Transcript Bilaga 2, Processen för nyttorealisering (Powerpoint) - E

VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING
Processen för nyttorealisering
Bilaga 2
1 (28)
Inledning
Syfte
• Syftet med denna bilaga är att beskriva ett förlag på process för nyttorealisering med därtill kopplade
roller och stödjande dokument
Målgrupp
• Beslutsfattare och verksamhetschefer som är involverade i verksamhetsutveckling
• Verksamhetsutvecklare som ansvarar för att styra och leda arbetet med att identifiera, värdera och
realisera nyttoeffekter.
Tillämpning
• Användningen av denna processmodell måste anpassas till krav, behov och förutsättningar i berörd
verksamhet.
2 (28)
Innehåll
1.
2.
3.
4.
Processen för nyttorealisering
Rollbeskrivningar
Förslag på styrande dokument
Identifiering och värdering av nyttor
3 (28)
Processen för nyttorealisering
Syftet med processen för nyttorealisering är att realisera de eftersträvade nyttor som ligger till grund för
att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva
lösningsförslag samt att identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttan med satsningen.
1.1 IDENTIFIERA
1.2 SPECIFICERA
1.3 PLANERA
1.1.1 Definiera motiv till
förändring
1.2.1 Identifiera och
värdera nyttor
1.3.2 Ta fram
nyttorealiseringsplan
1.1.2 Identifiera mål
1.2.2 Ta fram
beslutsunderlag
1.3.3 Förbereda
verksamheten för
förändring
Besluta om att
fördjupa analys
Besluta om
att etablera satsning
Besluta om
genomförande
1.4 REALISERA
1.5 FÖLJA UPP
1.4.1 Realisera
möjliggörare
1.5.1 Följ upp
nyttorealisering
Besluta om att
fastställa
nyttorealiseringsplan
1.4.2 Uppdatera
beslutsunderlag
1.4.3 Realisera nyttor
1.5.2 Synliggör nyttan
1.5.3 Utvärdera satsning
Besluta om
avslut av satsning
= Beslutspunkt
4 (28)
Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning
Definiera motiv till
förändring
Identifiera mål
Identifiera och värdera
nyttor
Beslut om att
fördjupa analysen
Genomförd
nyttoanalys
Ta fram
nyttorealiseringsplan
Beslut om att
etablera satsning
Realisera
möjliggörare
Ta fram
beslutsunderlag
(Business Case)
Framtagen
Nyttorealiserings- Besluta om
plan
genomförande
Följ upp
nyttorealisering
Besluta om at
fördjupa
analys
Besluta om att etablera
Färdigställt
satsning
Beslutsunderlag
Förbereda
verksamheten för
förändring
Fastställd
nyttorealiseringsplan
Uppdatera
beslutsunderlag
Levererade
möjliggörare
Genomförda
förändringsaktiviteter
Identifierade
mål
Beskrivna motiv och
önskat börläge (koncept)
Behov, Krav, Möjligheter,
Problem, Risker, Krav
Fastställd och
förankrad
nyttorealiseringsplan
Realisera nyttor
Reviderad
Nyttorealiseringsplan
Realiserade
nyttor
Fastställd
nyttorealiseringsplan
Utvärdera
satsning
Synliggör nyttan
Progressrapportering
Budget justerad
med verifierad
nyttorealisering
Besluta om avslut
av satsning
Uppföljt
resultat
5 (28)
Fas 1: Identifiera
Syftet med processfasen Identifiera är att utifrån identifierade behov, krav, möjligheter, problem, risker
och krav konkretisera en idé/effektmål som stäms av mot verksamhetsmål, strategiska riktlinjer och
legala krav.
1.1.1 Definiera motiv till
förändring
Identifierade
mål
Beskrivna motiv och
önskat börläge
Behov, Krav,
Möjligheter,
Problem, Risker,
Krav
Processteg
1.1.2 Identifiera mål
Ingångsvärden
Aktiviteter
Resultat
Besluta om att
fördjupa analys
Förslag på roller
Definiera motiv
till förändring
 Förändringsönskemål såsom
behov, krav och möjligheter
för aktuell verksamhet
 Strategiska riktlinjer och legala
krav för verksamheten
 Ta konceptuellt börläge för
aktuell verksamhet
 Ta fram effektkedja
 Beskrivna motiv
 Önskat börläge för
verksamheten
 Effektkedja
 Dokument: Idébeskrivning
med ev. bilagor
 Ansvarig: Ansvarig för aktuell
verksamhet.
 Utförare: den som utses av
verksamhetsansvarig
(exempelvis idégivaren /
verksamhetsutvecklare).
Identifiera mål
 Beskrivna motiv
 Önskat börläge för
verksamheten
(lösningsförslag)
 Dokument: Idébeskrivning
 Identifiera effektmål för aktuell
satsning, dvs. vilket resultat
satsningen förväntas leda till.
 Identifiera produktmål, dvs.
vilka möjliggörare som
satsningen ska ta fram för att
nå effektmålen, för olika
alternativ.
 Förväntade effekter av
satsningen
 Eventuellt val av alternativ
 Omfattning och fokus
(produkter) för satsningen
 Avgränsningar
 Dokument: Idébeskrivning,
målanalys, målarkitektur
 Ansvarig: Ansvarig för aktuell
verksamhet alternativt
beställare/sponsor.
 Utförare: den som utses av
verksamhetsansvarig
alternativt beställare/sponsor
(exempelvis idégivaren /
verksamhetsutvecklare).
6 (28)
Besluta om att fördjupa analys
Syftet med beslutspunkt 1 är att bedöma inkommet förslag och besluta om man ska
gå vidare med att genomföra en fördjupad analys (ta fram ett komplett
beslutsunderlag, Business Case)
Ingångsvärden






Beskrivna motiv
Önskat börläge för verksamheten (lösningsförslag)
Förväntade effekter av satsningen
Omfattning och fokus (produkter) för satsningen
Avgränsningar
Genomförda förstudier
Aktiviteter

Fatta beslut om att investera resurser i att ta fram ett komplett
beslutsunderlag (Business Case)
Besluta om att
fördjupa analys
Checklista
Förslag på kontrollfrågor inför beslut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Är de bakomliggande motiven relevanta?
Stämmer det beskrivna börläget med verksamhetens övergripande
inritning?
Är eftersträvade effektmål och (konceptuella) nyttor tydligt
beskrivna?
Omfattar kostnadsuppskattningen alla relevanta poster?
Är det tydligt vilka delar av verksamheten som kommer att
påverkas?
Finns det några pågående satsningar som adresserar identifierade
behov?
Hur pass angeläget är det att gå vidare med detta förslag?
Resultat
Beslut enligt något av följande alternativ:
 Ta fram Business Case
 Ändra omfattning eller förutsättningar
 Avbryt
Förslag på roll

Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex.
ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare)
7 (28)
Fas 2: Specificera
Syftet med specificeringsfasen är att ta fram ett komplett beslutsunderlag
(Business Case) samt påbörja förankring av satsningen i verksamheten.
1.2.1 Identifiera och
värdera nyttor
Beslut om att
fördjupa analysen
Genomförd
nyttoanalys
Processteg
Ingångsvärden
•
Identifiera och
värdera nyttor
•
•
Aktiviteter
Besluta om att etablera
Färdigställt
satsning
Beslutsunderlag
Resultat
Förslag på roller
Förväntade effekter för
•
Identifiera och värdera nyttor
•
Effektkedja
•
Ansvarig: Beställare/Sponsor.
satsningen
•
Uppskatta kostnader
•
Nyttoanalys
•
Utförare: den som utses av
Omfattning och fokus för
•
Genomföra hinderanalys
satsningen
•
Uppdatera effektkedja
Dokument:
analysledare,
Identifiera
•
Mall för beslutsunderlag
verksamhetsutvecklare) och
(Business Case)
deltagare (ansvariga och
•
Mall för nyttoregister
experter från berörd
•
Excelmall
verksamhet)
•
Specificerade nyttor inklusive
•
Ansvarig: Beställare/Sponsor.
förändrings-aktiviteter och
•
Utförare: den som utses av
Principer för kostnads-
•
/nyttoanalys
verksamhetsansvarig (t ex
nyttorealiseringsansvariga
•
Ta fram
beslutsunderlag
(Business Case)
1.2.2 Ta fram
beslutsunderlag
(Business Case)
Upprätta nödvändiga kalkyler
•
Nyttoanalys
•
Utforma beslutsunderlag
•
Förväntade effekter för
•
Beskriva lösningsförslag
satsningen
•
Upprätta finansieringsanalys
kostnader för att realisera dessa
verksamhetsansvarig (t ex
Omfattning och fokus för
•
Genomföra risk- och
•
Översiktlig genomförande-plan
analysledare,
hinderanalyser
•
Påbörjad förankring av
verksamhetsutvecklare) och
satsningen i verksamheten
deltagare (ansvariga och
•
satsningen
•
•
Schabloner och kalkylfaktorer för
beräkning av kostnader och nyttor
Dokument:
experter från berörd
Principer för kostnads-
•
verksamhet)
/nyttoanalys
Mall för beslutsunderlag
(Business Case)
•
Mall för nyttoregister
8 (28)
Besluta om att etablera satsning
Syftet med beslutspunkten är att bedöma det aktuella beslutsunderlaget (Business
Caset) och fatta beslut om att gå vidare med att etablera satsningen eller ej.
Ingångsvärden
•
Beslutsunderlag inklusive lösningsförslag samt identifierade
kostnader och nyttor (ink. mätetal) och översiktlig
genomförandeplan
Checklista
Förslag på kontrollfrågor inför beslut:
1.
2.
3.
4.
Aktiviteter
 Fatta beslut om att gå vidare med att etablera satsning
Resultat
Beslut enligt något av följande alternativ:



Påbörja etablering
Ändra omfattning eller förutsättningar
Avbryt
Förslag på roll
Besluta om
att etablera satsning
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Är motiven till satsningen klart och tydligt beskrivna?
Finns det en redovisning av hur förslaget kopplar till beslutade
strategier och verksamhetsuppdrag?
Redovisas det hur intressenter och målgrupper har involverats i
arbetet?
Är beroenden till andra satsningar och verksamheter redovisade,
liksom hur de ska omhändertas?
Är lösningsförslaget konkret beskrivet?
Är kostnader och nyttor tydligt redovisade per år?
Finns det per prioriterad nytta en övergripande beskrivning för hur
dessa ska realiseras , finns det en realiseringsansvarig utsedd och
har han/hon tecknat samråd ?
Är finansieringsanalysen realistisk?
Redovisas risker och hinder samt förslag på hur dessa ska
omhändertas?
Finns det en bedömning av verksamhetens möjligheter att identifiera
realiserade nyttor?
Redovisas det på ett övertygande sätt hur nyttorna ska realiseras?
Finns det en tydlig nyttorealiseringsstrategi?
Finns det en plan för riskhantering?
Är ägarskapet för satsningen accepterat , ligger det på rätt nivå?
Är lösningsförslaget förankrat på verksamhetsledningsnivå?
 Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar
(t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare)
9 (28)
Fas 3: Planera
Syftet med planeringsfasen är att ta fram en nyttorealiseringsplan samt förbereda
verksamheten för förändring.
1.3.2 Förbereda
verksamheten för
förändring
1.3.1 Ta fram
nyttorealiseringsplan
Nyttorealiseringsplan
Beslut om att
etablera satsning
Processteg
Ingångsvärden
• Beslutsunderlag (Business
Case)
Besluta om
genomförande
Aktiviteter
Per identifierad och prioriterad nytta
Resultat
• Nyttorealiseringsplan
verksamhetsansvarig (t ex
Dokument:
analysledare,
• nyttorealiseringsperiod
• Mall för nyttorealiseringsplan
verksamhetsutvecklare,
• nyttouppföljning (vilka nyttor som ska
• Mall för nyttoregister
projektledare) och deltagare
• Excelmall
(ansvariga o experter från
• hindersanalys
inkl. vilka nyttor som ska
Förbereda
verksamheten för
förändring
hämtas hem i budget
• Ansvarig: Beställare / Sponsor.
• nödvändiga förändringar
följas upp samt mätetal för dessa)
• Fastställd nyttorealiseringsplan
Förslag på roller
• Utförare: den som utses av
identifiera
• nyttorealiseringsansvarig
Ta fram nyttorealiseringsplan
Fastställd och
förankrad
nyttorealiseringsplan
Fastställd
nyttorealiseringsplan
• Planera och förbereda verksamheten
för förändring
berörd verksamhet)
• Påbörjade aktiviteter i
verksamheten
• Ansvarig:
Nyttorealiseringsansvarig/Progr
amchef
• Utförare: Ansvarig för aktuell
verksamhet eller annan
nyttorealiseringsansvarig
10 (28)
Besluta om genomförande
Syftet med beslutspunkten är att bedöma framtaget beslutsunderlag (Business Case
+ Nyttorealiseringsplan) och fatta beslut om genomförande eller ej
Ingångsvärden
– Förankring med Nyttorealiseringsansvarig
– Nyttorealiseringsplan
– Beslutsunderlag (Business Case)
Aktiviteter
•
Fatta beslut om att gå vidare med genomförande eller ej
Checklista
Förslag på kontrollfrågor inför beslut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Resultat
Beslut enligt något av följande alternativ:
• Fastställd nyttorealiseringsplan inkl vilka nyttor som ska hämtas
hem i budget
• Eventuell input till nya satsningar
– Ändra omfattning eller förutsättningar
– Avbryt
Förslag på roll
•
Besluta om
genomförande
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Redovisas vilka förändringar som är nödvändiga för att realisera
identifierade nyttor?
Redovisas realiseringsansvariga för dessa förändringar?
Är realiseringsansvaret förankrat hos realiseringsansvariga?
Redovisas när nyttan förväntas uppkomma?
Redovisas indikatorer för uppföljning av realisering (ingångsvärde,
målvärde)?
Redovisas vem är ansvarig för uppföljningen?
Redovisas när mätning ska ske och var information om utfall ska
hämtas ifrån (mätsystem/verktyg)?
Redovisas beroenden för realisering av nyttan?
Redovisas intressenter (inklusive mottagare och
realiseringsansvariga)?
Redovisas identifierade hinder för att realisera aktuell nytta
(inklusive förslag på hantering)?
Redovisas vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera
nyttan (inklusive uppskattade kostnader)?
Finns det en leveransplan för samtliga aktuella möjliggörare?
Är finansieringen säkerställd?
Är lösningsförslaget förankrat på verksamhetsledningsnivå?
Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex.
ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare)
11 (28)
Fas 4: Realisera
Syftet med realiseringsfasen är att genomföra nödvändiga förändringar för att
realisera beslutade och prioriterade nyttor.
1.3.1 Realisera
möjliggörare
Levererade
möjliggörare
Fastställd och
kommunicerad
nyttorealiseringsplan
Processteg
1.3.2 Uppdatera
beslutsunderlag
Ingångsvärden
• Beslut om genomförande
1.3.3 Realisera nyttor
Fastställd
Reviderad
Nyttorealiserings- nyttorealiserings
-plan (BP4)
plan
Aktiviteter
• Genomföra beslutat
Resultat
• Levererade möjliggörare
Förslag på roller
• Ansvarig: Beställare/Sponsor.
• Utförare: Ansvarig för
utvecklingsarbete
Realisera
möjliggörare
Realiserade
nyttor
utvecklingsarbetet
• Nyttorealiseringsplan
• Statusrapportering från
utvecklingsarbete
• Löpande uppföljning av
nyttorealisering (beakta att gå vidare i
utvecklingsarbetet eller avbryta)
• Vid behov uppdatering av
Uppdatera
beslutsunderlag
• Löpande progressrapportering
av nyttorealisering
• Eventuellt reviderad
nyttorealiseringsplan
• Ansvarig: Beställare/Sponsor
samt Nyttorealiseringsansvarig
• Utförare: t.ex. kvalitetssäkrare
(QA), effektcontroller
beslutsunderlag (Business Case och
nyttorealiseringsplan) baserat på
konstaterade avvikelser/förändringar
• Nyttorealiseringsplan
Realisera
prioriterade nyttor
• Förutsättningar skapade av
• Börja arbeta på nytt sätt
• Genomförda
• Nyttorealiseringsansvarig
förändringsaktiviteter
utvecklingsarbetet
12 (28)
Fastställa nyttorealiseringsplanen
Syftet med beslutspunkten är att fastställa/uppdatera nyttorealiseringsplanen
baserat på resultat från leverans av möjliggörare
Ingångsvärden
•
•
•
•
Leverans av möjliggörare
Business Case
Nyttorealiseringsplan
Status på hittills uppnådda nyttor
Aktiviteter
Fatta beslut om:
• Godkännande av utvecklingsarbetets resultat, av beställaren och
mottagande verksamhet gemensamt
• Besluta om vilka nyttor som ska följas upp samt vilka som ska tas
upp i budgetdialog dvs. vilka nyttor leder till kostnadsbesparing
alternativt kvalitetshöjning.
• Överlämnande av ansvar till verksamheten
Fastställa
nyttorealiseringsplanen
Checklista
Förslag på kontrollfrågor inför beslut:
För de nyttor som har reviderats eller tillkommit redovisas det:
1. vilka förändringar som är nödvändiga?
2. realiseringsansvariga?
3.
4.
5.
6.
när nyttan förväntas uppkomma?
indikatorer för uppföljning av realisering (ingångsvärde, målvärde)?
vem är ansvarig för uppföljningen?
när mätning ska ske och var information om utfall ska hämtas ifrån
(mätsystem/verktyg)?
7. beroenden för realisering av nyttan?
8. intressenter (inklusive mottagare och realiseringsansvariga)?
9. identifierade hinder för att realisera aktuell nytta (inklusive förslag på
hantering)?
10. vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan
(inklusive uppskattade kostnader)?
Resultat
Beslut enligt något av följande alternativ:
• Fastställd uppdatering av plan för nyttorealisering
• Signerat avtal mellan nyttorealiseringsansvarig och ägare av
verksamhetens satsningar
• Eventuell input till nya satsningar
• Uppdaterad och fastställda former för uppföljning
Förslag på roll
•
Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar
(exempelvis, ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare), samt
Beställaren och Nyttorealiseringsansvarig.
13 (28)
Fas 5: Följ upp
Syftet med att denna fas är att löpande mäta, värdera och vid behov revidera
realiseringen av eftersträvade nyttor
1.5.1 Följ upp
nyttorealisering
Genomförda
förändringsaktiviteter
Processteg
Uppföljning av
nyttorealisering
1.5.2 Synliggör
nyttorna
Progressrapportering
Ingångsvärden
1.5.3 Utvärdera
satsning
Verifierad
nyttorealisering
Aktiviteter
Resultat
Uppföljt
resultat
Förslag på roller
• Nyttorealiseringsplan
• Nyttoregister
• Följ upp att realisering av
prioriterade nyttor genom
mätning av beslutade
indikatorer
• Resultat av effektuppföljning
(mätning)
• Effektcontroller /
verksamhetscontroller
• Resultat av effektuppföljning (mätning)
• Ta in nyttorna i resultat- och
budgetdialog
• Budget justerad baserat på
verifierad nyttorealisering
• Kvalitativa nyttor verifierade
• Nyttorealiseringsansvarig tillika
Budgetansvarig
• Ägare av budgetprocess
• Resultat av effektuppföljning
• Nyttorealiseringsplan
• Budget justerad med konstaterade
nyttorealiseringar
• Utsagor från i processen deltagande
roller
• Erfarenhetsåtervinning av
arbetssätt och effekter i
verksamheten
• Stämma av schablonvärden,
processer m.m.
• Erfarenhetsdata
• Ansvarig: Ansvarig för
nyttorealiseringsprocessen
Synliggör nyttorna
Utvärdera satsning
Besluta om avslut
av satsning
14 (28)
Besluta om avslut av satsning
Besluta om
avslut av satsning
Syftet med beslutspunkten är att fatta beslut om avslut av satsning.
Ingångsvärden
•
•
•
Genomförda förändringar
Resultat av effektuppföljning (mätning)
Budget justerad med konstaterade nyttorealiseringar
Aktiviteter
•
Checklista
Förslag på kontrollfrågor inför beslut:
1.
2.
3.
Har effektmål och prioriterade nyttor realiserats?
Finns det rekommendationer till fortsatta åtgärder?
Hur ska gjorda erfarenheter återvinnas och spridas?
Fatta beslut om avslut av satsning
Resultat
Beslut enligt något av följande alternativ:
• Avslutad satsning
• Ändra satsningens omfattning och avgränsningar
• Eventuell input till nya satsningar
Förslag på roll
•
Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t ex
ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) samt
Nyttorealiseringsansvarig
15 (28)
Innehåll
1.
2.
3.
4.
Processen för nyttorealisering
Rollbeskrivningar
Förslag på styrande dokument
Identifiering och värdering av nyttor
16 (28)
Ansvarsfördelning och uppföljning
Ansvarsfördelning
•
•
För att säkerställa att nödvändiga aktiviteter genomförs för att
realisera identifierade nyttor krävs ett utdelat ansvar.
Samspelet (ansvarsfördelningen) mellan olika intressenter
kopplade till genomförandet av verksamhetsutveckling måste
vara förstådd och accepterad.
Uppföljning
•
En vanlig utmaning kopplad till ansvarsfördelning för
verksamhetsutveckling är vem som ska ansvara för uppföljningen av
nyttorealiseringen. Eftersom nyttorealisering är ett ansvar för chefer i
de verksamheter där nyttorna förväntas uppkomma kan två
alternativ för uppföljning av nyttorealisering vara:
1. inom ramarna för linjearbetets ordinarie rapporteringsvägar (dvs.
ansvarig verksamhetschef rapporterar till ovanliggande linjenivå)
2. inom ramarna för de rapporteringsvägar som etableras för
utvecklingssatsningar (t.ex. med hjälp av portföljstyrning,
programstyrning eller särskilda effektcontrollers).
•
Oavsett vilket måste det säkerställas att nyttorealiseringens effekter
omhändertas i/får konsekvenser för strategiformulering,
verksamhetsplanering, budgetering, uppföljning och prognostisering
samt resultatredovisning.
17 (28)
Förslag på rollbeskrivningar
ROLL
BESKRIVNING
Beställare
Verksamhetsansvarig med mandat och tilldelad budget att beställa och kravställa utvecklingssatsningar. Kan vara sponsor.
Sponsor
Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat. Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade uppdrag, strategier och planer.
Bör vara en väl förankrad nyckelperson med nödvändigt mandat och vilja att agera som ambassadör för satsningen.
Nyttorealiseringsansvarig
Chef eller medarbetare med ansvar för att realisera planerade nyttor i aktuell verksamhet, vanligen verksamhetsansvarig.
Portföljägare
Högst ansvarig för utvecklingsverksamheten. Kan vara GD, ÖD, CIO, Kommundirektör, Landstingsdirektör.
Portföljledare
Ansvarig för projektkontoret och förvaltare av utvecklingsportföljen. Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen. Säkerställer att
projektkontorets arbete möter de krav som portföljägaren ställer.
Programchef
Ansvarar för en grupp av relaterade projekt och andra aktiviteter som leds på ett samordnat sätt i syfte att uppnå fördelar och styrning som inte
är möjligt om projekten leds enskilt.
Projektledare
Medarbetare med specifik kompetens inom projektledning med befogenhet att driva ett projekt. Ansvarar för att projektmål uppnås och att
beställarens krav uppfylls.
Projektkontor
Stödfunktion som ansvarar för att följa upp och möjliggöra för satsningar i portföljen att leverera. Kan ha ett uppdrag att följa upp och stödja
aktiviteter kopplade till nyttorealisering.
Effektcontroller
Medarbetare med ansvar för att mäta och följa upp effekter av genomförda satsningar.
Ägare av
nyttorealiseringsprocessen
Högsta ansvarig för att organisationen tillämpar ett systematiskt angreppssätt för att realisera nyttor som uppkommer i
utvecklingsverksamheten. Ansvarar för vidareutveckling av verksamhetens tillämpning av nyttorealisering.
Verksamhetsutvecklare
medarbetare med specifik kompetens inom verksamhetsutveckling, t.ex.. Verksamhetsarkitekt, Modelleringsledare, Metodledare.
18 (28)
Exempel på aktörsmodell
Roll- och ansvarsfördelning kopplat till nyttorealisering måste anpassas till den verksamhet som den ska
implementeras i. Verksamhetens inriktning, krav på verksamhetsutveckling och förmåga/mognadsnivå att
bedriva utvecklingsarbete är alla faktorer som är av betydelse. Hur den faktiska satsningen organiseras
får också konsekvenser för genomförande och uppföljning av nyttorealiseringen.
PORTFÖLJÄGARE
•Högsta ansvarig för
utvecklingsverksamheten
UTVECKLINGSPORTFÖLJ
PORTFÖLJLEDARE
•Ansvarig för projektkontoret
•Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen
•Säkerställer att projektkontorets arbete möter de krav som
portföljägaren ställer
PROJEKTKONTOR
•Stödfunktion som ansvarar för att följa upp
och möjliggöra för satsningar i portföljen att
leverera
•Följer också upp och stödjer aktiviteter
kopplade till nyttorealisering
SATSNING
EFFEKTCONTROLLER
•Ansvarar för att mäta och följa upp
effekten av satsning
•Rapporterar enligt
överenskommen rutin
SPONSOR
•Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat
•Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade
uppdrag, strategier och planer
•Väl förankrad ambassadör för satsningen
PROJEKTLEDARE
•Ansvar för att säkerställa att projektmål
uppnås
•Styr mot tid, kostnad och kvalitet
NYTTOREALISERINGSANSVARIG
•Chef eller medarbetare som i sina linjeroller
ansvarar för att realisera planerade nyttor
19 (28)
Innehåll
1.
2.
3.
4.
Processen för nyttorealisering
Rollbeskrivningar
Förslag på styrande dokument
Identifiering och värdering av nyttor
20 (28)
Förslag på styrande dokument
Styrande dokument tas fram för att stödja nyttorealiseringsprocessen. Vägledningen för nyttorealisering
redovisar fem stycken styrande dokument för detta arbete. Genom att utgå från dessa dokument skapas goda
förutsättningar för att på ett effektivt sätt arbeta med processen för nyttorealisering. Vid behov ska nödvändiga
anpassningar göras av dessa förslag. Sträva efter att utforma arbetet med att ta fram nödvändiga styrande
dokument till en kreativ process för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av satsningen, bl.a. genom
att involvera nyckelintressenter.
Nyttorealiseringsstrategi
ger ramar för
utformning av
Idébeskrivning
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Beslutsunderlag
(Business Case)
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Nyttorealiseringsplan
stödjer
stödjer
Nyttoregister
21 (28)
Nyttorealiseringsstrategi
Nyttorealiseringsstrategi
Syftet med nyttorealiseringsstrategin är att
beskriva:
– varför nyttorealisering ska tillämpas
– styrande principer för nyttorealisering
– organisationens ramverk för nyttorealisering
•
•
•
•
•
•
övergripande roll- och ansvarsfördelning
processer som ska tillämpas
metoder och verktyg som ska tillämpas
kopplat till nyttorealisering (dokumentmallar
osv.)
rapporterings- och uppföljningsstrukturer
granskningsrutiner
prioriteringsgrunder
– hur organisationen över tid ska utveckla sin
förmåga till nyttorealisering.
ger ramar för
utformning av
Idébeskrivning
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Beslutsunderlag
(Business Case)
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Nyttorealiseringsplan
stödjer
Nyttoregister
Öppna mall genom att klicka på ikon
22 (28)
Idébeskrivning
Nyttorealiseringsstrategi
Syftet med att ta fram en idébeskrivning är att sammanställa och
presentera tillräcklig information för att beslutsfattaren ska kunna ta
beslut om att initiera ett arbete med att ta fram ett komplett
beslutsunderlag (Business Case), eller avslå förslaget.
Idébeskrivningen bör innehålla beskrivning av:
• Identifierade behov, målgrupper, verksamhetsproblem, risker,
möjligheter och krav
• Berörda organisationer (ansvarig och deltagande)
• Övergripande beskrivning av effektmål och förväntade nyttor
• Övergripande beskrivning av lösningsförslag (ett eller flera)
• Initial riskbedömning.
ger ramar för
utformning av
Idébeskrivning
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Beslutsunderlag
(Business Case)
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Nyttorealiseringsplan
stödjer
Nyttoregister
Öppna mall genom att klicka på ikon
23 (28)
Beslutsunderlag (Business Case)
Nyttorealiseringsstrategi
Syftet med att ta fram ett beslutsunderlag (Business Case) är
att sammanställa nödvändig information för att beslutsfattaren
ska kunna ta beslut om genomförande av föreslagen satsning.
Beslutsunderlaget bör omfatta följande delar:
• Beskrivning av varför satsningen bör genomföras (identifierade
målgrupper, intressenter, behov, krav och möjligheter) inklusive
koppling till verksamhetsmål (strategiska ambitioner,
verksamhetsplaner, mål)
• Redovisning av antaganden och avgränsningar och hur intressenter har
involverats
• Förväntade nyttor inklusive:
–
realiseringsansvarig
–
indikatorer för uppföljning (ingångsvärde, målvärde)
–
ansvarig för uppföljning (inklusive när och hur mätning ska
ske)
• Beskrivning av det framtida läget och hur det ska realiseras
• En livscykelanalys över förväntade nyttor och kostnader per år
(inklusive räntor och amorteringar)
• Finansiering inklusive beskrivning av lånebehov
• Risk- och hinderanalyser kopplade till satsningens genomförande och
realiseringen av kopplade nyttor
• Beroenden till andra satsningar
• Sammanfattning med rekommendation, förslag på nästa steg och
frågor för övervägande av beslutsfattaren.
ger ramar för
utformning av
Idébeskrivning
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Beslutsunderlag
(Business Case)
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Nyttorealiseringsplan
stödjer
Nyttoregister
Öppna mall genom att klicka på ikon
24 (28)
Nyttorealiseringsplan
Nyttorealiseringsstrategi
Nyttorealiseringsplan
Syftet med nyttorealiseringsplanen är att redovisa en sammanställd plan som
visar på när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning
kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser
och förändringar som behöver genomföras för att
realisera planerade nyttor liksom hur de ska mätas och följas upp.
Nyttorealiseringsplanen bör omfatta:
• Övergripande gantschema med
–
–
•
ger ramar för
utformning av
Idébeskrivning
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Beslutsunderlag
(Business Case)
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Nyttorealiseringsplan
start och slutpunkter för aktuella möjliggörare
start och slutpunkter för prioriterade nyttor
Nyttoprofiler för prioriterade nyttor
stödjer
Nyttoprofil
För aktuell nytta beskrivs:
• Nödvändiga förändringar/aktiviteter för realisering
• Identifierade beroenden
• Realiseringsansvariga
• Identifierade hinder (inklusive förslag på hantering)
• När nyttan förväntas realiseras (”tid till nytta”)
• Hur nyttan ska mätas och följas upp
• Vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan
Nyttoregister
Öppna mall genom att klicka på ikon
25 (28)
Nyttoregister
Nyttorealiseringsstrategi
Syftet med nyttoregistret är att ”hålla reda på” hur de nyttor som finns med
i beslutsunderlaget (Business Case) ska realiseras och följas upp.
Per definierad nytta beskrivs:
• Vem som är realiseringsansvarig för nödvändiga förändringar
(nyttorealiseringsansvarig)
• Nyttokategori (direkt/indirekt – kvalitativ/ekonomisk)
• Definierade indikatorer för uppföljning av realisering
• Ingångsvärde
• Målvärde
• Utfall (för rapportering)
• Vem som är ansvarig för uppföljningen
• När mätning ska ske
• Var information om utfall ska hämtas ifrån
• Eventuella referenser.
ger ramar för
utformning av
Idébeskrivning
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Beslutsunderlag
(Business Case)
ligger till grund för beslut
om framtagande av
Nyttorealiseringsplan
stödjer
Nyttoregister
Öppna mall genom att klicka på ikon
26 (28)
Innehåll
1.
2.
3.
4.
Processen för nyttorealisering
Rollbeskrivningar
Förslag på styrande dokument
Identifiering och värdering av nyttor
27 (28)
Att identifiera och värdera nyttor
Syftet är identifiera och värdera nyttoeffekter kopplade till det aktuella förslaget, med hjälp av
beskriven målbild och identifierade krav, behov och möjligheter. Nedan beskrivs detta i ett sekventiellt
flöde. I praktiken kan en del av aktiviteterna göras parallellt och ofta får man tänka om under arbetets
gång och iterera frågorna ytterligare ett varv.
FÖRBERED
1.
2.
3.
4.
5.
Definiera syfte och mål
Beskriv lösningsförslag
Beskriv avgränsningar
Definiera alternativ
Precisera nuläge med hjälp
av relevanta nyckeltal
6. Prognostisera utveckling (av
volymer)
SAMMANSTÄLL
BESLUTSUNDERLAG
SAMLA IN
1. Identifiera nyttor
2. Strukturera nyttor per
målgrupp
3. Värdera nyttor
• Bestäm mätparameter
• Identifiera startläge
• Besluta om målvärde
4. Identifiera nödvändiga
realiseringsaktiviteter
5. Genomför hinderanalys
6. Identifiera realiseringsansvariga
7. Uppskatta kostnader
8. Bestäm former för uppföljning
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Upprätta nödvändiga kalkyler
Genomför känslighetsanalyser
Uppdatera lösningsförslag
Genomför finansieringsanalys
Genomför riskanalys
Beskriv genomförandestrategi
Ta fram rekommendationer
28 (28)