Transcript Presentasjon - Sogn og Fjordane fylkeskommune

E-handelsprosjekt
Sogn og Fjordane Fylkeskommune
Kva er elektronisk innkjøp ?
Arve Sandvoll
Seniorrådgiver
Avdeling for offentlige anskaffelser
Seksjon Teknologi og støtte
Fakta om Difi
Direktoratet for forvaltning og IKT
(Difi) ble opprettet 1. januar 2008
Er underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet - FAD
Har ca. 240 ansatte med kontorsted i Leikanger og Oslo
Har som mandat å utvikle og fornye offentlig sektor
Har statsforvaltningen som primærmålgruppe
Hva gjelder offentlige anskaffelser så er hele offentlige
sektor målgruppe for Difi (Statlig-, fylkeskommunal- og
kommunal sektor)
St.meld. nr. 36
Det gode innkjøp
- ”Det gode innkjøp” handler om
LEDELSE OG STYRING
- Verdiskapning som overordnet
perspektiv, jf LOA § 1
Rammevilkår
Ledelses- og
styringsprosesser
Kjerne- og
støtteprosesser
Formål
Overordnet fokus – offentlige anskaffelser
 Innkjøperrollen har vært og er i endring
 Det offentlige kan få mer utav de 400 milliardene som årlig brukes på
anskaffelser
- Regjeringen understreker et effektivitetsperspektiv.





-
Godt strukturerte prosjekter
Gjennomtenkte gjennomføringsmodeller
Gode behovsanalyser
Riktig bruk av rammeavtaler
E-handel
Reglene skal sikre transparens og at det beste budet vinner
Gode etiske holdninger skal ligge i bunn
Det offentlige må bruke sin maktposisjon og tvinge leverandørene
til å lever miljøvennlige løsninger og produkter samt implementere
e-handelsløsninger i takt med det offentliges krav
 Anskaffelsesfaget må løftes på offentlige lederes agenda
FAD’s tildelingsbrev for 2013
 Styrke offentlige oppdragsgiveres kompetanse og evne til å sikre god
organisering og styring samt effektive og kvalitetsrettede anskaffelser,
herunder:
- Organisering og styring av anskaffelsesområdet
- Ta ut effektiviseringspotensialet gjennom bedre, enklere og sikrere
innkjøp
 Øke utbredelsen av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene, herunder:
Omfang av støtte, veiledning og tilrettelegging av elektronisk
handel
- Sentralfinansiering og støtteaktiviteter skal øke antall abonnenter og
gi økt volum på E-handlelsplattformen
- Øke utbredelsen av elektronisk faktura i form av økt andel av innkommende e-fakturaer til stat og kommune samt økt antall mottakere
av EHF-dokumenter
Situasjon – Offentlige Anskaffelser
Planlegging
Konkurranse
gjennomføring
Bestilling
til betaling
Oppfølgning
Det gode
innkjøp
400
milliarder
Kvalitet, Innovasjon, Miljø, …….
Tid, Kostnader
Informasjon, Kunnskap
Kontroll
Elektronisk handel - strategi for å oppnå ”det gode innkjøp”
Strategi, lederforankring og gevinster
Virksomhetsstrategi
Anskaffelsesstrategi
E-handelsprosjekt
Gevinster
Anskaffelsesstrategiens mål
En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles
overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris,
kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer
og tjenester.
Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og
tjenesteproduksjon.
Anskaffelsesstrategi
En anskaffelsesstrategi er altså en plan av handlinger
med hensikt å nå et spesifikt mål.
Strategien handler mer om hva som skal gjøres enn om
hvordan noe skal gjøre.
En anskaffelsesstrategi bør derfor inneholde:
Kartlegging med analyser av nåsituasjonen til virksomheten
Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for
virksomhetens anskaffelser
Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av
strategien
Plan for oppfølging
Direktoratet for forvaltning og IKT
En vellykket implementering av
anskaffelsesstrategien krever bl.a. at:
At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med
implementeringen, og at mandatet er klart
At man motiverer og støtter endringsprosessen
At man etterspør resultater
At man avsetter ressurser og budsjettmidler
Direktoratet for forvaltning og IKT
Via et anvendelig prosessverktøy kan
strategien kan gi følgende resultater:
Sikrere innkjøp
Betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og
økt etterlevelse av lov og forskrift
Bedre innkjøp
Betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt
lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye
avtaler
Enklere innkjøp
Betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom
effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan
fokusere på faglig utførelse og utvikling
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hovedmål elektronisk handel
Bedre innkjøp
Utnytte økt kunnskap og styringsevne til å oppnå bedre betingelser
Enklere innkjøp
Effektiv arbeidsflyt
Effektiv kommunikasjon
Sikrere innkjøp
Redusere feil / avvik
Øke sporbarheten
Forebygge uønsket adferd
Hva er e-handel i offentlig sektor?
En elektronisk støttet prosess mellom to parter
(kjøper og selger) fra kunngjøring til betaling
Pre-award
Doffin
Award
KGV
Post-award
Katalog/
Ordre
Faktura
E-handel er et virkemiddel for å oppnå gode
innkjøp
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva er elektronisk handel?
Konkurransegjennomføring
Ordrehåndtering
Fakturahåndtering
Omfatter grovt sett følgende verktøy / tjenester:
Standardiseringsverktøy for arbeidsprosesser
Verktøy for gjennomføring av konkurranser
Innkjøpssystem
Fakturahåndteringssystem
Ehandelsplattformen - meldingsformidling, med mer
+ eventuelle integrasjoner mot andre system
Eller sagt på en annen måte:
 Enklere for brukerne






Enklere for leverandørene
Enklere vedlikehold
Enklere å kommunisere
Avtalefestede priser og vilkår
Mer effektivt hverdag
Bedre og sikrere kontroll og
sporbarhet
Forebygger uønsket adferd
 Reduserer feil og avvik
Myte
Myte: E-handel egner seg best for kjøp av
forbruksvarer og volumkjøp
Feil!
Alt kan handles gjennom e-handel, dvs alt som
kan formuleres skriftlig
Fler og fler virksomheter oppdager at det gjelder
å utnytte hele potensialet for bruk av e-handel for
å hente ut de store gevinstene
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
Status e-handel i offentlig sektor
Historisk omsetning Ehandelsplattformen
5,887,653,663
5,449,587,628
6,000,000,000
5,000,000,000
4,118,103,953
3,537,150,814
4,000,000,000
3,000,000,000
2,225,085,608
1,738,443,788
2,000,000,000
1,000,000,000
889,587,395
16,280,141 51,114,872
247,169,752
579,709,635
0
Total
2002
Totalt
2003
Totalt
2004
Totalt
2005
Totalt
2006
Totalt
2007
Totalt
2008
Direktoratet for forvaltning og IKT
Totalt
2009
Totalt
2010
Totalt
2011
Totalt
2012
Fler og fler oppdager fordelene ved e-handel
Helelektroniske innkjøpsprosesser – fra
kunngjøring til betaling - er et viktig og
nødvendig bidrag i Bergen kommunes
arbeid med å effektivisere sin
ressursbruk.
Liv Røssland, finansbyråd,
Bergen kommune
Direktoratet for forvaltning og IKT
Fler og fler oppdager fordelene ved e-handel
Det er først når innkjøpssystemet
anvendes på alle type kjøp i
Fredrikstad kommune vi får full styring
og kontroll. Vi ønsker å bli «best i
klassen» og få vår andel av
effektiviseringen.
Anne Skau, kommunalsjef,
Fredrikstad kommune
Direktoratet for forvaltning og IKT
Gir e-handel kun fordeler?
Et samarbeid mellom kommuner om
innføring og bruk av e-handel er
konkret, praktisk effektivisering på en
positiv måte, selv om det krever tid
og penger.
Jarle Bjørn Hanken, rådmann,
Ålesund kommune
Direktoratet for forvaltning og IKT
Sparer 20 minutter pr. faktura !!
Når Norges minste kommune
er i gang med EHF-faktura,
greier du det også!
Dag Eitrheim, prosjektleder
Direktoratet for forvaltning og IKT
STANDARDISERING
 Veien til disse gevinstene ligger i standardisering av anskaffelsesprosesser
 E-handelsplattformen er en felles kanal å kommunisere og handle
gjennom
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
Topp 10 grunner til e-handel
1. Flere kjøp fra færre
Hvor mange leverandører har dere? Hva viser leverandørreskontroen?
Få bedre priser og betingelser ved flere kjøp fra færre leverandører
2. Bedre oversikt
Vet du hvor mange kulepenner du kjøper? Doruller, tørkepapir, konsulenttimer?
3. Du vet at du har fått hva du faktisk har bestilt
Stemmer fakturaen med hva dere faktisk fikk levert?
Holder leverandøren de avtalte leveringstider?
4. Fakturamatch reduserer behovet for manuell oppfølging
Hvor mye tid bruker dere på å sjekke at fakturaen stemmer med hva du bestilte?
5. Alle blir litt flinkere til å planlegge
Når bestiller dere hva fra hvem og hvor ofte?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Topp 10 grunner til e-handel
6. Alle bestillinger blir skriftlige
Leverandøren får et forklaringsproblem om han leverer noe annet enn det dere
bestilte
7. Prisen avtales på forhånd
Så dyrt!!! Ingen overraskelser over hva ting koster.
8. Dere er to om det
Med e-handel godkjenner dere bestillingen på forhånd i stedet for fakturaene i
ettertid.
9. Dere kan gjenbruke bestillingene
Lettere å foreta nye bestillinger. Hva var artikkelnummeret? Hva kostet det sist?
Leveringstid?
10. Dere sparer penger – som kan brukes på noe annet
Dere vil spare penger!
Konservative anslag sier minst 2% (Noen mener 20%)
Direktoratet for forvaltning og IKT
Ulemper?
Ja, det krever tid, penger
Også god planlegging og organisering, lederforankring,
kontinuerlig lederfokus, ressurser, m.m. …
Og enkeltpersoner kan synes at deres handlefrihet blir
mindre
Men, har dere råd til å la være?
Fordelene/nytteverdien er større enn kostnadene
Kan man høste uten å så?
Kan man få avkastning uten å investere?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Ehandelsplattformen
…én felles kanal å kommunisere og handle gjennom
(elektroniske kataloger, ordre, ordrebekreftelser, fakturaer)
Direktoratet for forvaltning og IKT
Integrasjon E-handelsplattformen
Integrasjon E-handelsplattformen
Aksesspunkt
Aksesspunkt
Aksesspunkt
E-handels portefølgen:
 200 nye abonnenter, ca. 50 bare i desember 2012
 40 nye kunder har signert kontrakt på helhetlig innkjøpsløsning, bare hos
en systemleverandør
 Det forventes sterk vekst også i 2013, anslagsvis 50 – 60 kommuner/
innkjøpssamarbeid og statlige virksomheter
 Økende antall leverandører, engasjement fra Difi ovenfor Capgemini/IBX
 Avtalen på E-handelsplattformen med Capgemini/IBX går ut sommeren
2014 med mulighet for forlengelse (2+2 år)
 Prosjektstøtte i 2013 og 2014 (hel eller ½ stilling)
- Omsetning over EHP på 10% av beregningsgrunnlaget
(beregningsgrunnlaget er 25% av driftskostnad)
 Tilknytningsavgift til E-handelsplattformen
- 35.000.- for driftskostnader under 125 mill.
- 70.000.- for driftskostnader over 125 mill.
 60 timers konsulentbistand for å øke leverandøraktivering
Det gode innkjøp – Prosjektveiviseren
Konkurranse
gjennomføring
•Strategiverktøy
•Maler
•Kontrakter
•Beste Praksis
Planlegging
Anskaffelser.no
•Konkurransegjennomførings
- verktøy
•Doffin
Faktura
•E-handelsplattformen
•Innkjøpssystem
•Fakturaflytsystem
•Økonomisystem
Ordre og
kontroll
•Elektronisk
faktura
•EHF format
•Aksesspunkt
•Betaling
•Endringer
•Rapportering
Historikk og
meldinger
Anskaffelser.no/ehandel og Prosjektveiviseren.no
Direktoratet for forvaltning og IKT
Prosjektene:
 Ny Doffin, nye skjemaer
Støttetjenester
 Erfaringsdokumentasjon og støtte til gevinstrealisering
- Presentasjons- og veiledningsmateriell for «Prosjektgjennomføring
av IKT støttede anskaffelsesprosesser»
- Erfaringsdokumentasjon av «Gode eksempler»
 E-handels spredningsaktiviteter, bl.a. kurs, seminarer, brukerforum,
nettside og opplæring i prosjektveiviseren
 Støtte, bistand mot aksesspunkter (tjeneste- og systemleverandører)
 Plansamarbeid med aksesspunktene (Visma, Agresso, Baseware)
 Fortsatt satsning på e-faktura
ERFARINGSDOKUMENTASJON OG
GEVINSTREALISERING
Pre-award
Post-award
Konkurransegjennomføring
Katalog / Ordre
Faktura
Konkurransegjennomføringsverktøy
E-handelsplattform
Aksesspunkt og
tjenesteleverandører
Prosjektstøtte for innføring og økt bruk av
e-handel
Prosjektveiviseren som metodeverktøy
Erfaringsdokumentasjon og støtte til
gevinstrealisering
- Erfaringsdokumentasjon – «Gode eksempler – som kan løfte e-handels prosjektene og
tydeliggjøre gevinster – bedre gevinstrealisering»
Presentasjons- og veiledningsmateriell – «Prosjektgjennomføring av IKT-støttede
anskaffelsesprosesser»
Spørsmål ?
Hvis ikke, takk for meg !
Arve Sandvoll
Seniorrådgiver
Avdeling for offentlige anskaffelser
Department for Public Procurement
Mobil: +47 91 71 76 96
E post: [email protected]
www.difi.no - www.anskaffelser.no – www.prosjektveiviseren.no