Transcript 13_1_Organizacija_poslovni_procesi

Fakultet tehničkih nauka
Departman za industrijsko inženjerstvo i menadžment
ORGANIZACIJA POSLOVNIH SISTEMA PREDUZEĆA
1
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Upravljačke strukture današnjih poslovnih sistema žele organizaciju koja je
dovoljno fleksibilana da se brzo prilagodi promenama na tržištu, sposobnu
da bude ispred konkurenata, dovoljno inovativnu da održi svoje proizvode i
usluge, sposobnu za pruženje korisničkih usluga maksimalnog kvaliteta
(Hammer and Stenton, 2001).
Zadovoljenje narastajućih potreba ljudi i zajednica, sa ograničenim
resursima, u dinamičnoj okolini sa rastućim promenama predstavlja
nove izazove za organizaciju, njeno stalno unapređenje i pronalaženje
novih rešenja u području organizacije struktura poslovnih procea
Tehnologije organizacije sa raznovrsnim teorijskim prilazima pomažu nam
da objasnimo i razumemo šta se to dogodilo u prošlosti i šta se može
dogoditi u budućnosti, I predstavlja osnovu za efektivniji način upravljanja
organizacijom (Daft, 2013). Organizacija nije statička struktura, ona se
kontinualno prilagođava da opstane u dinamičnoj okolini.
2
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Nivo uspešnosti organizacije se povezuje sa uspehom izvršavanja njenih
poslovnih procesa, zato je razumevanje funkcionisanja preduzeća vezano
za horizontalni (procesni) pogled na poslovni sistem.
Primena procesnog pristupa, kao načina organizovanja, može da
poboljša i unapredi internu komunikaciju i smanji uticaj funkcionalne
(vertikalne) krutosti koja je prisutna u većini poslovnih sistema
(McCormack and Johnson, 2001)
Organizaciona kultura i organizaciona klima opisuju značajnije
karakteristike oganizacije.
Organizaciona kultura označava skup ključnih vrednosti, verovanja i
shvatanja koja deli većina članova organizacije.
Organizaciona klima podrazumeva skup svojstava jedne organizacije po
kojima se ona razlikuje od druge organizacije (priroda rada, sistem
vrednosti, oganizaciona struktura, veličina sistema i druge).
3
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
DIZAJN ORGANIZACIJE
Na slici je pokazano sedam razloga koji organizaciju čine važnom za pojedinca i
društvo. Organizacija je sredstvo za postizanje cilja. Organizacija okuplja resurse
za postizanje određenih ciljeva. Organizacije izrađuju proizvode i pružaju usluge,
po konkurentnim cenama, a na osnovu zahteva potrošača.
Spaja resurse za
postizanje željenih
ciljeva
Stvara vrednost
za vlasnike,
potrošače,
zaposlene
Prihvati izazove
raznolikosti, etike
i koordinacije
Prilagođava
uticajima brzih
promena iz
okoline
Organizacija
postoji da:
Efikasno
proizvodi dobra i
usluge
Poboljša i olakša
uvođenje
inovacija
Koristi savremene
priuzvodne i IT
sisteme
4
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Na slici su prikazani različiti učesnici i šta svaka grupa očekuje od organizacije.
Interesi zainteresovanih strana ponekad su suprotni, tako da organizacija teško može
da istovremeno zadovolji potrebe svih grupa.
VLASNICI
-povrat uloženih sredstava
- vrednost akcija
POTROŠAČI
-visok kvalitet proizvoda
- usluge
-vrednosti
DOBAVLJAČI
-zadovoljstvo transakcijama
- prihod od isporuke
KREDITORI
-kreditiranje
- odgovornost
ORGANIZACIJA
DRUŠTVENA ZAJEDNICA
-odgovoran građanin
- doprinos zajednici
MENADŽMENT
-efikasnost
- efektivnost
GRUPACIJA PREDUZEĆA
-plate zaposlenih radnika
- koristi udruženja
ZAPOSLENI
-prihvatanje pravila i zakona
- zadovoljstvo - zarade
5
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Važano pitanje projektanta i istraživača dizajna organizacije je kako su
organizacije konfigurisane to jest, koji delovi čine organizaciju i kako se
različiti delovi uklapaju? Henri Mintzberg smatra da svaka organizacija ima
pet delova, kako je ilustrovano na slici
TOP
MENADŽMENT
TEHNIČKA
PODRŠKA
SREDNJI
MENADŽMENT
ADMINISTRATIVNA
PODRŠKA
TEHNIČKO JEZGRO
6
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Tehničko jezgro. Tehnički jezgro uključuje ljude koji izvršavaju osnovne
radne procese u organizaciji.
Tehnička podrška. Funkcija tehničke podrške pomaže organizaciji da se
prilagodi uslovima okoline. Tehnička podrška, kao što su zaposleni inženjeri,
istraživači, i informacione tehnologije, profesionalci, analizira okolinu sa
stanovišta problema, mogućnosti i tehnološkog razvoja
Administrativna podrška. Funkcija administrativne podrške je
odgovorana za pouzdan rad i održavanje organizacije, uključujući njene
fizičke delove kao i ljudske resurse, u smislu pronalaženja i zapošljavanje,
obezbeđenja zarada i beneficija, obuka i razvoj zaposlenih, kao i aktivnosti
održavanja, kao što su čišćenje objekata i servisiranje i popravke mašina i
uređaja.
Menadžment. Menadžment je posebna funkcija, odgovorana za
upravljanje i koordinaciju svih delova organizacije.
Srednji menadžment je odgovoran za sprovođenje i koordinaciju na nivou
odeljenja.
7
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
ORGANIZACIONA STRUKTURA POSLOVNOG SISTEMA
Organizacione strukture se u osnovi mogu podeliti na dve osnovne grupe
tradicionalne i moderne organizacione strukture.
Tradicionalne ili klasične čine funkcionalna organizaciona struktura i divizijska
organizaciona struktura. Divizijska organizaciona struktura može imati tri
osnovna tipa: orijentacija prema predmetima proizvodnje (proizvodima), prema
prostornom razmeštaju i prema potrošačima.
Moderne organizacione strukture obuhvataju projektnu, matričnu, hibridnu i
procesnu organizacionu strukturu.
Funkcionalni prilaz se ostvaruje na način da se poslovi i učesnici grupišu
prema specijalizovanim funkcijama, koje se moraju efikasno izvršavati, a gde
je u manjoj meri prisutna saradnja između funkcija. Funkcija obavlja svoj deo
posla i rezultate predaje drugoj funkciji
8
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
9
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Funkcionalna organizaciona struktura ima svoje prednosti i nedostatke.
Prednosti se ogledaju u: visok stepen specijalizacije i podele rada, stručno vođenje
i koordinacija poslova u jednoj funkciji, primena standardnih metoda i postupaka,
niski režijski troškovi, racionalno korišćenje prostora i sredstava. Prednost ovog
oblika organizovanja je ta što su zaposleni grupisani prema sličnim sposobnostima,
tako da je olakšano praćenje rada i ponašanja pojedinaca. Funkcionalna struktura
omogućava lakši nadzor menadžera nad podređenim saradnicima, menadžer može
usmeravati i koristiti potencijale svojih podređenih, podstiču korišćenje specifičnih
veština u rešavanju organizacionih problema.
Funkcionalna organizaciona struktura ima određenih nedostataka. Glavni
nedostatak i slabost ove strukture je sporo reagovanje na promene iz okoline.
Promene iz okoline zahtevaju visoki stepen integracije i koordinacije delova
organizacionog sistema što funkcionalni pristup ne može da obezbedi.
Funkcionalnoj organizaciji nedostaju fleksibilnost i inovativnost, a sporo se
prilagođavaju promenama.
10
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Procesno-orijentisana organizacija
Procesna orijentacija (PO) podrazumeva usmerenost na poslovne procese
umesto na funkcionalnu odnosno hijerarhijsku strukturu organizacije (Reijers,
2006).
Procesna orijentacija naglašava procese kao suprotnost hijerarhiji sa
posebnim fokusom na izlaze, posebno zadovoljstvo potrošača (McCormack
and Johnson 2001).
Procesno orijentisana organizacija se često predstavlja kao horizontalna
organizacija (Ostroff, 1999), procesno predzeće (Hammer and Stanton,
1999), organizacija fokusirana na procese (Gardner, 2004) ili jednostavno
procesna organizacija.
11
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Procesni pristup je stekao veliku popularnost tako da mnoga preduzeća sebe
nazivaju procesno orijentisanim ali ipak je većina funkcionalno ili divizijski
orijentisana sa možda nekim elementima procesnog pristupa,
Porter (1985) postavlja osnove procesnog pristupa pokazujući koncept
preduzeća kao lanca vrednosti.
Sekundarni procesi
Upravljanje preduzećem
Upravljanje ljudskim resursima
Profit
Istraživanje i razvoj
Finansije i računovodstvo
Opšti pravno administrativni poslovi
Nabavka
Proizvodnja
Skladištenje
Marketing i
prodaja
Održavanje
Primarni procesi
12
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Grupa autora je sistematizovala karakteristike procesnog prilaza i predložila listu
od 10 osnovnih principa horizontalne organizacije i to:
• Organizovanje oko procesa, ne oko zadataka;
• Minimiziranje broja radnih tokova i aktivnosti koje ne stvaraju dodatu
vrednost;
• Dodeljivanje nadležnosti za procese i merenje performansi procesa;
• Povezivanje uspeha strategijskih ciljeva sa zadovoljstvom potrošača;
• Uvođenje timova kao osnove za dizajn organizacije postizanje uspeha u
poslovanju;
• Stalno kombinovanje menadžerskih i nemenadžerskih aktivnosti;
• Isticanje višestrukih kompetencija;
• Odnos prema zaposlenima na način „da se aktivnost na vreme izvrši“, a ne
na principu da „trebaju znati“;
• Maksimiziranje kontakta sa potrošačima i dobavljačima;
• Nagrađivanje timskih rezultata, a ne samo individualnih:
13
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Precizno definisani poslovni procesi, jasno definisani izlazi, sistem merenja
performanse procesa i skraćenje vremena izvođenja procesa su osnovne
prednosti procesne u odnosu na funkcionalnu strukturu. Procesna organizaciona
struktura prikazana je na slici.
14
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Kao i sve ostale vrste struktura i procesna organizaciona struktura ima određene
nedostatke i to:
•Postoji zahtev i potreba za obezbeđenje dodatnih novčanih sredstava za
koordinaciju aktivnosti među-funkcionalnih timova, koje treba povezati na nivou
celokupnog preduzeća.
•Ako menadžeri pažljivo ne odrede koji su to ključni procesi koji donose vrednost za
potrošača, više će biti štete nego koristi od procesnog pristupa.
•Identifikacija i definisanje poslovnih procesa oko koji se treba organizovati poslovni
sistem može biti vrlo složeno i vremenski dugotrajno.
•Potpun ili delimičan prelazak na procesnu organizacionu strukturu je dugotrajan jer
zahteva značajne promene u kulturi, opisu poslova, ponašanju menadžmenta,
menadžmentu ljudskim resursima i informacionim sistemima.
•Tradicionalni menadžeri se teško odriču dela svoje moći i autoriteta, u korist toga
da bi postali treneri i promoteri procesnog pristupa.
•Potreba edukacije zaposlenih za sticanje veština rada u timovima.
•Potreba da se zaposlenima omogući održanje i razvoj tehničkih veština, zbog
među-funkcijske prirode posla. Ako se dato ne obezbedi procesna organizaciona
struktura može sprečavati i ograničavati razvoj specifičnih znanja i veština ljudskih
resursa preduzeća.
15
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Poređenje funkcionalne i procesne organizacione strukture
Karakteristika obeležje
Funkcionalna organizacija
Organizaciona usmerenost
Glavni focus
Poslovne funkcije
Usklađenost sa misijom i
Nerazumevanje misije i ciljeva
ciljevima
organozacije
Procesna organizacija
Poslovni pocesi
Fokus na misiju i ciljeve
Proizvod
Standardni proizvodi
Poizvod po zahtevu
potrošača
Usmerenost zaposlenih
Cilj zadovoljiti nadređene
Zadovoljiti potrošače
Elementi strukture
Organizacione jedinice
Poslovi, zadaci
Stil upravljanja
Funkcije
Usko definisani
Nadzor (centralizacija)
Procesi
Fleksiblni
Mentorstvo (decentralizacija)
Direktor funkcije
Visoka hijerarhija velik broj
nivoa
Vlasnik procesa
Plitka, mali broj nivoa
Procesi rada
Tokovi materijala
Tehnologija
Odgovornost za grešku
Prekidni
Specijalizovana
Ko je napravio grešku
Predmetni/povezani
Fleksibilana
Šta je uzrok greške
Svrha kontrole
Način kontrole
Merenje uspeha
Otklanjanje greške
Kontrola na kraju procesa
Rezultati
Smanjenje varijantnosti
Preventivna kontrola
Rezultati i procesi
Ključna osoba
Broj org.nivoa
16
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Ljudski resursi
Veštine zaposlenih
Na nivou funkcije ili
idividualna
Integracija veština
Sistem nagrađivanja
Na osnovu rezultata funkcije
Na osnovu rezultata
preduzeća
Fleksibilnost
Krutost mala fleksibilnost
Fleksibilnost
Odnos prema
zaposlenim
Upravljanje zaposlenim
Razvijanje zaposlenih
Odgovornost
Usko vezana za funkciju
Široka
Smer
Vertikalni
Horizontalni
Protok
Ograničen org.celinama
Bez granica
Oblik komunikacije
Nadređeni-podređeni
Dobavljač-potrošač
Brzina
Spor protok informacija
Brz protok informacija
Delenje informacija
Informacije unutar funkcije
Informacije na nivou
organizacije
Vrsta kulture
Individualna kultura
Timski rad
Stil razmišljanja
Kratkoročno
Dugoročno
Promene
Stabilnost, otpor
promenama
Sklonost promenama
Komunikacija
Kultura
17
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Prelazni oblik organizacione strukture preduzeća
18
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Model za izradu organizacionih struktura preduzeća
Organizacijama su na raspolaganju raznovrsne konceptualne i specifične
metodologije koje otežavaju mendžerima izbor načina unapređenja i
transformacije organizacije. Zbog nedostatak vremena za analizu metoda
potrebno je postaviti generički model koji bi predstavljao koncept za sprovođenje
različitih oblika transformacije.
Model, pokazan na slici , se sastoji od tri osnovne faze:
• strategija za postavljanje rešenja,
• prelazna faza ili faza prilagođavanja novim uslovima i
• završna faza koja predstavlja implementaciju procesnog pristupa
19
Organizacija
Upravljanjeposlovnih
kontinualnim
sistema
unapređenjem
- preduzeća
Postavljanje strategija
Definisanje ključnih
poslovnih procesa
Postavljanje strukture
oko ključnih procesa
Prelazni organizacioni
oblik
PRELAZNA ORGANIZACIJA
Funkcionalna organizaciona
struktura sa horizontalnim
procesima
Uvođenje sistema
podrške transformacije
ka procesnom prilazu
Uvođenje procesnih
mehanizama
Razvoj procesne
kulture
PROCESNI MEHANIZMI
Sistem procesnog menadžmenta
Procesni merni i kontrolni sistemi
Znanje, veštine i sposobnosti
Timovi, motivacija nagrađivanje
Kontinualno
unapređenje
20