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PLANEAMIENTO Y DISEÑO DEL PROCESO ING. OSCAR ALVARADO RODRIGUEZ INTRODUCCIÓN • El proceso es un conjunto de actividades que trasforman una entrada en salida, insumos en productos o recursos en resultados, al agregar valor a la entrada para conseguir una utilidad vendible a la salida y buscar en todo esto una productividad adecuada. Resultados Recursos Proceso Insumo Productos Valor agregado • Algunos conceptos fundamentales acerca de los procesos pueden resumirse así: – Es un conjunto de actividades: operaciones, trasportes, inspecciones, retrasos y almacenamientos. – Las actividades agregan valor a los insumos. – Todo proceso tiene fronteras: entrada - proceso - salida. – La productividad del proceso es la relación de los productos obtenidos con relación a los insumos usados. – Existe un tiempo del ciclo de trasformación entre entrada y salida. – El proceso sigue una secuencia lógica (diagrama de flujo) de las actividades. – Todo proceso produce un producto: bien o servicio. – Todo proceso tiene proveedores y clientes, que pueden ser internos y/o externos. – Todo proceso está compuesto por planta (activos y tecnología) y trabajo (personas y conocimientos). – Todo proceso tiene una visión, objetivos, agrega valor y se repite. – Todo proceso debe ser medido y comparado. – Todo proceso se planea y luego se diseña, se busca mejorarlo continuamente y cada cierto tiempo se rediseña de acuerdo con el ciclo de vida del proceso o según los resultados y productividad obtenidos. • Los procesos son diferentes, dependiendo de su clasificación dentro de la matriz del proceso de trasformación. En especial, si se toma en cuenta la frecuencia del mismo, una vez, intermitente y continuo y si éste va a producir un bien o un servicio. • La integración vertical es el incremento de la propiedad hacia uno de los lados del proceso, hacia "atrás" o hacia "adelante", cuando se hace hacia los proveedores o hacia los clientes, respectivamente. El proceso se planea y diseña con el producto como referencia, es el “como” hacerlo, lo que condiciona "hacerlo" o "comprarlo". OBJETIVOS DE lOS PROCESOS • El objetivo del planeamiento y diseño del proceso es obtener un sistema de productos, bienes físicos o servicios, a tiempo y al menor costo permisible por unidad, durante la vida económica del producto. El diseño del proceso depende, en gran medida, de la capacidad de planta y del diseño del producto. También depende y afecta el diseño del trabajo; del planeamiento de los recursos humanos, y de la disposición de las instalaciones (layout). En la decisión y planeamiento del proceso, los siguientes aspectos son generalmente aplicables de una manera u otra. Determinación de las tareas y su secuencia • Con base en la naturaleza y diseño del producto, se hace una descripción de cada operación, inspección, trasportes y retraso de material. Se dispone de técnicas de graficación y diagramación que ayudan en esta actividad. • Los diagramas de operaciones describen la forma como una parte está relacionada con otra, su secuencia de montaje y el flujo de las partes, componentes, submontajes y montajes para conformar un producto terminado. Los diagramas o gráficas de flujo del proceso se desarrollan, en parte, con la información de los diagramas de operaciones, e indican la secuencia de las operaciones, inspecciones, manipulación y actividades de trasporte, retrasos o esperas y actividades de almacenamiento. Pueden desarrollarse para seguir ya sea el flujo de los materiales durante la operación, o las actividades de un trabajador. Éstos se construyen con el objetivo de identificar las ineficiencias de un proceso, de manera que se facilite su rediseño y se busquen soluciones. También identifican aquellas actividades del proceso que no agregan valor al producto; tales como los trasportes de materiales entre una máquina y otra, los retrasos de productos en proceso, que usualmente ocupan pasillos y zonas no habilitadas para ese fin y actividades de almacenamiento. • Con el fin de uniformar los símbolos de estos diagramas, se presentan las notaciones de uso común, para la descripción de procesos operativos y administrativos. Notación común en los diagramas de procedimientos operativos OPERACIÓN TRASPORTE INSPECCIÓN RETRASO O ESPERA ALMACENAMIENTO Algo que se lleva a cargo realmente. Puede ser la elaboración de un articulo, una actividad de apoyo, o cualquier actividad que agregue valor al producto. El elemento objeto de estudio (producto, servicio o persona) se mueve de un punto a otro. El elemento se observa para determinar su calidad y perfección. El elemento objeto de estudio debe esperar antes de iniciar la siguiente etapa del proceso. El elemento se almacena, ya sea como producto terminado y forma parte de las existencias, o como documento finalizado en un archivo. Con frecuencia, se establece una distinción entre almacenamiento temporal y almacenamiento permanente que incluya una T o P en el triangulo. DETERMINACION DE TIPO DE PROCESO • Deben tomarse deserciones relativas al tipo de sistema, ya sea una vez, intermitente o continuo, y al método de producción: articulo único, lote, serie, masivo o continuo. • Estas opciones varían considerablemente en términos de las inversiones asociadas con los equipos y las experiencias requeridas por los trabajadores. • La producción de artículos, únicos y las intermitencia de pedidos por lotes implica, por lo general, el uso de equipos de propósitos general y menos costosos, pero requiere empleados altamente experimentados Notación común para procesos administrativos y flujos de información Inicia de un proceso Actividad si Decisión Actividad No Documento Fin de un proceso • Al contrario la Producción masiva y continua implica el uso de equipos especializados sofisticados y bastante costosos y operados de manera intensiva por empleados normalmente especialistas y de menor versatilidad: La elección del tipo adecuado de proceso depende de la complejidad de la secuencia de producción, el volumen a producirse, la estabilidad de la demanda en el tiempo. La duración esperada del producto, la etapa del ciclo de vida del producto y los costos de almacenamiento de los insumos y del producto terminado. Determinación de las máquinas y estaciones de trabajo • Luego de decidir el tipo de proceso, el planeamiento debe dirigirse a los tipos de máquinas de propósito general o especializadas, a la cantidad de máquinas, a la cantidad de dispositivos para la manipulación de los materiales y al número de estaciones de trabajo. VALOR AGREGADO • La manera más simple de enunciar el concepto de valor agregado se obtiene al señalar que se trata de aquél que se añade a un producto, bien o servicio, en el proceso, cada vez que se produce. Se trata de un concepto del campo de la economía, que se ha utilizado para describir las diferentes etapas que pasa un producto desde los insumos hasta su consumo. • El ejemplo simplificado de obtener un producto siderúrgico, desde la etapa en que se obtiene el mineral de hierro en la mina hasta que se efectúa la última transacción, que es la venta al consumidor. • La empresa minera extrae el minera del hierro y lo vende a la empresa siderurgia a $50. La mina obtuvo el mineral de hierro sin gasto alguno y no tuvo que pagar nada por equipos ni insumos. Por tanto, el valor agregado del mineral en el momento de la venta equivaldría totalmente a $50. • La empresa siderúrgica procede a elaborar el mineral en sus altos hornos y a laminarlo, y lo vende luego por $ 150 a un fabricante, lo que genera un valor agregado igual a la diferencia: $100. Luego, el fabricante convierte el acero en artículos de consumo, como tornillos, tijeras, electrodomésticos, otros aparatos eléctricos para la oficina, la industria, etcétera. En este caso, el precio de venta de los artículos asciende a $300, lo que genera un valor agregado equivalente a $ 150. Finalmente el minorista vende al consumidor, sin generar valor agregado. En la práctica, existen mayores complicaciones; sin embargo en los diferentes procesos y en las diferentes empresas puede adicionarse valor al bien o servicio. COMETIDOS DEL VALOR AGREGADO IMPLICACIONES DEL CONCEPTO La primera implicación es que el valor agregado se obtiene en el proceso productivo. VALOR AGREGADO CENTRADO EN EL PROCESO MATERIALES INDIRECTOS PROCESO MATERIALES DIRECTOS O PERSONAS PLANTA TRABAJO VALOR AGREGADO PRODUCTO: BIEN O SERVICIO • Pero la segunda gran implicación es que el valor agregado puede incrementarse al mejorar la calidad del proceso productivo. Es decir, puede pensarse en maximizar valor agregado, desde el punto de vista de la calidad total, la calidad del producto depende no sólo de la calidad del proceso productivo, sino también de la calidad del diseño, de los insumos del material indirecto y del servicio posventa que se da al consumidor o usuario del producto. • Una tercera implicación es que el valor agregado se distribuye en las formas señaladas antes. Más precisamente, la participación de los factores de producción sé realiza de acuerdo con lo siguiente: Capital Dirección Trabajo dividendos remuneración, directa o indirecta, presente o diferida retribución MAXIMIZACIÓN DE VALOR AGREGADO • Uno de los principales cometidos de la empresa es precisamente maximizar el valor agregado. Dado que los tres principales interesados internos de una empresa son dirección, capital y trabajo, entonces el problema se reduce a lo siguiente: ¿cómo distribuir el valor agregado entre estos tres factores productivos de manera que los tres se sientan motivados a colaborar con la empresa? LA EMPRESA GENERA RIQUEZA CUANDO VALOR AGREGADO En general, puede afirmarse que la empresa es generadora de riqueza y ocupación. Hay que asegurar que esta riqueza sirva para: • Retribuir a quienes la han hecho posible. •Fortalecer y desarrollar la propia empresa. •Aportar medios a la misma sociedad en la que la empresa se desenvuelve. Las empresas pueden obtener grandes beneficios si ponen atención al valor agregado y, sobre todo, si logran establecer cómo pueden maximizarlo. FUENTES DE VALOR AGREGADO • Hoy es cada vez más probable que el valor agregado proceda de las mejoras tecnológicas, de las características de diseño, incluso de la imagen del producto y de otros atributos que sólo puede crear el servicio al cliente. En parte porque la sistematización y automatización han reducido constantemente los costos, y han disminuido de ese modo su importancia relativa en las cadenas de valor de la mayor parte de las empresas; también porque el servicio posventa se ha vuelto más importante que la fabricación. ¿LAS ECONOMÍAS DE ESCALA? • Las economías de escala basadas en la concentración de energía y equipamiento costoso inclinaron en su momento las ventajas competitivas hacia las grandes compañías. Actualmente, el bajo costo de la computación y de las comunicaciones parecen volver a inclinar la ventaja competitiva hacia asociaciones de compañías más pequeñas, en las que cada una desarrolla una parte de la cadena de valor, y coordina sus actividades con el resto de la Cadena. • De hecho, el término cadena de valor agregado proviene de la microeconomía, que lo utiliza para describir las diferentes etapas por las que pasa un producto o un servicio desde la materia prima hasta su consumo. Asociación entre organizaciones adyacentes en la cadena de valor agregado. Granja Intermedio Procesador básico Productos de alimentos envasados Consumidor Distribuidor mayorista Distribuir minorista MEJORAR LA CADENA DE VALOR AGREGADO • Muchas compañías pretenden reducir los costos para aumentar las ganancias y sólo consideran las oportunidades que se presentan dentro del ámbito delimitado por la propiedad. Lo que hay que hacer es valorizar la empresa a través de la creación de nuevos servicios para los demás componentes de la cadena. Debe existir como requisito una fuerte integración y coordinación entre los socios.