Transcript 電子公文交換手冊
電子公文交換系統 教育訓練手冊 敦陽科技 林國立 97/07/116 電子公文注意事項 • 電子收文請查驗收文流水號是否順號，避 免漏收公文 • 電子發文後請三天後檢查是否確認並補發 紙本及修改公文狀態 • 請定時檢查電子公文交換系統是否正常連 線 • 如有公文系統問題，請電29603456#8500 ．公文電子交換網址如下：http://edoc.tpc.gov.tw/ ．當出現『系統登錄畫面』時，請在『用戶帳號』與『存取密碼』處輸 入要登入的帳號資料，按『登入系統』，開始登入公文交換網頁 ．『存取密碼』：輸入『CA卡 PIN碼』 sysadmin(小寫) sysadmin(預設值) ********(8碼數字) ．跑出此畫面表示已通過IC卡密碼驗證. ．收發文訊息-檢查系統 是否正常連線 訊息 ：為系統運作的說明。並請注意連線時間是否與系統時間相符合(系統 預設每十分鐘連線一次)，如二十分鐘沒訊息煩請重開系統，系統有可能己出 現異常或離線。 警告 ：為警告訊息，為提示使用者的說明，不會影響收發文的狀況。 錯誤：為錯誤訊息，系統運作時發生異常，請與公文維護工程師聯絡。 ．主要功能區 待確認公文(發文人員) (收文人員)收文管理 發文管理(發文人員) 公文交換相關查詢 環境設定 收文人員 ．收文管理畫面介紹 收文管理工具列 狀態列 請每日檢查收文管理件數是否和自動列印的數量相符，以免漏文 (可使用註記功能輔助 或 檢查印出之公文收文流水號是否順號) ．收文管理工具列 查詢 ：點選『起始日期』與『截止日期』，按查詢。 檢視：檢視一份收文的內容。 備忘：提供輸入該公文的備忘資訊。 重製：重新匯出被點選的公文之電子檔（本文與附件）至公文交換電腦 中。 重送 ：請伺服器重新接收一次此份公文。 確認：重送『收文確認訊息』給發文方。 註記：提供將一筆公文作標記，以表示『已收文』或『已處理』。 錯誤：可顯示收發文錯誤訊息。 列印：列印收文清單資料，提供核對收文。 ．收文管理--檢視公文 檢視：檢視一份收文的內容。 操作方式：先執行『查詢』功能，再點選一份公文，按『檢視』 即可，要檢視本文，在『收文檢視視窗』中，點選『本文』，按 『檢視』即可。 手動列印 ．收文管理—確認 當公文已收到且已印出紙本時，點選那一份公文（狀態通常是『尚未 確認』），按『重送』，出現確認訊息視窗時，按『確認』即可，待 下次系統連線後即會將確認訊息送出。 ．收文管理—列印 操作方式：執行『查詢』功能後，按『列印』，出現清單畫面後，按 該畫面中的『列印』功能即可列印出清單資料。 ．無法自動列印公文或列印紙本文時 請檢查自動列印程式是否常駐(電腦右下角) 若無請到開始---程式集---自動列印程式---點選自動列印程式 手動開啟 發文人員 ．公文交換待確認公文畫面介紹 待確認公文工具列 請檢查超過三日未確認的公文，列印紙本再點選修改紙本 將公文移至發文管理(以後歷史資料查詢才查得到) ．待確認公文工具列 時間倒數：與交換中心連線時間(預設為十五分鐘)，時間結束時會出 現連線，並開始收、發公文 收發：立即與伺服器連線並收發公文 查詢：立即查詢待確認公文的狀態及收發情形 檢視：檢視待確認公文的公文內容 備忘：編輯公文備忘錄 受文：檢視公文受文者的收文狀況(是否確認、收文時間、確認時間、 退件時間) 重送：重送異常未寄達的公文 刪除：刪除尚未發送的公文(刪除待送出、語法錯誤的公文) 列印：列印未確認的受文者的紙本公文 修改：將尚未確認的受文者更改為紙本不再等候確認 狀態：更改收發狀態及優先度為起始值 ．發文資料匣 黃燈 ：表示為當天送出之公文，且尚未有受文者回覆確認訊息。 紅燈 ：表示為昨天送出之公文或語法錯誤的公文。 綠燈 ：表示為當天送出之公文，已經有受文者回覆確認訊息。 待送出 ：表示該份公文已經在伺服器上的待傳送區內。 已送出 ：表示該份公文已經傳送出去，但尚未有受文者回覆收文確認 訊息。 部分確認 ：表示已經有受文者收到公文，並回覆收文確認訊息。 (含退件)：表示此公文有發送閘道公文，但此公文收文閘道方檢查異 常，閘道退回此件公文，並列示退件時間。 ．受文者狀態列 黃燈 ：表示受文者尚未回覆確認訊息。 綠燈 ：表示受文者已經正確收到公文，並回覆確認訊息。 紅燈 ：表示為紙本受文者、或閘道退件受文者 否 ：表示該受文者尚未回覆確認訊息。 是 ：表示受文者已經正確收到公文，並回覆確認訊息。 閘道退件時間 ：表示此公文收文閘道方檢查異常，閘道退回此件公文， 並列示退件時間。 ．發文管理畫面介紹 發文管理工具列 發文管理為全部確認或部份紙本的公文，請使用發文日期作查詢 鎖卡解碼作業 鎖卡解碼處理 如無法進入公文交換系統 請將ic卡及讀卡機移除再重接一次並電腦重開機，再進入交換系統一次，即可正常 如仍異常請進行鎖卡解碼作業，請用下列網址進入鎖卡解碼 機關單位 https://www.ecard.net.tw/gca_ic/04-04.html 學校單位 https://www.ecard.net.tw/xca_ic/04_02.htm 輸入用戶代碼 cat5002 (小寫) 如出現用戶代碼錯誤則需找原卡片申請人 鎖卡解碼處理 輸入用戶代碼 cat5002 輸入原來IC卡密碼 公文交換相關查詢 ．是否有未收公文? 點選機關狀態查詢--- “機關用戶登入狀態查詢 “ 查詢網頁 查看自己的單位----未收文件數 ．全國及中心未收文查詢 點選未收文查詢---查看自己的單位----未收文件數 ．歷史資料查詢 請輸入 機關代碼 37641XXXXX(各機關自己的代碼) 帳號 sysadmin (預設帳號) 密碼 XXXXX (進交換系統的密碼) ．收文管理及發文管理查詢