Transcript Asas Sentralisasi

START
Pembelajaran
Administrasi Perkantoran
SK/KD
TUJUAN
MATERI
AJAR
PENILAIAN
EXIT
SK/KD
TUJUAN
MATERI
AJAR
PENILAIAN
EXIT
Tujuan mempelajari materi ini, siswa diharapkan
dapat:
a) Menjelaskan asas-asas sistem kearsipan
b) Merumuskan ciri-ciri pokok sistem filing
yang baik
c) Menjelaskan dan mempraktekkan 5 sistem
kearsipan
SK/KD
TUJUAN
MATERI
AJAR
PENILAIAN
EXIT
1. ASAS-ASAS SISTEM KEARSIPAN
a) Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah suatu asas
kearsipan dimana semua (atau beberapa)
surat perusahaan disimpan dalam satu
ruangan bukan dalam kantor-kantor yang
terpisah.
Pengelolanya
adalah
Unit
kearsipan.
Keuntungan penyelenggaraan arsip secara sentralisasi
adalah :
1) Pengawasan dan penyelenggaraan arsip akan lebih efektif
karena tangggung jawab dipusatkan.
2) Pengawasan dokumen dan surat yang baik.
3) Adanya keseragaman dalam perlengkapan dan prosedur
kearsipan yang digunakan.
Kelemahan penyelenggaraan arsip secara sentralisasi
adalah :
1) Adanya penundaan surat-surat.
2) Kemungkinan arsip tidak ditemukan besar
(hilang/terselip).
3) Jika arsip diperlukan tidak dapat segera diperoleh karena
harus memenuhi prosedur, apalagi jika letak tempatnya
berjauhan.
DIREKTUR
KARO TATAUSAHA
KABAG
KABAG ARSIP
KABID I
KASI A
KASI B
KABID II
KASI C
KASI D
KABID III
KASI E
KASI F
b) Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah asas
kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan dalam satu unit kerja karena
masing-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya. Arsip ini dilakukan bilamana satuan
organisasinya terpisah lokasi dari induknya.
Masing-masing unit organisasi yang terpisah
itu mempunyai komponen organisasi
pengelola surat tersendiri.
Keuntungan asas desentralisasi adalah :
1) Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan
unit kerja
2) Penetapan nilai guna arsip lebih tepat
3) Proses kerja lebih lancar karena arsip dapat
ditemukan dengan cepat
Kelemahan asas desentralisasi adalah :
1) Tidak ada keseragaman prosedur dan
perlengkapan
2) Pemborosan biaya, perlengkapan, dan tenaga
3) Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan
lebih sulit
DIREKTUR
KABID I
KABID II
TUP
KASI A KASI B KASI C
KABID III
TUP
TUP
KASI D KASI E KASI F
KASI G KASI H
FINISH
KASI I
Setelah mempelajari materi-materi tersebut Mari
kita uji pemahaman materi dengan menjawab soalsoal berikut ini.
Penilaian
Pilihlah (klik) pada huruf a, b, c, atau d di depan
jawaban yang tepat!
1. Sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada 1 unit kerja karena masing-masing
unit pengolah menyimpan arsipnya disebut asas.....
A. Sentralisasi
B. Desentralisasi
C. Gabungan
D. Pusat
2) Apabila suatu kantor pengurusan arsip keseluruhan
dipegang oleh salah satu unit kerja sendiri disebut.....
A. Asas gabungan
B. Asas sentralisasi
C. Asas desentralisasi
D. Asas duplikasi
3) Suatu unit kerja yang khusus melaksanakan kegiatan
kearsipan pada asas sentralisasi disebut.....
A. Unit sentral
B. Unit pengolah
C. Unit arsip
D. Unit kearsipan
4) Berikut ini keuntungan penyelenggaraan arsip secara sentralisasi,
kecuali.....
A. Pengawasan dokumen dan pengawasan yang baik
B. Pengembangan pegawai-pegawai yang ahli dalam bidang
kearsipan
C. Waktu dan tenaga akan lebih hemat karena arsip
dilokasikan dalam unitnya
D. Keseragaman dalam tenaga perlengkapan dan prosedur
kearsipan dapat dilaksanakan
5) Pimpinan akan lebih sulit dalam melakukan pengawasan secara
keseluruhan kegiatan kearsipan, ini adalah kekurangan dari asas.....
A. Desentralisasi
B. Gabungan
C. Sentralisasi
D. Terpusat
Ulangi menjawab soal ini
Ulangi menjawab soal ini
Ulangi menjawab soal ini