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會展專業組織
與人力規劃
主講人：黃淑芬 Debbie Huang
城市治理知識管理顧問公司 執行董事
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會展活動規劃重點
(25 Meeting Planning Function)
PCMA
 會展活動議題設計及效益規劃
 選擇場地
 相關設備安排
 預算
 場地、住宿及相關硬體的預訂
 交通安排
 節目流程設計
 文宣、場地使用的規劃
 建置註冊系統
 後勤支援服務的安排
 與場地提供者（convention center, hotel)的協調
 會展專案經理的合作
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 工作人員的分工管理（包括：場地及設備外來人力）
 運輸及倉儲
 功能場地的佈置
 展覽管理
 餐飲安排
 視聽設備安排
 講者邀請事宜
 社交娛樂安排
 公關傳宣規劃
 貴賓及眷屬行程規劃
 會議資料印製
 禮品安排及致謝相關安排
 會後評估及善後
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17 Independent Conditions
(執行會展要考慮的因素）
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PCMA
Time of year 舉辦時間
Labor conditions 工作條件
Length of meeting 會議期間
Size of attendance 參與人數規模
Site/facilities 場地/ 設備
Objective 欲達到的效益
Type of organization 主辦者型態
Location or geography 舉辦地點
Budget 預算規模
Participant funding 參與者經費
Management responsibility 管理責任範圍
Space requirements 場地空間需求
Transportation variables 交通選擇
Participant demographics 參與者分析
Social events 社交活動
Special requirements 特殊需求
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Weather 氣候狀況
會議組織計劃(A Meeting Plan)
會議的籌組工作分項繁瑣，每一項細
節的銜接都需仔細思考，一套完整的
會議組織計劃有如一個廚師的食譜，
無論新進或資深會議工作者都能按表
操課按部就班在期程內執行相關工作，
也是管理者監督會議進度的重要檢查
依據。
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會議籌備工作及議事規劃
 會議籌備組織及分工權責
• 擬定會議籌備執行計畫之要件：
1.籌備工作組織圖
2.籌備工作配置及作業流程
3.籌備工作時間表
4.各項工作檢查表
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第12屆國際志工協會亞太區域年會籌備委員會組織表
榮 譽 指 導 委 員會
大會召集人
顧 問
國際召集人：Dr. Kang Hyun Lee/IAVE總會會長
亞太地區召集人： Kylee Bates/ IAVE亞太區董事
國際聯絡： IAVE 國際資源中心 IRC
指 導 委 員 會
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召集人 ：
許惠美 /IAVE Taiwan理事長
許傳盛 /高雄市政府社會局局長
外交部
行政院青年輔導委員會
內政部
行政院南部聯合服務中心
經濟部
高雄市政府
大會籌備執行委員會
執行長：黃淑芬 / IAVE Taiwan 秘書長
執行委員 : 林長江董事長 /
黃琢嵩執行長 /伊甸社會福利基金會
/ 花蓮青少年公益組織
黃榮敦執行長
/
王明仁執行長 /財團法人台灣兒童暨家庭扶助基金會
吳美瑋執行總監/智邦科技股份有限公司
江顯新執行長/台灣財團法人喜瑪拉雅基金會
文宣
網頁組
媒體
公關組
議程
資料組
行政
庶務組
國際
聯絡組
志工
資源組
場地
設備組
交通
接待組
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膳食
住宿組
文
宣
網
頁
組
形
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設
計
設
海
報
宣
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宣
傳
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幟
與
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書
簽
到
退
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識
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証
邀
請
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新
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入
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周
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舞
台
報
到
會
議
介
紹
聯
絡
方
式
線
上
報
名
服
務
櫃
檯
時
間
地
點
DM
會
議
紀
錄
區
花
藝
佈
置
活
動
贈
品
活
動
光
碟
片
網
站
架
構
會
場
佈
置
作
業
Q&A
LOGO
計
文
宣
規
劃
印
刷
大
會
手
冊
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主
題
流
程
會議籌備工作及議事規劃
 講員邀請、論文收集及編製
•
講員及貴賓的邀訪作業方式
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3.
4.
•
重點是活動的目的
調查講員及貴賓的背景
明確相關的細節
協助活動的相關細節
講員論文收集編製作業方式
 會議通知書編製及發送
•
會議通知書內容
1. 收集舉辦會議活動的事實
2. 規劃通知書內容及時間表
 第一次通告書
 第二次通告書
 會前通告書(最後通告書)
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報名、報到及接待工作
 報名流程設計及格式
• 報名表設計及格式
 報名報到機制及規劃作業
• 報名作業
• 報名總表
• 大會報到資料提供 ─ 大會資料袋：
– 具備時間性(須在會展舉辦前1~4天內完成製作)
– 實用性 (大會手冊、地圖、名牌)
– 紀念品
– 宣傳性(印有主辦單位或贊助商LOGO宣傳品、新聞稿)
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報名、報到及接待工作
 報到工作流程及執行
•
報到區域的規劃
1. 確實了解與會出席人數：
»
預先報名人數
»
預期現場報名人數
»
講師、貴賓人數
»
工作人員人數
»
媒體及相關攝影採訪人數
2. 安排較長的報到時間
3. 規劃一個獨立但與全場相連的空間
4. 依照與會人數考慮空間及動線
5. 依照分類進行區隔
6. 人性化的考慮
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報名、報到及接待工作
 報到工作流程及執行
•
報到現場流程規劃
1. 動線的重要性
2. 簡單明確的流程
3. 依照程序進行報到
4. 建立問題處理小組
•
報到作業人力配置
1. 有經驗的人員來處理
2. 區域職責分配機制
3. 加強會前報到接待工作訓練
4. 做好人員工作時間分配
5. 對工作人員的規定
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會議餐飲及住宿規劃
會議餐飲型態及種類內容
• 開幕酒會(Opening cocktail party)
• 接待酒會(Welcome reception)
• 大會晚宴(Conference banquet)
• 文化主題餐宴(Gala dinner)
• 午餐演講會(Luncheon)
• 大型餐會(Conference Breakfast, Lunch, Dinner)
• 執行委員會餐會(Committee lunch or dinner)
• 其他特殊場合(Special Occasions)
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會議餐飲及住宿規劃
 住宿旅館選擇及勘察
• 選擇指定旅館(Official hotel)
• 安排不同等級的住宿
• 注意會議召開時間
• 搜尋住宿的資源選擇
– 直接安排
– 當地旅遊或觀光局
– 旅行社
• 調查房間數及房型需求
• 住宿合約之優惠協商
• 事前視察及簽訂合約
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會議交通及旅遊節目規劃安排
 會展交通規劃重點：
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空中交通：專用航空公司(Official Carrier)
地面交通服務：循環式交通(shuttle services)
專屬活動交通
選擇地面交通提供者
票務規劃服務
 大會旅遊的規劃重點：
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選擇大會旅遊的目的地
規劃合適的交通工具
事前辦理必要的規劃作業
安排相關必要用品及簡介
規劃事前旅遊須知及行程簡介
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會議交通及旅遊節目規劃安排
 眷屬旅遊節目規劃安排：
• 行程安排的安全性及順暢度
• 不要與大會重要議程相衝突
• 安排多元的行程選擇
• 安排具備一定語言程度的接待人員
• 安排安全卻可以實作的旅遊項目
• 價格的合理性
• 安排文化性高的旅遊節目
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會展行銷公關運用策劃
 網路行銷在會展的應用：
• 線上報名
• 線上訂房
• 線上論文繳交及評審
• 虛擬展覽
• 線上電子論壇
 網路行銷方法：
• 插圖廣告
• 郵寄名單(電子報)
• 傳統廣告
• 登錄
• 交換鏈結
• 專業刊物網站之公告欄
• 討論區或論壇區
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人力資源規劃及訓練
 會議行政人力：
-- 現場管理
-- 現場接待
-- 視聽設備
-- 紀錄 : 書面、影像
 專業人力：
-- 保全、醫護
-- 燈光、音響、攝錄影
-- 供膳
-- 翻譯
-- 司儀
-- 表演及娛樂
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現場執行作業及應變方案
 現場安全管理機制：
• 瞭解會展場地及週邊區域
• 收集各地與會者的資訊(完整聯絡網)
• 保護你的貴賓
• 製作緊急應變計畫
• 安排必要的保險事宜
 會展閉幕的後續工作：
• 向客戶郵寄會議成果報告並致謝
• 更新會展客戶資料庫
• 進行會展成果宣傳
• 發展和鞏固客戶關係
• 處理會展可能存在問題
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Q&A
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