Transcript downloading

Business Case
Kentor Kick-Off 2009
1009-01-24
Lars Wennerholm
BILD 1
- ett företag i TeleComputing
Innehåll
• Varför göra ett business case, och när behövs det?
• Vad bör ett bra business case bör innehålla?
• Exempel på metod
• Exempel från verkligheten
• Viktigt att tänka på för kalkylen
- ett företag i TeleComputing
Varför ett business case?
• Ett investeringsbeslut är alltid ett beslut under osäkerhet,
denna osäkerhet reduceras med ett väl genomarbetat BC
• Det ger en finansiell argumentation för att genomföra en
investering/ett projekt
• Ger struktur åt antaganden, förutsättningar och pekar på var
osäkerheterna finns
• Ger underlag för ansvarsfördelning för realiseringen av casets
olika delar
• Ger en struktur för uppföljning under och efter ett projekts
genomförande
BILD 3 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Varför skall Kentor vara bra på Business Case?
• Vi gör ofta förstudier som vi vill skall leda till merförsäljning. Ett
trovärdigt genomarbetat BC som del av förstudien ger större
möjligheter för oss att ta genomförandeprojektet
• Genom arbetet med caset lär vi oss mycket om kundens
verksamhet, system och mål
• Med ett genomarbetat BC reduceras risken i
genomförandeprojektet, och både vi och kunden känner större
trygghet
Genom att kunna visa att vi är bra på BC kan vi sälja fler
förstudier och därmed få fler utvecklingsprojekt
BILD 4 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Vad krävs för att göra ett trovärdigt business
case?
• Ett BC kräver en kombination av ekonomikunskaper,
processkunskaper, IT-kunskaper, dvs. ett teamarbete
(åtminstone i större BC)
• Förutom finansiella nyttor skall icke-finansiella nyttor tas med i
analysen, liksom nyttor som är svåra att mäta
• Förankring hos kunden
• Analysen kompletteras med känslighetsanalys och/eller
riskanalys
• Det skall vara validerat och ägt av kunden/uppdragsgivaren
• Ett BC är ibland en stor och komplex analys, därför krävs en
strukturerad och skalbar metod
En strukturerad metod hjälper till med att
säkra kvalitén på business caset
BILD 5 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Metoden skall ha skalbarhet
Feasibility Study
Hypoteser
Storyboarding
Fokusintervjuer
Processvision
IT-vision
Program
Transformationsdesign
Business
Case
Beslut
att
genomföra
Förstudie
Behov &
Projekt
Kravspecifikation IT
Processförändringar
förutsättningar
Verksamhetsmål
Projektmål
Transformationsprojekt 3
Business
Case
Beslut
att
genomföra
IT- och
verksamhetsprojekt
BILD 6 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Business Casets olika delar
Verksamhets- och
affärsmässiga argument
Konkreta nyttor
Icke-konkreta nyttor
Varför projektet skall genomföras
Kvalitativ redogörelse av förändringsbehov och
hur projektet skall bidra till detta
Vilka nyttor projektet skall leverera:
• Ej mätbara vinster
• Kvantifierade, men icke-finansiella vinster
• Finansiella, men icke kvantifierbara vinster
• Finansiella vinster
Kostnader som krävs för
att uppnå nyttor
Projektets kostnader:
Utgifter för att genomföra projektet
Återbetalning
Total finansiell påverkan:
Payback-period
Diskonterade kassaflöden, NPV
Internränta
Känslighets- , risk eller
scenarioanalys
Analys
”What-if”-analyser, sannolikheter och hur
hantera olika scenarier
BILD 7 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Förslag på arbetsgång
Hypoteser
Scenarios
Definiera
nyttor
• Nyttologik
• Nyttoområden
• Förbättringsmöjligheter
Intervjuer,
workshops
Etablera
grunden
•Ägarskap
•Verksamhetsskälen, mål
•Struktur
•Baseline,
nuläget
Analysera
Top-Down
• Potentiella
nyttor
• Initial, prel.
kostnadsanalys
• Prel.
nyttostruktur
(områden etc)
Processmål
IT-mål
Analysera
Design av
förändrings
-projekt
Definiera
Kostnader
• Investeringar
•Periodisering
• Finansiell modell
• Scenarios
• Risker
• Stäm av mot
Top-down
• Kalkyl (finansiell
Analys)
Färdigställa
• Sammanställa
business caset
• Etablera
Nyttorealisering
• Presentera
business caset
Validera
- Förståelse för målen - Ägarskap - Förankring - Sign-off - Siffrorna
BILD 8 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Nyttologik (Benefits Logic)
•
Ett orsak & verkanschema som visar hur olika
förändringar/lösningar bidrar till genereringen av cash flow
•
Visar var nyttorna förväntas uppstå och hur de relaterar till
varandra
•
Framtagandet av Nyttologiken har en stark mobiliserande
effekt på organisationen
•
Verktyget kan även användas för andra syften än specifika
business case, t ex vid prioriteringar eller utvärdering av
projektportföljer
BILD 9 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Nyttologikschema
1.
Utveckla ett schema för de utvalda
lösningarna/förbättringsområdena
1.
Placera lösningskomponenterna på den vänstra sidan av schemat
2.
Placera en “nytto-cash flow” ruta på den högra sidan
3.
Arbeta från höger till vänster med frågan ”hur då?”
Större affärer
Ökade
intäkter
Åtgärd A
Fler affärer
Åtgärd B
Minskat
bundet
kapital
Åtgärd C
Minskade
kostnader
Ökat
Cash flow
BILD 10 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Ett exempel på utvecklat nyttologikschema
BILD 11 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Nästa steg: identifiera Nyttoområdena & lägg
upp kalkylblad per område
BILD 12 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Exempel,Nyttokort
(Projekt SiteCat, Tele2, Nyttoområde COPS)
BILD 13 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Kalkylen
NPV Calculation Interest Rate
Period
Year
12%
0
1
2
3
4
5
6
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
COPS cost saving
LAMS cost saving
Rollout cost saving
170 700
168 750
114 000
227 600
225 000
152 000
227 600
225 000
152 000
227 600
225 000
152 000
227 600
225 000
152 000
227 600
225 000
152 000
227 600
225 000
152 000
Total Benefits
453 450
604 600
604 600
604 600
604 600
604 600
604 600
Net Benefits
Costs
Total Costs
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1 160 000
-
-
-
-
1 160 000
-
-
-
-
-
-
Investment (depreciated)
Total Investment
Total Cost
Cash flow, net
1 160 000
(706 550)
Accumulated Benefit
Accumulated Cost
NPV (Net Present Value)
IRR (Internal Interest Rate)
453 450
1 160 000
604 600
604 600
604 600
604 600
604 600
604 600
1 058 050
1 160 000
1 662 650
1 160 000
2 267 250
1 160 000
2 871 850
1 160 000
3 476 450
1 160 000
4 081 050
1 160 000
1 779 206,87
83,32%
With the assumption that 2008 is base year, where 75% benefit is realised and that the cash
Payback period, Years
Acc net cash flow (for calculation of payback period)
Payback period, calculated
1,92 flow is evenly distributed over the years
(706 550)
0,00
(101 950)
1,17
502 650
0,00
1 107 250
0,00
1 711 850
0,00
2 316 450
0,00
2 921 050
0,00
BILD 14 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Viktigt för kalkylen
• Kalkylräntan
– Skall controllern eller ekonomichefen veta
– En helt grundläggande förutsättning för att kunna göra
investeringskalkyler som sträcker sig över en längre period,
inklusive värderingar av olika objekt.
– Bestäms kalkylräntan utifrån tre kriterier:
– Faktiska kostnader för kapital; låneräntor och avkastningskrav på
eget kapital
– Avkastningen på alternativa investeringar
– Risker med investeringen
BILD 15 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Nettonuvärdemetoden (NPV)
• Beräknar vad investeringskostnaden och de framtida
utgifterna och inkomsterna har för värde idag, nuvärdet (NPV)
genom att diskontera framtida betalningsströmmar
• Vanlig metod hos större organisationer då den ger ett
”dagspris” på investeringens värde.
• Tar hänsyn till alla in- och utbetalningar som investeringen
genererar, samt när de uppstår.
• Om nuvärdet är större än 0 är investeringen lönsam.
– Högst nuvärde är fördelaktigast vid en jämförelse, men bara om
investeringsalternativen har samma livslängd!
BILD 16 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Internräntemetoden
• Beräknar den räntesats, internräntan (IR), som investeringen
avkastar
• En investering är lönsam om internräntan är högre än
kalkylräntan.
– Det alternativ som har högst internränta är som regel mest
fördelaktigt
• Fördel: ger ett lättfattligt resultat
• Nackdelen: komplexare, och lämpar sig inte för jämförelser
BILD 17 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Paybackmetoden
• Den enklaste investeringskalkyleringen
– Hur lång tid innan en investering har återbetalat sig, dvs. den
ökade inkomsten/minskade kostnaden har kompenserat för
grundinvesteringen.
• Ett exempel: om investeringen kostar 50 000 kr och kommer ge en
ökad vinst med 10 000 kr per år är pay off-tiden fem år.
• Den vanligaste metoden i synnerhet vid större investeringar
som måste återbetalas snabbt
• En investering är lönsam om den har en payback tid som är
kortare än ett förutbestämt värde (ofta samma som
investeringens ekonomiska livslängd)
• Vid jämförelser är kortast payback tid bäst
• För mindre företag ofta fullt tillräcklig. Den fungerar som regel
även bra för grovsållning.
• Nackdel: Tar ej hänsyn till att pengar är mer värda idag än om
några år, och fungerar därför bäst på kortsiktiga projekt.
BILD 18 | KENTOR
…men vilken metod skall man använda då….?
Jo, alla!
- ett företag i TeleComputing
Ett annat bra angreppssätt: PENG-modellen®
•
•
•
•
Prioritering Efter NyttoGrunder
Utbildning kan fås i Dataföreningens regi (2 dagar)
Bok finns, certifiering finns
Kostnads- och nyttovärderingsanalys, inklusive en arbetsgång
och bemanning
• Starka sidor
– Värderar även mjuka nyttor i pengar, t ex höjd image, ökad
samhällsnytta, upplevd arbetstillfredsställelse etc
– Upplevs ofta som enkel, lättkommunicerad och trovärdig
– Tydlig process, kunden avsätter tre-fyra halvdagar för genomgång
av sitt förändringsprojekt. Resten av arbetet gör PENG-ledaren
mellan mötestillfällena
– Bra spridning av metoden, inte minst inom offentlig sektor
– www.peng.se
BILD 19 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
PENG, arbetsgång
1. Analysgrupp utses hos kunden
•
5-8 verksamhetskunniga inklusive en av förändringen, berörd
chef.
•
PENG-ledaren presenterar metoden och leder brainstorming
för att identifiera de olika nyttorna i projektet och hur de
förhåller sig till varandra.
2. Nyttorna värderas
3. Kostnader beräknas och hindersanalys genomförs
•
Vilka hinder finns för att realisera nyttan och hur kan de
elimineras
4. En eller flera hemtagningsansvariga utses med ansvar att
följa upp nyttorealiseringen
BILD 20 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Till sist: några framgångsfaktorer för en bra
analys (erfarenhetsbaserat)
• Mobilisera ett brett deltagande, förankring hos berörda
• Sitt inte själv ”på kammaren”
• Fånga upp och utnyttja kunskaper i organisationen
• Skapa ägarskap till helhet och delar
• Definiera ett tydligt scope, avgränsa
• Formulera och dokumentera klara förutsättningar och
antaganden
• Ägna åtminstone lite tid åt alternativ, ”what-if” och risker
…och validera, validera, validera….
BILD 21 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing
Tack för mig!
BILD 22 | KENTOR
- ett företag i TeleComputing