Transcript Slayt 3 - bingöl mem ar-ge

SÜREÇLER
Süreç:
Eğitim kurumlarında yapılan tüm işleyişin daha
nitelikli hale gelmesini sağlayan çalışmalar
dizisi..
Süreç yönetimi:
Yapılan tüm faaliyetlerin tanımlanması,
sorumlularının belirlenmesi,paydaş
ihtiyaçlarına ve günün koşullarına göre
şekillenmesi,gerekli noktalarda ölçülerek
geliştirip,iyileştirilmesini içeren faaliyetlerin
Süreç şeması:
Süreç içerisindeki işlem akışını gösteren
şemadır.
–Süreçler kriteri ile süreç yönetimi anlayışı
sorgulanmaktadır.
– Süreç yönetiminde önemli olan süreçlerin
tanımlanması (sürecin adı, girdileri, işlemleri ve çıktısı
belirlenmelidir), süreçler arası ilişkilerin belirlenmesi,
süreç standartlarının belirlenmesi, süreç sorumlularının
belirlenmesi, süreçlerin önem derecesine göre
sınıflanması vb. konulardır. Getirilen standartlar paydaş
ihtiyaçlarına ve amacın gerçekleşmesine göre
belirlenmeli ve zamanla standartlar iyileştirilmelidir.
Bunun yapılabilmesi içinde düzenli bir şekilde süreç
performansının ölçülmesi gerekir.
• Okul/kurum süreçleri nasıl analiz
edilmekte ve tanımlanmaktadır?
• Okul/kurum kritik ve kilit süreçlerini nasıl
belirlemektedir?
• Okul/kurum süreçlerinin performansı
nasıl ölçülmekte ve yönetilmektedir?
• Okul/kurum süreçleri nasıl gözden
geçirilmekte ve iyileştirilmektedir?
EĞİTİMDE SÜREÇ YÖNETİMİ
Ö LÇM E
Ç IK T I
G İR D İ
F
F
F
F
S Ü R E Ç
•B ilg i
ÖLÇM E
•B e c e ri
G İR D İ
Ç IK T I
F
F
F
S Ü R E Ç
F
•D a v ra n ış
•T u tu m
•D e ğ e r
• Okulda süreç sisteminin kurulması ve yönetilmesi
ile;
• Okuldaki tüm faaliyetler ölçülebilir duruma getirilir.
• Performans göstergelerle izlenir.
• Okulun öncelikleri belirlenir.
• Sürekli iyileşme ve gelişme sistematik hale getirilir.
• Okulda ben yerine biz kültürü gelişir,
• Okulun kaynakları daha etkin kullanılır.
• Kararlar daha hızlı alınır,
• Sorumluluklar net olarak tanımlanır.
RESİM-İŞ
MATEMATİK
4.SINIF S.BİL.
5.SINIF S.BİL.
ÖĞRETİM SÜRECİ
Oran
ve orantı
Türkçe’yi
Doğru
kullanma
ÖĞRENME
ÖĞRETME
FAALİYETİ
Renkleri
tanıma
Uzunluk
Ölçüleri
Bilgi
Beceri
Davranış
GİRDİ
GİRDİ
GİRDİ
GİRDİ
GİRDİ
HARİTA ÜZERİNDE VERİLEN BİR UZUNLUĞUN
GERÇEK UZUNLĞUNU ÖLÇME BECERİSİ
Türkçe, Matematik, Resim-İş,
4.Sınıf Sosyal Bilgiler Dersleri ve Öğretmenleri
TÜRKÇE
ÇIKTI
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
Bir okulda süreçler yönetsel ve işlevsel olmak üzere iki başlıkta
ele alınabilir:
•
•
•
•
•
•
•
•
A. YÖNETSEL SÜREÇLER
Karar verme
Planlama
Organize Etme
İletişimi sağlama
Etkileme
Koordinasyonu sağlama
Değerlendirme
•
OLABİLİR
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
•
•
•
•
•
•
B. İŞLEVSEL SÜREÇLER:
Öğrenci İşleri
Personel İşleri
Öğretim İşleri
Eğitim İşleri
İşletmecilik
ana başlıkları OLABİLİR
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
B. İŞLEVSEL SÜREÇLER:
Öğrenci İşleri
Öğrencilerin kayıt-kabul
Öğrenci devamının izlenmesi
Nakil ve geçiş işleri
Kayıt silme
Sağlık önlemleri
Güvenlik önlemleri
Kimlik verilmesi
Burs sağlanması
Sınavlarla ilgili işlemler
Sınıf geçme işlemleri
Mezuniyet ve diploma işlemleri
Aday, çırak ve çırak öğrencilerin sağlık sigorta pirim işlemleri vd.
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
B. İŞLEVSEL SÜREÇLER:
Personel İşleri
Atama, nakil, görevlendirme
Stajyerlik-adaylık işlemleri
Personel özlük hakları
Sicil ve disiplin işleri
Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri
Devam izleme
Denetleme ve değerlendirme vd.
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
B. İŞLEVSEL SÜREÇLER:
3- Öğretim İşleri
Yıllık, ünite ve günlük planlar
Sınıf öğretmenler toplantısı
Zümre öğretmenler toplantısı
Zümre başkanları toplantısı
Şube öğretmenler toplantısı
Bölüm başkan/şefleri toplantısı
Ders araç-gerecinin sağlanması
Kütüphane, laboratuvar, atölye işleri
Öğretim süreci vd.
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
•
•
•
•
•
•
•
B. İŞLEVSEL SÜREÇLER:
4-Eğitim İşleri
Rehberlik hizmetleri
Öğrenci ödül ve disiplin işleri
Öğretmenler kurulu toplantısı
Eğitici kol çalışmaları
Okul aile birliği, koruma dernekleri
Okul-çevre ilişkileri vd.
EĞİTİM KURUMLARINDA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
B. İŞLEVSEL SÜREÇLER:
5- İşletmecilik
Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri
Sivil savunma, yangından korunma ve
güvenlik işleri
Yazı işleri
Hesap işleri
Ayniyat işleri
Kooperatif ve kantin işleri
Döner sermaye işleri vd.
Süreçler Hiyerarşisi
TEMEL
SÜREÇLER
ALT SÜREÇLER
DETAY SÜREÇLER
TEMEL
SÜREÇ
Öğrenci Veli Hizmetlerinin Yönetilmesi
ALT SÜREÇ
1-Öğrenci Hizmetlerinin Yönetilmesi
DESTEK SÜREÇLER
2- Veli Hizmetlerinin Yönetilmesi
Öğrenci memnuniyeti
?
Öğrenci Kayıt
Öğrenci sağlık ve güvenlik
Öğrenci devam
?
SÜREÇ TASARLAMA ADIMLARI
ADIM 1
ADIM 2
ADIM 3
ADIM 4
Temel Süreçler
Alt Süreçler
Detay Süreç
Süreç Sahibi
Kuruluşta en genel ve üst düzey faaliyetleri
kapsayan süreçlerdir
Temel süreçleri oluşturan ve temel
sürecin adımlarının ayrıştırılmasıyla
elde edilen süreçlerdir.
Kuruluşta en genel ve üst düzey faaliyetleri
kapsayan süreçlerdir
Sürecin standartlarını oluşturan, sonuçlarını izleyerek
değerlendiren, sürecin müşterilerini tanıyan,
çıktılardan birinci derecede sorumlu olan ve sürecin
bütününü yöneten kişidir.
ADIM 5
ADIM 6
ADIM 7
ADIM 8
Amacı
Kuruluşta en genel ve üst düzey faaliyetleri
kapsayan süreçlerdir
Sınırları
Sürecin ilk ve son faaliyetinin, başlangıç ve
bitiş noktasının kapsamının belirlenmesidir.
Akış Şeması
Paydaş
Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını,
faaliyet adımlarını, iş akışını ve çevrimlerini
gösteren şema
Sürecin ortaya çıkardığı hizmet ve
ürünlerden yararlanan ve kullanan kişi,
kurum ve diğer süreçlerdir
ADIM 9
ADIM 10
ADIM 11
Girdisi
Tedarikçi/Eğitmen
Performans
göstergeleri
Performans
ADIM 12 Ölçüm Sistemi
Sürecin amacını gerçekleştirebilmesi için okul
dışından veya diğer süreçlerden aldığı kaynak, araçgereç, teknoloji, bilgi vb.
Sürecin girdilerini temin eden kişi veya
kuruluşlardır. Tedarikçiler okul içinden veya
dışından olabilir. Okul içindeki tedarikçiler diğer
süreçlerin çıktıları olabilir.
Sürecin etkililiğini ve verimliliğini ölçmek amacıyla
belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Süreç performans
göstergeleri, amaçlanan çıktıyı elde edip etmediğimize,
başarılı olup olmadığımıza, karar verebilmek için izlediğimiz
göstergelerdir.
Performans göstergelerinin nasıl ölçüleceğinin,
hangi ölçütlerle karşılaştırılacağının belirlenmesidir.
Ölçüm sonuçları gidilen yönü ve zaman içinde
kaydedilen iyileştirmeleri gösterir
ADIM 13 Ölçüm Periyodu
(Sıklığı)
ADIM 14
Hedefi
Kimlerin Hedefi
ADIM 15 Hangi Sürecin
Hedefi
Performans göstergenin özelliğine göre hangi
sıklıkta ölçüleceğinin belirlenmesidir
Ulaşılması öngörülen çıktılara dönük sayısal ve
ölçülebilir ifadelerdir.
Hedefe ulaşılmasında payı ve çabası olacak kişiler
veya süreçlerdir.
Akış Şemalarında Kullanılan İşaretler
• Bir işin yapılışı, sırasında izlenecek yolu
belirlemek amacı ile kullanılır. Faaliyete, İşe,
sürece ait başlıca adımları, dalları ve
sonuçları gösterir.
• Akış şemasında;Sürecin başlangıç ve bitiş
noktalarını, faaliyet adımlarını, karar
basamaklarını, iş akışını ve çevrimlerini
göstermek için sembollerden yararlanılır.
Sürecin İrdelenmesi
• Sürecin sonuca etkisi ve katkısı nedir?
• Sürecin girdileri ve çıktıları nelerdir?
• Sürecin çıktısı, ürünün hangi kalite özelliklerinin oluşmasında
araç veya etkilidir?
• Süreç, diğer süreçler ve hizmet açısından ne kadar kritiktir?
• Süreç nasıl çalıştırılıyor? Yazılı bilgi ve belge var mı? İşletme
yöntemi eğitim ve deneyime dayalı ise, bunların ölçütleri
nelerdir?
• Süreçte değişkenlik yaratan nedenler belli mi?
• Sürecin kontrol dışına çıktığı nasıl anlaşılıyor?
• Sürecin kontrol dışına çıkma eğilimi daha önceden saptanabilir
mi?
• Söz konusu durumlar önlenebilir mi?
• Sürecin beklenmeyen sakıncaları var mı?
• Yukarıdaki durumlar için daha önce alınmış önlemler veya
getirilmiş çözüm yolları var mı? Varsa, neden etkili
olamamıştır?
Sürecin İyileştirilmesi
• Süreç iyileştirmesi genelde üç yöntemle gerçekleşir.
Bunlar;
• Süreç adımlarında veya adımlar içindeki işlemlerde
değişiklikler yaparak, katma değeri olmayan adımları ve
bürokrasiyi atarak veya azaltarak, sürecin girdilerini
iyileştirerek veya süreç çalışanlarının eğitim ve çalışma
koşullarında iyileştirmeler yaparak, süreçte iyileşmeler
yapmak.
• Süreci sil baştan yeniden tasarlamak.
• Her iki çalışma için en iyi örneklerle kıyaslama
“benchmark” sonucu öğrenilenleri sürece uyarlamak.
Sürecin İyileştirilmesi
• Süreç iyileştirmede ve tasarlamada hizmet
götürülen kesim önemli bir veri
kaynağıdır.
• Bu kesimlerin beklentileri esas alınarak
süreçler tasarlanır ve yine bu kesimlerin
tatmin olma düzeyleri ölçülerek sürecin
performansı hakkında bilgi toplanır.
Süreç Tanıtım Kartı
• Süreçlerin analizi ve tanımlanması
anlatılırken tanımlanan her süreçle ilgili
bilgilerin süreç tanıtım kartına
işlenmesi gerektiği söylenmişti.
Akış Şemalarında Kullanılan İşaretler
• Bir işin yapılışı, sırasında izlenecek yolu
belirlemek amacı ile kullanılır. Faaliyete,
İşe, sürece ait başlıca adımları, dalları ve
sonuçları gösterir.
• Akış şemasında;Sürecin başlangıç ve
bitiş noktalarını, faaliyet adımlarını, karar
basamaklarını, iş akışını ve çevrimlerini
göstermek için sembollerden yararlanılır.
Akış Şemalarında Kullanılan İşaretler
Aktivite
Depolama
Dosyalama
Bekleme
Karar
Baş /
Son
Kontrol
Denetim
Kağıt
Dokümanlar
SÜREÇ HARİTASI OLUŞTURMA
İŞLEVSEL /OPERASYONEL
SÜREÇLER
YÖNETSEL SÜREÇLER
İŞLEVSEL /OPERASYONEL
SÜREÇLER
SINIF GEÇME İŞLEM.
SAĞLIK
ÖNLEMLERİ
MEZUNİYET VE DİPLOMA
İŞLEMLERİ
NAKİL VE GEÇİŞ İŞLERİ
ÖĞRENCİ DEVAMININ İZLEN.
ÖĞRENCİLERİN KAYIT-KABUL
SINAVLARLA İLGİLİ
İŞLEMLER
PUANTAJ/DEVAM
SAĞLIK-GÜVENLİK İŞLERİ
SİCİL VE DİSİPLİN İŞLERİ
YAZILI-SÖZLÜ SINAVLAR
ÖLÇME /DEĞERLENDİRME
FAALİYETLER
DENETLEME VE DEĞERLENDİRME
DETAY
SÜREÇ
PERSONEL ÖZLÜK İŞLERİ
ALT
SÜREÇ
ÖĞRENCİ İŞLERİ
PERSONEL İŞLERİ
TEMEL
SÜREÇ
İŞLEVSEL /OPERASYONEL
SÜREÇLER
SINIF ÖĞRET.TOP
ŞUBE ÖĞRET. TOP
ZÜMRE ÖĞRET.TOP.
DERS ARAÇ GERCİ SAĞLANMASI
LABORATUVAR –İŞLİK KULLANIMI
KÜTÜPHANE –
ÇOK AMAÇ.SAL.KULLANIMI
DERS PLANLARI SÜRECİ
KÜLTÜREL BAŞARILAR
SPORTİF BAŞARILAR
ÖDÜL İŞLERİ
FAALİYETLER
DİSİPLİN İŞLERİ
DETAY
SÜREÇ
SOSYAL KLÜPLER
ALT
SÜREÇ
ÖĞRETİM İŞLERİ
EĞİTİM İŞLERİ
TEMEL
SÜREÇ
İşletmecilik
ALT
SÜREÇ
Sivil savunma,
yangından korunma
ve güvenlik işleri
Bina, tesis, donatım,
bakım ve onarım işleri
Deprem ve Yangın tatbikatları yapılması
FAALİYETLER
Kooperatif ve kantin işleri
DETAY
SÜREÇ
İŞLEVSEL /OPERASYONEL SÜREÇLER
TEMEL
SÜREÇ
KAYNAKLARIN YÖNETİMİ
ALT
SÜREÇ
İŞBİRLİKLERİN YÖNET.
FİZİKSEL KAY. YÖNETİMİ
BİLGİ KAYNAKLARININ
YÖNETİLMESİ
FAALİYETLER
ÇALIŞANLARIN
GELİŞTİRİLMESİ
DETAY
SÜREÇ
YÖNETSEL SÜREÇLER
TEMEL
SÜREÇ
Süreç Olgunluğu
Etkili Süreç :
Sürecin müşteri isteklerine uygun
çıktı sağlama yeteneği (Doğru iş
yapmak)
(Örn: Müşteri isteklerini
karşılamak)
Verimli Etkili değil
Verimli Süreç :
Süreç için gerekli olan
kaynakların
doğru kullanımı (İşi doğru
yapmak)
(Örn: Zamanında ve uygun
maliyetle üretim yapmak)
Verimsiz Etkili değil
Verimsiz Etkili
Verimli Etkili
Kritik
Başarı Faktörleri ..
•
•
•
Kritik Süreçler
Kuruluşu müşteri gözünde
rakiplerinden farklı kılacak
Pazarda rakibe göre üstün
olmasına imkan sağlayacak
Güçlendirmesi ve odaklanması
gereken yönleridir.



Kritik Başarı Faktörleri
üzerinde etkisi büyük
Müşteri beklentilerine
doğrudan cevap veren
İyileştirmede öncelikli
süreçlerdir.
ÖRNEK :
A. Müşteri Memnuniyeti
B. Çalışan Tatmini
1. ETKİ MATRİSİ
C. Rekabetçi Maliyet
2. GELİŞME İHTİYACI MATRİSİ
D. Pazar Payı
3. KARAR MATRİSİ
E. Hızlı ve Çeşitli Ürün Geliştirme
Süreçlerin
Sürekli İyileştirme Döngüsü
Performans İzleme
I. AŞAMA
Sürecin
Değerlendirilmesi
• Ekip oluşumu ve
İşbölümü
• Sürecin mevcut
performansı ve sorunları
• Müşteri ve Uygulayıcı
beklentileri
• Sürecin durumu
II. AŞAMA
Süreç
Analizi
• Kıyaslama/karşılaştırma
• Sorunun kökeninin
irdelenmesi
III. AŞAMA
İyileştirmenin
Uygulanması
• İyileştirme planının
uygulanması
• Ölçümleme
• Çözüm seçenekleri
• Müşterinin geribildirimi
• Uygulama planı
• Baştan!
Süreç Yönetimi ve İyileştirme
...bir döngü
Süreç sürekli izlenmeli ve iyileştirme fırsatları
aranmalıdır. Çünkü:
- müşteri istekleri değişir
- rakipleriniz daha iyi yapmaya başlar
- yeni teknolojik olanaklar çıkar
- her şey her zaman daha da iyi yapılabilir
UNUTMAYALIM
•
•
•
•
•
•
•
•
5 yaşında bir insan günde ortalama:
113 kez gülmekte,
~98 kez yaratıcı işler yapmakta,
65 soru sormaktaymış
44 yaşında bir insan günde ortalama:
11 kez gülmekte,
~2 kez yaratıcı işler yapmakta,
6 soru sormaktaymış