Transcript El informe
7 La comunicación escrita en la empresa 1. La comunicación escrita Este tipo de comunicación posee, en la empresa, una doble vertiente: Ventajas: • Carácter perdurable. • Permite analizar con detenimiento el texto. Inconveniente: • El emisor no está presente. Etapas para elaborar un texto escrito La comunicación escrita requiere gran preparación para que el mensaje sea comprendido, ya que no permite retroalimentación. 1. Analizar situación 2. Generar ideas 5. Redactar texto 3. Seleccionar información 6. Revisar escrito 4. Ordenar contenido 7. Revisar texto Principios de la comunicación escrita A la hora de redactar un documento Hay que tener en cuenta los siguientes principios para que la comunicación sea efectiva: Principios de la comunicación escrita Adecuación Escrito bien presentado. Vocabulario adaptado a receptor. Concisión Frases cortas. Texto breve. Corrección Respetar normas ortográficas y sintácticas. Coherencia Ser claro y ordenado. Cohesión Énfasis Conectar entre sí oraciones y párrafos. Resaltar la idea principal. 2. Producir o reproducir documentos Medios para la producción de documentos: Máquina de escribir Escritura manual Ordenador Telégrafo Medios para la reproducir documentos: Fotocopiadora Impresora Fax Las tres R: reciclar, reducir y reutilizar Hay que conseguir una «oficina sin papeles» y para ello hay que: • Reducir el uso del papel y potenciar la documentación electrónica. • Reciclar el papel usado. • Reutilizar los papeles que no es necesario conservar. Escáner 3. Modelos de documentos escritos La carta comercial (I) Una carta comercial es, en sentido amplio, cualquier comunicación escrita entre empresas. Estructura de la carta comercial. • Inicio, presentación o encabezamiento Lugar y fecha Datos del receptor y destinatario Motivo de la carta Saludo • Contenido Aquí se desarrollan las ideas que se quieren comunicar • Final Despedida (breve fórmula de cortesía) Firma La carta comercial (II) Estilos de cartas comerciales El estilo es la forma en que se distribuye el contenido de una carta. Estilos de cartas comerciales Moderno Comienzan en el margen izquierdo del papel y no usan sangría. Moderno modificado La despedida, al antefirma y la firma se escriben en el margen derecho. Si es un sobre con ventana, los datos del destinatario también van a la derecha. Profesional Utiliza sangría para el saludo y comienzo de párrafos. El destinatario y la despedida aparecen a la derecha. Evolucionado Prescinde del saludo y la despedida. La distribución puede ser de cualquiera de los estilos anteriores. La carta comercial (III) Abreviaturas, siglas y acrónimos Abreviatura: representación gráfica reducida de una palabra a grupo de palabras. Para que la comunicación sea eficaz el receptor debe conocer el significado de las abreviaturas. Por ello, salvo que sean muy conocidas, deberemos evitarlas. Personalización de las cartas comerciales y los sobres. Las cartas comerciales deben transmitir la identidad corporativa, por tanto el membrete y el logo deben incluirse tanto en el papel como en el sobre. Aplicaciones informáticas y formatos de correspondencia. Los documentos que genera la empresa suelen redactarse con el apoyo de aplicaciones informáticas que facilitan su edición y corrección. 3. Modelos de documentos escritos Documentos mercantiles (I) Un documento mercantil es aquel que se genera como consecuencia de la entrega de bienes o prestaciones de servicios por parte de las empresas. Documentos de compraventa Documentos mercantiles (II) Solicitud de oferta o información La envía una empresa que desea adquirir un producto o contratar un servicio a otra empresa. Documentos mercantiles (III) Ofrecimiento de servicios profesionales Permite dar a conocer los servicios profesionales que presta una empresa o profesional. Se trata de un documento publicitario en el que se ponderan las ventajas de contratar el servicio y las desventajas de no hacerlo. Documentos de compraventa Documentos mercantiles (IV) Propuesta de pedido • Documento por el que el cliente se compromete y adquiere la mercancía solicitada al proveedor. • La firma el cliente. • Cada empresa tiene su propia hoja de pedido. Albarán • Documento que acompaña a la entrega de mercancías. • Lo expide el proveedor, en él se relacionan las mercancías entregadas. • Al cliente le sirve para comprobar lo recibido y al proveedor como prueba de entrega. Factura • Documento que justifica de forma legal una operación de compraventa. • Su contenido mínimo está establecido por ley. Documentos mercantiles (V) Documentos de pago Recibo • Justificante de haber recibido una determinada cantidad de dinero. Cheque • Orden que da el titular de una cuenta bancaria para que se entregue una cierta cantidad de dinero a una tercera persona. Pagaré • Documento emitido por el deudor (comprador) mediante el que se compromete a pagar una suma de dinero a otra. Letra de cambio • Documento mercantil –cada vez en mayor desuso- cuya forma viene determinada por el papel timbrado en el que se extiende. Documentos internos (I) Convocatoria de reunión La convocatoria de reunión es un documento por el que se cita, de forma oficial, a determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea. Debe constar: fecha, hora y lugar de la reunión y orden del día. Acta de reunión El acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión. Deberá reflejar al menos los siguientes aspectos: • Lugar, fecha y hora de la reunión. • Nombre de los asistentes. • Asuntos tratados en el orden del día de la convocatoria. • Resultados obtenidos en las deliberaciones • Acuerdos alcanzados. • Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto de ruegos y preguntas. • Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes. Documentos internos (II) Nota interna La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos o secciones de una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos. Saluda Documento que normalmente usan las empresas, organismos públicos y autoridades para expresar agradecimiento, invitar a actos, informar de tomas de posesión, cambios de domicilio social, etcétera. Documentos internos (III) Memorándum El memorándum es una breve comunicación entre departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien. Su estructura, es muy parecida a la de una carta, pero su extensión es generalmente inferior. Además no se emplean las acostumbradas formas de saludo y despedida de una carta. Documentos internos (IV) Instancia o Solicitud La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al organismo o persona que puede concederlo. Encabezamiento Cuerpo Petición Despedida Pie Documentos internos (V) Certificado El certificado es un documento expedido por una persona con autoridad mediante el cual se constata un determinado hecho o situación (servicios prestados, estudios realizados, pagos efectuados, etcétera). Textos de promoción. El mensaje publicitario (I) Los textos de promoción tratan de motivar al público para que adquieran un producto o servicio. Puede contener texto, imágenes, sonidos… La estrategia que pueden seguir estos mensajes puede ser: • Informativa: cuando se pretenden exponer las características de un producto. • Persuasiva: cuando se apela a los sentimientos del público. Textos de promoción. El mensaje publicitario (II) Tarjeta de empresa Función: darse a conocer y conseguir que los clientes tengan la posibilidad de recordar nuestros datos de contacto. Contenido: Nombre de la empresa, logotipo, actividad, forma de contacto. Si es la tarjeta de un empleado: nombre y cargo del mismo y datos de contacto. Presentación de la empresa La presentación de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus potenciales clientes, entre otras cuestiones: • Datos básicos de la empresa: nombre, NIF, dirección… • Productos o servicios que presta. • Trabajos realizados que sirvan de referencia. • Datos adicionales, como medios técnicos o diferencias con la competencia. Textos de promoción. El mensaje publicitario (III) Folleto informativo Un folleto informativo es un documento en el que la empresa ofrece información sobre sus productos y las condiciones en que se pueden adquirir. A diferencia del folleto publicitario, que solo es una lista de productos y precios, en el folleto informativo se detallan las características y condiciones del producto o servicio ofertado. Los folletos informativos pueden adoptar diversas formas: Flyers o volantes Pequeños folletos de papel de una sola hoja con poco gramaje (fino). Se distribuyen en grandes cantidades y a menudo en la propia calle. Folletos simples Se diferencia del volante por su mayor tamaño y calidad del papel. Dípticos Folletos plegados por la mitad. Un díptico tendrá, por lo tanto, una portada y una contraportada, como los libros. Trípticos Folletos que se pliegan dos veces de forma que quedan tres partes. Textos de promoción. El mensaje publicitario (IV) Catálogo publicitario Un catálogo publicitario es un listado de los productos o servicios de la empresa con sus correspondientes precios. Nota de prensa Una nota de prensa es un documento por el cual la empresa envía información sobre un tema, persona o producto a los medios de comunicación para su difusión pública. El informe (I) El informe es un tipo de comunicación que se emplea para transmitir información de la empresa tanto a nivel interno como externo. Generalmente se prepara a petición de un superior o de un cliente, y la información que contiene suele ser muy útil para la toma de decisiones. Tipos de informes Según el contenido Según el ámbito Según la implicación Personales Información referida a personas. Comerciales Se refieren a la actividad propia de la empresa. Internos Elaborados por personal de la empresa, información interna. Externos El informante es una persona o entidad ajena a la empresa. Expositivos Expone los hechos de forma clara y objetiva. Valorativos Los hechos se analizan e interpretan de forma subjetiva. Demostrativos Tratan de convencer de una tesis o idea. El informe (II) Pasos para elaborar un informe 1. Elaborar esquema. 2. Determinar fuentes. 3. Recopilar datos. 4. Seleccionar lo importante. 5. Organizar la información. 6. Redactar el informe. Portada Estructura del informe Su estructura. con independencia de la información que contenga, se puede dividir en tres partes, y estas, a su vez, en varios apartados: Encabezamiento Índice Introducción Resumen Cuerpo Apéndices Cuerpo Conclusión Anexos Bibliografía 4. El correo electrónico El correo electrónico se caracteriza por la emisión del mensaje mediante Internet. El funcionamiento del correo electrónico se produce a través de dos vías: - Por medio de programas o software que se llaman «clientes de correo electrónico» (como Microsoft Outlook; Mozilla Thunderbird, Eudora, etcétera.) - Directamente a través de portales web de Internet; en este caso se llama «correo web» (Gmail; Yahoo; Hotmail y otros). Todas las direcciones de correo electrónico tienen el siguiente formato: nombredelusuario@compañía.extensión La netiqueta La netiqueta es el conjunto de normas de cortesía que debemos respetar cuando nos comuniquemos a través de Internet. Si se usa el correo electrónico de la empresa se deben verificar las condiciones de uso. A no ser que se use un encriptador, evitaremos enviar información confidencial. Hay que tener en cuenta el copyright a la hora de reproducir documentos. Identificación clara del destinatario. Firmar el correo para dar a conocer de quién procede (emisor). Tener en cuenta la privacidad: el mail no es tan privado como parece. Tener empatía y pensar las respuestas. Subjet: jamás debemos enviar nunca un mensaje sin Asunto. No incluir todo el mensaje original en la respuesta: dejar solamente lo necesario para darle contexto. Borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje si se va a reenviar. Utilizar el campo CCO o BCC (copia oculta) para escribir las direcciones cuando se quiera enviar un mail a varias personas. Evitar las MAYÚSCULAS: en el argot de Internet, significan que se está gritando.