Transcript BAB 4_PENGORGANISASIAN(Kmpk)

Disediakan Oleh:
Kolej Matrikulasi Perak
ISI KANDUNGAN
4.1
Pengenalan Pengorganisasian
4.1.1 Definisi Pengorganisasian
4.1.2 Kepentingan Pengorganisasian
4.2
Prinsip Pengorganisasian
4.3
Struktur Organisasi
4.3.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi
4.1 Definisi Pengorganisasian
Proses di mana pengurus menyusun dan
mengagihkan sumber-sumber organisasi
untuk melaksanakan tugas yang telah
ditetapkan agar dapat mencapai matlamat
organisasi.
Organisasi Formal dan
Tidak Formal
ORGANISASI FORMAL
Dibentuk berdasarkan struktur
peranan yang dikelolakan secara
formal mengikut tingkat autoriti yang
telah ditetapkan di dalam sesebuah
syarikat atau pertubuhan.
Contoh: Kolej Matrikulasi Perak (rujuk
carta organisasi KMPk)
ORGANISASI TIDAK FORMAL
Hubungan tidak rasmi yang wujud
akibat interaksi antara pekerja di
dalam organisasi rasmi.
Mereka yang lebih berketrampilan
akan terlantik sebagai ketua atau
pemimpin secara tak rasmi.
Berlaku secara spontan bagi mencapai
sesuatu kepentingan.
Contoh: Jawatankuasa Kelab Staf Kolej
Matrikulasi Perak melibatkan pelbagai
tahap pengurusan.
Kepentingan Pengorganisasian
1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang
sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Memastikan pengagihan sumber di antara
jabatan dapat dilakukan dengan saksama.
3. Mengawal tingkah laku pekerja melalui
prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.
4.2 PRINSIP
PENGORGANISASIAN
1. Pengkhususan Kerja
 Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang
tertentu sahaja.
 Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan
dalam sesuatu kerja.
 Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
 Contoh: Pengkhususan kerja dalam bidang
kewangan/ pemasaran
2. Kesatuan Arahan
 Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.
 Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua
sahaja.
Pengurus
Kewangan
Kerani Akaun 1
Kerani Akaun 2
3. Rantaian Arahan
 Garisan autoriti yang
menghubungkan individu dalam
organisasi dan menggambarkan
secara khusus siapa melapor
kepada siapa.
 Rantaian arahan memudahkan
hubungan autoriti iaitu
tanggungjawab antara pihak
pengurusan dengan orang-orang
bawahan dalam keseluruhan
organisasi dapat diketahui
dengan jelas.
Pengarah Urusan
Pengarah Bahagian
Pengurus
Penyelia
Pekerja
4. Kesatuan Objektif
 Semua objektif jabatan, bahagian dan individu mengarah
kepada objektif organisasi yang sama.
 Contoh: Syarikat APL SDN. BHD. menyasarkan
keuntungan sebanyak 30 % bagi tahun 2012.
5. Jangkauan Kawalan
 Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus
kepada seorang ketua/pengurus
 Terdiri daripada;
i. Jangkauan kawalan luas.
ii. Jangkauan kawalan sempit.
i. Jangkauan Kawalan Luas
Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan
pengurus/ ketua adalah ramai.
ii. Jangkauan Kawalan Sempit
Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang
pengurus adalah sedikit.
6. Autoriti
 Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak
pengurus untuk membuat sesuatu keputusan,
memberi arahan, mengagihkan sumber untuk
mencapai matlamat organisasi.
 Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi
darjah autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza
berasaskan peringkat pengurusan di mana
mereka berada.
 Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di
dalam sesebuah organisasi didefinisikan di
dalam huraian kerja (job description)
 Terdapat 2 jenis autoriti:
Autoriti Lini
ii. Autoriti Staf
i.
Autoriti Lini
i.
•
Pengurus mempunyai kuasa formal untuk
memberi arahan dan mengawal pekerja
bawahan ke arah mencapai matlamat
organisasi.
•
Melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi
dan matlamat utama organisasi.
•
Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari
pengurus atasan sehingga pekerja bawahan.
•
Contoh; pengurus pemasaran mengarahkan
penyelia pemasaran untuk menjalankan
penyelidikan pemasaran
Autoriti Staf
ii.
•
Kuasa pengurus untuk menasihati jabatanjabatan lini yang melibatkan kemahiran dan
tugas khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti
jabatan.
•
Menggambarkan hubungan sebagai
penasihat kepada organisasi. Mereka tiada
kuasa untuk mengarah/memaksa ahli
organisasi menerima nasihat mereka.
•
Contoh: Pengurus pemasaran menasihati unit
pengeluaran meningkatkan kualiti produk.
7. Pemusatan

Autoriti dan keputusan tertumpu pada
peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja
autoriti membuat keputusan diberi kepada
peringkat bawahan.

Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi
mewujudkan keseragaman.

Contoh: Proses pembuatan keputusan banyak
dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di
cawangan.
8. Pemencaran
 Autoriti dan pembuatan keputusan diturunkan
(didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada
pengurus bawahan.
 Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.
 Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam
pembuatan keputusan.
 Cth: Proses pembuatan keputusan banyak
dibuat di peringkat cawangan.
9. Delegasi Tugas
 Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan
secara penurunan kuasa kepada subordinat di
dalam sesebuah organisasi.
 Walau bagaimanapun keputusan akhir adalah
dari pihak pengurus atasan.
4.3 Struktur Organisasi

Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan
bagaimana aktiviti organisasi dibahagi,
dikumpul dan diselaraskan.

Menggambarkan hubungan diantara pelbagai
tahap pengurusan.

Membentuk struktur lini dan staf melalui carta
organisasi.
Struktur Divisional
Struktur Fungsian
Jenis-Jenis
Struktur Organisasi
Struktur Matrik
i. Struktur Divisional
Pembahagian jabatan dibuat mengikut:
 Geografik
 Pelanggan
 Produk.
Ciri-ciri struktur divisional
 Struktur diagihkan mengikut produk,
pengguna dan geografik.
 Setiap division mempunyai sumber fungsi
utama yang diperlukan dan tidak bergantung
kepada division yang lain.
Struktur Divisional Mengikut Produk
Pengurus Besar
Pengurus
Bahagian
Pakaian
Sukan
Pengurus
Bahagian
Kasut
Sukan
Pengurus
Bahagian
Peralatan
Sukan
Contoh : Produk Adidas
Struktur Divisional Mengikut Pengguna
Pengurus Besar
Pengurus
Pakaian
Kanak-kanak
Pengurus
Pakaian
Remaja
Pengurus
Pakaian
Dewasa
Contoh : Produk Demografik
Struktur Divisional Mengikut Geografik
Pengurus Besar
Pengurus
Kawasan
Utara
Pengurus
Kawasan
Tengah
Pengurus
Kawasan
Selatan
Contoh : Perkhidmatan Bank
Kebaikan
Divisional Mengikut Produk
1. Meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk
2. Meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya
pengkhususan kerja
3. Mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam
proses pengeluaran produk.
Divisional Mengikut Pengguna
1. Meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja
kerana dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna.
Divisional Mengikut Georafik
1. Pengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas tentang
kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masingmasing
Keburukan
Divisional Mengikut Produk
1. Kos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian
yang tertentu.
2. Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu
sahaja.
Divisional Mengikut Pengguna
1. Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana
penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas.
2. Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan
membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.
Divisional Mengikut Georafik
1. Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja
cawangan
2. Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza
mengikut kawasan.
ii. Struktur Fungsian
 Struktur yang diagihkan menurut tugas dan
fungsi.
 Merupakan penjabatan yang paling asas dan
lazimnya digunakan oleh organisasi kecil
yang mempunyai produk yang terhad.
 Contoh: pengeluaran, kewangan dan
pemasaran.
Ciri-ciri struktur fungsian
 Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
 Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut
persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan
aktiviti kerja.
 Contoh:
- Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang
pengilangan produk
- Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk
- Sumber Manusia: bertanggungjawab
mendapatkan dan mempertahankan pekerja
yang berpotensi.
- Kewangan: mendapatkan dan menguruskan
sumber dana
Struktur Fungsian
Pengurus Besar
Pengurus
Kewangan
Pengurus
Pengeluaran
Pengurus
Pemasaran
Kebaikan
1. Penumpuan
kepada bidang tugas yang
diberikan sahaja. (pengkhususan kerja)
2. Dapat
meningkatkan
kemahiran
kerana
melakukan kerja yang sama dalam jabatan.
3. Mudah melatih pekerja baru kerana bidang
pengkhususan yang sama.
4. Dapat mengurangkan kos dan masalah
pengurusan kerana wujudnya perkongsian
sumber .
Keburukan
1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan
pertukaran idea dengan jabatan yang lain
kerana bidang tugas yang berbeza.
2. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan
lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa
yang panjang.
Contoh : Kelewatan Bahagian Kewangan
meluluskan bajet mengakibatkan masalah
kepada jabatan lain.
iii. Struktur Matrik
 Merupakan gabungan antara struktur divisional
dan struktur fungsian.
 Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”.
 Staf membuat laporan kepada dua orang ketua
iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.
Ciri-ciri struktur matrik
 Menggabungkan struktur division dan fungsian.
 Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan
melintang.
 Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua
(division dan fungsian)
 Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan
arahan (unity of command) menyebabkan ianya
sukar untuk diuruskan.
Struktur Matrik
Pengarah Urusan
Pengurus
Projek
Pengurus
Kewangan
Pengurus
Pengeluaran
Pengurus
Projek A
Staf A & Kewangan
Staf A & pengeluaran
Pengurus
Projek B
Staf B & Kewangan
Staf B & pengeluaran
Pengurus
Projek C
Staf C & Kewangan
Staf C & pengeluaran
Kebaikan
1. Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat
serentak kerana ada 2 penugas autoriti.
2. Organisasi lebih peka
dalam persekitaran.
kepada
perubahan
3. Kerjasama antara bidang dapat dilakukan
dengan lebih cekap dan berkesan.
4. Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat
meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan
kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.
Keburukan
1. Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan
banyak masalah.
2. Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila
lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan
untuk mencapai kesepakatan.
3. Ketua
yang
ramai
akan
menyebabkan
pergaduhan dan perselisihan faham antara staf
dan pengurus (percanggahan arahan).
4. Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu
yang ekstrovert (menonjol).
TAMAT BAB 4
SEKIAN
TERIMA KASIH