Monitoramento das licitações

metodologia

I Encontro dos Observatórios Sociais do Estado do Rio de Janeiro 15 e 16 de julho de 2010

Monitoramento das licitações Fase 1

• • • • • Análise do edital Divulgação do edital às empresas cadastradas Agendamento dos voluntários ou estagiários que acompanharão o certame Acompanhamento do certame Registro de todas as informações e eventos no SIM

Monitoramento das licitações Fase 2

• • • • Estudo das irregularidades encontradas no edital ou no certame Elaboração de relatório Manifestação do OS ao órgão público mediante ofício ao prefeito, ao secretário e controle interno e à comissão de licitação Inclui seus desdobramentos

Monitoramento das licitações Fase 3

• • • Acompanhamento da entrega do produto ou serviço Agendamento com voluntários, estudantes e ou com empresas concorrentes Registro de todos os eventos no SIM

Cadastro dos atores (órgãos públicos, empresas e observadores) Acompanhar as publicações do órgão público Cadastrar no SIM Verificar os editais na Internet ou retirá-los no órgão público Fazer pesquisa de mercado e análise com base em check list Ações administrativas

Análise do edital

Há Legalidade no edital?

Não

OS comunica a não conformidade ao Gestor, mediante ofício

Sim

O Gestor corrige?

Não

Enviar oficio à Câmara A Câmara atua conforme a Lei?

Não

OS comunica o Ministério Público

Sim

Cadastrar no SIM, A acompanhar o processo no Legislativo O MP questiona o Gestor Público

Sim

Fazer o agendamento dos voluntários para o Certame Disparar e-mail para os fornecedores cadastrados no SIM Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo processo Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo processo licitatório

Sim

O Gestor corrige o erro?

Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o processo na Justiça

Não

O MP denuncia o Gestor

Cadastro

Cadastro dos atores (órgãos públicos, empresas e observadores) •Instalado o SIM (Sistema Informatizado de Monitoramento) – cadastrar todos os Entes públicos municipais (Prefeitura, Câmara, Autarquias, Fundações, etc.) •Almoxarifados, departamentos de estoques, etc.

•Cadastrar os colaboradores contratados, voluntários e especialistas

Toda a operação é feita através do sistema, de forma a manter registro de todas as ações e gerar os relatórios quadrimestrais para a prestação de contas do Observatório Social.

Acompanhar as publicações do órgão público •É a fase de

IMPORTÂNCIA VITAL

para o andamento dos trabalhos do Observatório Social, vez que é ela a responsável pelo acompanhamento de uma licitação desde a publicação do Edital, fazendo uma breve análise deste, divulgando às empresas para que estas participem do processo de acordo com o objeto e acompanhamento presencial do certame.

•

Verificar pessoalmente o mural na Prefeitura onde conste os avisos de abertura dos processos publicados – mural fechado com vidro.

Verificar os editais na Internet e retirá-los no órgão público •

Retirar os editais no Ente público, para lançamento no SIM e arquivo físico

.

•

O banco de arquivo físico é determinante para futuras análise e provas, pois não é incomum, alterações “não oficiais” efetuadas sem publicidade, alterações que deixam de ser praticadas quando o OS passa a arquivar cópia do processo licitatório.

Cadastrar no SIM •

Cadastro da licitação no SIM com base nos dados do Edital

•

Neste momento todos os produtos que não constem no cadastro geral do SIM, será acrescido pelo OSB, com base nos dados da licitação, agregando ao banco de dados da REDE.

Fazer pesquisa de mercado e análise com base em check list •

Fazer pesquisa de mercado, em pelo menos tres empresas, para avaliar se os preços máximos da licitação estão dentro da realidade média do praticado pelo mercado, evitando assim o superfaturamento.

•

A maioria dos produtos que são adquiridos pela Ente público superfaturados acontece porque o Ente estabeleceu preços tão altos que o fornecedor entende que é possivel combinar entre si margens na apresentação de propostas que permitam “pagar” taxas aos outros participantes.

Artigo 15º § 1º - Preço Máximo deve ser estabelecido com ampla Pesquisa de Mercado. LEI 8.666/93

Fazer pesquisa de mercado e análise com base em check list • As quantidades solicitadas são realmente necessárias? Como é feito o levantamento da necessidade? Este produto será consumido dentro do prazo de validade? Estes questionamentos devem ser respondidos pelos responsáveis pela compra.

Há Legalidade no edital?

•

Se os preços estão fora da realidade de mercado, a licitação já está irregular, portanto é motivo para a recomendação de suspensão do processo pelo OS.

•

PREÇO DE MERCADO , pode ser obtido através da média entre: O resultante da média de orçamentos obtidos junto a empresas do ramo estabelecidas na localidade da entidade promotora da licitação (PELO MENOS TRÊS ORÇAMENTOS);

– –

a MÉDIA das três últimas contratações realizadas pelo Órgão; Os registrados em sites oficiais federais, estaduais, municipais (COMPRASNET).

Importante que estas informações estejam juntadas ao processo.

•

Lei 10.520/02 – Art. 3º, III

Há Legalidade no edital?

• •

Se o processo não contemplar:

TERMO DE REFERÊNCIA quando se tratar de Pregão – Lei 10520/02 PROJETO BÁSICO nas demais modalidades de licitação – Lei 8666/93

O TERMO DE REFERÊNCIA ou PROJETO BÁSICO DEVERÁ Art. 15º § 3 Lei 8.666/93 Art. 3º, inciso I e II – Lei 10.520/02 Decreto 1.255/02 EXPLICITAR todos detalhes que permitam aos LICITANTES compreender a complexidade e volume dos bens e serviços que se pretende contratar. O OBJETO DEVE SER PRECISO E CLARO, sem especificações excessivas , que possam limitar a competição.

PONTO DE PARTIDA DE QUALQUER MODALIDADE DE LICITAÇÃO

Há Legalidade no edital?

•

Termo de Referencia ou Projeto Básico QUANTIDADES e UNIDADES: Serão fixadas com base nos bens e serviços executados nos processos anteriores, no controle de estoque e comprovação do consumo médio do período.

Importante que a planilha que serviu de base para a fixação das quantidade e unidade, sejam anexadas ao processo, devidamente assinada pelo servidor responsável.

Assinatura do servidor responsável pela sua elaboração; “DE ACORDO” do Diretor responsável pela área; “APROVAÇÃO” do Secretário Municipal correspondente.

Há Legalidade no edital?

Descritivo e especificação inadequada (EDITAL)

Artigo 15º § 7º - Inciso I – Especificação completa do bem, sem identificação da Marca. LEI 8.666/93 •

“ ”As principais fraudes em licitações estão relacionadas à má formulação de editais. A corrupção nas licitações pode ser por má fé ou por desconhecimento dos gestores da administração pública.”

SIMONE ZANOTELLO, consultora jurídica e especialista em licitações chefe da Divisão Técnica-Administrativa e de Licitações da Prefeitura Municipal de Jundiaí, SP

Fazer o agendamento dos colaboradores e voluntários para o Certame

•

Neste momento, define-se quem vai acompanhar o certame, levando em consideração capacidade técnica para analise, check list das condições do processo licitatório, etc.

A definição do acompanhamento do certame pode se dar pelo critério de valores ( ex. acima de R$ 50.000,00) ou pela “tradição” (ex. compras conhecidamente viciadas) ou ainda pelo objetividade do objeto (ex. qualquer pessoa pode mensurar os elementos exigidos)

Disparar e-mail para os fornecedores cadastrados no SIM

•

Ao encerrar a fase de cadastro da licitação no SIM, o sistema, automáticamente dispara um e-mail para todas as empresas que foram cadastradas, por ramo de atividade, aumentando assim, significativamente, a participação dos concorrentes e consequentemente baixando preços e oxigenando o processo.

Esta ação também gera empatia no segmento empresarial, trazendo benefícios para o Ambiente de Negócios e consequentemente gerando apoio ao trabalho dos observadores.

Há Legalidade no edital?

•

Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e recomendando providencias.

O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.

Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:

Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade, Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”

CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI

O Gestor corrige?

•

Dentro do prazo estabelecido pela lei Orgânica do município, o gestor

corrige

o processo, dando início a nova análise pelo OS.

O Observatório Social, cadastra as providencias na licitação, no SIM e se prepara para o novo processo que se iniciará a partir das medidas tomadas pelo agente público.

Esta ação constará nos relatórios quadrimestrais, como manisfestação do OS.

O Gestor corrige?

• •

O Gestor

não

toma providências, ignorando a recomendação do OS, ou não se manifesta dentro do prazo legal (Lei Orgânica):

O Observatório Social, emite ofício à Câmara de Vereadores, com cópia à todos os vereadores, informando sobre as anomalias, anexando cópia do ofício enviado ao Gestor e recomendando providenciais legais cabíveis.

Caso a Câmara

não

atue dentro do prazo legal, o Observatório Social, emite ofício ao Ministério Público, comunicando o fato e anexando cópia dos ofícios enviados ao Prefeito e à Câmara.

–

Todos os procedimentos devem ser feitos através de protocolo, para que seja observado o cumprimento dos prazos legais.

Cadastro dos atores (órgãos públicos, empresas e observadores) Acompanhar as publicações do órgão público Cadastrar no SIM Verificar os editais na Internet ou retirá-los no órgão público Fazer pesquisa de mercado e análise com base em check list Ações administrativas

Análise do edital

Há Legalidade no edital?

Não

OS comunica a não conformidade ao Gestor, mediante ofício

Sim

O Gestor corrige?

Não

Enviar oficio à Câmara A Câmara atua conforme a Lei?

Não

OS comunica o Ministério Público

Sim

Cadastrar no SIM, A acompanhar o processo no Legislativo O MP questiona o Gestor Público

Sim

Fazer o agendamento dos voluntários para o Certame Disparar e-mail para os fornecedores cadastrados no SIM Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo processo Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo processo licitatório

Sim

O Gestor corrige o erro?

Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o processo na Justiça

Não

O MP denuncia o Gestor

Acompanhamento do Certame Elaborar Check list para o certame • Um instrumento eficaz que ajuda durante a conferência de toda a documentação para que nenhum detalhe passe despercebido, é o Check- List.

Acompanhamento do Certame

OS analisa o rito e faz registrar em ata todas as possíveis anomalias

• É imperioso fazer constar em ata todas as coisas “estranhas” que forem identificadas, para futuros questionamentos. Ex. documento com tipo de letra idênticada, validade de certidões, razuras, ausências de algum documento, etc.

• Conferir se os documentos exigidos do licitante para participar foram apresentados corretamente no certame. De um modo geral, os textos dos editais são quase sempre os mesmos, mas há casos em que são necessários documentos adicionais, como certificados de qualificação técnica, termo de vistoria, entre outros.

Acompanhamento do Certame

Há Legalidade no certame

•

Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e recomendando providencias.

O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.

Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:

Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade, Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”

CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI

Elaborar Check list para o certame

Comissão de licitações abre o certame

Acompanhamento do certame

OS analisa o rito e faz registrar em ata todas as possíveis anomalias OS faz análise com base em check list Há Legalidade no certame Sim Cadastrar o resultado no SIM

Ações administrativas

Não OS comunica a não conformidade ao Gestor, mediante ofício O Gestor corrige?

Não Sim Gerar relatório Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisar o novo processo licitatório Enviar oficio à Câmara A Câmara atua conforme a Lei Sim Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o processo no Legislativo ou no MP Sim Não OS envia ofício ao Ministério Público O MP questiona o Gestor O Gestor Corrige o erro Não O MP denuncia o Gestor

Entrega e pagamento Arquivar ata e fazer Check list para a conferencia da entrega • •

Memorial descritivo do Edital, amostra dos produtos, nota de empenho, notas fiscais

No processo deverá constar a data que a empresa fornecedora, tomou ciência da Nota de Empenho, para fins de contagem do prazo de entrega.

• É acompanhada a entrega dos produtos, através das notas de empenho confrontando com a nota fiscal.

• Auditoria sobre o pagamento do produto

O Observatório Social estimula a participação de empresas no processo licitatório (muitas desconfiam da idoneidade dos órgãos públicos quanto ao pagamento dos produtos ou serviços) por isso acompanha se o pagamento esta ocorrendo dentro dos prazos estipulados.

Entrega e pagamento

Está de acordo com o licitado?

•

Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e recomendando providencias.

O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.

Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:

Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade, Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”

CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI

Arquivar ata e fazer Check list para a conferencia da entrega

Entrega e pagamento

OS acompanha o empenho para conferir dados e data de entrega

entrega e confere

Ações administrativas

Almoxarifado ou setor recebe o material/serviços OS acompanha as especificações do contrato OS verifica se há fiscal de contrato Câmara Está de acordo com o licitado?

Não OS não aceita a entrega e orienta a devolução do material/serviço com as penalidades do contrato Sim Cadastrar no SIM Órgão público toma as providências cabíveis?

Não Gerar relatório Sim Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o processo OS envia oficio à

O MP denuncia o Gestor e a empresa

Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o processo Sim A Câmara instala CPI Não OS envia oficio ao Ministério Público O MP denuncia a Câmara

Relatórios

Cadastrar no SIM, gerar relatório • • A cada fechamento de Mês, deve ser elaborado um relatório detalhado das licitações que foram publicadas e certames realizados no período. O relatório deve conter as quantidades de licitações realizadas, quantidades acompanhadas e certames desertos, sendo estes separados por Modalidade, de forma que o relatório se torne claro e de fácil compreensão.

A cada 4 meses, é apresentado à sociedade e ao OSB o Relatório Quadrimestral das atividades do Observatórios Social