Transcript การจัดการเอกสารด้วยไลบรารี

การจัดการเอกสารด้ วยไลบรารี
1
โครงสร้างของ Live.citcoms.nu.ac.th
Document Library?
•
•
•
•
•
•
ใช้ ในการเก็บเอกสาร (ไฟล์)
สนับสนุนเอกสารหลายประเภทโดยเฉพาะ Office
สามารถมีได้ หลาย Library ต่อหนึง่ Website
สามารถกาหนดสิทธิให้ ผ้ อู ื่นอ่าน แก้ ไข หรื อเพิ่มเอกสารได้
สามารถติดตามการแก้ ไขเอกสารได้ โดยใช้ รุ่นของเอกสาร (version)
สามารถติดตามการแก้ ไขเอกสารได้ โดยใช้ การแจ้ งเตือน (Alert)
3
Document Library มาตรฐาน(2)
•
•
•
•
•
เอกสารที่ใช้ ร่วมกัน
เอกสารส่วนบุคคล
แม่แบบฟอร์ ม
รายงานแบบกาหนดเอง
ไลบรารี ลกั ษณะ
4
In this course, we will cover:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Uploading an existing document to a document library
Uploading multiple documents to a document library
Creating a new document in your My Site
E-mailing a link to a document in SharePoint
Downloading a copy of a document
Creating an alert on a document to be notified when it is updated
Requiring users to check out a document before they can edit it
Enabling versioning on a document library
Publishing a major version of a document
Restoring a previous version of a document
Enabling content approval on a document library
Taking SharePoint documents offline using Outlook 2010
Co-authoring an important document
Using content types to store different types of document in the same document
library
เปิ ดคาสัง่ สาหรับ Document Library
• คลิกใน Document
Library ที่ต้องการ (หาก
ถูกต้ องจะมีกรอบปรากฏ)
• ระบบจะแสดง Ribbon
“เครื่ องมือไลบรารี ”
6
คาสัง่ เอกสาร - เพิม่ เอกสารใหม่
• คลิกที่ “เอกสารใหม่” หรื อ
“อัปโหลดเอกสาร”
• กรณีเลือกเอกสารใหม่ mysite จะ
สร้ างเอกสารเปล่าๆตามประเภทที่
เลือก
• กรณีอปั โหลดสามารถเลือกได้ ระหว่าง
อัปโหลดทีละไฟล์หรื อหลายไฟล์พร้ อม
กัน
7
ทดลองอัปโหลดเอกสารหลายเอกสาร
• ลากไฟล์เอกสารที่ต้องการจาก Explorer หรื อ Desktop
• คลิกปุ่ ม “ตกลง” เพื่อเริ่มอัปโหลด
8
การแก้ไขเอกสาร
คลิกที่ชื่อไฟล์เอกสารเพื่อเปิ ดแล้ วใช้ โปรแกรมในเครื่ องของท่านแก้ ไข เช่น
Word หรื อ Excel
9
การสร้างไลบรารี ใหม่
• คลิก “การกระทาในไซต์”
• คลิก “แสดงเนื ้อหาไซต์ทงหมด”
ั้
• คลิก “สร้ าง”
10
การสร้างไลบรารี ใหม่(2)
• เลือกประเภทไลบรารี ที่ต้องการ
สร้ างจากรายการ “ไลบรารี ”
11
การสร้างไลบรารี ใหม่(3)
• กรอกข้ อมูล
• คลิกปุ่ ม “สร้ าง”
12
การกาหนดสิ ทธิ์เพื่อการแบ่งปันเอกสาร
สิทธิ์ แบ่ งออกเป็ น 4 ระดับได้ แก่
1. สิทธิ์ระดับเว็บไซต์
2. สิทธิ์ระดับไลบรารี และรายการในเว็บไซต์
3. สิทธิ์ระดับเอกสารหรื อเนื ้อหาในรายการ
4. สิทธิ์ระดับผู้ดแู ล Site Collection
ประเภทสิทธิ์ท่ สี ามารถมอบให้ ผ้ ูใช้ อ่ ืนๆ
1. ควบคุมทังหมด
้
2. ออกแบบ
3. สนับสนุน
4. อ่าน
5. ชมเท่านัน้
13
การกาหนดสิ ทธิ์ระดับเว็บไซต์
• เลือกคาสัง่ “การกระทาในไซต์”
• เลือกเมนูยอ่ ย “สิทธิ์สาหรับ
ไซต์”
14
การกาหนดสิ ทธิ์ระดับเว็บไซต์(2)
1
2
3
4
5
15
การแก้ไขหรื อลบสิ ทธิ์
• คลิกเลือก (เครื่ องหมายถูก) หน้ า
ผู้ใช้ ที่ต้องการ
• เลือกคาสัง่ “แก้ ไขสิทธิ์ของผู้ใช้ ”
หรื อคาสัง่ “เอาสิทธิ์ของผู้ใช้
ออก”
16
สิ ทธิ์ระดับเนื้อหาในเว็บไซต์
เว็บไซต์
สืบทอด
เอกสารส่วนบุคคล
สืบทอด
เอกสารที่ใช้ ร่วมกัน
รายงานการประชุม
สืบทอด
ครัง้ ที่ 1
ไม่สืบทอด
ครัง้ ที่ 2
17
สิ ทธิ์ระดับเนื้อหาระดับไลบรารี
• คลิกเลือกเนื ้อหาที่ต้องการ หรื อคลิกที่
ชื่อเนื ้อหาที่ต้องการ
• เลือกคาสัง่ “ไลบารี ”
• เลือกคาสัง่ “สิทธิในการใช้ ไลบรารี ”
18
การควบคุมการใช้และการแก้ไขเอกสาร
ปั ญหาในการใช้ และแก้ ไขเอกสารร่วมกันภายในทีมงาน
• การแก้ ไขเอกสารฉบับเดียวกันพร้ อมกัน (Concurrency)
• การแจกจ่ายเอกสารฉบับล่าสุด (Version Control)
• การอนุมตั ิเอกสารก่อนการเผยแพร่ (Approval)
19
การกาหนดให้ตอ้ ง check out เอกสารก่อนทาการแก้ไข
ปัญหาในการแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกัน
• แก้ ไขได้ ด้วยคาสัง่ “เช็คเอาท์”
ก่อนการแก้ ไขเอกสาร
• ระหว่างเช็คเอาท์ผ้ อู ื่นจะแก้ ไข
เอกสารไม่ได้
• เมื่อแก้ ไขเสร็จแล้ วให้ เลือกคาสัง่
“เช็คอิน”
21
การใช้งานรุ่ นเอกสาร
• เปิ ดการใช้ งานรุ่นในไลบรารี
เอกสารก่อน
• คลิกเลือกไลบรารี ที่ต้องการ
• เลือกคาสัง่ “ไลบรารี ”
• เลือกคาสัง่ “การตังค่
้ าไลบรารี ”
• เลือกคาสัง่ “การตังค่
้ าการ
กาหนดรุ่น”
22
การใช้งานรุ่ นเอกสาร(2)
• กรอกข้ อมูล
• กดปุ่ ม “ตกลง”
23
การตรวจสอบรุ่ นเอกสาร
• เลือกตัวเลือกเอกสาร
• เลือกเมนูยอ่ ย “ประวัติรุ่น”
24
การแสดงรุ่ นเอกสารในมุมมองปกติ
• เข้ าไปใน “การตังค่
้ า
ไลบรารี ”
• ในหัวข้ อมุมมองคลิกที่
“เอกสารทังหมด”
้
• คลิกเลือกที่ช่อง “แสดง”
ของชื่อคอลัมน์ “รุ่น”
• คลิกปุ่ ม “ตกลง”
25
การอนุมตั ิเอกสารก่อนเผยแพร่
• เข้ าคาสัง่ “การตังค่
้ าไลบรารี ”
• ในการตังค่
้ าทัว่ ไปเลือก “การตัง้
ค่าการกาหนดรุ่น”
• เลือก “ใช่” ในหัวข้ อการรับรอง
เนื ้อหา
• เลือก “สร้ างรุ่นหลักและรุ่ นรอง”
• เลือก “เฉพาะผู้ใช้ ท่ามารถอนุมตั ิ
รายการ”
• คลิกปุ่ ม “ตกลง”
26
การอนุมตั ิเอกสารก่อนเผยแพร่
• ในเมนูยอ่ ยของเอกสารให้ เลือก “ประกาศรุ่นหลัก” เพื่อขอการอนุมตั ิ
• ผู้อนุมตั ทิ าการอนุมตั ิเพื่อปรับรุ่นเอกสารเป็ นรุ่นที่เผยแพร่ได้
27