Transcript Check List de atividades

Instrumentos de
acompanhamento/controle:
• Auxiliam na organização e ordenamento das
ações referentes ao evento;
• Existem vários. Os mais conhecidos são:
– Orçamento;
– Cronograma;
– Check list de atividades;
– Check list de A e B;
– Check list de materiais;
– Fluxo de caixa (receitas X despesas);
– Etc.
Exemplo de aplicação:
• Aniversário de Pedro
– Objetivo: comemoração/interação;
– Nº de participantes: 50;
– Local: Quiosque do COPM
– Início: 15 hrs – Duração: 4 hrs.
– Divulgação: e-mail e SMS com confirmação.
– Entretenimento: som mecânico ambiente.
– Cardápio: churrasco com acompanhamentos.
– Bebidas: refrigerante, suco, água e cerveja.
– Sobremesa: sorvete com banana assada.
– Acesso: por adesão.
Check List de atividades:
1.
2.
3.
4.
Visita ao espaço – 29/07 – Pedro.
Orçar evento – 30/07 a 05/08 – Pedro.
Solicitar reserva do espaço – 11/08 – Pedro.
Levantar e organizar contato dos convidados –
20/08 – Pedro.
5. Divulgação do evento – 31/08 – Pedro.
6. Confirmação dos convidados – 15/09 – Pedro.
7. Acertar pagamento do espaço – 20/09 – Pedro.
8. Contato com os profissionais – 20/09 – Pedro.
9. Confirmação dos profissionais – 29/09 – Pedro.
10. Confirmação dos equipamentos de som – 01/11
Pedro e Dj.
Check list de atividades:
11. Comprar insumos – 01/10 – Pedro.
12. Aluguel de itens – 01/10 – Pedro.
13. Contratação de profissionais – 02/10 –
Pedro.
14. Realização do evento – 02/10 – Pedro.
15. Avaliação do evento – 03/10 – Pedro.
16. Devolução dos insumos alugados – 03/10 –
Pedro.
Detalhamento de ações:
1.
2.
3.
4.
5.
Pode confirmar ou não a viabilidade de contratação do
espaço. Em caso de negativa procurar imediatamente
outra opção. (visita ao espaço)
Calcular custo do evento e valor que será cobrado para
convidados. Verificar número mínimo de pessoas para
viabilizar o evento. (orçar o evento)
Confirmar com o dono do espaço o interesse em alugálo e pagar calção. (reserva do espaço)
Elaborar a lista de pessoas para ter o número máximo
de convidados. (organizar lista)
Enviar e-mails e SMS para os convidados relacionados e
preparar listagem. Enviar dados bancários.
Detalhamento do evento:
6. Data limite para levantamento do número
geral de convidados. Com base no orçamento
de insumos, materiais, profissionais e espaço,
decidir pelo futuro do evento. (confirmação)
7. Quitar o restante do valor referente ao
aluguel do espaço (garantir espaço)
8. Entrar em contato e fazer primeiro acerto
com os profissionais para o evento.
9. Fechar contrato e, se necessário,
pagamento com os profissionais.
O que fizemos?
Check List de
Atividades
Detalhamento
das atividades
Para o dia do evento:
• Chegada no espaço - 13:30
1. Organizar área de churrasqueira;
2. Organizar área de bebidas;
3. Monitorar montagem/preparação
som;
4. Organizar mesas e cadeiras;
5. Verificar banheiros;
6. Aguardar chegada dos convidados.
do
• Em paralelo ao check lista de atividades
tem-se:
–Check list de insumos;
–Check list de pessoal;
–Check list de materiais;
–Fluxo de caixa;
–Cronograma.
Sobre insumos:
• Explicitar composição dos itens com
quantidade e qualidade proporcional às
necessidade do evento;
• Média de duração dos eventos sociais é de 4
horas;
• Como medida de segurança sempre adicionar
20% no número estimado para cada item:
– Carne: 300 a 400 gramas;
– Salgados: 10 a 12;
– Cerveja: 3 garrafas.
Sobre pessoal:
• Expor composição do quadro de pessoal de
acordo com o número de convidados,
serviços, local da festa e composição de A e B:
– Maitre: 1 para cada 50 convidados;
– Garçon: 1 para cada 10 a 30 convidados;
– Barman: 1 para cada 80 convidados;
– Copeiro: 1 para cada 50 convidados;
– Cozinheiro: 1 para cada 80 convidados;
– Ajudante de cozinha: 1 para cada 80 convidados;
– Ajudante geral: 1 para cada 100 convidados.
Sobre Materiais:
• Descrever quantidade e tipo de
materiais conforme dimensão e
necessidades específicas do
evento;
• Para cada 50 convidados é
interessante ter 60 cadeiras
(margem de segurança).
Fluxo de caixa:
• Primeiramente especifica-se a composição das
despesas;
• Dispor itens em quadros específicos (insumos,
materiais, pessoal, etc.)
• Noutro momento expõe-se a receita que
proverá o evento;
• Ex: Festa do Pedro
– Receita: R$ 2500,00
– Despesa: R$ 2450,00
– Saldo: R$ 50,00
Cronograma
Atividade
Julho
Agosto
Visita ao espaço
XXXXX
Orçar evento
XXXXX
Solicitar reserva do
espaço
XXXXX
Levantar e
organizar contatos
XXXXX
Divulgar evento
XXXXX
Confirmar
convidados
XXXXX
Acertar pagamento
do espaço
Avaliação do evento
Setemebro
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
Layout do Espaço
• Auxilia na montagem e preparação no dia do evento;
• Expõe no projeto a característica e a estrutura do espaço;
• Propicia esboço da dinâmica do evento.
Programação
• No projeto é apenas mais um item de
acompanhamento/controle;
• Para o convidado se torna fonte de
informação;
• Deve procurar descrever de forma
clara o “dia D”;
• Informar horários / duração / trajes /
recomendações.