Transcript Manual de acogida - Confebask Formación

Documento de soporte para elaborar el
manual de acogida
Herramienta de evaluación:
Cuestionario de satisfacción dirigido a
la persona incorporada
ACOGIDA
Actividades del
proceso de acogida
Manual de acogida
Plan de formación de acogida
y evaluación de competencias
1
Documento de soporte para la elaboración del Manual de acogida
Es la base del material para elaborar el Manual de acogida.
Contiene las indicaciones para elaborarlo así como las plantillas para llevarlo a cabo. Sus páginas están diferenciadas
con colores:
blanco para las indicaciones
verde para las plantillas que son de uso recomendado, pero que deben ser personalizadas
amarillo para las plantillas que son de uso recomendado y que pueden ser utilizadas tal y como están
redactadas
naranja para plantillas adicionales, bien con contenidos ya directamente utilizables o que deben ser
personalizados
Actividades del proceso de acogida
Muestra una lista de las actividades que debieran realizarse en un proceso de acogida, de forma secuencial,
asignando para cada una de ellas una responsabilidad estándar dentro de la empresa.
Plan de formación de acogida y evaluación de competencias
Muestra un modelo en el que plasmar las actividades de formación típicas de la acogida de cara a facilitar su
seguimiento.
Además, aporta otro modelo para evaluar las competencias de la persona respecto al puesto en el momento de la
acogida y mientras dura el proceso de acogida.
Manual de acogida
2
Nombre de la Empresa
Índice
Nuestra bienvenida
Ocurrió en esta empresa…
1.
Presentación de la empresa
2.
Aspectos sociolaborales.
3.
Sistema integrado de gestión: calidad.
4.
Sistema integrado de gestión: prevención.
5.
Sistema integrado de gestión: medio ambiente.
6.
Sistema integrado de gestión: mejora continua.
7.
Sistema integrado de gestión: política de igualdad de oportunidades
de mujeres y hombres.
8.
Sistemas de información.
9.
Prácticas de gestión de las personas.
10. Informaciones útiles.
Manual de acogida
3
Qué es y qué pretende un manual de acogida
El manual de acogida es un documento que contiene la información básica necesaria para comprender la empresa en la que
trabajamos.
Se utiliza para explicar lo esencial de la empresa y del puesto de trabajo al que acceden las nuevas incorporaciones. Esto
incluye a las personas acogidas a los diferentes programas de prácticas. Específicamente, debe ser entregado y explicado
también a alumnos dentro de los programas FCT (Formación en Centro de Trabajo).
Este manual debe estar redactado de forma sencilla y fácilmente comprensible.
Debe servir para aclarar las dudas principales de cualquier persona que se haya incorporado recientemente a nuestra
empresa.
Pero no sólo se trata de aclarar informaciones, sino que también debe transmitir el “calor y respeto humano” necesario que
ayude a trasladar y contagiar nuestros valores a las nuevas incorporaciones. “Sólo hay una primera ocasión de causar la
primera impresión”.
Las personas, mujeres y hombres, reconocerán una empresa atenta a sus necesidades si encuentran este primer detalle.
Además, si somos capaces de generar un manual bien redactado y clarificador de lo esencial de nuestra empresa, estamos
minimizando pérdidas de tiempo (y de rendimiento, también) por búsquedas de información.
Si nos anticipamos respondiendo a la pregunta: ¿qué información puede hacerle falta a una persona que se acaba de
incorporar? entonces estamos comenzando a construir una relación adulta entre la empresa y las personas que la habitan.
A continuación vas a encontrar una guía con explicaciones que te ayudarán a construir un manual de acogida orientado a
realizar acogidas igualitarias y eficaces.
Manual de acogida
4
Nombre de la Empresa
Mensaje firmado por la Dirección de la empresa en que, de forma sencilla, se da la
bienvenida a la persona que se incorpora.
Nuestra
bienvenida
El mensaje debe garantizar un trato igualitario en el uso del lenguaje, enfatizando en
la “rentabilidad” que supone para la empresa contar con una amplia diversidad de
personas y talentos.
Ejemplo 1:
Gracias por incorporarte a XXX. Te damos la bienvenida con el deseo de que podamos compartir experiencias de
trabajo beneficiosas para las dos partes. Para ti, en la medida en que pueda servirte para tu desarrollo personal y
profesional. Para nuestra empresa, de la que desde ahora ya formas parte, en la medida en que tu aportación nos
pueda ayudar a mejorar la competitividad y afrontar con más garantías los retos de futuro.
Esperamos que sobre una base de mutua confianza podamos construir una relación fructífera. Vamos a compartir
muchas horas de nuestro tiempo. Por eso merece la pena que leas este documento. Está pensado para ayudarte a
entender quiénes somos: lo hemos redactado pensando en ti. Ayúdanos con tu opinión a mejorarlo día a día. Gracias
de nuevo.
Ejemplo 2:
Gracias por incoporarte a XXX. Recibe nuestra más cordial bienvenida. Hoy comenzamos una relación que esperamos
sea beneficiosa para las dos partes.
Tienes entre tus manos nuestro manual de acogida, un documento que te servirá para tomar contacto con nuestra
empresa. En él vas a encontrar información útil sobre diversos aspectos. Necesitaremos que más adelante nos ayudes
a mejorarla con tus opiniones. Tómate tu tiempo para leerla y pregunta todo aquello que creas conveniente.
Dale un toque personal a la bienvenida.
Manual de acogida
5
Qué es y qué pretende un manual de acogida
El manual de acogida debe estar estructurado de forma modular. Incorporará una serie de contenidos agrupados temáticamente y que
pueden ser reutilizados para otras actividades de la empresa.
Estos contenidos conforman bloques homogéneos, cada cual con sentido propio.
Los diez módulos de que consta el manual son los siguientes:
Manual de acogida
1.
Presentación de la empresa
2.
Aspectos sociolaborales.
3.
Sistema integrado de gestión: calidad.
4.
Sistema integrado de gestión: prevención.
5.
Sistema integrado de gestión: medio ambiente.
6.
Sistema integrado de gestión: mejora continua.
7.
Sistema integrado de gestión: política de igualdad de oportunidades de mujeres y hombres.
8.
Sistemas de información.
9.
Prácticas de gestión de las personas.
10.
Informaciones útiles.
6
Contenidos del módulo “Presentación de la empresa”
En este módulo presentamos nuestra empresa.
Nos pueden servir para ello otras presentaciones de las que ya dispongamos: catálogos genéricos, presencia en Internet,
catálogos de producto, etc.
No debemos olvidar que es importante mantener una coherencia entre la imagen externa y la imagen interna.
Este módulo se compone de los siguientes contenidos:
• Misión, visión y valores. En el caso de que estén formulados, deben presentarse tal cual. Conviene incorporar pequeños
textos explicativos teniendo en cuenta que la persona destinataria del manual de acogida es nueva en la empresa.
• Organigrama de la empresa, con apoyo de explicaciones para comprender cómo funciona. Es importante conocer dónde están
las mujeres y los hombres en la organización, para lo cual, deben figurar nombres de personas para conocer quién es quién.
• Breve presentación didáctica de las líneas estratégicas actuales de la empresa.
• Breve historia de la empresa. Exposición cronológica de los principales acontecimientos en la vida de nuestra empresa: año
de su fundación, hitos relacionados con pedidos, mercados o productos, cambios significativos, reconocimientos, etc.
• Gráficos con información sobre la clientela principal y sobre los productos/servicios que se generan en la empresa. Es
interesante aportar una visión evolutiva y aportar documentos didácticos sobre los productos, para que todo el mundo pueda
comprenderlos.
• Información básica sobre las tecnologías que utilizamos en la empresa.
Manual de acogida
7
Contenidos del módulo “Aspectos sociolaborales”
En este apartado se deben comentar algunos aspectos referidos al marco de relaciones sociolaborales que tenemos
en nuestra empresa.
Por lo tanto, es preciso explicar las normativas internas que nos regulan y que deberán estar recogidas en el
convenio de aplicación.
Especialmente debemos explicar:
•
•
•
•
•
el sistema de control de presencia
el calendario de trabajo y la normativa referente al mismo
el funcionamiento del servicio médico; prestaciones socio-sanitarias y salud laboral
cómo es una nómina y los conceptos que contiene
normas de convivencia básicas (por ejemplo, referidas al tabaco, al trato igualitario
entre mujeres y hombres, etc)
• prestaciones sociales de la empresa y responsabilidad social corporativa
• normativa de la empresa en materia de conciliación de la vida personal y laboral
Ante cualquier duda respecto a este tipo de cuestiones, hay que indicar con claridad ante quien debe consultarse.
Junto a los contenidos de este apartado, conviene recomendar a la persona que se incorpora que guarde una
copia de su contrato de trabajo junto a este documento.
Además, conviene incluir, si los hubiera, formularios para diversas tramitaciones internas y aquellos que fueran
necesarios para cumplir con los requerimientos de la ley orgánica de protección de datos personales en vigor.
Manual de acogida
8
Nombre de la Empresa
Todas las personas que trabajamos en esta empresa compartimos unos espacios y
una serie de instalaciones.
Aunque la lógica es el mejor consejo, te recordamos especialmente que:
El marco de relaciones
• El mantenimiento de los equipos de trabajo y de las instalaciones en
general, es una labor que compete a cada persona.
normas básicas
• El entorno de trabajo es responsabilidad última de cada persona y
habla de cómo trabaja. No dejes que tu entorno se deteriore,
comunica cualquier deficiencia al personal de mantenimiento.
sociolaborales
de convivencia
• Debemos respetar los requerimientos legales en torno al consumo de
tabaco.
• Conviene evitar la presencia de imágenes, calendarios y otros
soportes de difusión que atenten contra la integridad de las personas,
especialmente de las mujeres.
• En las conversaciones, evita un tratamiento discriminatorio y
peyorativo por razón de sexo, raza u otras diferencias entre las
personas.
• En los espacios comunes y de descanso, mujeres y hombres son
responsables por igual de su uso y de la limpieza.
Es nuestra obligación mantener un entorno de trabajo agradable y bien
cuidado.
Manual de acogida
9
Contenidos del módulo: “Sistemas de calidad”
En este módulo debemos incluir:
• La política y estrategia de calidad de la empresa, junto a una breve introducción acerca de su
importancia. El hecho de que esté presente en este manual es el primer paso para asegurar que todas las
personas de nuestra empresa la conocen, la comprenden y pueden explicarla.
• El mapa de los procesos, si nuestra empresa trabaja con este enfoque, indicando las personas propietarias
de los mismos.
• Una descripción básica del sistema documental que requiere la calidad. En la medida en que son las
personas quienes hacen la calidad y que ésta requiere el manejo y cumplimentación de determinados
formularios, es importante darlos a conocer y explicar cómo proceder con ellos. El manual de acogida debe
contener una descripción básica, pero conviene disponer además de otros soportes más detallados para
formar en el manejo de la documentación del sistema de calidad.
• Algún ejemplo de procedimiento tipo y de documentos requeridos en torno al mismo. Aquí se trata de
mostrar un ejemplo, ya que luego, en la parte del manual que tiene que ver con el puesto de trabajo, se
incorporará una formación específica de los que afectan a la persona que se incorpora.
Manual de acogida
10
Nombre de la Empresa
Breve texto para introducir la importancia de la calidad en la empresa.
sistema de
calidad
Si trabajamos en línea con el modelo EFQM, mostramos una breve presentación del
mismo, o también una referencia a la norma ISO9001:2000 si la empresa está
certificada de acuerdo con ella.
Se incluye la política de calidad, tal como esté redactada en el manual.
política
de calidad
Es posible que si tenemos auditorías externas tengas que explicar cuál es
nuestra política de calidad. Tenlo en cuenta, es importante.
Manual de acogida
11
Contenidos del módulo: “Sistemas de gestión de la prevención” (I)
Este apartado es uno de los más importantes. En el manual se trata de realizar una descripción general del
sistema de prevención con el fin de que la persona incorporada:
• Tome conciencia de que la prevención es una actividad básica del día a día y se dé cuenta de que compete
a todas las personas llevarla a cabo.
• Conozca las responsabilidades principales de aquellas personas que desempeñan una labor específica en
torno a la prevención, tanto desde el punto de vista de gestión (personal técnico de prevención, delegadas o
delegados de prevención, miembros del comité de seguridad) como operativo (personal cualificado en
primeros auxilios, equipos de primera y segunda intervención, etc).
• Identifique los riesgos principales que existen en la empresa y sepa cuáles son las medidas a tomar en
cada caso.
• Identifique los riesgos principales que existen en el desempeño de su puesto de trabajo a corto y largo
plazo y demande las medidas necesarias para evitar problemas de salud.
• Conozca qué hacer ante posibles accidentes y ante cualquier síntoma de problemas de salud
física, psíquica o relacional
• Conozca qué hacer en caso de producirse una emergencia.
Además de esta presentación general del sistema de prevención, será cuando se hable del puesto de trabajo
concreto al que accede la persona cuando se concrete y detalle lo que aquí se muestra.
Manual de acogida
12
Contenidos del módulo: “Sistemas de gestión de la prevención” (II)
Los contenidos de este módulo guardan relación con el manual general ya existente elaborado por
Confebask y que incluye:
La política de seguridad y salud laboral de la empresa, junto a una breve introducción
acerca de su importancia. Al igual que en el caso de la política de calidad, el hecho de que esté
presente en este manual es el primer paso para asegurar que todas las personas de nuestra
empresa la conocen, la comprenden y pueden explicarla.
El mapa de todos los riesgos de la empresa, con el fin de mostrar una visión general, a la que
seguirán, cuando se presente el puesto de trabajo concreto, los riesgos específicos y las medidas
ante los mismos. Específicamente señalaremos aquellas situaciones en las que las condiciones de
trabajo sean incompatibles con el embarazo.
Una relación de los derechos y obligaciones de la persona respecto a la prevención dentro de
la empresa.
Una breve descripción de cómo está organizada la prevención en la empresa.
Incluirá siempre la identificación de las personas que desempeñan roles específicos.
Manual de acogida
13
Nombre de la Empresa
Breve texto para introducir la importancia de la gestión de la prevención en la
empresa.
sistema de gestión de la
prevención
Se incluye la política de gestión de la prevención, tal como esté redactada en el
manual y la alusión correspondiente a la norma UNE 81900: 96EX en caso de
que sirva como referencia.
política
de seguridad y salud laboral
Asegúrate de que se comprenden bien los principios básicos de
prevención. ¡No se trata sólo de leer la política al respecto!
Manual de acogida
14
Nombre de la Empresa
sistema de gestión de la
prevención
Se trata de repasar los riesgos y mostrar, en cada caso, las medidas
preventivas necesarias.
Riesgo
Tipo
Medida preventiva
mapa
de riesgos
Conocer los riesgos y sus medidas preventivas es el pilar básico de la
seguridad en el puesto.
Manual de acogida
15
Nombre de la Empresa
Toda persona incorporada tiene derecho a:
sistema de gestión de la
prevención
• Una protección eficaz en materia de seguridad y
salud en el trabajo (SST).
• Recibir información acerca de los riesgos y
medidas adoptadas.
• Ser consultada y participar en todas las
cuestiones que afectan a la SST.
obligaciones
y derechos
• Recibir formación específica en materia de SST.
• Ser sometida a vigilancia médica específica
periódica.
• Formar parte del Comité de Seguridad y Salud a
través de sus representantes (empresas de más
de 50 trabajadores y trabajadoras).
• Utilizar los equipos de trabajo adecuados para el
trabajo que deba realizarse.
• Que le sean facilitados los equipos de protección
individual (EPIs) adecuados a la tarea y a los
riesgos que comporta.
• En caso de riesgo grave e inminente con ocasión
de su trabajo, informar de inmediato a la persona
superior jerárquica directa y en su caso,
interrumpir su actividad o abandonar el lugar de
trabajo.
Manual de acogida
Y tiene la obligación de:
• Velar por su propia seguridad en el trabajo y la de
aquellas personas que se puedan ver afectadas a
causa de sus actos u omisiones en el trabajo.
• Usar adecuadamente los equipos, máquinas,
herramientas y cualquier otro medio con los que
desarrolle su actividad.
• Utilizar correctamente los medios y equipos de
protección que son facilitados por la empresa .
• No poner fuera de funcionamiento y utilizar
correctamente los dispositivos de seguridad
existentes en el lugar de trabajo.
• Informar de inmediato, a la persona superior
jerárquica directa y a la persona trabajadora
designada, de cualquier situación que suponga un
riesgo para la seguridad y de aquellos accidentes o
incidentes con o sin lesión que se produzcan.
• Contribuir al cumplimiento de las obligaciones
establecidas por la autoridad competente.
• Cooperar con el empresario o con la empresaria
para que pueda garantizar unas condiciones de
trabajo seguras.
16
Contenidos del módulo: “Sistemas de gestión ambiental”
Este apartado es recomendable para todas las empresas, pero especialmente para aquellas que estén
certificadas. Conviene recordar que los requerimientos de formación, divulgación y sensibilización son
importantes dentro de este modelo de gestión.
Así pues, en este módulo debemos incluir:
• La política de gestión ambiental de la empresa, junto a una breve introducción acerca de
su importancia. Al igual que en el caso de la política de calidad, el hecho de que esté presente
en este manual es el primer paso para asegurar que todas las personas de nuestra empresa la
conocen, la comprenden y pueden explicarla.
• El mapa de los principales aspectos ambientales y su tratamiento (impacto,
residuos, emisiones, etc), con el fin de mostrar una visión general de las medidas a tomar
con cada uno de ellos.
• En el caso de empresas certificadas, algún ejemplo de procedimiento tipo y de
documentos requeridos en torno al mismo. Aquí se trata de mostrar un ejemplo, ya que luego,
en la parte del manual que tiene que ver con el puesto de trabajo, se incorporará una
formación específica de los que afectan a la persona que se incorpora.
Manual de acogida
17
Nombre de la Empresa
Breve texto para introducir la importancia de la gestión ambiental en la
empresa.
sistema de gestión
ambiental
Se incluye la política de gestión ambiental , tal como esté redactada en el
manual así como una referencia a la norma ISO14001 si la empresa está
certificada de acuerdo con ella.
política
de medioambiente
Es posible que si tenemos auditorías externas tengas que explicar cuál es
nuestra política ambiental. Tenlo en cuenta, es importante.
Manual de acogida
18
Nombre de la Empresa
sistema de gestión
ambiental
mapa
Se trata de repasar los aspectos ambientales, su clasificación, tratamiento y
destino final.
Si en la empresa se dispone de otro tipo de listado, también servirá.
El objetivo es la concienciación.
Aspecto
medioambiental
Tipo
Tratamiento
Destino final
de aspectos ambientales y
tratamiento
Cada residuo tiene un destino final y un tratamiento. Asegúrate de que se
conocen.
Manual de acogida
19
Contenidos del módulo: “Sistemas de mejora continua”
En este apartado se describe la operativa de funcionamiento para que la empresa haga realidad la
mejora continua, como vía de competitividad.
Conviene mostrar dos tipos de contenidos:
• Un mensaje general destinado a concienciar y explicar el porqué de trabajar con la mejora
continua y cómo es responsabilidad de todas las personas.
• La operativa concreta que describe cómo la persona debe actuar respecto a la mejora
continua. Normalmente se tratará de un procedimiento que explique cómo se gestiona la mejora
y cómo cualquier persona puede participar en ella.
Manual de acogida
20
Contenidos del módulo: “Política de igualdad de oportunidades de
mujeres y hombres” (I)
El contenido de este módulo es una novedad en los manuales habituales. Sin embargo viene refrendado
por la actual Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la igualdad de mujeres y hombres aprobada por el
Parlamento Vasco.
En este sentido, trata de ser uno de los apartados más importantes del manual ya que supone integrar
en la organización sistemas y formas de trabajo dirigidas a mujeres y hombres a fin de que, no sólo
eviten posibles situaciones de discriminación por razón de sexo, sino que garanticen y fomenten la
igualdad real y efectiva de sus trabajadoras y trabajadores.
Conviene mostrar un tipo de mensaje abierto y claro en donde:
•
Tanto los trabajadores como las trabajadoras, tomen conciencia de por qué
trabajar desde la perspectiva de la igualdad en el trato es importante para el clima
laboral y para la competitividad de la organización. Por ello, es responsabilidad de todas
las personas de la empresa que tal principio se cumpla.
•
La empresa exprese claramente en qué compromisos y actuaciones se materializa
la política de igualdad, haciendo un seguimiento de la misma y dotando de los recursos
necesarios.
•
Todo el mundo sienta que se trata de una política en que TODOS y TODAS ganamos.
Manual de acogida
21
Contenidos del módulo: “Política de igualdad de oportunidades de
mujeres y hombres” (II)
En su contenido se trata de realizar una descripción general con el fin de que la persona incorporada,
sea mujer u hombre:
• Tome conciencia de que la igualdad entre mujeres y hombres es un valor fundamental
y que debe ser asumido día a día por todas las personas.
• Valore y conozca los compromisos principales que ha adquirido la empresa en
materia de igualdad.
• Identifique las situaciones o gestos de desigualdad que puedan generarse en la
empresa y sepa cuáles son las medidas a tomar en cada caso.
• Identifique, en el caso de las trabajadoras, los riesgos específicos de género con
relación a las condiciones de trabajo y salud y que son identificados como el chantaje
sexual, acoso ambiental, salario inferior, menor acceso a la formación y a la promoción,
etc. y demande las medidas necesarias.
• Conozca los derechos laborales, especialmente en el caso de las mujeres.
• Infórmese de las medidas de conciliación existentes y a las que tiene derecho.
Manual de acogida
22
Política de igualdad de oportunidades de mujeres y hombres:
información general
Conviene hacer una presentación sencilla sobre el significado de las políticas de igualdad en las
organizaciones y las leyes y recomendaciones que sustentan dichas políticas.
También se puede hacer una referencia a las experiencias y estrategias que desde la diferentes
entidades se están desarrollando en materia de igualdad, así como mencionar empresas que ya están
trabajando con planes específicos en nuestra comunidad.
Puede resultar interesante hacer una breve foto de la organización en cuanto a presencia de mujeres y
hombres según puestos y niveles, para disipar dudas sobre con cuántas o cuántos colegas vamos a
trabajar.
Conocer si el entorno es más bien femenino o masculino puede ayudarnos a situarnos mejor los
primeros días.
En el caso de las mujeres, es recomendable mencionar a mujeres de la organización (incluso con foto)
que por su trayectoria o puesto de trabajo, sirvan de “referente” o “mentoring” para las nuevas
incorporaciones.
Esto puede ser especialmente interesante para la incorporación de mujeres con “dificultades añadidas”
(con discapacidad, mayores con mucho tiempo en el desempleo, mujeres victimas de violencia de
género, mujeres inmigrantes, etc.).
Manual de acogida
23
Nombre de la Empresa
política de igualdad de
oportunidades de
mujeres y hombres
plan de igualdad
a nivel interno
y reconocimientos
En este apartado se muestra el procedimiento que explica cómo queda
recogido el principio de igualdad de oportunidades en la organización,
resaltando aquellos aspectos no abordados en otros apartados.
Si existe algún tipo de política específica (acciones positivas, mejoras sobre
los convenios, etc.) o algún reconocimiento oficial en dicha materia, es el
momento de hacerlo visible.
Conviene cuidar la redacción de forma que aseguremos que, tanto las
mujeres como los hombres sientan que van a participar de una empresa que
valora y reconoce realmente a las personas por su trabajo y competencias,
sin prejuicios ni estereotipos sexistas.
En el caso de las mujeres, especialmente, resulta un atractivo y un aliciente
saber que la dirección de la empresa donde va a empezar a trabajar, está
comprometida de forma clara con la igualdad de mujeres y hombres.
Haz visibles los reconocimientos en materia de igualdad.
Manual de acogida
24
Contenidos del módulo: Sistemas de información
Este apartado incluye orientaciones sobre los sistemas de información de la empresa.
Cada vez más la información se convierte en uno de los recursos más importantes y cada vez más asistimos a su
progresiva digitalización.
Por ello hay que explicar aquellas cuestiones básicas que se refieren a:
- Orientar sobre la forma en que la empresa trata la información y sensibilizar sobre la
importancia de este recurso desde el punto de vista de competitividad.
- Cómo usar herramientas cotidianas, como el correo electrónico o el navegador en
Internet como fuente general de información.
- Cómo hacer real la seguridad, tanto en lo que se refiere a la prevención de entrada de virus
como a la referida a copias de seguridad.
- Quiénes son las personas a las que acudir para recibir asesoramiento en el manejo de las
herramientas tecnológicas de información y comunicación.
- Cómo asegurar que la información llega por igual a las mujeres y a los hombres.
Revisar bien los canales de comunicación y de información más eficaces en la empresa. El
recurso de la información otorga poder, que en muchos casos, queda menos al alcance de las
mujeres.
A continuación se proponen una serie de contenidos estándar que deberán ser adecuados al caso de cada
empresa en particular.
Manual de acogida
25
Nombre de la Empresa
El correo electrónico es una herramienta habitual de uso en la sociedad actual. Lo
usamos tanto en nuestra vida privada como en la vida laboral y muchas veces las
fronteras son difíciles de establecer.
sistemas
de información
normas básicas de uso del
correo electrónico
En el ámbito laboral es preciso, no obstante, tener en cuenta estas
recomendaciones:
• Usa el correo de forma responsable,
piensa antes de enviar una
comunicación: dirígela a quien
corresponda y redáctala con el
contenido básico de información que
necesites.
• Usa el correo de forma precavida ya
que la huella digital es más fácil de
rastrear.
• No redirijas hacia otras personas de la
empresa correo basura, sexista o que no
tiene que ver con la actividad laboral.
• No abras un correo para personas
destinatarias desconocidas o con
asuntos extraños que no esperabas
recibir.
• Nunca abras un fichero adjunto
sobre el que tengas dudas si se
trata de un ejecutable (.exe).
• Si recibes correo no deseado (spam)
comunícalo al personal de sistemas de
información para que tomen las medidas
oportunas.
• No guardes mensajes de forma
innecesaria. Mantén tu buzón ordenado
y con lo mínimo imprescindible. Guarda
sólo temporalmente los mensajes,
mientras sean relevantes.
• Si tienes cualquier duda, ponte en
contacto con el personal de sistemas de
información.
Usa el correo electrónico de forma responsable, en su justa medida.
Manual de acogida
26
Nombre de la Empresa
sistemas
de información
normas básicas de
seguridad
Somos las personas las que desarrollamos entornos seguros o inseguros. Las
tecnologías nos pueden ayudar o dificultar el trabajo, pero somos nosotras y
nosotros quienes debemos hacer realidad la política de seguridad en el manejo de
la información.
Aquí tienes unas normas básicas.
• No está permitido cargar ningún
software al margen del que oficialmente
se utiliza en la empresa.
• Debe llevarse a cabo obligatoriamente lo
que está establecido en el procedimiento
de copias de seguridad.
• La persona usuaria de las tecnologías de
información debe asegurarse que su
equipo dispone del software antivirus
homologado en la empresa y que éste
se encuentra activo.
• Cualquier duda al respecto debe
consultarse con personal del área de
sistemas de información.
• La navegación por Internet debe
realizarse de acuerdo con criterios éticos
y bajo entera responsabilidad de la
persona que accede. Desde el área de
sistemas de información pueden
monitorearse los accesos.
• En caso de que sea necesario instalar
algún tipo de software nuevo, siempre
deberá precederle el visto bueno del
área de sistemas de información.
• Si tienes cualquier duda relativa a la
seguridad en el manejo de información
digital, ponte en contacto con el
personal de sistemas de información.
La seguridad informática comienza por las actitudes responsables de
quienes usamos la tecnología.
Manual de acogida
27