Transcript protokol kuralları

Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
PROTOKOL
KURALLARI
2013 Göle
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Tanışma – Tanıştırma -1
 İletişim tanışma – tanıştırma ile başlar .Tanışmada
isimlerin doğru söylenmesi gerekir.
 Tanışmada yeni gelenler var olanlara;
 Devlet başkanı ve cumhurbaşkanı dışındaki, erkekler
bayana;
 Astlar üstlerine, küçükler büyüklerine, gençler yaşlılara,
genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır.
 Tanıştırma ilk karşılaşma anında ya da salona girildiğinde
hemen yapılır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Tanışma – Tanıştırma -2
 Tanıştıran kişi daima ayakta kalmalıdır.
 Oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağı
kalkmalıdır.
 Kendinizi tanıtırken, ad ve soyadınızı söyleyin.
 Kendinizden üst birine ve eşine unvan ve görevinizi de
söyleyin.
 Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Tanışma – Tanıştırma -3
 El sıkmak sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir
selamlaşma biçimidir.
 El sıkmada ilk davranış, daima büyükten ve üst rütbeliden
gelmelidir.
 Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı, erkek karşılık
vermelidir. Uzatılan el havada kalmamalıdır.
 El sıkarken gücünüzü göstermeyin,karşınızdakinin gözüne
bakın.
 Kutlamada, en büyükten başlayın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Tanışma – Tanıştırma -4
 Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak öpme yoktur
 Tanıştırma ayakta ve ilk karşılamada olur.
 Tanışmada küçük büyüğe, erkeği kadına unvanıyla, ad ve
soyadıyla sunun.
 Tek kişi, kümelere tanıştırılır, kümelerdeki her kişi ile tek tek
tanıştırılmaya gerek yoktur.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
HİTAP - 1
 Hitapta genel kural, söze büyük olan başlar, konuyu o seçer
ya da değiştirilebilir.
 Büyük, yaşça, kültürel ve toplumsal alanda ve devlet
görevlerinde üstün kabul edilebilir.
 Sözlü iletişimin başlaması ve kurulmasında kadının önceliği
vardır.
 İnsanlara, isimleriyle ya da unvanlarıyla hitap etmek
gerekir.
 Eş düzeydekilere ve astlarınıza adıyla (Nejla Hanım),
unvanıyla (Müdür Bey), soyadıyla (Sayın Pehlivan ) ya da
“Sayın Daire Başkanı” gibi hitap edin.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
HİTAP - 2
 Üstlerinize ve eş düzeydekilere “Beyefendi/Hanımefendi”
deyin.
 Bir topluluğa hitap ediliyorsa, önce oradaki en üst olana,
sonra sırasıyla diğerlerine hitap edilmelidir.
 Resmi konuşma yaparken “ben” yerine “biz”,
“Okulumuz”, “müdürlüğümüz” deyin.
 Başkalarına “siz” , “lütfen” diyerek hitap edin,
gerektiğinde teşekkür edin. “Sen” diyebilmek için
samimiyet olmalıdır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
HİTAP - 3
 Büyük konuşurken sözü kesilmez.
 Ast konuşurken üst söze girerse ast hemen konuşmasını
keser. Astlar izin istemeden konuşmamalıdır.
 Üst konuşur ast dinlerken, onu dinlediğinizi belirtmek için
ara sıra “evet” “evet efendim” denilmelidir.
 Dinlemesini bilmek ve konuşma süresi sırasını beklemek
büyük erdemdir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
YAZIŞMALAR
 Kişiliğin yazışmadaki görünümü önce biçim, sonra içerik
yönünden önem taşır. Yazışmada yaratılan olumlu ya da
olumsuz etki, konuşmaya oranla daha kalıcıdır.
 Kartvizit, mektup ve zarf üzerinde hitap şekilleri önemlidir.
 Resmi mektuplarda genellikle “Sayın” ile başlanıp
“Saygılarımla” ile bitirilmelidir.
 Yazışmalarda kullanılan dilin açık, anlaşılır, yazının okunaklı
olması gerekir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
TELEFON KONUŞMASI -1
 Telefon konuşması özenle, dikkatle, incelikle yapılması
gereken önemli bir iletişim yoludur.
 Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın.
 Karşı taraf kendisini tanıtmamışsa “Kiminle görüşüyorum
efendim?” gibi nazik ifadeler kullanın.
 Yanlış numaraya telefon ettiğinizde özür dileyiniz.
 Telefonu kim açtıysa, onun kapatacağını unutmayın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
TELEFON KONUŞMASI -2
 Üstünüzle konuşurken, ondan önce telefonu kapatmayın.
 Üstünüz ve eş düzeydekilere, telefon görüşmesinin başında
ve sonunda saygı sunun.
 Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin.
 Resmi görüşmelere, toplantılara ve sessiz kalınması gereken
yerlere gidildiğinde cep telefonunun sesi kapatılmalıdır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
TELEFON KONUŞMASI - 3
 Üstünüz telefonla konuşurken odasına girmeyiniz.
 Siz telefonla konuşurken üstünüz odanıza girerse,
telefondakine “Bir dakika” deyip ayağa kalkınız, üstünüzün
emrini alıp sonra konuşmaya devam ediniz.
 Üstünüz varken size telefon geldiğinde, izin alarak
konuşunuz. Gerekirse sizi arayana “Ben sizi arayacağım”
deyip, konuşmayı bitiriniz.
 Telefon konuşmasında ses tonuna biraz canlılık, kibarlık
katılmalıdır.
 Gizlilik dereceli konular telefonda kesinlikle konuşulmaz.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
GİYİM -1
 Giyim, iletişimde önemlidir. Çünkü insanlar görünümlerine
göre karşılanır, kişiliğine göre uğurlanır. Uğurlanmak için,
karşılanmak gerektiğini unutmayın. Doğru olan, kişinin
kendi kişiliğine yakıştırdığını giymesidir. Ancak güzel, temiz,
sade giyinmek, bakımlı görünmek önemlidir. Bulunulan yere
ve ortama göre giyilecek kıyafet değişir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
GİYİM -2
 Konukların her davetin niteliğine ve saatine göre, alt ve üst
sınırları zorlamayan uygun giyimde olmaları önemlidir.
 Resmi toplantı ve törenlerde koyu renk (Lacivert)
takım/döpiyes; düz renk gömlek, giysiyle uyumlu çorap ve
ayakkabı giyilmesi önerilebilir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
SELAMLAMA -1
 Her türlü selamlamalarda genel kural, ast üstü, erkek
bayanı, ayrılan kalanları, gelenler varolanları selamlar.
Üstlerinize,
eş
düzeydekilere
önce
siz
selam
verin,
astlarınızın selamlarını da alın.
 Konferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi
yerlere başı açık girilir ve karşılık beklenmeden topluluk
selamlanır; çıkarken de selamlanılarak çıkılır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
SELAMLAMA - 2
 Cumhurbaşkanı, cenaze, ülkemizi ziyaret eden devlet
başkanları,
istiklal
marşı
çalınırken,
göndere
bayrak
çekilirken cephe alınarak selamlanır.
 Bir toplantıda önce ev sahibesi selamlanır. Ayrılırken de
yine önce ev sahibesi selamlanır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
SELAMLAMA - 3
 Yanınızdakileri selamlayan birini siz de selamlayın.
 Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir durumda gördüğünüzde
selam vermeyin; görmezlikten gelin.
 Sinema, tiyatro, konser gibi yerlerde birbirlerini gören
tanıdıklar başla hafifçe birbirlerini selamlamalıdır.
 Yanlışlıkla size selam verenlerin selamını alın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 1
 Karşılama ve uğurlamada katılanlar kıdem ve makamlarına
göre protokoldeki yerlerine dizilirler. Karşılamada varsa
onur kıtasından önce, uğurlamada ise kıtadan sonra
yerlerini alırlar.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 2
 Ankara’ da uygulanan Devlet Protokol Listesi şu
sırayı izlemektedir; Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı,
Başbakan, Genelkurmay Başkanı, Anamuhalefet Partisi
Başkanı, eski Cumhurbaşkanları, Anayasa Mahkemesi
Başkanı, Yargıtay Birinci Başkanı, Danıştay Başkanı,
Bakanlar Kurulu Üyeleri, Kuvvet Komutanları, Orgeneraller
ve Oramiraller, ...
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 3
 İl ve İlçelerde Protokol Listesi de Genel olarak İllerde
Vali, Garnizon Komutanı, Belediye Başkanı; İlçelerde
Kaymakam,
Garnizon
Komutanı,
Belediye
Başkanı
biçimindedir. Büyükşehir ve özellikle Konsolosluk ve Yabancı
Temsilciliklerin bulunduğu İl ve İlçelerde oraya özel
protokol listeleri hazırlanır ve yayınlanır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
KARŞILAMA / UĞURLAMA - 4
 Karşılamada ve uğurlamada, töreni kabul eden kişi
(Konuk), sağda görülecek biçimde yer alınır. Üstleri uçaktan
ya da otomobilden indiklerinde karşılarken başta kıdemli
sonra kıdemsizler, uğurlarken de önce kıdemsizler sonra
kıdemli yer alır. Uçağa binerken önce küçükler biner,
inerken üst olan iner.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 5
 Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir. Üst ve
eş düzey konuklarınızı kapıda karşılayın ve uğurlayın.
 Karşılamada en üst olan, konuğa ilk önce “hoş geldiniz!”
der ve elini sıkar.
 Uğurlamada ise, ilk önce ast olan “Güle güle” der, en üst
olan da en son “Güle güle” der ve elini sıkar. Yani konuk,
en son en üstte “hoş cakalın” der ve elini sıkar. Elini
sıkarken önce el uzatma hakkı üst olanındır.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 6
 Ev sahibi önden gider. Ancak önde yol gösteren biri varsa
ya da bilinen bir yere gidiliyorsa/giriliyorsa ev sahibi
konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder.
Üst yöneticinizi odanızın kapısında değil binanızın kapısında
karşılayın ve uğurlayın. Eş düzeydekini ise dairenizin
kapısında karşılayıp uğurlayın. Ast konuğunuzu da odanızda
ayağa kalkarak ve elini sıkarak karşılayıp uğurlayın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Otomobilde Öncelik -1
 Şoför kullanıyorsa resmi araçlarda protokol makamı aracın
sağ arka köşesidir. Üst burada oturur.
 Ancak, sizden üst birini ya da konuk olarak birini aracınıza
aldığınızda burayı ona bırakın. Resmi aracı kullanan
üstünüz ya da eş düzey ise şoför mahalline geçin.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Otomobilde Öncelik - 2
 Bir yere gittiğinizde, varsa ev sahibinin aracına binin. Üstün
eşi sol koltukta oturur; ancak, eşinden önce inecekse trafik
durumuna
göre
sağda
oturabilir.
Üstünüzü
aracınıza
aldıysanız, o inerken sizin de inmeniz gerekir.
 Resmi otomobile binerken önce üst, sonra kıdemsiz biner;
inerken önce üst iner.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme -1
 Ziyaret, bir kişinin izin alarak bir başkasını görmeye
gitmesidir.
 Ziyaretin toplumda iletişim açısından önemli bir işlevi
vardır. Yapılış amacına uygun olarak kurallarında
farklılık olmasına karşın, ziyaretlerin ana ilkelerine
uymak ziyaretin başarılı olmasını sağlar.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme -2
Değişik ziyaret türleri vardır:
 Resmi ziyaretler, nezaket (Protokol) ziyareti,
iş
ve görüşme ziyareti, bayram ziyareti, aile ziyareti,
hasta/hastane ziyareti, teşekkür ziyareti, evlilik kutlama
ziyareti.
 Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önceden
randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri
rahatsızlık yaratabilir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 3
 Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe
uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir.
 Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek
sunulabilir, uygun seçenekte anlaşılabilir.
 Bir kişiye randevu verirken, diğer bir kişinin randevusuyla
çakışmamasına özen gösterilmelidir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 4
 Çağrılara, toplantılara,
gidilmelidir.
görüşmelere
tam
saatinde
 İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır.
 Ziyaretlere gidilirken çiçek ya da mütevazı armağanlar
götürmek, her zaman geçerli davranıştır.
 Öğleden önce 10.00 – 11.00, Öğleden sonra 15.00 – 17.00
saatleri en uygun zamandır. Böylece ziyarete gidilen kişi,
zorla yemeğe davet etmek zorunda bırakılmaz.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 5
 İstenmediğinizi sezdiğiniz bir yere ziyaret yapmamak
gerekir.
 Resmi ziyaretler kısa olmalıdır; 15-20 dakika, en çok 30
dakika. Bu sürenin sonunda Ziyaretçilerin kendiliklerinden
izin alarak ayrılmaları gerekir. Bu, aradaki ilişkiye göre
daha uzun bir süre olabilir. Ancak her koşulda bu istek,
büyükten gelmelidir.
 Yöneticinize saygılı olun. Ona, taşıdığı unvana göre
makamınıza girdiğinde selamlayarak hitap edin.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 6
 İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına özen gösterin.
Yöneticiniz oturmanızı söylemeden ya da oturmanız
gerektiğinde izin istemeden oturmayın.
 Üstlerinizin karşısında bacak bacak üstüne
Konuşmalarınızda saygılı ifadeler kullanın.
atmayın.
 Yöneticinizin konuşmasını dinlerken gözlerine bakın.
Üstünüz sizi karşılarken ya da uğurlarken el sıkmak için
elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.Üstünüz ayağa
kalktığında siz de kalkın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 7
 Üstünüz görüşmenin sonunda “memnun oldum, teşekkür
ederim” derse, el sıkmak için elini uzatırsa, gitmeniz
gerektiğini anlayın.
 Yöneticinizin ya da üstlerinizin makamında oturacağınız
koltuk, masaya en yakın ve en uygun olan koltuktur. Siz
içerdeyken, sizden üst biri gelirse, oturduğunuz koltuktan
kalkıp bir koltuk geriye gitmeniz gerekebilir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 8
 Yöneticinin makamına birden çok kişi gittiğinizde, düzey ve
kıdeme göre sıralanın, en üst olan yöneticiye en yakın
oturmalıdır.
 Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için
sekreterinden randevu alın. Üstleriniz ve sizinle eş
düzeydekilerle randevu almadan ya da izin almadan
görüşmeye gitmeyin. Yöneticinin yanında biri varken, zorunlu
değilse ya da kendisi çağırmadıysa girmeyin. Girmek zorunda
olduğunuzda da özür dileyin.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 9
 Protokolde üst sağdadır. Otururken ya da yürürken astın solda
durması gerekir. Üstünüzün önüne geçmeyin. Astınızın
arkasına düşmeyin.
 Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve
törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. En üst en son
konuşur. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler
ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşmalar
yaparlar, konuşmanın başında ve sonunda saygıyla
selamlayın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 10
 Üstünüz ziyaretinize geldiğinde ya da denetime geldiğinde
ilke
olarak
makam
koltuğunuza
oturmayın.
Konuk
koltuğuna geçip karşısında oturun. Ancak yöneticiniz
geldiğinde, makam koltuğunuza buyur edin. Çünkü o
koltukta
siz
onu
temsil
ediyorsunuz.
Koltuğunuzu
Cumhurbaşkanı, Başbakan, Vali gibi yetkililer geldiğinde de
vermelisiniz. Başka kimseyi koltuğunuza oturtmayınız.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret /Görüşme - 11
 Kendi makam odanızda da olsa, üstlerinize saygılı olmak,
protokole ve görgü kurallarına uymak zorundasınız.
 Üstünüzün size değer verdiği için odanıza geldiğini
unutmayın. Sizi kendi odasına da çağırabilirdi. Bu
örgütünüzdeki diğer iş görenlerin gözünde size bir güç
katar.
 Bunun için karşılama,
kaçınılmamalıdır.
ağırlama
ve
uğurlamalardan
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 12
 Sizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak
kabul edin. Ancak eş düzeydekiler yaş, kıdem ve diğer
yönden sizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak
kabul etmek saygıyı gösterir.
 ilke olarak, saygı duyduğunuz kişilere eşit düzeyde oturun.
Bunun için odanızda olanaklıysa bir eşitliğin göstergesi
olan bir yuvarlak masa ve konuk koltukları olan bir yer
hazırlayın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 13
 Makamınızda resmi bir konuk ya da üstünüz varken içeriye
astlarınızı
almayın.
Zorunlu
kalmadıkça
telefonla
görüşmeyin, yazı imzalamayın, başka şeylerle ilgilenmeyin.
Zorunlu kaldığınızda özür dileyerek izin isteyin.
 Astınızla iş görüşmesi yaparken ve emir verirken ilke olarak
makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun.
Makam, yetki (otorite) ve sıra dizin (hiyerarşi) demektir.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 14
 Makamınızda, gelen konuğunuza ayağa kalkarak “hoş
geldiniz” deyin ve elini sıkın. Oturmaları için protokol
sıralarına göre, uygun yerlere buyur edin. Kendilerine
ikramda bulunun. En azından güler yüz gösterin.
 Konuklarınızı önce oturtun, sonra konuşun. Astlarınızı da
görüşmek gerekiyorsa önce oturtun sonra görüşün.
 Makam odanızda siz ev sahibisiniz, kabul ettiğiniz herkes
de konuktur. Konuğa ilgi ve saygı genel bir görgü kuralıdır.
Bunun için kim olursa olsun, önce konuğunuza buyur
etmek ve saygı göstermek zorundasınız.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 15
 İkramları (Örneğin çay) önce konuğunuza (en büyüğünden
başlamak üzere) sunun/sundurun. En son size sunulmalıdır.
 Göreve yeni başladığınızda kutlamaya gelenlere ikramda
bulunun, size gelenlerle ilişkileri sürdürmek teşekkür etmek
(iade-i ziyaret) için isimleri not edin. Gelemeyecek durumda
olanlara siz gidin ve kendinizi tanıtın. Sizden sonra atanan
akran ve üst yöneticilere de kutlama için önce siz gidin.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Ziyaret / Görüşme - 16
 Görevinizden ayrılırken astlarınızla toplantı yapın, hepsiyle
vedalaşın, katkıları için teşekkür edin; eş düzeydeki
yöneticilere ve üstlerinize de veda ziyaretinde bulunarak
teşekkür edin.
 Çalışma arkadaşlarınızın özel ve önemli günlerini kutlayın.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Toplantı – Yemek
Toplantılarda protokoldeki yerinize oturun. Toplantı
başkanından izin almadan konuşmayın ve toplantı
başkanına hitaben konuşun.
Resmi yemeklerde ev sahibi (yemeği veren) “buyurun”
demedikçe ev sahibi ve onur konuğu yemeğe başlamadıkça
sizde başlamayın. Ev sahibi ve onur konuğu masadan
kalkmadan siz de kalkmayın. Yemekte görgü kurallarına
uyun. Resmi yemekte ev sahibi olan birinci kişi konukları
kapıda karşılar; Uğurlamada ise kapıda ev sahibi olan ikinci
kişi bulunur.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Toplantı / Yemek - 2
İş yerinizdeki kişileri iyi tanımadan onlarla özel ilişkilere
girmeyin.
Kadın ve erkek arasında ayırım yapmayın, ancak
kadınlara daha saygılı olun.
Cinsel ön yargılar içeren bir dil kullanımından
sakınmak, yöneticiler için günümüzde en önemli
konulardan biridir. Kadınlara “güzelim”gibi sözlerle hitap
etmek, bilgili ve kültürlü yöneticiye yakışmaz. Aynı içerikli
şakalar ya da öneriler de uygunsuzdur.
Göle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Kaynak
Ticaret ve Turizm Öğretimi
Genel Müdürlüğü