Transcript 無投影片標題 - 專案管理研究所

第十七章
監測與控制專案主要計畫基準
1
Quiz
• 1. 每天活動完成資料的蒐集
• 2.根據時程、成本及品質變異綜合考量
，提出矯正措施
• 3.根據上述的矯正措施對時程、成本及
品質的衝擊分析，由變更控制委員會進
行變更申請的審查
• 4.承商與業主一齊根據交付標的的允收
準則審查確認的交付標的是可接受的。
• 5. 分析專案活動完成百分比
2
Quiz
• 6. 計算CV ，並預測完工所需花費的總
成本
• 7.依目前專案工作狀況，分析專案活動
之要徑及浮時
3
專案監測與控制綜述
4
專案控制過程綜述
專案控制的類型
－正規與非正規控制
－預防性與矯正性控制
－預先控制、過程控制及事後控制
－直接與間接控制
5
專案控制過程綜述
專案控制循環
控制循環系統
6
專案控制過程綜述
(1)建立績效標準(establishing performance standards)
(2)觀察績效(observe performance)
(3)比較計劃和實際的績效
(comparing planned and actual performance)
(4)採取矯正措施(taking corrective action)
7
專案控制過程綜述
專案監測與評估
1. 根據進度、成本、品質(技術性能)、目標和具體目標，專案處於哪一個位置？
2. 根據進度、成本、品質(技術性能)、目標和具體目標，專案工作包處於哪一個
位置？
3. 在專案中(根據計畫基準)，是哪些專案目標進展得比較好？
4. 在專案中(根據計畫基準)，是哪些專案目標進展得不好？
5. 專案是否出現了什麼問題？
6. 專案是否產生了哪些機遇？
7. 專案是否能繼續保持和企業目標的策略適切性？
8. 專案是否有哪些專案工作需要做但是沒有做？
9. 專案利害關係人是否對於專案的結果滿意？
10.專案客戶的印象怎麼樣－客戶對於專案工作進展的方式是否滿意？
11.專案是否進行了獨立的專案稽核或評估？
12.專案是否基於一個總體的『專案管理系統』進行管理？
13.專案團隊是否一個有力的實施組織(高效團隊)？
14.專案是否充分利用了企業所擁有的優勢？
15.專案是否已避免了對公司之弱勢的依賴？
16.專案是否能為公司賺錢了？
主要的專案控制、監測和評估問題
8
專案的監測與控制過程組
說明：未將過程之間的所有相
互關係與資料流程表示出來。
專案的監測與控制過程組
9
專案的監測與控制過程組
知識領域
專案整合
管理
專案整合
管理
專案範疇
管理
專案範疇
管理
過程
監測與控制
專案工作
輸入
專案管理計畫
工作績效資料
績效報告
預測
企業環境因素
組織過程資產
技術與工具
專家判斷
*專案管理方法論
*專案管理資訊系統
*實獲值管理法
輸出
變更請求
專案管理計畫更新
專案文件更新
*建議之矯正行動
*建議之預防措施
*建議之缺陷補救
變更請求
組織過程資產
*專案管理計畫
*工作績效資訊
*建議之預防措施
*建議之更正行動
*建議之缺陷補救
*交付標的
專家判斷
變更控制會議
*專案管理方法論
*專案管理資訊系統
變更請求狀態更新
專案管理計畫更新
專案文件更新
*核准之變更請求
*專案管理計畫更新
*專案範疇聲明更新
*建議之更正行動
*核准之預防措施
*核准之缺陷補救
*確認之缺陷補救
檢查
驗證範疇
範疇基準
利害關係人需求文件
需求追蹤矩陣
驗證的交付標的
驗收的交付標的
.變更請求
控制範疇
專案管理計畫
工作績效資料
利害關係人需求文件
需求追蹤矩陣
變異分析
再規劃
組織過程資產更新
變更請求
專案管理計畫更新
.工作績效量測
10
實施整合變
更控制
專案的監測與控制過程組
知識領域
專案時間
管理
專案成本
管理
過程
輸入
技術與工具
輸出
專案管理計畫
專案時程
工作績效資料
組織過程資產
*進度管理計畫
*進度基準
*批准的變更請求
進度報告
(進度)績效量測
時程壓縮橫道圖
偏差(變異)分析
(進度)變更控制系統
專案管理軟體
資源撫平法
情境分析法
調整提前與延後
時程壓縮法
排程工具
.工作績效量測
組織過程資產更新
變更請求
專案管理計畫更新
專案文件更新
*時程模型資料更新
*時程基準更新
*時程績效量測
*推薦的矯正行動
*活動清單更新
*活動屬性更新
成本績效基準
專案資金需求
工作績效資料
組織過程資產
控制成本
*工作績效資訊
*審定的變更申請
*專案管理計畫
實獲值量測
預測技術
剩餘工作績效指標
專案狀態績效審查
偏差管理
專案管理軟體
*成本變更控制系統
*績效量測分析
.工作績效量測
.完工(成本)預測
.組織過程資產更
.變更請求
.專案管理計畫更新
.專案文件更新
*成本基準更新
*推薦的矯正措施
控制時程
11
專案的監測與控制過程組
知識領域
專案品質
管理
專案人資
管理
過程
實施品質
控制
管理
專案團隊
輸入
技術與工具
輸出
品質管理計畫
品質計量指標
品質檢核表
工作績效量測
批准的變更請求
交付標的
組織過程資
.因果關係圖
.控制圖
.流程圖
.直方圖
.帕雷托圖(柏拉圖)
.趨勢圖
.散點圖
.統計抽樣
.檢查
.批准的變更請求審查
.品質控制量測
.驗證的變更
.驗證的交付標的
.組織過程資產更新
.變更請求
*驗證的缺陷修理
*品質基準更新
*推薦的矯正措施
*推薦的預防措施
*推薦的缺陷修理
.專案管理計畫更新
.專案文件更新
專案人員分派
人力資源計畫
團隊績效組評鑑
績效報告
織過程資產
*工作績效資訊
觀察與交談
專案績效評鑑
衝突管理
問題登記簿
.人際關係技能
.變更請求
.專案管理計畫更新
.企業環境因素更新
.組織過程資產更新
*推薦的矯正行動
*推薦的預防行動
12
專案的監測與控制過程組
知識領域
過程
專案溝通 報告績
管理
效
監測和
專案風險
控制風
管理
險
輸入
技術與工具
輸出
專案管理計畫
工作績效資料
工作績效量測
組織過程資產
*預測竣工
*品質控制量度結果
*專案管理計畫
*績效衡量基準
*批發的變更請求
*交付標的
偏差分析
預測方法
溝通方法
報告系列
*資訊演示工具
*績效資訊收集和匯總
*狀態審查會
*工時彙報系統
*成本彙報系統
.績效報告
.組織過程資產更新
*變更請求
*推薦的矯正行動
風險管理計畫
風險登記單
批准的變更請求
工作績效資訊
.績效報告
.風險再評估
.風險稽核
.偏差和趨勢分析
.技術績效衡量
.儲備金分析
.狀態審查
風險登記單更新
變更請求
*推薦的矯正措施
*推薦的預防措施
專案文件更新
*組織過程資產更新
*專案管理計畫更新
13
專案的監測與控制過程組
知識
領域
過程
專案採 管理
購管理 採購
輸入
採購文件
採購管理計畫
選定的賣方
績效報告
核准的變更請求
工作績效資料
*組織過程資
技術與工具
合約變更管制系統
採購績效審查
檢查與稽核
(採購)績效報告
付款系統
訴求管理
記錄管理系統
輸出
採購文件
組織過程資產更
新
變更請求
專案管理計畫更
新
專案監測與控制過程組子過程的輸入、工具與技術、及輸出
14
監測與控制專案工作
Monitor and Control Project Work
15
監測與控制專案工作過程
監測與控制專案工作過程的輸入、工具與技術、輸出
16
監測與控制專案工作過程
監測與控制專案工作過程的資料流圖
17
監測與控制專案工作的輸入
(1)專案管理計畫(project management plan)
(2)工作績效資訊(work performance information)
(3)專案績效報告(project performance report)
(4)否決的變更需求(rejected change request)
(5)回饋資訊(feedback information)
(6)預測(forecasts)
18
監測與控制專案工作的工具和技術
(1)專家判斷(expert judgment)
(2)專案管理方法論(project management methodology)
(3)專案管理資訊系統
(project management information system)
(4)實獲值技術(earned value techniques)
(5)專案控制會議(project control meeting)
19
監測與控制專案工作的輸出
(1)變更請求(requested changes)
－建議的矯正措施(recommended corrective actions)
－建議的預防措施(recommended preventive actions)
－建議的缺陷修復(recommended defect repair)
(2)專案報告(project reports)
20
實施專案整合變更控制
Perform Project Integrated Change Control
21
實施專案整合變更控制過程
(1)保持原有績效度量基準的完整性
(2)保證專案產出物的變更與專案計畫任務變更的一致
(3)統一協調各個方面的變更要求
22
實施專案整合變更控制過程
專案整合變更控制系統
23
實施專案整合變更控制過程
實施整合變更控制過程的輸入、工具與技術、輸出
24
實施專案整合變更控制過程
實施整合變更控制過程的資料流圖
25
實施整合變更控制的輸入
(1)專案管理計畫(project management plan)
(2)工作績效資訊(work performance information)
－交付標的資訊(deliverables information)
－其他回饋資訊(feedback information)
(3)變更請求(requested changes)
－建議的預防措施(recommended preventive actions)
－建議的矯正措施(recommended corrective actions)
－建議的缺陷修復(recommended defect repair)
26
實施整合變更控制的輸入
(4)企業環境因素(enterprise environment factors)
－專案管理方法論(project management methodology)
－專案管理資訊系統
(project management information system)
－專案變更控制系統(project change control system)
－專案型態管理(project configuration management)
型態辨識(configuration identification)
型態狀況(configuration accounting)
型態和稽核(configuration audits)
型態記錄(configuration records)
27
實施整合變更控制的輸入
(5)組織過程資產(organizational process assests)
－變更控制程序
－批准變更及發出變更權限的程序
－過程量測資料庫
28
實施整合變更控制的工具和技術
(1)專家判斷(expert judgment)
(2)變更控制會議(change control meetings)
(3)專案的績效量測
29
實施整合變更控制的輸出
(1)變更請求狀態更新(change request status updates)
－批准的變更申請(approved change requests)
－否決的變更申請(rejected change requests)
－批准的矯正措施
(approved corrective actions (updated))
－批准的預防措施(approved preventive actions)
－批准的缺陷修復(approved defect repair)
－確認的缺陷修復(validated defect repair)
－批准的交付標的(approved deliverables)
30
實施整合變更控制的輸出
(2)更新專案管理計畫(project management plan updates)
(3)更新專案文件(project document updates)
(4)經驗學習(lessons learned)
31
驗證範疇
Verify Scope
32
驗證範疇過程
驗證範疇過程的輸入、工具與技術、輸出
33
規劃採購過程
驗證範疇過程的資料流圖
34
驗證範疇的輸入
(1)專案管理計畫(project management plan)
－專案範疇管理計畫
(project scope management plan)
－專案範疇說明(project scope statement)
－工作分解結構(WBS) 和
工作分解結構字典(WBS Dictionary)
(2)需求文件(requirements documentation)
(3)需求追蹤矩陣(requirements traceability matrix)
(4)確認的交付標的(validated deliverables)
35
驗證範疇的工具和技術
(1)檢查(inspection)
－審查(reviews)
－產品評審(product reviews)
－稽核(audits)
－演練(work through)
36
驗證範疇的輸出
(1)允收的交付標的(acceptable Deliverables)
(2)確認後的範疇(validated scope)
(3)變更請求(change requestes)
(4)更新專案文件 (project document updates)
－WBS和WBS字典更新
37
控制範疇
Control Scope
38
控制範疇過程
(1)範疇變更產生的原因
－專案外部商業環境發生了變化
－專案範疇的初始計畫編制不周密詳細，有一定
的錯誤或遺漏
－專案的實施技術、手段或方案有了更好的選
擇，需要對專案範疇進行變更
－專案實施組織本身發生變化
－專案的客戶對專案、或專案產品或服務的要求
發生變化，需要對專案範疇進行變更
39
控制範疇過程
(2)範疇變更造成的影響
－需要對所有的專案管理計畫根據變更的情況進行修訂
－將變更結果通知到所有受到影響的專案工作小組
－專案已經完成的部分工作成果會被拋棄
－範疇變更最大的衝擊可能會造成專案終止的決策
－範疇變更控制的焦點問題
40
控制範疇過程
控制範疇過程的輸入、工具與技術、輸出
41
控制範疇過程
控制範疇過程的資料流圖
42
控制範疇的輸入
(1)專案管理計畫(project management plan)
－範疇基準(scope baseline)
－範疇管理計畫(scope management plan)
－變更管理計畫(change management plan)
－變更控制系統(change control system)
－型態管理計畫(configuration management plan)
－需求管理計畫(requirements management plan)
43
實施品質保證的輸出
(2)工作績效資訊(work performance information)
(3)績效報告(performance reports)
(4)利害關係人需求文件(requirements documentation)
(5)需求追蹤矩陣(requirements traceability matrix)
(6)組織過程資產(organizational process assets)
(7)批准的變更需求(approved change requests)
44
控制範疇的工具和技術
(1)變異分析(variance analysis)
(2)重新規劃(replaning)
45
控制範疇的工具和技術
控制範疇的流程圖
46
控制範疇的輸出
(1)工作績效量測(work performance measurements)
(2)變更請求(change requests)
(3)更新組織過程資產
(organizational process assets updates)
(4)更新專案管理計畫(project management plan updates)
(5)更新專案文件 (project document updates)
47
控制專案時程
Control Project Schedule
48
控制專案時程過程
控制時程過程的輸入、工具與技術、輸出
49
控制專案時程過程
控制時程過程的資料流圖
50
控制時程的輸入
(1)專案管理計畫(project management plan)
(2)專案時程(project schedule)
(3)工作績效報告(work performance reports)
(4)組織過程資產(organizational process assets)
(5)已批准的變更需求(approved change requests)
51
專案時程控制的工具和技術
(1)進展報告(progress reporting)
(2)績效審查(performance reviews)
－變異分析(variance analysis)
－趨勢分析(trend analysis)
－實獲值績效(earned value performance)
(3)時程績效量測(performance measurement)
52
專案時程控制的工具和技術
(4)變異分析(variance analysis)
(5)時程變更控制系統
(schedule change control system)
(6)專案管理軟體(project management software)
(7)資源撫平(resources leveling)
53
專案時程控制的工具和技術
(8)情境分析(what-if scenario analysis)
(9)調整提前和滯後(adjusting lead and lag)
(10)時程壓縮(schedule compression)
(11)時程比較甘特圖(schedule comparing bar charts)
54
控制時程的輸出
(1)工作績效量測(work performance measurement)
(2)更新組織過程資產
(organizational process asserts-updates)
(3)更新時程計畫及時程基準
(schedule plan and schedule baseline updated)
(4)變更請求(requested changes)
(5)建議的矯正措施(recommended corrective actions)
55
控制時程的輸出
趕工的投入資源和生產效率
56
控制時程的輸出
(6)更新專案管理計畫
(project management plan updates)
(7)更新專案文件 (project document updates)
－時程資料(schedule data)
－時程模型資料更新(schedule model data (updates))
－專案時程表(project schedule)
57
控制專案成本
Project Cost Control
58
控制成本過程
◎控制專案成本(project cost control)：
對造成成本基準變更的因素施加影響；確保變更請求
獲得同意；當變更發生時，管理這些實際的變更
◎專案成本控制過程(project cost control process)：
指專案實施組織為保證在變化的條件下實現其預算成
本，按照事先擬定的計畫和標準，採用各種方法，對
專案實施過程中發生的各種實際成本與計畫成本進行
對比、檢查、監測、引導和矯正，盡量使專案的實際
成本控制在計畫和預算範圍內的管理過程
59
控制時程的輸出
控制專案成本過程的輸入、工具和技術、輸出
60
控制時程的輸出
控制專案成本過程的資料流圖
61
控制專案成本的輸入
(1)專案管理計畫(project management plan)
－專案成本管理計畫(project cost management plan)
－成本基準計畫(cost baseline)
(2)專案資金需求(project funding requirements)
(3)工作績效資訊(work performance information)
(4)成本績效報告(cost performance reports)
(5)批准的變更請求(approved change requests)
62
控制專案成本的工具和技術
(1)績效量測分析(performance measurement analysis)
◎實獲值分析 (earned value analysis; EVA) ：
－計畫值(PV, Planned Value)
－實際成本(AC, Actual Cost)
－淨值(EV, Earned Value)
－剩餘工作的成本估算
(ETC, Estimate to Completion)
63
控制專案成本的工具和技術
實獲值管理流程
64
控制專案成本的工具和技術
(1)績效量測分析(performance measurement analysis)
◎常用的量測 ：
－成本偏差(CV, Cost Variance)：CV=EVAC
－進度偏差(SV, Schedule Variance)：SV=EVPV
－成本績效指數
(CPI, Cost Performance Index)：CPI=EV/AC
－進度績效指數
(SPI, Schedule Performance Index)：SPI=EV/PV
65
控制專案成本的工具和技術
實獲值管理的各項指標示意
66
控制專案成本的工具和技術
縮寫
術語全稱
術語涵義
舉例說明
PV
計劃值
planed
value
截止目前，計劃完成工作( 計劃完成1／4工作，PV＝1000
量)的預算值是多少。
美元。
EV
實獲值
earned
value
截至目前，實際完成工作( 完成了計劃的80％，EV＝
量)的預算值是多少。
1000×80％＝800美元。
AC
實際值
actual cost
截至目前，實際完成工作( 實際花費了900美元，AC＝900
量)的實際支出是多少。
美元。
專案預算
BAC budget at
completion
專案總共的預算是多少。
無論實際如何，總共預算沒有變
化，所以：BAC＝4000美元。
完工估算
EAC estimate at
completion
根據專案目前的績效情況
，預計完成專案所有工作
的成本是多少。
如果目前的專案偏差代表整個專
案，剩下的專案工作與已完成的
專案工作有相同的生產效率，則
：EAC＝4500美元。
67
控制專案成本的工具和技術
縮寫
術語全稱
術語涵義
舉例說明
完工尚需估算 預計完成剩餘工作還需
ETC＝4500-900＝3600美元
ETC Estimate to 要花費多少成本。
completion ETC＝EAC-AC
完工偏差
VAC Variance at
completion
專案預算與完工估算之
間的偏差是多少。
VAC＝4000-4500＝-500美元
VAC＝BAC-EAC
PC
任務完成百
分比
percent
completion
指已經完成的工作占專
PC＝EV／BAC＝800／4000
案總工作量的比例。
＝20％。
PC＝EV／BAC
PS
成本消耗
百分比
percent
spent
指已消耗成本占專案總
PS＝AC／BAC＝900／4000
預算的比例。
＝22.5％。
PS＝AC／BAC
實獲值管理的基本術語和概念
68
控制專案成本的工具和技術
實獲值管理中的偏差和績效指標
69
控制專案成本的工具和技術
◎某專案計畫工期為4年，預算總成本為800萬元。在專
案的實施過程中，通過對成本的核算和有關成本與進度
的紀錄得知，在開工後第二年末的實際情況是：開工後
兩年末實際成本發生額為200萬元，所完成工作的計畫
預算成本額100萬元。與專案預算成本比較可知：當工
期過半時，專案的計畫成本發生額應該為400萬元。試
分析專案成本執行情況和計畫完工情況
70
控制專案成本的工具和技術
專案成本計劃與執行情況
71
控制專案成本的工具和技術
◎分析與計算：
專案進行到兩年時，使用淨值法所需的三個中間變量的數
值分別為：
PV=400萬元
AC=200萬元
EV=100萬元
專案成本偏差CV=EV-AC=100萬元-200萬元= 100萬元
專案進度偏差SV=EV-PV=100萬元-400萬元= 300萬元
進度績效指數SCI=EV/PV=100/400*100%=25%
成本績效指數CPI=EV/AC=100/200*100%=50%
72
控制專案成本的工具和技術
(2)預測技術(forecasting)
EAC = AC + ETC
EAC = (AC + BAC)–
EV
EAC = [AC+(BAC –
EV)]/CPI
剩餘工作績效指標(到
完成時的績效指標)
(TCPT)
如果最初的估算缺陷，你可以使用這種
完工估算進行修正。
如果目前的變化情況並非普通情況，而
且預計不會繼續下去，可以採用這一公
式進行完工估算。
如果變化情況普遍，而且預計會持續下
去，應該採用這種計算公式。
TCPT 
BAC  EV
BAC  AC
─
完工估算(EAC)的計算方式
73
控制專案成本的工具和技術
(2) ◎可通過實獲值資料來計算ETC ：
基於非典型的偏差計算ETC
(ETC based on atypical variances)
公式：ETC=(BAC – EVC)
基於典型的偏差計算ETC
(ETC based on typical variances)
公式：ETC＝(BAC – EVC)/ CPIC
使用新估算來計算EAC (EAC using a new estimate)
公式：EAC=ACC + ETC
74
控制專案成本的工具和技術
(2) ◎最常用的使用實獲值計算EAC 的預測技術 ：
使用剩餘預算計算EAC(EAC using budgeted rate)
公式：ETC = ACC + BAC – EV (較大變異之預估)
使用CPIC 計算EAC(EAC using present CPIC)
公式：EAC=ACC +((BAC–EV)/CPIC)
(較小變異之預估)
使用CPIC 及SPIC計算EAC
(EAC using present CPIC and SPIC)
公式：EAC=ACC +[(BAC–EV)/(CPIC  SPIC)]
75
控制專案成本的工具和技術
(3)剩餘工作績效指標 (To-complete Performance Index, TCPI)
－TCPI based on the BAC：TCPI = (BAC−EV)/(BAC−AC)
－TCPI based on the EAC：TCPI = (BAC−EV)/(EAC−AC)
剩餘工作績效指標
76
控制專案成本的工具和技術
(4)成本變更控制系統(cost change control system)
(5)成本變更控制系統(cost change control system)
(6)專案績效審查(project performance revuews)
(7)專案管理軟體(project management software)
(8)變異管理(variance management)
77
控制專案成本的輸出
(1)更新專案管理計畫
(project management plan(updated))
(2)建議的矯正措施(recommended corrective actions)
(3)預測完工估算(forecased completions)
(4)變更請求(requested changes)
(5)更新組織過程資產
(organizational process asstes (updated))
78
Q&A
79