Transcript Kommunikáció I.

Jenei Ágnes
Szervezeti kommunikáció
Belső kommunikáció
NKE-KTK Kommunikáció előadás
2012
Belső kommunikáció
Cél:
tájékoztatás (egyirányú),
kapcsolattartás (kétirányú)
lehetőség teremtése a részvételre
igények, vélemények megismerése,
döntés-előkészítő folyamatokba
bevonás
Belső kommunikáció
Fontos, mert:
– a kommunikáció hiánya elszigeteltséget teremt
– csak a jól tájékozott alkalmazottak értik meg:
• célok, helyzetek, feladatok
– motivál: személyes kontaktustartás, személyre szóló
figyelem
• „csak” tájékoztatás > frusztráció
KI?
Alkalmazott kommunikációs
szakember (PR, HR)
Hatékony belső kommunikáció
–
Hatékony komm.: minél rövidebb, közvetlenebb, annál jobb
–
Mediatizált tájékoztatás: nem pótolja a személyest
Belső kommunikáció
Identifikáció
Integráció
Motiváció
Információ
Kommunikáció
Alkalmazotti információs igény
Munkavégzéshez szükséges információk
Sztrók-szükséglet
– Tudni és érezni szeretné: szükség van rá
– Érezze: egyenként kezelik
– Elismerik teljesítményét, felelősséggel
ruházzák fel
Alkalmazottak által igényelt információk
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Jövővel kapcsolatos szervezeti tervek
Hatékonyság javulása
Személyzeti politika
Munkával kapcsolatos információ
Előmeneteli lehetőségek
Külső események hatása saját munkájára
Saját munka illeszkedése a szervezetbe
Szervezeten vagy osztályon kívüli szervezetek, osztályok,
tevékenységek
Hasonló tevékenységet végző szervezetekkel történő
összehasonlítás
Személyi változások és előléptetések
A szervezet társadalmi környezetével kapcsolatos kötelezettségei
Aktuális társadalmi témákkal kapcsolatos szervezeti álláspont
Promóciós tervek
Pénzügyi eredmények
Emberi érdeklődésre számon tartó történetek más
alkalmazottakról
Személyi (alkalmazotti) hírek (születésnap, évfordulók)
Preferált információs források
•
•
•
•
•
pletyka
főnök
vezetőkkel való találkozás
szervezet kiadványai
média
Leggyakoribb és legmegbízhatóbb információs forrás:
FŐNÖK
–
Ha a főnök vagy a kommunikációs csatornák nem működnek
megfelelően:
–
Felértékelődnek az ellenőrizhetetlen információs források
Vertikális kommunikáció: felülről lefelé
• célok megvalósítása - stratégia, a szervezeti és egyéni célok,
iránymutatás közlése
• munkavégzési utasítások és magyarázatok - konkrét feladatok
szétosztása, az elvégzés módjának közlése; annak
tudatosítása, hogy miként kapcsolódik más tevékenységekhez
az adott feladat
• elvárások, szabályzatok közlése - a szervezet működését
meghatározó keretek és formák közlése
• visszajelzés a teljesítményről - a beosztottak munkájának
értékelése
• nevelő szándékú üzenetek: - azzal a szándékkal küldött
információk, hogy a vezetők elkötelezzék beosztottjaikat őket
a közös értékrendszer mellett
Zavarok a felülről lefelé tartó kommunikációban
• információk leszűkülése, összefüggések felismerhetetlenné
válása
• rendszertelen, ad hoc jellegű tájékoztatás
• közlések módja: sablonos, rutinszerű, rossz arány az írásbeli és
a spontán szóbeli kommunikáció között
• lassú információáramlás
• párhuzamos tájékoztatás
• információk elakadása a vezetői szinteken
• visszajelzés hiánya
Elégtelen felülről lefelé tartó kommunikáció
• Bizonytalan, motiváció-vesztett
alkalmazottak, romló teljesítmény
• Pletykák terjedése
Vertikális kommunikáció: alulról felfelé
• Lehetőséget ad jobb döntések meghozatalára
• Elkötelezettebbé, motiváltabbá teheti az alsóbb szinten
dolgozókat
• Vezetés: reális képet kap a szervezetről, a vezetésről
• Fel tudja mérni, megfelelően gazdálkodik-e az erőforrásokkal
• Innovatív ötletekhez jut
• Közvetlen és mediatizált fórumot teremteni!
• Bátorítani, jutalmazni!!!
• Belső online monitoring, fókuszcsoportos kutatás
Zavarok az alulról felfelé tartó kommunikációban
• Gyenge, szórványos. Alkalmazottak: kényelmesek,
opportunisták, nem bíznak a „látszat-lehetőségekben”,
nem kezdeményeznek
• Középvezetők megszűrik, módosítják az információkat
(„kellemetlen”, „nem érdemes továbbítani”)
• Feladatok zömét megoldják, de hiányos a tájékoztatás
ezekről felfelé
• Sok áttétel: lassú, késedelmes információáramlás
Elégtelen alulról felfelé tartó kommunikáció
• Döntési problémák, hibás döntések, időbeni
késlekedése
• Kevésbé elkötelezett alkalmazottak
Horizontális kommunikációs rendszer
• Azonos szinten álló munkatársak között
• Funkciója: megerősíti az alkalmazottat,
hozzájárul pozitív közérzethez
Zavarok a horizontális kommunikációs
rendszerben
• Aránytalanul sok időt vesz el
• Negatív, destruktív tematika
Diszfunkcionális horizontális kommunikáció
Destruktív, leépít, rossz munkahelyi
hangulatot teremt
Belső kommunikáció megtervezése
• Premissza:
–
–
Eredményes kommunikáció: cél, partner, körülmények
figyelembevételével
üzenet testreszabása
• Alkalmazottak célcsoportokra szegmentálása:
–
információigény, informáltság, hozzáférés, motiváció, aktivitás,
lojalitás… alapján
• Érdek- és kapcsolati hálók feltérképezése
–
véleményvezérek, nyomásgyakorló potenciállal rendelkező
csoportok szóvivőinek feltérképezése
Kommunikációs feladatok
• Megfelelő információ kidolgozása a szervezet stratégiájáról
• A különböző szektorok, osztályok, szervezeti egységek által
elért eredményekről: információ terjesztése
• Rendszeres, folyamatos belső kommunikáció biztos: időszerű,
pontos, egyértelmű
• Belső kapcsolatok mint önálló kommunikációs csatornák
felhasználása, spontán és szabad információk és vélemények
gyűjtése
• Időszerű információk nyújtása szervezeti, pénzügyi innovációs
folyamatokhoz
• Vész- és válsághelyzetben információk időben történő
megosztása, máskülönben az alkalmazottak a külvilágtól
szerzett helytelen és félrevezető információkra hagyatkoznak
• Monitoring rendszer a belső közvélemény alakulásának nyomon
követésére kulcsfontosságú kérdéseket illetően
Eszközök
•
Belső újság, hírlevél, magazin, körlevelek, fórumok (intranet,
zártláncú tv)
•
Faliújság
•
Nyomtatott magazin,
•
Ötlet- és panaszláda
•
Értekezletek
•
Belső rendezvények
•
Külső rendezvények, képzések
Kérdések?
Köszönöm a figyelmet.