är målet!
Att realisera nytta inom en
organisation
Så enkeltär
som
en möjligt
utmaning,
attför
realisera
så många
nytta
som
i samverkan
möjligt.
kräver ännu mer
Gemensam målbild
• Är vi överens om varför vi
gör en förändring och vad
som behöver göras?
• Driv på aktörernas
prioritering
• ”Håll i” målet!
Engagemang i tidigt skede
• Alla berörda aktörer ska
ingå i styrgrupp
• Påverkan i tidigt skede
skapar realism och
engagemang
• Prata samma språk
Utpekat ansvar
• Vilka i de berörda
verksamheterna måste
engageras?
• Förändringsledning!
Bevisa förändringen
• Vad ska mätas i de berörda
verksamheterna för att vi ska
kunna se att en förbättring
skett?
• Kommunicera det vi
uppnått!
Gör det inte svårare än det behöver vara
(det är svårt nog ändå)
Mer information och kontakt
www.edelegationen.se
[email protected]
[email protected]